Zarządzanie zapasami
Zapas to określona ilośd dóbr znajdująca się w rozpatrywanym systemie logistycznym
(przedsiębiorstwie lub łaocuchu dostaw), bieżąco nie wykorzystywana a przeznaczona do
póz
niejszego przetworzenia lub sprzedaży.
Zapasy mogą byd utrzymywane w różnych fazach przepływu w ramach łaocucha dostaw: od
zapasów surowców i nieprzetworzonych materiałów, przez tzw. zapasy w toku produkcji (już
nie materiał, a jeszcze nie wyrób), aż do zapasów wyrobów gotowych, składowanych
centralnie (w jednym punkcie) lub w sieci dystrybucji - w wielu miejscach składowania.
Lokalizacja głównego zapasu (a zwłąszcza jego części zabezpieczającej) zależy od wielu
czynników, takich jak: branża, charakter produktu, otoczenie rynkowe (konkurencja, klienci).
Oczywiste jest bowiem, że nikt nie zamawia w sklepie spożywczym np. jogurtu, aby go
odebrad za 2 tygodnie, gdy już zostanie - specjalnie na zamówienie - wyprodukowany z
zapasów surowców zgromadzonych gdzieś w "górnej" części łaocucha dostaw. Jogurt to
towar, który kupujemy z zapasu zgromadzonego w sklepie. Z drugiej strony żaden producent
specjalizowanych obrabiarek nie trzyma swoich bardzo drogich produktów w rozbudowanej
sieci dystrybucji, czekając na potencjalnego klienta. Przeciwnie - utrzymuje głównie zapas
materiałów i podzespołów, podejmując produkcje i montaż na konkretne zlecenie.
Rotacja zapasu
Zapasy - niezależnie od postaci i lokalizacji - różnią się między sobą tzw. rotacją, inaczej
szybkością obrotu. Utrzymywane w zapasie dobra mogą rotowad szybko, wolno lub mogą nie
rotowad wcale. Trudno wskazad uniwersalne kryterium pozwalające na jednoznaczne
odróżnienie pozycji wolno rotujących od szybko rotujących. Także tutaj wiele zależy od
branży i natury dóbr. Jednak w ramach określonej grupy towarów podział ten jest zazwyczaj
oczywisty. Na przykład właścieciel sklepu spożywczego zgodzi się, że jogurt należy do
towarów szybko rotujących (sprzedaje siępo kilkadziesiąt opakowao dziennie), podczas gdy
wykwintna butelka z oliwą z oliwek znajduje nabywców znacznie, znacznie rzadziej. Ten fakt
Ten fakt ma swoje konsekwencje m.in. w prognozowaniu popytu. Prognozy sprzedaży, dla
krótkich horyzontów czasu będą znacznie lepsze w przypadku jogurtu (oczywiście, gdy gdy
wez
mie się pod uwagę wszystkie niezbędne czynniki, np. sezonowośd, pogodę itp.) niż w
przypadku drogich, rzadko kupowanych towarów.
Obok szybko i wolno rotujących pozycji asortymentowych możemy spotkad także takie, które
- w określonym podziale czasu - w ogóle nie wykazują ruchu. Po prostu nikt ich nie pobiera
na produkcję, nikt nie kupuje. Zazwyczaj nie uzupełnia też się ich zapasów. Po prostu leżą,
zajmują miejsce i ... podnoszą koszty działalności przedsiębiorstwa. Są zatem nie potrzebne?
Jeśli to materiał służący produkcji zaniechanego już wyrobu, przeterminowany towar lub
częśd zamienna do urządzenia, której już dawno poszło na złom, to rzeczywiście taki zapas
nie wnosi żadnej wartości i trzeba się go jak najszybciej pozbyd. Może to jednak byd towar
trzymany dla strategicznego klienta lub częśd zamienna do kluczowego urządzenia. Wtedy -
mimo okresowego braku pobrao - zapas taki może byd usprawiedliwiony. Jego utrzymywanie
(głównie w postaci zapasu zabezpieczającego) stanowi wartośd, gwarantuje tzw. poziom
obsługi klienta (także wewnętrznego), poprzez zagwarantowanie wydania danego dobra na
żądanie, bezpośredniego zapasu.
Zatem zapas może byd składowany w łaocuchach logistycznych zarówno w postaci wyrobów
gotowych (towarów), gotowych do sprzedaży, jak i części montażowych, wreszcie
materiałów i surowców. Zwrócid należy jeszcze uwagę na tzw. zapasy w toku produkcji. Po
pobraniu mmateriałów z magazynu minie trochę czasu zanim zostaną one przekształcone w
produkty, stanowiące zapas wyrobów gotowych. nie będąc już surowcem, a jeszcze nie
wyrobem, materiały (przechodząc przez kolejne fazy przetwórstawa) stanowią tę właśnie
kategorię zapasu.
Przedstawiona wyżej definicja zapasu, przykłady jego lokalizacji i postaci, wreszcie
rozważania na temat szybkości obrotu nie pokazują do kooca przyczyn, dla których zapasy są
w ogóle utrzymywane. Byłoby przecież wspaniale, gdyby można się bez nich obyd! Gdyby
potrzebny materiał lub towar był dostępny bez ograniczeo w potrzebnej ilości, we
właściwym miejscu i natychmiast. Nie trzeba by budowad magazynów, zamrażad kapitału.
Szczerze mówiąc, rzadkim przykładem tak dostępnego dobra jest ... woda płynąca w kranie
naszych domostw. Chcemy się umyd lub zaparzyd herbatę - odkręcamy kran i nabieramy tyle
wody ile nam potrzeba. Nie wszyscy mają taki komfort, a i tych, którzy się nim cieszą
spotykają czasem nieprzyjemne niespodzianki w postaci suchych kranów. Pół biedy, jeśli są
to bardzo rzadkie przypadki, lub gdy nie mają poważnych następstw. W przeciwnym
przypadku każdy zapobiegliwy człowiek zacznie gromadzid zapasy wody. Dlaczego? Bo nie
może liczyd na niezawodny dostęp do tego dobra. Tworzy - czasem zupełniue nieświadomie -
zapas zabezpieczający spowodowany niepewnością dostaw. W ogólnym przypadku zapas
zabezpieczający tworzy się także z powodu niepewności co do rzeczywistych potrzeb.
Losowe zmiany popytu pozwalają tylko z pewnym przybliżeniem określid prawdziwe
okresowe potrzeby. Pozostaje zawsze margines niepewności i ryzyko, że rzeczywisty popyt
znacznie przekroczy przeciętne zapotrzebowanie
Zaczeliśmy nasze rozwarzania od zapasu zabezpieczającego, ale podstawową (chod nie
zawsze większą) częścią skłądową zapasu jest jego częśc rotująca. Będzie ona występowała
zawsze wtedy, gdy nie można w pełni zsynchronizowad dostaw ze zużyciem. Możewy tu
znów wykorzystad przykład z wodą. o ile w przypadku dostępu do wody poprzez instalację
wodociągową pobór wody jest w przybliżeniu równy chwilowym potrzebom, a zużycie
następuje niemal natychmiastowo po jej pobraniu, to w przypadku okresowych dostaw np.
beczkowozem odbiorcy będą tworzyd zapasy (wiadra, kanistry itp.) które pozwolą im na
ciągły dostęp do wody do czasu następnej dostawy, nastąpi jutro, a może za tydzieo...).
Zatem dobrze czy z
le mied zapasy?
Dobrze, bo zapasy:
gwarantują ciągłośc dostępu do dóbr w warunkach nieciągłości dostaw,
gwarantują możliwości wykorzystywania dóbr w okresach ich niedostępności,
zapewniają wymagany poziom obsługi odbiorcy w warunkach losowych zmian popytu,
zapewniają wymagany poziom obsługi odbiorcy w warunkach niepewności co do
terminowości dostaw.
y
le, bo zapasy:
zajmują przestrzeo (koniecznośd utrzymywania magazynów),
kosztują (miejsce, straty, kapitał); ich utrzymywanie może kosztowad w skali roku nawet 20%
ich wartości.
Upraszczając nieco bardzo złożoną problematykę zarządzania zapasami, można powiedzied,
że jego celem jest zachowanie wszystkich "dobrych" stron posiadania zapasów przy dążeniu
do minimalizacji wszystkich negatywnych zjawisk tworzących zapasom. a więc, skoro
otoczenie (dostawcy, klienci, konkurencja) zmusza nas do utrzymywania zapasów, starajmy
się zagwarantowad ich niezbędny pozim jak najmniejszym kosztem. To stwierdzenie wymaga
któtkiego omówienia kosztów powstających w związku z utrzymaniem, uzupełnianiem, a
także brakiem zapasu. y
ródła tych kosztów - w podziale na koszty stąłe i zmienne -
przedstawiono poniżej.
Koszty uzupełniania zapasu:
Koszty niezależne od wielkości pojedyoczej dostawy, a zatem od wielkości zapasu rotującego
(koszty stałe uzupełniania zapasu), np.
koszty działu zaopatrzenia (zakupów), obejmujące wynagrodzenia z pochodnymi, koszty
użytkowania pomieszczeo, koszty zużycia prądu, wody, itp.,
koszt utrzymania własnego taboru samochodowego, wykorzystywanego w realizacji dostaw.
Koszty zależne od wielkości pojedyoczej dostawy, a zatem od wielkości zapasu rotującego
(koszty zmienne uzupełniania zapasu), np.
koszty składania zamówieo,
koszty zmienne transportu (zależne od liczby dostaw),
koszty ubezpiecszenia,
koszty związane z celnymi opłatami manipulacynymi,
koszty specjale przyjęcia dostaw (np. badania laboratoryjne każdej dostawy).
Koszty utrzymania zapasu:
Koszty niezależne od wielkości zapasu (koszty stałe utrzymania zapasu), np.
amortyzacja budowli magazynowych,
amortyzacja wyposażania magazynowego,
koszty personelu magazynowego.
Koszty zależne od wielkości zapasu (koszty zmienne utrzymania zapasu), np.
# dodatkowe koszty wykorzystywanej przestrzeni magazynowej,
# koszty naturalnych strat i ubytków magazynowych,
# koszty kradzieży i innych strat,
# koszty ubezpieczenia zapasu,
# koszty zamrożonego kapitału (koszty kredytu lub utraconych korzyści inwestycyjnych z
kapitału własnego).
Koszty braku zapasu:
Koszty niezależne od wielkości braku, np.
# koszty awaryjnego zakupu (dodatkowy koszt transportu),
# koszty przestoju instalacji lub linii produkcyjnej,
# wielkośd przewidywanej utraconej marży od utraconego klienta,
# kara umowna nakładana przez odbiorcę w przypadku niezrealizowania pełnego
zamówienia.
Koszty zależne od wielkości braku, np.
# koszty awaryjnego zakupu (np. wyższa cena jednostkowa),
# koszty niewykonanej produkcji (zależny od wielkości braku surowca),
# utracona marża od każdej niesprzedanej pozycji,
# kara umowna nakładana przez odbiorcę za każdą jednostkę niezrealizwanej części
zamóienia.
Dla ilustracji powyższego podziału kosztów rozważmy dla przykładu koszty związane z
cotygodniowym odnawianiem domowych zapasów realizowanym podczas sobotnich
zakupów w jednym z okolicznych hipermarketów.
Koszty uzupełniania : koszt paliwa zużytego na dojazd i powrót,
Koszt utrzymania: koszt amortyzacji i eksploatacji lodówki, koszty "zamrożonego" kapitału
(nie są to wielkie sumy, ale to zawsze pieniądz),
Koszty braku zapasu: dodatkowy koszt paliwa, gdy przyjdzie jechad w środku tygodnia np. po
proszek do prania, który nagle się skooczył.
Poziom zapasów musi byd starannie kontrolowany. Z jednej strony ich poziom może
wpływad na poziom obsługi odbiorców, ale z drugiej wpływa na koszty (przyjmuje się, że
roczne utrzymanie zapasów kosztuje 10-20% wartości zapasu). W wielu przypadkach mogą
to byd naprawdę duże pieniądze! Potrzebne są zatem pewne wskaz
niki, których wartości
mogą byd planowane, kontrolowane, porównywane, a wyniki tych pomiarów starają się
podstawą działao korygujących.
Najprostszymi wskaz
nikami są: wartośd lub wielkośc zapasu. Wskaz
niki te spełniają swoje
zadanie, gdy śledzimy i oceniamy zmiany zapasu jakiegoś materiału lub towaru w czasie. Z
drugiej jednak strony takie wskaz
niki nie pozwalają na porównanie pomiędzy różnymi
materiałami lub grupami materiałów.
Współczynnik pokrycia potrzeb zapasem Wp określa na jak długo wystarcza zapasu. Oblicza
się go dzieląc średni zapas przed średni popyt odpowiadający przyjętej jednostce czas:
Wp=Z/P
Z koleji współczynnik rotacji mói o tym ile razy zapas "obróci się " w rozpatrywanym okresie
czasu.
Wr= P/Z
Jak widad oba współczynniki są ze sobą ściśle związane: jeden jest odwrotnością drugiego,
jednak wyrażają ten sam stan w odmieny sposób.
Literatura pomocnicza:
Korzeniowski A. (red.), "Magazynowanie towarów niebezpiecznych, przemysłowych i
spożywczych."
Krzyżaniak S., "Podstawy zarządzania zapasami w przykładach."
Sajrusz-Wolski Z., "Sterowanie zapasami w przedsiębviorstwie."