1. RODZAJE PROCESÓW
Procesy podstawowe - które obejmują część procesu produkcyjnego, bezpośrednio powiązaną z procesem technicznego przygotowania produkcji, który stanowi zbiór operacji technologicznych, dążących do bezpośredniej realizacji głównego zadania procesu produkcyjnego.
Procesy pomocnicze - które obejmują usługi świadczone na rzecz procesu podstawowego oraz zajmują się wytwarzaniem narzędzi oraz innych części infrastruktury. Składają się na nie następujące operacje: transport wewnętrzny, kontrola jakości, magazynowanie, konserwacja i utrzymanie ruchu.
Procesy zarządzania - które obejmują procesy informacyjno- decyzyjne (aspekt dynamiczny), przebiegające w ramach określonej struktury organizacyjnej (aspekt statyczny).
2. SCHARAKTERYZOWAĆ WŁAŚCICIELA PROCESÓW, ALBO OSOBĘ ZARZĄDZAJĄCA PROCESAMI
- właścicielem procesu powinna być osoba piastująca kierownicze stanowisko
-stanowisko to powinno odgrywać kluczowa i zasadniczą role w całym procesie
-właściciel procesu powinien zarządzać jak największa liczba pracowników zaangażowanych w realizację procesu
-właściciel procesu winien rozumieć logikę i bieżące funkcjonowanie procesu
-właściciel procesu powinien mieć możliwość całościowego spojrzenia na proces, ocenić wpływ otoczenia na proces oraz wpływ procesu na funkcjonowanie organizacji.
2.WŁASCICIEL I JEGO ROLA
Dla każdego zidentyfikowanego procesu należy określić osobę odpowiedzialną za jego nadzór i doskonalenie. Właściciel procesu powinien posiadać odpowiednie uprawnienia (władzę), aby mieć realny wpływ na doskonalenie procesu i wpływ na zasoby jakie są wymagane do prawidłowego funkcjonowania. Właściciel procesu jest odpowiedzialny za:
Skuteczne zarządzanie procesem, jego skuteczna realizację oraz efektywność zasobów kierowanych do procesu, opracowanie i nadzorowanie dokumentacji w ramach swojego procesu , określenie niezbędnych zapisów w swoim procesie, analizę skuteczności procesu, podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych, zapewnienie, iż nadzór nad wyrobami niezgodnymi jest realizowany zgodnie z procedurą, reprezentację procesu, uzyskanie zasobów finansowych,
3. SPOSOBY MAPOWANIA PROCESÓW
Mapowanie procesów polega na graficznym przedstawieniu funkcjonowania procesu lub zespołu procesów / operacji i ich wzajemnych powiązań. Do opisu poszczególnych elementów mapy procesu stosuje się odpowiednie symbole graficzne.
Sposoby mapowania procesów:
Top-down - dekompozycja kolejnych poziomów rozpoczynając od pojedynczego procesu głównego, reprezentującego działalność przedsiębiorstwa.
Bottom-up - identyfikacja elementarnych procesów przedsiębiorstwa, a następnie dla każdego z nich znalezienie odpowiedniego miejsca w hierarchii procesów.
Technika mieszana
Mapowanie procesów:
Przyjazny dla użytkownika sposób opisu procesu pozwalający na lepsze zrozumienie zarówno specjalistom jak i osobom postronnym,
Symbole stosowane w mapie procesów są znane w wielu krajach co znakomicie ułatwia komunikację pomiędzy różnymi organizacjami z różnych stron świata,
Identyfikowanie kluczowych operacji w danym procesie oraz określenia niezbędnych wejść i wyjść w danej operacji,
Identyfikacja operacji zbędnych (nie przynoszących wartości dodanej) takich jak składowanie półproduktów pomiędzy operacjami, transport wewnętrzny itp.
Mapowanie procesów może być przydatne w niektórych problemach jakościowych gdzie ważne jest zrozumienie sekwencji poszczególnych operacji i identyfikacji operacji w której problem może występować.
4. W JAKI SPOSÓB MIERZYMY PROCESY
mierzenie procesów- jest szczególnym przejawem mierzenia skuteczności w realizacji celów. pomiar skuteczności ma olbrzymie znaczenie w funkcjonowaniu i rozwoju firmy, ponieważ:
synchronizuje cele firmy z celami cząstkowymi; nadaje kierunek działaniom komórek organizacyjnych i pracowników; ułatwia doskonalenie działań i procesów; ułatwia delegowanie odpowiedzialności; ułatwia kontrolę tego, co się w firmie dzieje. Pozwalaja osiągnąc coraz lepsze rezultaty procesów.
Mierniki wykorzystywane do pomiaru wyników procesów:
wydajność procesu - za pomocą tych mierników będzie mierzona wydajność procesu, a więc ilości zasobów jakie zostały przekształcone w procesie w wyniki w określonej jednostce czasu.
rentowność procesu - za pomocą tych mierników będzie mierzona efektywność procesu, a więc wyniki jakie proces osiąga transformując nakłady w pożądane efekty.
terminowość procesu - za pomocą tych mierników określony będzie czas trwania poszczególnych działań w procesie
jakość procesu - za pomocą tych mierników będzie określony poziom jakości działań, które przekształcać będą nakłady w wyniki. Miary te określać również będą jakość nakładów na wejściu procesu oraz jakość rezultatów na wyjściu procesu.
Mierników historycznych - dzięki zastosowaniu tych mierników przedsiębiorstwo dokonuje pomiaru wyników procesów w ujęciu historycznym. Są to mierniki obiektywne, łatwe do obliczenia.
Mierników wyprzedzających - dzięki zastosowaniu tych mierników przedsiębiorstwo może mierzyć, czy właściwie zmienia lub modyfikuje proces, aby uzyskać pożądane rezultaty. Są to mierniki bardziej prognostyczne, pozwalające określić przedsiębiorstwu, czy przyjęty kierunek zmian jest prawidłowy
1. CECHY PROCESU
1.Proces - to zespół zorganizowanych czynności w wyniku realizacji których powstaje wartość dla klientów.
Proces to zespół czynności - a więc nie pojedyncza czynność. Na przykład realizacja zamówienia składa się z szeregu czynności. Procesy cechuje: Łączność, powtarzalność, celowość, nieprzypadkowość.
2.Są one wzajemnie POWIĄZANE I ZORGANIZOWANE. W procesie nie powinno być żadnych zbędnych elementów, a czynności które się na proces składają muszą być wykonywane w odpowiedniej kolejności.
3. Czynności realizowane w procesie muszą WSPÓLNIE zmierzać do jednego celu. Ludzie pracujący w różnych działach przedsiębiorstwa muszą koncentrować się na jednym wspólnym celu, nie zaś na własnych zadaniach.
3. PRZEDSIEBIORSTWO Z PROCESAMI- CHARAKTERYSTYKA
Nowy sposób myślenia w przedsiębiorstwie zorientowanym na procesy charakteryzuje się pięcioma cechami:1. procesy są celowe - znaczy to, że ważny jest jego generowany wynik, a nie praca dla pracy.2. procesy są ukierunkowane na klienta. Myślenie w kategoriach klienta wymaga od przedsiębiorstwa patrzenia na swoją działalność z perspektywy klienta zewnętrznego i wewnętrznego.3. procesy są holistyczne - myślenie w kategoriach procesów wykracza poza indywidualną działalność jednostek.4.procesy to dobrze zaplanowane metody pracy - przedsiębiorstwa dbające o procesy starają się osiągnąć powtarzalność sukcesu, dlatego starają się opracować metody pracy zapewniające dobre wyniki.5.procesy muszą być wykonywane i zarządzane przez świadome osoby - myślenie kategoriami procesów musi się znaleźć w szeroko pojętym programie szkoleniowym i edukacyjnym firmy.
4. REINŻYNIERING to koncepcja biznesowa polegająca na fundamentalnym przemyśleniu od nowa i radykalnym przeprojektowaniu procesów w firmie, prowadzące do drastycznej (przełomowej) poprawy osiąganych wyników (np. koszty obsługi, obsługa klientów, szybkość). Celem zmian jest osiągnięcie maksymalnej efektywności organizacji oraz redukcji kosztów.
Poniżej tej granicy, możliwe jest osiągnięcie poprawy procesu dzięki zwykłym modyfikacjom lub innowacjom. Zmiana procesów powinna przynieść konkretną korzyść dla klienta.
Zasady reengineeringu :1.Zastąpienie komórek funkcjonalnych w firmie, przez zespoły odpowiedzialne za konkretny proces biznesowy2.Zastępowanie prostych zadań, przez pracę wielowymiarową3.Zmianę roli pracowników z wykonawców, w kreatorów rozwiązań (np. współuczestniczą w procesie tworzenia produktu)4.Ograniczanie kontroli i zwiększanie autonomii stanowisk w firmie5.Wynagradzanie pracowników za wyniki, a nie za samą aktywność 6.Zmianę roli przełożonych (z funkcji kontrolnej na koordynującą i inspirującą)7.Zmianę struktur hierarchicznych (demokratyzacja procesów zarządzania)8.Gromadzenie informacji w jednym, ogólnodostępnym banku danych
5.Koncepcja ciągłego doskonalenia-polega na zaangażowaniu wszystkich pracowników organizacji, niezależnie od szczebla, w stałe poszukiwanie pomysłów udoskonalenia wszystkich obszarów organizacji. Naturalne dla pracowników jest zgłaszanie rozwiązań mających na celu ich usprawnienie; przełożeni w pełni akceptują prawo pracowników do zgłaszania pomysłów; przeważa orientacja na procesy, a przez nie dopiero na wyniki; drobne zmiany, często nie pociągające za sobą wydatków, znaczne źródło oszczędności zasobów organizacji. Tworzy atmosferę, w której przedsiębiorstwa mogą rozwiązywać swoje wewnętrzne problemy, a polegającej na podejmowaniu współpracy. Przebieg myślenia zorientowany jest na proces oraz sposób zarządzania, a nie na ocenę ludzi przez pryzmat wyników, jakie osiągają. Postuluje małe usprawnienia dokonywane przy zachowaniu status quo. Nierozerwalnie łączy się z kontrolą jakości, statystyczną kontrolą procesów, kołami jakości, sterowaniem jakością i z zarządzaniem przez jakość.