DOKUMENTY W TURYSTYCE
VOUCHER- dokument kredytowego zlecenia, wystawiany przez biuro podróży zlecające zagranicznemu
kontrahentowi wykonanie świadczeń w określonej liczbie, czasie, ilości i wartości na rzecz grupy
BILETY KOMUNIKACYJNE-otrzymuje je pilot od referenta imprezy lub odbiera je w biurze przewoźnika., wystawiane są indywidualnie lub grupowo.
UMOWA ZLECENIE- zatrzymuje ją pilot na czas trwania imprezy, zawiera obowiązki pilota w trakcie obsługi danej imprezy oraz jakie wynagrodzenie otrzyma za swoją pracę
SPRAWOZDANIE Z IMPREZY-sporządza pilot w czterech egzemplarzach.
LISTA UCZESTNIKÓW- posiadają pilot, zawiera dane personalne turystów, potrzebna jest na granicy lub w hotelach.
TECZKA IMPREZY-zawiera wszystkie dokumenty związane z organizacją imprezy turystycznej.
UMOWA O UDZIAŁ W IMPREZIE - WARUNKI UCZESTNICTWA-umowa zawarta między biurem podróży, a klientem, w której biuro zobowiązuje się zapewnić świadczenie usług r określonych w tej umowie warunkach, zawiera warunki rezygnacji.
MATERIAŁY INFORMACYJNE I REKLAMOWE-biuro wyposaża pilota w materiały reklamowe (długopisy, breloczki...), które ten rozdaje, uczestnika imprezy, materiały informacyjne najczęściej występują w postaci folderów i ulotek z informacjami o miejscowości i regionie, w którym odbywa się impreza
POLISA UBEZPIECZENIOWA-dokument wystawiany przez towarzystwo ubezpieczeniowe, potwierdzający ubezpieczenie turystów na czas trwania imprezy, może obejmować koszty leczenia -KL, następstw nieszczęśliwych wypadków- NNW oraz bagażu podróżnego.
KARTA POBYTU-dokument upoważniający gościa hotelu do pobierania klucza do pokoju, otrzymywania śniadania w restauracji hotelowej.
TACHOGRAM- dokument będący w posiadaniu kierowcy, zawiera wykres prędkości jazdy i czasu pracy kierowcy
PASZPORT- oficjalny dokument wydawany obywatelowi danego kraju przez rząd, stanowi potwierdzenie jego tożsamości i obywatelstwa, upoważnia do podróży za granicę.
WIZA-udzielana przez dany rząd zapowiedź zgody na wjazd do kraju lub na wyjazd.
NOTATKA SLUŻBOWA- sporządzana na okoliczność wypadków i sytuacji awaryjnych, wykonuje ją pilot w trzech egzemplarzach przedstawia referentowi do 24h po powrocie.
imprezy, sposób zapłaty itd. Zamówienie bez względu na formę ,w jakiej zostało założone.
TECZKA IMPREZY - Sluzy do gromadzenia i przechowywania wszystkich dokumentow i korespondencji dotyczącej danej imprezy, jest równocześnie rejestrem wystawionych zamówień zamówień otrzymanych rachunkow, faktor, przedpłat, i innych obciążeń finansowych teczka oznaczona jest numerem imprezy z książki imprez. Teczki prowadzone so oddzielnie dla imprez wlasnych i zleconych
Elementy teczki imprezy: zamówienie imprezy; książka imprezy; karta kwalifikacyjna; umowa zgłoszenie+warunki uczestnictwa; zlecenie pracy pojazdu; polecenie obsługi imprezy;umowa zlec.
Elementy sprawozdania imprezy: kraj pochodzenia turystów; numer imprezy; datę i godzinę spotkania grupy; docelowe miejsce wyjazdu; liczba osób; czas trwania imprezy; nazwisko pilota zagranicznego biura podróży; miejscowość i datę sporządzenia sprawozdania; informacje szczegółowe dotyczące obsługi imprezy (przygotowania imprezy, odprawy paszportowo-celnej, przebiegu podróży, transfery, zakwaterowanie, wyżywienie, wycieczki lokalne, realizacja programu, sprawy finansowo dewizowe, choroby i wypadki nadzwyczajne, opinie o przewodnikach, charakterystyka grupy, wnioski.
Rozlicznie finansowe imprezy turystycznej -jest to zestawienie, które przedstawia zarówno wszystkie wpływy związane z daną imprezą, jak i wszystkie koszty, które ponieśliśmy przy jej organizacji.
Rozliczenie.powinno nastąpić w terminie określonym przez biuro, jednak nie później niż do 3 dni po zakończeniu imprezy. Przed upływem tego terminu pilot zgłasza się do biura podroży z pisemnym sprawozdaniem z przebiegu imprezy oraz z dokumentami wymagającymi rozliczenia finansowego
Przy rozliczaniu finansowym imprezy mogą być stosowane trzy metody
organizacji pracy
a)rozlicza i fakturuje referent, który ją organizował;
b)rozlicza referent, który ją organizował, fakturuje zaś inny pracownik na podstawie pełnego zapisu w teczce imprezy;
c)rozlicza i fakturuje pracownik wyspecjalizowany w zagadnieniach rozliczeń.
Rozliczenie finansowe przeprowadzane jest na podstawie teczki imprezy, do której wpisywane są wszystkie dokumenty finansowe związane z kosztami imprezy. Pilot musi przedstawić referentowi następujące dokumenty (ich ilość i występowanie uzależnione są od rodzaju imprezy):
voucher podpisany przez obu pilotów; sprawozdanie i notatki służbowe; wyliczenie kwot rachunków i limitów; rachunki płacone przez pilota gotówką; uaktualniona lista uczestników; rachunek za pracę pilota; rachunek za przejazdy służbowe i diety; oświadczenie podatkowe; rozliczenie zaliczki.