Temat: Wpływ otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego na sposób funkcjonowania organizacji.
Organizacja to zespół osób, zaangażowany w dążeniu do jasno określonych celów, poprzez racjonalne wykorzystywanie zasobów w skoordynowanym procesie podejmowanych działań współprzyczyniających się do powodzenia całej organizacji. Każda organizacja działa w określonym otoczeniu bliższym i dalszym. Otoczenie bliższe organizacji, zwane też wewnętrznym, tworzą: zarząd, pracownicy i kultura organizacji. Zarząd odgrywa ważną rolę w układaniu strategii firmy i nadzorowaniu jej właściwego wykonania. Nie każda organizacja ma zarząd. Liczne firmy niekomercyjne są wolne od tego obowiązku. Jednakże są różne rodzaje zarządu w firmie. Ważne jest to, że ich wspólnym celem jest koordynowanie działań w firmie, określanie celów a także wgląd we wszystkie ważne decyzje podejmowane przez kierownictwo najwyższego szczebla i określa wysokość wynagrodzeń menadżerów tego szczebla. Pracownicy natomiast są członkami organizacji, są częścią otoczenia wenętrzenego. Organizacja wpływa na jednostkę, a jednostka na organizację, w której się znajduje. Wpływ społeczny jest tutaj świadomym wykorzystywaniem technik stosowanych przez ludzi podczas kontaktu z innymi. Uświadomienie sobie owych technik oraz złożoności kontaktu z drugim człowiekiem pozwala na pełniejszy odbiór oraz bardziej precyzyjne przekazywanie własnych myśli. Zbieranie informacji przez firmę jest cyklicznym procesem, który owocuje plastycznością i skutecznością w osiąganiu celów. Ogromnie ważnym źródłem informacji w firmie są jej pracownicy. W „uczącej się” organizacji wykorzystywanie danych płynących z tej strony jest czymś oczywistym, pochodzącym z postawy otwartości na wiedzę i informacje. Powszechnie zauważany i dyskutowany jest wpływ przełożonego na podwładnego. To on wydaje polecenia, przekazuje informacje, decyzje, instruuje i ocenia.
Jednak niezwykle ważny jest również, często niedoceniany, wpływ odwrotny: podwładnego na przełożonego. W organizacji „uczącej się” wpływ ten jest wpisany w istotę zarządzania i przejawia się w formie tzw. partycypacji decyzyjnej. Podwładni mają możliwość współudziału w procesie podejmowania decyzji. Dzięki temu bardziej identyfikują się z firmą, jej celami, mają większą odwagę i chęć do wyrażania własnych myśli. Czują się traktowani nie jako szary pracownik, ale równoprawny członek grupy, którego zdanie jest szanowane i doceniane. Mają poczucie kontroli nad otaczającą ich sytuacją, co samo w sobie może stać się dobrą motywacją do pracy. To wszystko wpływa na podwyższenie poczucia własnej wartości pracownika oraz jego samooceny. Stare przysłowie mówi „...żeby dwoje chciało naraz”.- więc dobrze jest, gdy menadżerowie i pracownicy dążą do tych samych celów. Kultura natomiast jest trwałym wyróżnikiem organizacji. Kształtują ją ludzie, wykonując codzienne zadania niejako bezwiednie, podświadomie. Jednak coraz częściej można zaobserwować firmy mające ambicje posiadania rozwiniętej kultury, która byłaby podstawą jej tożsamości w środowisku, częścią wizerunku i determinantą sukcesu. Według L. Ztegień-Maciąg zarządzanie oparte na kulturze jest jedną z najnowszych i być może najbardziej kontrowersyjnych teorii zarządzania. „... kultura organizacyjna jest to zbiór dominujących wartości i norm postępowania, charakterystycznych dla danej organizacji, podbudowany założeniami co do natury, rzeczywistości i przejawiający się poprzez artefakty - zewnętrzne, sztuczne twory danej kultury". Program kulturowy zapewnia uczestnikom grupy wzorce zachowań w wielu sytuacjach życia prywatnego i zawodowego. Są one przekazywane w postaci różnego rodzaju sztucznych tworów kultury, tzw. artefaktów. - wytwory będące rezultatem pracy czy działalności ludzkiej, a nie działania sił przyrody. Artefakty są najbardziej widocznymi tworami kultury. Zazwyczaj dzieli się je na:1.fizyczne to namacalne (wory danej kultury, takie jak: sztuka, architektura, ale również mity nastrój wnętrz pomieszczeń biurowych, kwiaty. Wszystko to. co bywa określane mianem ,.kultury materialnej".2. językowe to specyficzny język poszczególnych profesji, grup społecznych i całych organizacji, zawierający charakterystyczne przenośne słowa i zwroty, których często nie zauważają nawet długoletni uczestnicy tych organizacji. Ale są nimi również świadomie wypracowane przez kierownictwo zwroty i słowa kluczowe typu „nasza wspólna sprawa", „współodpowiedzialność", „współpracownicy". Zadaniem ich jest stworzenie rodzinnej atmosfer) w firmie. Do artefaktów językowych zalicza się także miry i legendy danej kultury.3.behawioralne odnoszą się z kolei do schematów zachowań (cenie rypały, zwyczaje) ujętych w mniej lub bardziej szczegółowych kodeksach (zazwyczaj niepisanych). Przykładem artefaktu behawioralnego jest ceremonia powitania gościa przez sekretarkę lub portiera firmy, całowanie w rękę przyjęte w polskiej kulturze, a rzadko spotykane w innych społecznościach, święta narodowe obchodzone we wszystkich krajach. Kultura to zestaw wartości, które pomagają członkom organizacji rozumieć, za czym organizacja się opowiada, jak pracuje i co uważa za ważne.
Na otoczenie zewnętrzne, nazywane też dalszym składają się dwie warstwy: otoczenie ogólne i otoczenie celowe. Omawiając otoczenie ogólne należy uwzględnić pięć wymiarów: ekonomiczny, techniczny, socjokulturowy, prawno-polityczny i międzynarodowy. Różnorodne elementy tych wymiarów wywierają na organizację szeroki wpływ o różnym nasileniu. Wymiar ekonomiczny to ogólna kondycja systemu gospodarczego, gospodarczego, którym działa organizacja. Do szczególnie ważnych czynników ekonomicznych należą: inflacja, stopy procentowe, bezrobocie i popyt. Inflacja powstaje w skutek zmian popytu na produkt, zmiany technologii jego wytwarzania oraz zmiany konkurencji, wobec której stoją producenci. Przy wysokich stopach procentowych konsumenci są mniej skłonni pożyczać pieniądze, a sama firma też musi więcej zapłacić za kredyt. Bezrobocie można rozpatrywać w skali makro i mikro. Z bezrobociem w skali makro mamy do czynienia w sytuacji, gdy na określonym obszarze geograficznym znaczna liczba osób zdolnych do podjęcia pracy pozostaje poza zatrudnieniem. Natomiast bezrobociem w skali mikro jest utrata pracy z powodu braku kwalifikacji lub innych umiejętności pozwalających objąć i utrzymać stanowisko. Dlatego też np. przy wysokim bezrobociu firma może sobie pozwolić na bardzo selektywną politykę naboru kadr, ale jednocześnie spadają wtedy zakupu klientów. Wymiar techniczny odnosi się do tych dostępnych metod, które pozwalają przekształcić zasoby w produkty lub usługi. Do ważnych czynników technicznych należą: wyższa jakość produktów, zmniejszenie zatrudnienia, oszczędności w czasie. Wymiar socjokulturowy obejmuje obyczaje, nawyki, wartości i demograficzne cechy społeczeństwa, w którym funkcjonuje organizacja. Procesy te określają, jakie produkty, usługi i normy postępowania społeczeństwo będzie sobie najbardziej ceniło, gdy z upływem czasu zmieniają się gusty konsumentów. Ważną rolę odgrywa tu kultura np. Prowadząc negocjacje i kontaktując się z biznesmenami z różnych krajów i kultur należy wiedzieć np., jakie obyczaje panują przy wymienianiu się wizytówkami. W Europie i USA uczestnicy spotkania wymieniają wizytówki na końcu spotkania i nie przywiązują do tego zbyt dużej uwagi. Natomiast w Japonii obyczaj jest całkiem inny, gdyż wymiana wizytówek jest częścią prezentacji uczestników rozmów. Ważna jest przy tym kolejność i zgodnie z przyjętym zwyczajem osoba na niższym stanowisku oferuje swą wizytówkę kontrahentowi zajmującemu wyższe stanowisko. Tylko wtedy ów kontrahent sięgnie po swoją. Otrzymanie tej wizytówki ma duże znaczenie dla pracownika o niższym statusie, co wyraża trzymaniem jej w obu rękach. Następny wymiar polityczno-prawny odnosi się do regulacji działalności gospodarczej i stosunków stosunków pomiędzy gospodarką a państwem. Jego znaczenie wynika z trzech podstawowych przyczyn. Po pierwsze. System prawny częściowo określa to, co organizacja może a co nie. Po drugie, nastroje w kręgach rządowych przychylne lub nieprzychylne działalności gospodarczej również wpływają na tę działalność. Po trzecie, pewne ramy planowania wytyczna stabilność polityczna-przecież żadna firma nie zechce budować fabryki w innym kraju, dopóki stosunki handlowe z tym krajem nie będą względnie dobrze określone i stabilne. Zawirowania w otoczeniu politycznym przynoszą organizacjom niekorzyści a także zagrożenie( co szczególnie wyraźnie odczuły organizacje po 11 września 2001 roku, szczególnie w branży lotniczej). Ostatni omawiany wymiar-międzynarodowy to zakres, w jakim organizacja uczestniczy w działalności gosp. w innych krajach lub pozostaje pod jej wpływem.
Ze względu na to, ze wpływ ogólnego otoczenia jest często niejasny i długofalowy, większość organizacji koncentruje się raczej na otoczeniu celowym. Otoczenie celowe składa się z siedmiu konkretnych elementów mających bezpośredni wpływ na funkcjonowanie organizacji, elementy te to: konkurenci, klienci, dostawcy, siła robocza, właściciele, sojusznicy strategiczni i regulatorzy. Konkurencja proces, w którym uczestnicy rynku dążą do realizacji swoich interesów poprzez przedstawienie jak najkorzystniejszej oferty, w skład, której wchodzi nie tylko cena, ale także np. jakość wyrobu, serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Kupujący konkurują, chcąc zdobyć ograniczoną ilość dóbr na rynku, natomiast sprzedający walczą o pieniądze kupujących. Konkurencję można podzielić na cenową, czyli związaną z ilością dóbr, które są w stanie kupić nabywcy za określoną kwotę oraz konkurencję pozacenową, która określa jakość produktu, styl, cechy wyrobu, jego parametry użytkowe, trwałość udzielanej gwarancji, marki, serwisu czy ewentualnego kredytu. Ponadto ważnym narzędziem współczesnej konkurencji jest reklama, promocja, marketing. Drugi wymiar otoczenia celowego obejmuje klientów. Klientem jest każdy, kto płaci za nabycie wyrobu lub usługi organizacji.. Klientami nie muszą byś osoby fizyczne, wystarczy wymienić takich klientów jak:szkoły, szpitale, agencje państwowe, detaliści czy producenci. Klient to najważniejszy element w przedsiębiorstwie - to on nabywa usługę lub produkt, który produkujemy. Kolejnym wymiarem otoczenia celowego są dostawcy, czyli organizacje, które dostarczają zasobów innym organizacjom. Każdy firma jest uzależniona od dostawców, którzy starają się sprzedać swoje usługi na całym rynku. Dlatego też większość firm próbuje utrzymywać z wieloma dostawcami w razie, gdy dany dostawca wypadnie z rynku.. Ważną rolę pełnią regulatorzy, czyli takie jednostki, które mogą kontrolować albo wpływać na politykę i praktyki organizacji. Istnieją dwa ważne rodzaje regulatorów agencje regulacyjne i grupa interesu. Agencje regulacyjne zostały powołane przez rząd w celu ochrony społeczeństwa przed pewnymi praktykami gospodarczymi lub ochrony jednych organizacji przed innymi. Agencje Regulacyjne ie realizują polityki rządu, natomiast tworzą reguły, które warunkują prowadzenie polityki i jej skuteczność.Wśród potężnych agencji regulacyjnych można wymienić Agencję Ochrony Środowiska, Zarząd Bezpieczeństwa Pracy i Zdrowia, Komisję Papierów Wartościowych Wartościowych Giełdy, czy Zarząd Żywności i Leków, który baczy, by żywność, którą jemy była nieskażona. Natomiast grupa interesu, to grupy i organizacje utworzone przez swoich członków w celu zabiegania o wpływy ma działalność gospodarczą. Grupa interesu, zbiorowość społeczna składająca się z osób o podobnych przekonaniach i celach, których realizacja jest uzależniona od decyzji oraz działalności instytucji państwowych. Grupa interesu próbująca wywierac wpływ na politykę tych instytucji nabiera charakteru grupy nacisku. o ważnych grup inetersu należą: Krajowa Organizacja Kobiet, Narodowe Stowarzyszenie Strzeleckie, Liga Wyborcza Kobiet, Sierpa Club oraz inne. Siła robocza, ogół ludzi pracujących i poszukujących pracy (bezrobotnych). W tym znaczeniu siła robocza jest jednym z zasobowych, tradycyjnych czynników produkcji.
Również właściciele są nieodłącznym elementem otoczenia celowego. Są to bowiem osoby, które uczestniczą we własności organizacji. Ostatnim wymiarem otoczenia celowego są sojusznicy strategiczni, czyli firmy współpracujące ze sobą w ramach wspólnego przedsięwzięcia. Sojusze strategiczne pomagają firmom uzyskiwać od innych doświadczenie, którego im brakuje. Pomagają również lepiej rozłożyć ryzyko.
Podsumowując, na otoczenie organizacji wpływa wiele czynników zewnętrznych jak wewnętrznych. Otoczenie współczesnych przedsiębiorstw staje się coraz bardziej:
- rozległe (globalizuje się rynek, wymianę informacji, skutki lokalnych kataklizmów i konfliktów)
- zróżnicowane (nowe, wyspecjalizowane firmy; wąskie i specyficzne "nisze" rynkowe; grupy klientów o specjalnych, wyrafinowanych potrzebach)
- niestabilne (coraz krótszy "okres życia" produktów, coraz silniejsza konkurencja, "rewolucje" technologiczne, przełomy polityczne, aktywna i zmienna ingerencja państwa itp.)
- kompleksowe (coraz większa współzależność procesów i zjawisk).
Współczesne przedsiębiorstwa odkrywać muszą swoje szanse i zagrożenia oraz silne i słabe strony. Przed menedżerami pojawiają się nowe wezwania i oczekiwania. Dopiero spojrzenie na firmy przez pryzmat otoczenia, w jakim funkcjonują, wyjaśnia, dlaczego tak "obudowują się" sztabami ekspertów, analityków i doradców, dlaczego ich struktury stają się tak mało czytelne i płynne.