Konta księgowe

Rachunkowość jest najstarszym , ściśle ukształtowanym i sprawdzonym systemem ewidencji gospodarczej oraz przetwarzania danych liczbowych dotyczących szeroko pojętej działalności podmiotów gospodarczych. Ma ona wytyczony podstawowy cel, którym jest dostarczenie prawdziwego i rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej podmiotu gospodarczego.

Do bieżącej ewidencji operacji gospodarczych mogą służyć specjalne tabele, których kolumny oznaczają identyfikatory operacji gospodarczych, zaś wiersze - chronologicznie zapisane kolejne operacje. W rachunkowości takie tabele noszą nazwę konta księgowego. Konto księgowe jest urządzeniem księgowym służącym do grupowania jednorodnych operacji gospodarczych w celu odzwierciedlenia stanu i zmian określonego składnika aktywów, pasywów lub wyników (kosztów, przychodów, strat i zysków nadzwyczajnych). Każde konto ma swoją nazwę dostosowaną do istoty ujmowanych na nim składników lub zjawisk gospodarczych. Zapisy na kontach dokonywane są najczęściej w mierniku pieniężnym. W praktyce każde konto księgowe posiada symbol cyfrowy , ułatwiający jego identyfikację. Konto ma dwie przeciwstawne strony:

• stronę lewą nazywaną „Winien”(Wn) lub z łaciny „Debet”(Dt)

• stronę prawą określaną jako „Ma” lub „Credit”(Ct)

Konto księgowe zawiera następujące elementy:

1. symbol i nazwę konta

2. dwie przeciwstawne części (strony) konta

3. saldo początkowe (debetowe lub kredytowe)

4. zapisy operacji gospodarczych (obroty debetowe lub kredytowe)

5. saldo końcowe

Etapy funkcjonowania konta księgowego obejmują następujące czynności:

1. założenie konta - wpisanie jego nazwy oraz symbolu cyfrowego z planu kont. Nazwa określa jego treść ekonomiczną

2. otwarcie konta - zaksięgowanie stanu początkowego z bilansu otwarcia, a jeżeli dany składnik nie występuje w bilansie otwarcia, to zaksięgowanie pierwszej związanej z nim operacji gospodarczej. W zależności od charakteru konta , stan początkowy, nazywany te z saldem początkowym, może być naniesiony po stronie Wn lub Ma.

3. księgowanie operacji gospodarczych - dokonywanie zapisów operacji gospodarczych, które uwzględniają: datę operacji gospodarczej, numer i symbol dowodu księgowego dokumentującego daną operację gospodarczą, krótką treść charakteryzującą daną operację i wartość tej operacji gospodarczej. Operacje gospodarcze zaksięgowane po stronie Wn noszą nazwę obrotów debetowych, a po stronie Ma - obrotów kredytowych. Księgowanie operacji gospodarczych nie może powodować naruszenia równowagi bilansowej. W związku z tym w ewidencji księgowej stosuje się zasadę podwójnego zapisu, zgodnie z którą każda operacja musi być ujęta:

• na co najmniej dwóch kontach (podwójny zapis)

• na jednym koncie po stronie Wn, a na drugim po stronie Ma, czyli po przeciwnych stronach (dwustronny zapis)

• w identycznej wysokości na obu kontach (jednakowy zapis)

Stosowanie zasady podwójnego zapisu prowadzi do relacji między kontami określanej mianem korespondencji kont. Może ona przyjmować postać:

a)zapisów prostych - tylko na dwóch kontach

Wn X Ma Wn Y Ma

3000 3000

b)zapisów złożonych - na więcej niż dwóch kontach

Wn X1 Ma Wn Y Ma

800

Wn X2 Ma 3000

1200

4. zamknięcie konta - podsumowanie stron konta i ustalenie salda końcowego. Zamknięcie konta następuje na koniec okresu sprawozdawczego poprzez:

ustalenie obrotów konta (podsumowanie obu stron konta)

• ustalenie salda końcowego (różnica pomiędzy obrotami konta):

debetowego, jeżeli większa jest suma na stronie Debet (Wn)

kredytowego, gdy większa jest suma na stronie Credit (Ma)

zerowego, gdy sumy obrotów po obu stronach są równe(saldo końcowe nie występuje)

• zapisanie salda końcowego na stronie wykazującej mniejszą sumę

• dwukrotne podkreślenie zrównoważonych obrotów konta.

Ustalone saldo końcowe konta przenosi się do bilansu zamknięcia i stanowi ono jednocześnie saldo początkowe tego konta w następnym okresie sprawozdawczym.

W rachunkowości ze względu na treść ekonomiczną zapisów księgowych wyróżnia się cztery kryteria podziału kont.

Według kryterium stanu-ruchu majątku podmiotu gospodarczego konta dzieli się na:

• konta bilansowe - służą do ewidencji bilansowych operacji gospodarczych. Należą do nich konta , których salda końcowe na koniec okresu sprawozdawczego przenosi się do bilansu. Dla każdej pozycji bilansowej otwiera się odrębne konto, któremu nadaje się nazwę, jaką ma ten składnik, dla którego dane konto ma być prowadzone. Każde konto odpowiada określonemu składnikowi bilansu. Podstawowym zadaniem kont bilansowych jest określanie stanu i zmian środków gospodarczych oraz źródeł ich pochodzenia.

• konta wynikowe - służą do ewidencji wynikowych operacji gospodarczych, a więc takich, które odzwierciedlają procesy gospodarcze, związane z osiąganiem zysku lub ponoszeniem straty. Salda kont wynikowych na koniec okresu sprawozdawczego przenosi się do rachunku zysków i strat. Konta wynikowe nazywa się też kontami procesów lub kontami niebilansowymi.

• konta pozabilansowe - nie występują w bilansie. Służą do ewidencji zjawisk procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.

Według kryterium bilansowego konta dzieli się na konta bilansowe aktywów i konta bilansowe pasywów. Konta bilansowe aktywne służą do ewidencji aktywów podmiotu gospodarczego(majątku, środków gospodarczych).

Zasady funkcjonowania konta bilansowego aktywnego

Debet (Dt) Credit(Ct) Winien (Wn) konto bilansowe aktywne Ma

(Sp) saldo początkowe (debetowe) (+) zwiększenie stanu (obroty debetowe)	(-) zmniejszenie stanu (obroty kredytowe)
Obroty debetowe łącznie z Sp >	Obroty kredytowe Saldo końcowe debetowe (Sk)
Obroty konta (suma kontrolna)	= obroty konta (suma kontrolna)

Konta bilansowe pasywne służą do ewidencji pasywów podmiotu gospodarczego (źródeł pochodzenia majątku).

Zasady funkcjonowania konta bilansowego pasywnego

Debet (Dt) Credit(Ct)

Winien (Wn) konto bilansowe pasywne Ma

(-) zmniejszenie stanu (obroty debetowe)	(Sp) saldo początkowe (kredytowe) (+) zwiększenie stanu (obroty kredytowe)
Obroty debetowe < (Sk) saldo końcowe kredytowe	Obroty kredytowe łącznie z Sp
Obroty konta (suma kontrolna)	= obroty konta (suma kontrolna)

Według kryterium współzależności kont (dotyczy tylko kont bilansowych) konta dzieli się na konta podstawowe (główne) i konta korygujące (pomocnicze). Konta korygujące mają charakter pomocniczy i towarzyszą kontom podstawowym. Konto korygujące wydzielane jest z konta macierzystego (podstawowego) w wyniku podzielności pionowej kont. Konto korygujące nie może wystąpić, jeżeli nie dokonuje się jednocześnie ewidencji na określonym koncie podstawowym.

Według kryterium szczegółowości kont, konta dzieli się na konta syntetyczne i konta analityczne. Zasada ta dotyczy wszystkich kont księgowych. Odpowiadają jej dwie zasady dokonywania zapisów księgowych:

1. zasada „zapisu podwójnego” na kontach syntetycznych, zgodnie z którą każda operacja gospodarcza musi być ujęta:

• na co najmniej dwóch kontach współdziałających (podwójny zapis)

• na jednym koncie na stronie „debet” i na stronie „credit”, czyli po przeciwnych stronach (zapis dwustronny)

• w identycznej wartości na obu kontach (zapis jednakowy)

• zasada „zapisu jednostronnie powtórzonego” na kontach analitycznych, która polega na powtórzonej rejestracji tej samej co do wartości sumy, na tej samej stronie konta analitycznego, na której wystąpił zapis na koncie syntetycznym.

W praktyce występują konta złożone czyli „mieszane”, na przykład konta bilansowe aktywno-pasywne i konta rozliczeniowe.

Konta bilansowe aktywno-pasywne służą przede wszystkim do ewidencji rozrachunków. Pod pojęciem rozrachunków rozumie się należności (aktywa) i zobowiązania (pasywa). Saldo początkowe na koncie aktywno-pasywnym może wystąpić na stronie Wn lub na stronie Ma, a nawet na obu stronach konta jednocześnie.

Konta rozliczeniowe mogą przyjmować charakter zarówno kont bilansowych, jak i kont niebilansowych. Jest to uzależnione od tego, czy salda tych kont są zamykane bilansem, czy też mają salda równe zeru. Są to konta charakteryzujące jakiś proces gospodarczy lub umożliwiające rozliczenie jakiegoś procesu.

Dzięki cechom podzielności i łączenia kont księgowych, dostosowanie liczby kont do praktycznych potrzeb rachunkowości w podmiocie gospodarczym jest nieograniczone.

Podzielność kont polega na powiększeniu liczby kont w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji, dotyczących poszczególnych środków gospodarczych, źródeł ich pochodzenia oraz procesów gospodarczych i wyników działalności podmiotów gospodarczych. Wyróżniamy poziomy podział kont i pionowy podział kont. Poziomy podział kont polega na podzieleniu konta na większą liczbę kont. Podzieleniu ulega przedmiot ewidencji konta syntetycznego na jego poszczególne składniki i przeznaczeniu odrębnych kont dla wyodrębnionych w ten sposób składników. Pionowy podział kont polega na wyodrębnieniu z konta dzielonego jego określonych operacji gospodarczych i ewidencjonowaniu tych operacji gospodarczych na samodzielnym i odrębnym koncie. Podziałowi może podlegać zarówno strona debetowa, jak i strona kredytowa konta dzielonego. Konto podlegające podziałowi określane jest jako konto główne, natomiast konta otrzymane z podziału - jako konta pomocnicze.

Łączenie kont jest procesem odwrotnym do podzielności kont i polega na łączeniu kont o tej samej lub zbliżonej treści ekonomicznej. Łączenie kont dokonuje się z reguły przy likwidacji podmiotu gospodarczego, przy braku obrotów na kontach w ciągu dłuższego czasu, przy zmniejszaniu zbędnej szczegółowości kont.

Każdy podmiot gospodarczy ma ustawowy obowiązek sporządzenia własnego zakładowego planu kont. Zakładowy plan kont stanowi usystematyzowany wykaz symboli i nazw kont księgowych, służących do ewidencji ogółu posiadanych środków gospodarczych, źródeł ich pochodzenia, wszelkich następujących w nim zmian oraz procesów gospodarczych, uzupełniony komentarzem wyjaśniającym treść i wzajemne powiązania typowych zapisów księgowych dokonywanych na tych kontach. Liczba i rodzaj kont księgowych zawartych w planie zależy od wielkości podmiotu gospodarczego, od rodzaju prowadzonej działalności i od przyjętej techniki ewidencji.

Bibliografia :

• Jan i Piotr Matuszewicz „Rachunkowość od podstaw w świetle ustawy o rachunkowości”

• Józef Aleszczyk „Rachunkowość finansowa od podstaw”

• Barbara Gierusz „Podręcznik samodzielnej nauki księgowania”

---