TECHNIKI PRACY PROJEKTOWEJ

 Techniki kreatywności

 Narady projektowe

 Wizualizacja wyników projektu

 Dokumentowanie i archiwizacja projektu

 Technika mind mapping

TECHNIKI KREATYWNOŚCI

1) techniki generowania pomysłów

 przeformułowanie problemu z różnych perspektyw

 wykorzystanie analogii

 katalog pomysłów

 trening jednominutowy

 burza mózgów

 metoda 365

 adwokat diabła

 moderacja wizualna

 skrzynka morfologiczna i inne

2) uwarunkowania kreatywności

 wiedza o funkcjonowaniu mózgu

 odżywianie

 ruch

 choroby

3) ćwiczenia pobudzające do kreatywności członków zespołu projektowego

 dłoń na kolano

 ruchy oczu

 oderwanie od pierwotnego przeznaczenia

 pseudoanagram

 skojarzenia obrazowe

NARADY PROJEKTOWE

Przesłanki organizowania narad:

 umożliwiają wspólne zrozumienie celów i procedur projektu

 zapewniają jednakowy status informacyjny wszystkim uczestnikom

 wzajemnie motywują przez wyjaśnienie i weryfikowanie pomysłów i decyzji z różnych perspektyw

 uzgodnienia podjęte w zespole działają bardziej zobowiązująco na uczestników

 gdy cele narady nie mogą być osiągnięte przez rozmowy osobiste, telefoniczne lub pisemne raporty

Cechy prawidłowo zorganizowanej narady:

 ustalony wcześniej cel narady (co chcemy osiągnąć wraz z uzasadnieniem oraz warunkami osiągnięcia celu np. wnioski końcowe mają być przyjęte jednogłośnie)

 przekazanie informacji o projekcie

 wygenerowanie pomysłów

 podjęcie decyzji

 planowanie dalszych zadań

 zaprezentowanie i przedyskutowanie wyników itp.

 zaplanowany przebieg narady - najprostsza struktura narady obejmuje rozpoczęcie, podział narady na główne punkty o wyraźnie ustalonej kolejności i czasie trwania, zakończenie narady; pozwala to na:

 zachowanie logiki postępowania i trzymanie się tematu

 unikanie omawiania wielu tematów naraz

 skrócenie czasu narady

 zaproszenie na naradę osób, które są rzeczywiście potrzebne

 przygotowanie się wszystkich do narady

 kontrolowanie narady

 odpowiednio dobrana grupa osób

 zgodne z zasadami dynamiki grupowej powinna to być grupa 5-10 osób

 uczestnicy muszą posiadać kompetencje i uprawnienia do rozwiązywania problemów narady

 cele uczestników muszą się wiązać z celami projektu i narady

 wszyscy mają wysoką pozytywną motywację do udziału w naradzie, co przejawia się przede wszystkim w:

- punktualnym przybyciu

- przestrzeganiu przerw

- aktywnym udziale

- nie przeszkadzaniu innym

- trzymaniu się tematu

 przygotowanie organizacyjne

 pomieszczenie

 harmonogram spotkania

 zaproszenia

 materiały informacyjne

 brak lub skuteczne radzenie sobie przez kierownika z zakłóceniami na płaszczyźnie

 merytorycznej

 regulaminowej

 relacyjnej

WIZUALIZACJA WYNIKÓW PROJEKTU

Zasady prezentowania materiałów:

 prezentacja jest logicznym przedstawieniem lub podsumowaniem prac,
a nie zasług zespołu projektowego (ukierunkowanie na wynik, a nie na działania)

 na początku należy przedstawić temat i strukturę prezentacji - może ona być opracowana według chronologii (raporty o stanie prac) lub według ważności (prezentacje kompletnych projektów)

 każda prezentacja musi zacząć się od kilku słów wstępu, które decydują o jej powodzeniu - można nimi przegrać całą prezentację:

 znalazłam dziś dla Państwa trochę czasu...

 przepraszam, że...

 niestety...

 jako profesjonalista pokażę Państwu...

lub ją wygrać:

 zaskoczyć audytorium, np. każdy dostanie ode mnie po 10 zł, ale jak będzie zadowolony, to na końcu musi je oddać

 dać do myślenia, np. 100 mln zł ..., a potem powtórzyć to i zrobić pauzę

 historyjka lub anegdota

 podać trochę aktualnych informacji z prasy

 równie ważne jest zakończenie - lepiej nie mówić:

 to by było na tyle

 dziękuję, że wysłuchaliście mnie do końca

 niestety nie mam już czasu na pytania

 przygotowanie materiałów - folie

 czcionka - duża, czytelna, jednolita

 wszystkie folie/materiały jednolite dla danej prezentacji, a nie zlepek z różnych materiałów

 brak błędów ortograficznych

 odpowiednia, jednolita grafika - rodzaj wykresów, rysunki,

 minimum tabel, szczególnie gęsto wypełnionych danymi,

 tylko jedna grafika na stronie

 dobrze dobrane kolory

 zrozumiały dla wszystkich uczestników tekst

 mniejsza ilość tekstu pobudza słuchaczy

 sprawdzona aparatura

 zachowanie podczas prezentacji

 wiarygodność

 nie należy usprawiedliwiać złego przygotowania

 nie przesadzać z żartami

 nie wdawać się w spory z poszczególnymi słuchaczami

 nie czytać z notatek lub folii - kontakt ze słuchaczem można stracić tylko na kilka sekund

 nie robić sobie wrogów z audytorium

DOKUMENTOWANIE I ARCHIWIZACJA PROJEKTU

Formy i rodzaje dokumentów:

 analogowa

 papier (pierwotne, skanowane, kopiowane, wydruki)

 mikrofilm

 nagranie

 cyfrowa

 pliki komputerowe

 strony internetowe

 informacje z teleserwisów

Podstawowe techniki archiwizacji:

1) archiwizacja papierowa w formie:

 leżącej - skoroszyty, przezroczyste „koszulki”, stosy

 stojącej - segregatory, teczki stojące, kartoteki

 wiszącej - teczki wahadłowe, teczki zawieszane

KosztyTeczki wahadłoweSegregatoryStojakiTeczki zawieszaneOsobowe97,2%80,1%65,7%51,9%Wyposażenia2,1%2,5%2,9%8,6%Pomieszczeń 0,7%0,7%0,7%1,4%Ogółem100%83,3%69,3%61,9%

2) mikrofilm - jako technika zastępcza lub zabezpieczająca

 w przypadku potrzeby przechowywania bardzo dużej ilości informacji przez dłuższy czas i na niewielkiej powierzchni (redukcja powierzchni w porównaniu do systemów papierowych do 80%)

 zalety

- oszczędność miejsca

- długi czas przechowywania

- niski koszt

- łatwość powielania i dystrybucji

- łatwe przeszukiwanie

- analogowy zapis, czyli niezależność od rozwoju techniki

- prawna akceptacja

 wady

- uzależnienie od specjalnej aparatury

- wymagana dobra jakość oryginałów

- ograniczony dostęp (z różnych miejsc, z zewnątrz firmy)

3) systemy elektroniczne jako technika zastępcza lub zabezpieczająca

 zalety: oszczędność miejsca, szybkość dostępu

 wady: koszty, konieczność starannej indeksacji dokumentów, trudności odczytu w odległej przyszłości

Kryteria wyboru:

 czas obsługi i przechowywania

 format zawartości

 możliwości dzielenia zbiorów i sposób ich porządkowania (chronologiczny czy alfabetyczny)

 porządek w dostępie do dokumentów

 częstotliwość korzystania

 liczba osób korzystających jednocześnie

koszty

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

---