Negocjacje wielonarodowościowe

Przedsiębiorstwa działające na rynku krajowym często w pewnym momencie stwierdzają, że na rynkach zagranicznych można osiągnąć duże zyski. W tym momencie pojawia się problem nawiązania kontaktu z potencjalnym partnerem handlowym. Wiele osób uczestniczących w negocjacjach biznesowych z zagranicznymi kontrahentami nie zdaje sobie sprawy, że może urazić przeciwną stronę czymś, co wydaje się rzeczą całkiem naturalną i poprawną. Dlatego aby skutecznie porozumiewać się, profesjonalni negocjatorzy muszą w toku negocjacji międzynarodowych pamiętać stale o trzech rzeczach jednocześnie: o własnych słowach  i działaniach, o tym, jakie znaczenie przypisuje im partner, oraz o słowach i działaniach partnera. Negocjator powinien więc przewidzieć ewentualne konsekwencje swych wypowiedzi i działań, zanim słowa zostaną wypowiedziane, a gesty uczynione.

Różnice kulturowe wypływają z wielu źródeł. Do podstawowych można zaliczyć:

• Poziom rozwoju społecznego

• Zamożność kraju

• Szerokość geograficzną

• Religię

• Formę sprawowanej władzy

Czynniki te przez wieki kształtowały kulturę danego narodu. Gdy osoby z dwóch różnych kręgów kulturowych spotykają się po raz pierwszy, nie mają wspólnego zasobu informacji, aby właściwe zinterpretować swoje wypowiedzi, działania i intencje.

Kultura ma też wpływ na zachowanie przy stole negocjacyjnym. Przedstawiciele Zachodu oczekują szybkiej odpowiedzi, gdy przedstawią swoje stanowisko lub pytanie, natomiast Japończycy zostawiają sobie więcej czasu na udzielenie odpowiedzi. Latynosi mają skłonność do szybkiego reagowania. Arabowie często odrywają się od rokowań. Negocjator musi ocenić, czy jego własne słowa i działania są właściwe, czy druga strona zrozumiała je zgodnie z intencjami i czy oni sami prawidłowo ocenili znaczenie wypowiedzi i zachowanie partnera.

Dwie żelazne reguły w biznesie międzynarodowym

Istnieją dwie reguły, których muszą zostać spełnione, jeśli chce się zawrzeć korzystny kontrakt na rynku międzynarodowym. Pierwsza jest skierowana do eksporterów:

Jeśli jest się importerem, to różnice międzykulturowe są mniej ważne - chyba, że chce się wynegocjować jak najlepszy kontrakt.

Druga zasada brzmi:

W tym wypadku nie chodzi o to, aby naśladować czy kopiować miejscowe zwyczaje, ale aby zdawać sobie sprawę z wrażliwości ludzi, z którymi ma się do czynienia i respektować miejscowe obyczaje, przyzwyczajenia i tradycję.

Aby nauczyć się przestrzegać tych dwóch reguł, trzeba poznać różne modele biznesu istniejące w świecie.

Różne kultury można podzielić według kilku kryteriów:

1. Kultury protransakcyjne i propartnerskie

2. Kultury nieceremonialne i ceremonialne

3. Kultury monochroniczne i polichroniczne

4. Kultury powściągliwe i ekspresyjne

W następnej części pracy postaramy się bliżej przedstawić te modele.

Kultury protransakcyjne kontra kultury propartnerskie

Na rynku światowym zdecydowanie więcej jest kultur propartnerskich. Są to rynki, na których biznesmeni załatwiają swoje sprawy wykorzystując skomplikowaną sieć kontaktów osobistych i są skoncentrowani na więziach międzyludzkich. Wolą mieć oni do czynienia z rodziną, przyjaciółmi oraz dobrze im znanymi osobami, którym mogą ufać. Czują się nieswojo, kiedy robią interesy z obcymi, zwłaszcza z cudzoziemcami. Dlatego firmy z tych kręgów kulturowych zanim przejdą do interesów, chcą dobrze poznać swoich partnerów handlowych.

W kulturach protransakcyjnych ludzie skoncentrowani są na zadaniach, a dopiero później na poznaniu swoich partnerów. Podejście takie występuje jedynie w niewielkiej części świata, choć wydaje się, że w dobie globalizacji, coraz więcej kultur będzie stawało się protransakcyjnymi.

Ten podział pomiędzy kulturami ma wpływ na sposób prowadzenia interesów - od samego początku do końca stosunku handlowego.

Pierwszy kontakt

W kulturach protransakcyjnych nawiązanie pierwszego kontaktu jest bardzo proste. Można to zrobić bez żadnych wcześniejszych wzajemnych stosunków czy powiązań. Wprowadzenie przez kogoś jest pomocne, ale nie jest konieczne. Wygląda to w taki sposób:

Najpierw wyszukujemy potencjalnych partnerów handlowych, którzy mogliby być zainteresowani naszymi produktami, następnie wysyłamy im naszą ofertę. Po kilku dniach możemy zadzwonić i umówić się na spotkanie z naszym być może nowym wspólnikiem.

Zupełnie inaczej wygląda sprawa w kulturach propartnerskich. Jeśli firma nie jest dobrze znana na danym rynku to wysłanie listu prawdopodobnie nie zaowocuje nawiązaniem kontaktu. W takich przypadkach potrzebne jest nawiązanie kontaktu w sposób pośredni. Możliwości jest kilka:

• nawiązanie kontaktu na międzynarodowych targach i wystawach - na takich spotkaniach spotyka się zazwyczaj postawy protransakcyjne nawet wśród kultur propartnerskich.

• wzięcie udziału w oficjalnej misji handlowej - organizator misji doprowadza do spotkania między zainteresowanymi stronami i dokonuje formalnej prezentacji

• nawiązanie kontaktu przez pośrednika, cieszącego się zaufaniem na rynku, na który chcemy wejść - może to być osoba lub organizacja ciesząca się autorytetem, dział handlowy ambasady naszego kraju, izby oraz stowarzyszenia handlowe i gospodarcze, bank naszej firmy, jeśli ma oddziały na tamtym rynku albo międzynarodowe firmy konsultingowe i prawnicze.

Przechodzenie do interesów

W kulturach protransakcyjnych przejście do interesów następuje bardzo szybko. W trakcie spotkania po kilku minutach pogawędki następuje przejście do sedna sprawy. Lepsze poznanie się firm następuje dopiero później, a partnerzy od samego początku dyskutują o warunkach kontraktu.

W kulturach propartnerskich jest zupełnie inaczej. Poznanie partnera jest kluczową rzeczą i pierwsze spotkanie raczej nie doprowadzi do rozmowy na temat kontraktu. Na przykład w Japonii rozmawia się na nim o obu krajach, pogodzie, sporcie, muzyce. Trzeba dodać, że w Japonii na początku spotkania występuje ciekawy zwyczaj oficjalnej wymiany wizytówek zwany meishi. Zanim dojdzie do rozmowy o kontrakcie zaliczymy jeszcze wspólny obiad, picie sake oraz wspólne śpiewanie w klubie karaoke. Dopiero jak Japończycy poznają dobrze swoich gości, to przechodzą do rozmowy o interesach.

Trzeba dodać, że nawiązywanie stosunków handlowych z krajami z kultur propartnerskich wymaga czasu, cierpliwości, a także często wątroby z żelaza. Ważne jest również to, że kontakty powinni nawiązywać mężczyźni.

Podtrzymywanie stosunków osobistych

Ważne jest, aby po podpisaniu kontraktu cały czas był utrzymywany kontakt z partnerami z kultur propartnerskich. Co jakiś czas powinno się dzwonić albo odwiedzać swojego partnera i zawsze być do jego dyspozycji, kiedy on nas odwiedzi. Porozumiewanie się poprzez nowoczesne urządzenia telekomunikacyjne powoduje pewien dyskomfort u partnerów z kultur propartnerskich, zatem szczególnie ważne są kontakty twarzą w twarz. Jeśli się tego zaniedba, może to nawet doprowadzić do zerwania kontraktu.

Otwarty i ogólnikowy sposób wypowiadania się

Kultury protransakcyjne i propartnerskie różnią się także między sobą pod względem porozumiewania się ludzi. Stanowi to prawdopodobnie największe źródło nieporozumień między osobami z obu typów kultur.

Dla negocjatorów o nastawieniu protransakcyjnym podstawowe znaczenie ma to, aby zostali dobrze zrozumiani. Mówią otwarcie, szczerze i prosto z mostu.

Natomiast negocjatorzy z kultur propartnerskich przyznają priorytet utrzymaniu harmonii i stymulowaniu miłych stosunków międzyludzkich, mówią mniej bezpośrednio i bardziej ogólnikowo. Baczą na to, aby przypadkiem nie wprawić w zakłopotanie albo obrazić innych ludzi. Prawie nigdy nie mówią „nie”. Zamiast tego używają zwrotów: „To będzie trudne”, „Będziemy musieli to jeszcze przestudiować” lub „Być może”.

Utrata twarzy

W kulturach propartnerskich partnerzy „tracą twarz”, kiedy któraś ze stron traci panowanie nad sobą. Dzieje się tak dlatego, że osoba, która wpadła w gniew zachowała się po dziecinnemu, a ukazując swój gniew obraża drugą stronę. Trzeba dodać, iż chociaż „utrata twarzy” jest szczególnie związana z kulturami propartnerskim, to jednak nigdzie na świecie ludzie nie lubią niegrzecznego i obraźliwego traktowania. Po prostu czujemy się nieprzyjemnie, gdy inni są na nas źli albo gdy jesteśmy wyśmiewani bądź krytykowani.

Mało i wysoko kontekstowe porozumiewanie się

W kulturach propartnerskich ludzie wykazują ostrożność w posługiwaniu się językiem. Dlatego znaczenia tego, co mówią, należy raczej doszukiwać się w kontekście, w jakim słowa są używane, niż w samych słowach. W przeciwieństwie do tego mieszkańcy krajów z kultury protransakcyjnej mówią bardzo precyzyjnie i nie trzeba się szczególnie zastanawiać nad kontekstem.

Podsumowując rozważania na temat kultur protransakcyjnych i propartnerskich trzeba dodać, że z powodów niezrozumienia różnic w kulturze wiele osób ceniących przede wszystkim dobre stosunki z partnerem uważa osoby skoncentrowane na zadaniu za zbyt pewne siebie, agresywne i grubiańskie. I odwrotnie, osoby z kultur protransakcyjnych uważają ludzi nastawionych na kontakty za opieszałych, niezdecydowanych i nieodgadnionych.

Kultury nieceremonialne kontra kultury ceremonialne

Organizacja społeczeństw o kulturze ceremonialnej opiera się na wyraźnych hierarchiach, odzwierciedlających różnice w statucie społecznym i zakresie władzy między ludźmi. Natomiast kultury nieceremonialne cenią organizację bardziej egalitarną, z mniejszymi różnicami w statucie społecznym i zakresie władzy. Zetknięcie się tych typów kultur przy stole negocjacyjnym może prowadzić do konfliktów: biznesmeni z kultur hierarchicznych mogą czuć się dotknięci zbytnią poufałością kontrahentów z kultur nieceremonialnych, podczas gdy ci będą uważali swoich ceremonialnych partnerów za zbyt formalistycznych, trzymających na dystans, nadętych lub wyniosłych.

Na co zwracać uwagę w kontaktach z kulturami ceremonialnymi

Ceremonialność wiąże się z różnicami w statusie społecznym, hierarchiami w organizacji i sposobami wyrażania szacunku osobom zajmującym wyższą pozycję. Dlatego trzeba zwracać uwagę na podstawową zasadę: stosowanie nadmiernej ceremonialności. Oznacza to, że w początkowych kontaktach warto zwracać się do ludzi po nazwisku z dodatkiem tytułu, a nie po imieniu, ubieranie się w strój bardziej oficjalny niż zazwyczaj i przestrzeganie miejscowej etykiety.

Bariera młodości

Często trudno jest sprawić, aby w kulturach ceremonialnych osoba w młodym wieku była dobrze traktowana. Można jednak temu zaradzić w następujący sposób:

1. postarać się, aby młoda osoba została przedstawiona przez starszego mężczyznę.

2. stać się prawdziwym ekspertem w swojej dziedzinie - obecnie na świecie bycie fachowcem wszędzie zapewnia wyższy status.

3. nauczyć się lokalnej etykiety biznesu - dobrze jest wiedzieć, jak okazać starszej osobie o wysokim statusie społecznym swój szacunek, a przy tym się nie płaszczyć.

Płeć

Ogólnie można powiedzieć, że kobiety mają mniejsze szanse od mężczyzn na zrobienie interesu w kulturach ceremonialnych. Jednakże w ostatnich czasach coraz więcej kobiet zajmuje kierownicze stanowiska w organizacjach i z tego względu jest im coraz łatwiej nawiązywać kontakty za granicą, gdyż są traktowane najpierw jako menedżer, a dopiero później jako kobieta.

Inne wyznaczniki statusu

Na pozycję na niektórych rynkach wpływają również takie czynniki jak pochodzenie, poziom wykształcenia i znajomość kultury.

Kultury monochroniczne kontra kultury polichroniczne

W różnych częściach świata ludzie mają odmienne podejście do czasu i harmonogramów. Jedna grupa społeczeństw oddaje cześć zegarowi, uwielbia kalendarze i terminarze. Są to kultury monochroniczne. Druga grupa ma bardziej swobodne podejście do czasu, a zamiast tego skupia się na ludziach wokół siebie. Są to kultury polichroniczne.

Konflikty powstają dlatego, że pierwsi postrzegają drugich jako leniwych, niezdyscyplinowanych i niegrzecznych i odwrotnie: osoby z kultur polichronicznych uważają swoich partnerów z kultur monochronicznych za wyniosłych pedantów, dla których zegar jest bogiem.

Dobre określenie dla polichronicznego pojęcia czasu mają Indonezyjczycy. Nazywają je jam karet czyli „czas z gumy”. Większość kultur polichronicznych przywiązuje większą wagę do więzi międzyludzkich niż do arbitralnie wyznaczonych harmonogramów i nieprzekraczalnych terminów.

Często negocjatorom z kultur monochronicznych zdaje się, że jeśli muszą długo czekać na swoich partnerów z kultur polichronicznych, to jest to element negocjacyjnej gry sił. Zazwyczaj tak nie jest i trzeba się przyzwyczaić do spóźnień i częstych przerw w negocjacjach z takimi partnerami.

Jeśli chcemy, aby w kontaktach z partnerami z kultur polichronicznych zostało coś wykonane na czas, to dobrze jest zastosować następujące podejście:

• datę wykonania kontraktu ustalić na wcześniejszy termin (np. miesiąc wcześniej niż tego potrzebujemy)

• w czasie całego okresu aż do upływu ostatecznego terminu dobrze jest pozostawać w kontakcie z partnerem, najlepiej twarzą w twarz.

Warto pamiętać, że równie niegrzeczne jest bycie niepunktualnym w kulturach monochronicznych, jak i protekcjonalne traktowanie kultur polichronicznych.

Kultury ekspresyjne kontra kultury powściągliwe

Podział na kultury ekspresyjne i powściągliwe odzwierciedla największą lukę w porozumiewaniu się ludzi między sobą i prowadzić może do największych nieporozumień, niezależnie od tego, czy osoby porozumiewają się werbalnie, parawerbalnie czy niewerbalnie.

Mowa

Narody ekspresyjne głośno i dużo mówią, podczas gdy osoby z kultur powściągliwych mówią raczej mało, starają się nie podnosić głosu oraz część informacji przekazują w sposób niewerbalny mową ciała.

Milczenie

W kulturach ekspresyjnych milczenie jest krępujące. Wypowiedzi nakładają się na siebie, dyskutujący wchodzą sobie w zdanie, co może sprawiać wrażenie chaosu i bałaganu. Natomiast w kulturach powściągliwych wypowiedzi następują po sobie, aby zapobiec nakładkom. Źle widziane jest przerywanie zdania. Krótkie przerwy między wypowiedziami nie są krępujące. Skrajnie w tym wypadku zachowują się Japończycy, którzy między wypowiedzi wplatają dłuższe okresy milczenia.

Dystans przestrzenny

Kultury ekspresyjne akceptują mniejszy dystans między osobami niż kultury powściągliwe. Wynosi on około pół długości ręki. Rozmówcy z kultur powściągliwych dobrze się czują oddaleni od siebie przynajmniej na wyciągnięcie ręki.

Dotyk

Kultury powściągliwe akceptują rzadki dotyk, natomiast ludzie wychowani w kulturze ekspresyjnej często podają sobie dłonie, zdarza im się poklepywanie po ramieniu lub objęcie na powitanie.

Mimika i gestykulacja

Negocjatorzy wywodzący się z kultur powściągliwych rzadko okazują swoje emocje, dlatego też mało gestykulują. Natomiast w kulturach ekspresyjnych przyjęta jest ożywiona gestykulacja i mimika.

Opisane wyżej różnice kulturowe przez wiele wieków sprawiały ludziom z oddalonych od siebie części świata ogromne problemy w porozumiewaniu się. Dzieje się tak również teraz, kiedy szczególnie duża jest wymiana handlowa między krajami. Dlatego bardzo ważne jest, aby osoby podejmujące negocjacje z zagranicznymi partnerami nauczyli się, jak postępować, aby nie urazić strony przeciwnej i uzyskać jak najlepsze warunki kontraktu.

Należy przypuszczać, że w dobie globalizacji różnice międzykulturowe będą zanikać. Ludziom będzie łatwiej się porozumiewać. Jednakże w procesie tym coś zginie. Trzeba pamiętać, że przez tysiące lat na styku kultur powstawały najciekawsze dzieła kultury ludzkiej, które możemy teraz podziwiać. Mieszanka różnych narodów była taką wybuchową mieszanką, która z jednej strony powodowała konflikty wynikające z braku porozumienia, z drugiej rozwój miast i państw.

Literatura:

1. R. Gesteland, Różnice kulturowe a zachowania w biznesie, PWN, Warszawa 2000

2. G. Hofstede, Kultury i organizacje, PWE, Warszawa 2000

3. Mentalność menedżerów w różnych krajach, Zarządzanie na świecie, nr 1/1998

W międzynarodowym biznesie oczekuje się, że przybysz będzie przestrzegał miejscowych zwyczajów

W biznesie międzynarodowym oczekuje się, że sprzedawca dostosuje się do nabywcy

KULTURY PROTRANSAKCYJNE

germańskie i skandynawskie kraje Europy

kraje Ameryki Północnej

Australia i Nowa Zelandia

KULTURY UMIARKOWANIE PROTRANSAKCYJNE

Wielka Brytania, RPA,

romańskie kraje Europy

kraje Europy Środkowo-wschodniej

Chile, południowa Brazylia i północny Meksyk

Hongkong i Singapur

KULTURY PROPARTNERSKIE

świat arabski

większość krajów afrykańskich, latynoamerykańskich i azjatyckich

KULTURY NIECEREMONIALNE

Australia, Nowa Zelandia

USA, Kanada

Dania, Norwegia, Islandia, Szwecja

KULTURY CEREMONIALNE

większość krajów europejskich i azjatyckich

kraje basenu Morza Śródziemnego i świat arabski

kraje latynoamerykańskie

KULTURY MONOCHRONICZNE

Germańskie i skandynawskie kraje europejskie

Kraje północnoamerykańskie

Japonia

KULTURY UMIARKOWANIE MONOCHRONICZNE

Australia, Nowa Zelandia

Rosja i większość krajów wschodnioeuropejskich

Kraje południowoeuropejskie

Singapur, Hongkong, Chiny, Tajwan, Korea Południowa

RPA

KULTURY POLICHRONICZNE

większość krajów afrykańskich

kraje Azji Południowej i Południowo-Wschodniej

świat arabski

kraje latynoamerykańskie

KULTURY BARDZO EKSPRESYJNE

romańskie kraje Europy

kraje śródziemnomorskie

kraje latynoamerykańskie

KULTURY O UMIARKOWANEJ EKSPRESYJNOŚCI

USA, Kanada, Australia, Nowa Zelandia

kraje wschodnioeuropejskie

kraje południowoazjatyckie

KULTURY POWŚCIĄGLIWE

Azja Wschodnia i Południowo-Wschodnia

germańskie kraje europejskie

---