Stosowanie technik negocjacji

Współczesny biznes jest bardzo ściśle związany z umiejętnością negocjowania. Negocjacje to termin zapożyczony ze słownictwa handlowego, gdzie jedną z pierwszych form negocjacji było targowanie się. Jest ono znane od bardzo dawna. Niektórzy twierdzą, że już ludzie pierwotni stosowali tę formę handlu wymieniając się skórami, kośćmi, czy też narzędziami wykonanymi z kamienia.

W Polsce do niedawna termin „negocjacje” rezerwowano wyłącznie dla świata polityki i dyplomacji: „Dyplomacja jest sztuką pozwolenia komuś, aby zaakceptował twój pogląd ” ¹. Obecnie jest on używany w odniesieniu do wielu innych dziedzin życia, w tym i biznesu. Bez stosowania negocjacji współczesny biznes, czy handel nie mógłby istnieć. Chcąc uczestniczyć w życiu gospodarczym warto więc robić to skutecznie.

Istnieje wiele definicji opisujących to pojęcie. Najogólniej mówiąc negocjacje to wpływanie na partnera z zamiarem pozyskania go do wzięcia udziału w osiągnięciu mojego celu, albo rozwiązania mojego problemu (natury osobistej lub dotyczącej biznesu). Można powiedzieć, że jest tyle rodzajów negocjacji, ile spraw załatwiają ludzie między sobą.

Bardziej „fachowa” jest definicja Rogera Fishera i Williama Ury (dwóch znakomitych amerykańskich autorów), którzy traktują negocjacje jako „dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy niektóre przynajmniej interesy zaangażowanych stron są konfliktowe” ². Powyższa definicja ukazuje nam ważny element; strony uczestniczące w negocjacjach mają zarówno interesy wspólne, jak i sprzeczne. Dzieje się tak dlatego, ponieważ „bez wspólnych interesów nie ma po co negocjować, a bez sprzecznych nie ma o czym” ³ .

Z kolei polski „znawca tematu” Zbigniew Nęcki przedstawia negocjacje jako sekwencję wzajemnych posunięć, poprzez które strony dążą do osiągnięcia możliwie korzystnego rozwiązania częściowego konfliktu interesów, przy czym muszą one posiadać świadomość częściowej wspólnoty interesów, bez czego nie byłoby możliwe rozpoczęcie rozmów.

Zanim jednak rozpoczniemy negocjacje zastanówmy się, czy są one w danej chwili konieczne i możliwe.

Gdy stwierdzimy, że negocjacje są niezbędne trzeba się do nich odpowiednio przygotować. Wymaga to podjęcia wielu decyzji, takich jak: kiedy i gdzie rozmawiać, jaki przyjąć styl, jakie możemy przyjąć oferty wyjściowe, czy zapraszamy mediatora, ile czasu mamy do prowadzenia negocjacji. Jednym z najważniejszych elementów jest tu określenie stylu (taktyki, strategii) negocjowania. Może on wynikać zarówno z predyspozycji osobowościowych jak i świadomego wyboru danego stylu w odniesieniu do danej sytuacji.

W oparciu o literaturę wyróżnić można pięć głównych stylów negocjowania:

• dominację,

• dostosowywanie się,

• unikanie,

• kompromis,

• integratywne negocjacje.

• Upieraj się przy stosowaniu obiektywnych kryteriów.

Oprócz określenia stylu należy wybrać także technikę prowadzenia negocjacji. Stwierdzono ,iż ludzie niektóre z technik stosują świadomie, inne z kolei intuicyjnie. Maciej Stalmaszczyk definiuje techniki negocjacyjne jako „sposoby werbalizowania żądań, czynienia ustępstw, kamuflowania nadmiernej chęci szybkiego osiągnięcia porozumienia, stosowania oporu przed zabiegami oponenta do przechylania korzyści negocjacyjnej na swoją stronę, stosowania presji psychologicznej mającej osłabić sprawność negocjacyjną drugiej strony i inne temu podobne zabiegi i chwyty”

Autor podaje jednocześnie, że istnieje około 600 technik, jakimi operują sprawni negocjatorzy. Poniżej przedstawiam tylko niektóre spośród nich. Są one stosowane często i mają istotny wpływ na przebieg negocjacji.

1. Sztuka ustępowania - „Mądry ustępuje głupiemu. Smutna to prawda; toruje ona głupocie drogę do opanowania świata” ⁴ .

Jest ona jedną z najważniejszych umiejętności, jakie powinien posiąść negocjator. W wyniku ustępstw nasz partner ma przekonanie, że jest sprawnym, umiejętnym, cenionym i szanowanym rozmówcą.

Nie należy jednak przesadzać z ustępowaniem drugiej stronie. G.Karrass w swojej książce pt. „Dobić targu” przedstawił kilka praktycznych wskazówek dotyczących sztuki ustępowania:

• Ustępstwa powinny być niewielkie. Niewielkie ustępstwo może usatysfakcjonować partnera w podobnym stopniu, co ustępstwo o większych rozmiarach. Nie mogą one jednak być zbyt małe, gdyż mogą go zirytować.

• Ustępstwa powinny być stopniowo malejące. Powoduje to wrażenie, iż strona ustępująca zbliża się do limitu swoich możliwości i dalsze naleganie na czynienie przez nią ustępstw może doprowadzić do zerwania rozmów.

• Ustępować należy powoli i niełatwo. Często to, co przychodzi nam z łatwością jest mniej cenione, niż to, o co walczyliśmy długo i wytrwale.

• Nie każde ustępstwo partnera musi być odwzajemnione. Każde ustępstwo powinno być poprzedzone wyceną jego wartości i porównane z sumą ustępstw drugiej strony.

• Unikaj zasady „dzielenia różnicy na pół”. Zazwyczaj jest ona niekorzystna dla jednego z partnerów.

• Należy ostrożnie traktować „absurdalną propozycję” drugiej strony. Negocjator wysuwający absurdalną ofertę może chcieć dowiedzieć się, jak dalece jego partner będzie skłonny zaakceptować zaproponowane mu warunki.

• Nie idź pierwszy na ustępstwa w ważnych sprawach. Zwykle ten kto pierwszy to czyni bardzo osłabia swoją pozycję.

• Należy wystrzegać się eskalacji ustępstw pod koniec negocjacji. Często eskalacja ta związana jest z coraz większymi żądaniami.

2. Mierz wysoko - Benjanin Disraeli głosił: „Karm swój umysł wielkimi myślami - bohaterów czyni wiara w bohaterstwo”.

Stwierdzono, iż wysokie żądania negocjatora często bardzo korzystnie wpływają na osiągane przez niego rezultaty oraz umożliwiają ponadto, a może nawet przede wszystkim,

ewentualne ustępstwa - „Jeżeli mówisz 100 000 dolarów, możesz zawsze opuścić, jeżeli powiesz 90 000 dolarów, nie możesz podnieść” ⁵ .

Należy jednak zaznaczyć, że zbyt wysokie, niczym nie uzasadnione żądania mogą zirytować partnera, a przez to utrudnić prowadzenie z nim rozmowy.

Podsumowując „najprawdopodobniej najlepszą strategią jest wysuwanie takich żądań, które partner uzna za spore (budzi to bowiem respekt i po prostu jest korzystne), ale nie przesadne (co mogłoby powodować irytację i stanowić przyczynę poszukiwania innego partnera negocjacji)” ⁶.

3. Nie zgadzaj się na pierwszą propozycję.

Wynika to z dwóch powodów:

- druga strona rozpoczyna rozmowy zwykle od wygórowanych żądań, w których przewidziany jest margines na ewentualne ustępstwa,

- przystanie na pierwszą propozycję może wywołać u partnera poczucie braku pełnej satysfakcji, ponieważ będzie sądził, że mógł uzyskać więcej.

Więc „zanim się ostatecznie zgodzisz przynajmniej raz powiedz nie” ⁷.

4. Technika „dobry-zły facet”.

Sprowadza się ona do upozorowania sporu między dwojgiem ludzi po tej samej stronie. Jeden z nich gra rolę „złego”, a drugi „dobrego”. Negocjacje rozpoczyna pierwszy.

Stawia wygórowane żądania, jest agresywny, oczekuje licznych ustępstw, niekiedy nawet obraża drugą stronę. Natomiast drugi, kiedy przejmie inicjatywę, nieznacznie zmniejsza

żądania poprzednika, jest grzeczny, uprzejmy, spokojny. Jednak ciągle wszystko jest na poziomie korzystnym tylko dla jednej strony.

Partner poddany takim zabiegom może być skłonny zaakceptować propozycje „dobrego faceta”. Nie robi on tego, że dana oferta jest dla niego korzystna, ale dlatego, że została złożona przez sympatycznego człowieka.

5. Technika sytuacji hipotetycznej „co by było, gdyby...”

Stosuje się ją zwykle po to, by poznać prawdziwe intencje partnera i uzyskać od niego istotne informacje z punktu widzenia prowadzonych rozmów.

Polega ona na tym, że zadaje się partnerowi pytania typu „co by było, gdyby...” i oczekuje się przedstawienia ewentualnych propozycji. Można w ten sposób uzyskać od niego informacje o prawdziwej kondycji finansowej jego firmy, o kosztach produkcji towarów, usług jakie on oferuje, jakie ma zyski itp.

Bardzo istotną rzeczą podczas stosowania tej techniki jest umiejętność interpretacji niewerbalnych reakcji, gestów naszego rozmówcy (szerzej na ten temat piszę w kolejnych rozdziałach).

6. Technika ograniczonych kompetencji.

Można zyskać w negocjacjach przewagę nad partnerem, jeżeli będzie się odmawiać zaakceptowania wysuwanych przez niego propozycji powołując się na swoje ograniczone pełnomocnictwa. Strona mająca pełne kompetencje do prowadzenia rozmów, często ustępuje łatwiej i szybciej, sądząc, że jej działania zostaną zrównoważone, a wcale tak być nie musi.

Gdy spotkamy się podczas negocjacji z partnerem, który będzie się tłumaczył ograniczonymi kompetencjami to, albo w ogóle nie rozpoczynać rozmów, albo je rozpocząć, zastrzegając sobie prawo zmiany swoich ewentualnych zobowiązań.

7. Technika związana z wykorzystaniem czasu.

Czas jest nieodłącznym elementem układania się stron. Istnieje kilka technik, które to wykorzystują.

Najbardziej powszechna z nich polega na celowym przedłużaniu czasu trwania rozmów, gdy drugiej stronie zależy na szybkim ich zakończeniu. Można przez to uzyskać dodatkowe ustępstwa.

Techniką o podobnym charakterze jest unikanie podjęcia decyzji. Strona, która stosuje tą technikę, dąży do przedłużania negocjacji do momentu, w którym układ sił zmieni się na jej korzyść.

M.Stalmaszczyk podaje kilka metod stosowanych przez negocjatorów grających na zwłokę:

• „szczegółowe analizowanie drobiazgów,

• oczekiwanie na dalsze instrukcje,

• prowokowanie rozbieżności i utarczek słownych,

• zmiana składu delegacji,

• podnoszenie starych problemów,

• naleganie na pełne tłumaczenie tekstów,

• żądanie zmiany miejsca negocjacji,

• późniejsze rozpoczynanie,

• wcześniejsze kończenie,

• odwoływanie spotkań” ⁸ .

Wykorzystuje się też technikę tzw. „terminów ostatecznych lub nieprzekraczalnych”.

Jedna ze stron, posługując się argumentem czasu, pragnie skłonić drugą do podjęcia określonych działań. Może to odbywać się poprzez przerywanie negocjacji na kilka bądź kilkanaście minut.

Dla negocjatorów bardzo istotne znaczenie może mieć również wybór pory dnia na prowadzenie rozmów. Jak pisze Paweł J. Dąbrowski pora „wcześniejsza korzystna jest dla tzw. „skowronków” , których preferowany tryb pracy przypada na godziny poranne

i przedpołudniowe, a późniejsza - dla „sów”, świetnie funkcjonujących do późnej nocy, lecz mającym trudności ze skoncentrowaniem się nawet do godz. 11-tej w ciągu dnia” ⁹.

Można więc uzyskać znaczną przewagę w negocjacjach, gdy odbywają się one o tej porze, która jest dla drugiej strony nieodpowiednia ze względu na preferowany przez nią tryb pracy.

Nie bez znaczenia jest również wiek negocjatora. Można przypuszczać, że ludzie starsi generalnie gorzej znoszą negocjacje, które są trudne, długotrwałe i odbywają się w godzinach wieczornych, późno wieczornych czy tym bardziej nocnych.

8. Technika wskazania ewentualnych konsekwencji - „Jeśli można przeciwnikowi dać do zrozumienia, że gdyby jego zdanie zwyciężyło, zaszkodziłoby to dotkliwie jego interesom,wówczas odrzuci je tak prędko, jak gdyby nieostrożnie dotknął gorącego żelaza” ¹⁰. Druga strona uczestnicząca w negocjacjach, dążąc do osiągnięcia zakładanego celu, nie zawsze uświadamia sobie, z jakimi konsekwencjami może się to wiązać.

Praktyka pokazuje, iż należy wtedy tylko wykazać drugiej stronie skutki, jakie wynikłyby po przyjęciu jej stanowiska.

9. Technika wskazania przeciwnego przykładu.

Zwykle w negocjacjach stanowisko drugiej strony oparte jest na jej przekonaniach. Ważne jest zatem, aby umieć je podważyć, jeśli są one nieuzasadnione. Pomocne może być w takiej sytuacji wskazanie drugiej stronie przykładu niezgodnego z jej przekonaniami.

Nie zawsze przynosi to pełny sukces, może jednak choćby w niewielkim stopniu je osłabić.

BIBLIOGRAFIA

1. Ikle F.C., How Nations negotiate, Harper and Row, New York 1964r., w: P.J.Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, SORBOG Sp. z o.o., Warszawa 1990r.

2. Karrass G., Dobić targu, Wydawnictwo Businessman Oddział Marco Ltd, Sopot 1991r.

3. Schopenhauer A., Erystyka, czyli sztuka prowadzenia sporów, Almapress, Warszawa 1986r.

4. Stalmaszczyk M., Negocjacje kontraktów handlowych. Poradnik dla eksporterów i importerów, Centrum Doskonalenia Kadr Handlu Zagranicznego Sp. z o.o., Warszawa 1992r.

5. Ury W., Odchodząc od NIE: Negocjowanie od konfrontacji do kooperacji, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1995r.

6. Ury W., Fisher R., Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1990r.

¹ W.Ury, Odchodząc od NIE: Negocjowanie od konfrontacji do kooperacji, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1995r., s. 23.

² R.Fisher, W.Ury, Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się, Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1990r., s. 21.

³ F.C.Ikle, How Nations negotiate, Harper and Row, New York 1964r., w: P.J.Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, SORBOG Sp. z o.o., Warszawa 1990r., s. 9.

⁴ Marie von Ebner-Eschenbach

⁵ G.Karrass, Dobić targu, Wydawnictwo Businessman Oddział Marco Ltd, Sopot 1991r., s. 10.

⁶ P.J.Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, SORBOG Sp. z o.o., Warszawa 1990r., s. 69.

⁷ G.Karrass, Dobić targu, Wydawnictwo Businessman Oddział Marco Ltd, Sopot 1991r., s. 88.

⁸ M.Stalmaszczyk, Negocjacje kontraktów handlowych. Poradnik dla eksporterów i importerów, Centrum Doskonalenia Kadr Handlu Zagranicznego Sp. z o.o., Warszawa 1992r., s. 116.

⁹ P.J.Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, SORBOG Sp. z o.o., Warszawa 1990r.

¹⁰ A. Schopenhauer, Erystyka, czyli sztuka prowadzenia sporów, Almapress, Warszawa 1986r., s. 137-138.

---