28.10.2009

Wykład 4

Outsourcing

Outsourcing to wykorzystywanie zasobów zewnętrznych, sprowadza się do powierzania niektórych elementów organizacji przedsiębiorstwa innym firmom do odpłatnego zarządzania i wykonywania za nich określonych funkcjonalnych zadań.

Outsourcing polega na takim zorganizowaniu firmy, aby niektóre z jej działań odbywały się poza nią i kontrolowane były przez firmy zewnętrzne.

Dziedziny outsourcingu.

Outsourcing może mleć zastosowanie w następujących dziedzinach:

• usługi księgowe

• usługi finansowo analityczne

• usługi internetowe

• zarządzanie projektami

• zarządzania jakością

• zarządzanie personelem

• zarządzanie dokumentami

• administracja

• kompleksowe usługi informatyczne

• usługi szkoleniowe

• usługi transportowe

• usługi ochrony mienia

• usługi marketingowe - call center

Korzyści z outsourcingu:

• Obniżenie kosztów, ponieważ firma nie musi ponosić kosztów związanych ze stworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy, kosztów ubezpieczeń zdrowotnych, emerytalnych, szkolenia pracownika.

• Powierzenie czynności organizacji firmy grupie fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle naszych pracowników. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach może zatrudnić fachowców, ponieważ jest konkurencyjna płacowo.

• Uzyskamy większą stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami organizacyjnymi naszej firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem.

• Możliwość korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości, których zatrudnienie byłoby zbyt drogie i nieracjonalne.

• Umowa z firmą outsourcingową to więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca. Specjalista skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych oraz innych ekspertów.

• Bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy. W przeciwieństwie do pracownika zatrudnionego na etacie firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie liczy godzin nadliczbowych, a jeśli istnieje taka potrzeba pracuje również w soboty i niedziele.

• Nie występuje uzależnienie firmy ad osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić szkody w firmie.

• Łatwy dostęp do najnowszych technologii informatycznych, w przypadku outsourcingu informatycznego.

• Uwalnia osoby zarządzającej przedsiębiorstwem od czasochłonnych czynności administracyjnych i umożliwia koncentrację uwagi na podstawowej działalności firmy.

• Pozwala utrzymać pożądany poziom etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę odpowiednio wykwalifikowanego personelu.

• Pomaga w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz.

• Zapewnia wysoką jakość usług w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących omawiane usługi

• Może wpłynąć na wyraźne zmniejszenie wysokości inwestycji, bo płacisz za usługę, a nie musisz inwestować w infrastrukturę.

• Ryzyko starzenia się technologii spada na barki firmy outsourcingowej.

• Możliwość dostępu do najnowszych osiągnięć z dziedziny zarządzania i organizacji.

Wady outsourcingu:

• pokazanie niemożności wykonania pewnych funkcji

• uzależnienie się od firm zewnętrznych

• możliwość utraty kontroli nad pewnymi funkcjami (utrata jakości)

• możliwość utraty cennych informacji

Cele outsourcingu:

Strategiczne - koncentracja na problemach strategicznych - zwiększenie swobody strategicznej działalności

Rynkowe - poprawa pozycji konkurencyjnej - zwiększenie skali działalności

Ekonomiczne - zwiększenie przychodów - redukcja kosztów - poprawa wyników ekonomicznych

Organizacyjne - „odchudzenie" struktury organizacyjnej - uproszczenie struktur i procedur organizacyjnych

Motywacyjne - silniejsza motywacja - rozwój przedsiębiorczości - upowszechnienie myślenia i działania ekonomicznego

Zawartość umowy outsourcingowej

Umowa przedstawiona przez dostawcę usług

outsourcingowych jest jedynie propozycją, dlatego warto dokonywać w niej wszelkich zmian, które stanowić będą pełne zabezpieczenie firmy - Klienta,

Mimo tego, iż umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami, zawsze zbudowane są według określonego schematu i zawierają:

wstęp, zakres umowy, zakres odpowiedzialności, klauzulę poufności, wynagrodzenie oraz zapis dotyczący rozstrzygania sporów.

Warunki outsourcingu!!

1. Akceptacja wydzielenia ze strony organu założycielskiego I kierownictwa zakładu macierzystego.

2. Outsourcing doprowadzić powinien do poprawy działania w aspektach strategicznym, rynkowym, ekonomicznym, organizacyjnym i motywacyjnym.

3. Outsourcing nie może spowodować osłabienia lub utraty kontroli nad wydzieloną działalnością.

4. Przedmiotem outsourcingu powinna być działalność o wysokim stopniu autonomiczności rynkowej, przedmiotowej lub terytorialnej.

5. Powinna istnieć możliwość określenia wymiernych ekonomicznie wyników tej działalności.

6. Ważnym warunkiem outsourcingu jest także istnienie stabilnego, konkurencyjnego rynku usług outsourcingowych.

7. Outsourcing nie może być celem samym w sobie, musi być on podporządkowany celom strategicznym zakładu macierzystego, a bilans konsekwencji outsourcingu musi być jednoznacznie pozytywny w horyzoncie strategicznym.

8. Decyzja o outsourcingu nie może być ani powierzchowna ani pochopna, musi być poprzedzona wszechstronnymi i wnikliwymi analizami obejmującymi wszystkie istotne aspekty problemu.

Etapy wdrożenia umowy outsourcingowej

etap I - inwentaryzacja sprzętu i oprogramowania używanego przez zleceniodawcę,

etap II - podpisanie "Umowy Opieki Serwisowej i

Administracyjnej" na okres trzech miesięcy. W tym okresie zazwyczaj następuje uporządkowanie systemu informatycznego klienta oraz wypracowanie procedur współpracy obu stron z uwzględnieniem lokalnej specyfiki,

etap III - po upływie trzech miesięcy strony analizują przebieg f warunki dotychczasowej współpracy i wprowadzają w miarę potrzeby poprawki do "Umowy",

etap IV - stała opieka nad systemem informatycznym

Zleceniodawcy zgodnie z podpisaną "Stałą Umową Opieki Serwisowej i Administracyjnej".

Lean management

Istotą metody jest uzyskanie wysokiej produktywności produkcji i pracy, sprawnej organizagi i zarządzania, wysokiej jakości produkcji usług oraz pozytywnych wyników ekonomicznych. Osiąga się to przez wprowadzenie szeregu przedsięwzięć organizacyjnych, technicznych i ekonomicznych.

W wolnym tłumaczeniu koncepcja Lean management daje się zinterpretować jako wysmuklanie, wyszczuplanie, odchudzanie przedsiębiorstwa.

Punktem wyjścia do tych zmian jest skorygowanie dotychczasowej koncepcji organizacji.

Metoda „odchudzonego" zarządzania zakłada usprawnienie wszystkich mechanizmów projektowych, wytwórczych i usługowych.

Przechodzenie do nowych zasad i metod wymaga stałego, długotrwałego procesu uczenia się (reorganizacja np. produkcji nie odbywa się według standardowych wzorców) i nie da się tych zmian przeprowadzić w krótkim czasie.

Cechy Lean management:

• praca zespołowa i stosowanie rotacji w pracy

• maksymalizacja korzyści klienta (bliskość do rynku, wysoki stopień innowacyjności)

• uznanie pracowników za najważniejszy element organizacji oraz stałe ich kształcenie i doskonalenie

• płaska i elastyczna struktura organizacyjna

• niski stopień sformalizowania

• decentralizacja odpowiedzialności i kompetencji w powiązaniu z decentralizacją systemu informacji i samokontrolą

• stosowanie zasady ciągłej poprawy (zasada KAIZEN-), unikanie marnotrawstwa)

• synchronizacja procesów wytwórczych (just-in-time, szybkie przestawianie produkcji)

• bezpośredni kontakt i partnerska współpraca z dostawcami

• włączenie handlowców i klientów w procesy innowacyjne i wytwarzania (lepsze dostosowanie produktu do popytu)

• upowszechnienie dostępu do informacji

• skrócony czas przygotowania produktu i wprowadzania go na rynek

• japoński system zarządzania, polegający na nastawieniu na ciągłe, choćby drobne, doskonalenie wyrobu

• informacje nie są atrybutem władzy, lecz mają być dostępne w każdym miejscu pracy i w bieżącym procesie usprawnień: są gromadzone i przetwarzane tam, gdzie mogą być pomocne w procesie doskonalenia pracy

Aspekty Lean management:

1. Aspekt personalny

• Pracownik nie może być traktowany jako kolejny składnik kosztów stałych, lecz jako twórczy partner

• Rozszerzenie zakresu zadań i kompetencji prowadzi do zwiększenia wydajności

• Potrzebne są spłaszczone hierarchie, co prowadzi do zmniejszenia biurokracji, a w konsekwencji redukuje ilość personelu

• Stałe podnoszenie kwalifikacji (uniwersalność) zwiększa elastyczność firmy

• Praca zespołowa oraz kolegialne podejmowanie decyzji, za których wykonanie jest odpowiedzialny każdy członek zespołu.

• Aspekt rzeczowy

To przede wszystkim zmiana w zarządzaniu produkcją i odejście od produkcji masowej:

• Małe serie, przy niskich kosztach wytwarzania

• Produkcja na indywidualne zamówienie

• Redukcja ilości części

• Wyszukiwanie kluczowych technologii na przyszłość i inwestowanie w nie

• Stosowanie zasady KAIZEN

Warunki wdrażania metody:

• Konieczność zrozumienia przez ogół pracowników przedsiębiorstwa Istoty nowych koncepcji zarządzania

• Zapewnienie możliwości rozwoju i podnoszenia kwalifikacji wszystkim pracownikom poprzez szkolenie i doskonalenie zawodowe

• Zapewnienie udziału pracowników w zarządzaniu

• Stworzenie właściwego klimatu w pracy

• Zapewnienie każdemu dostępu do informacji oraz wymiany informacji między pracownikami

• Umiejętność unikania konfliktów oraz usuwania ich źródeł

• Zapewnienie kreatywności i gotowości do pracy twórczej na każdym stanowisku pracy

Narzędzia wspomagające lean management:

1. Outsourcing

2. lean production

Metoda ta musi spełniać warunek równoprawnego powiązania czterech podstawowych wymagań organizacyjnych w obszarze produkcji:

pełne wykorzystanie zdolności produkcyjnych, krótki cykl produkcyjny, minimalne zapasy, terminowość dostaw

3. benchmarking

Korzyści z Lean management:

• Zwiększenie zdolności konkurencyjnej dzięki redukcji kosztów, zmniejszenie rozrzutności i wyższa jakość

• Zwiększenie wydajności pracy, spłaszczenie hierarchii, skrócenie czasu podejmowania decyzji

• Zwrócenie większej uwagi na potrzeby klientów

• Zwiększenie zadowolenia pracowników dzięki lepszej komunikacji między kierownikami a podwładnymi

• Silniejsza motywacja pracowników i ich utożsamianie się z sukcesami firmy

1

---