BAZA DANYCH - Microsoft Access 7.0

1. WSTĘP.

1. Definicja bazy danych

Baza danych jest to zbór powiązanych ze sobą informacji dotyczących określonego tematu czy dziedziny.

Przykładowymi bazami danych są: książka adresowa, lista płac pracowników firmy, kartoteka pacjentów przychodni itp.

2. Do czego służy MS Access.

Program Access stanowi elektroniczny system sterowania bazami danych. W odróżnieniu od baz danych zapisanych na papierze, poza przechowywaniem zebranych informacji umożliwia:

• szybki dostęp do wybranych informacji,

• porządkowanie informacji według różnych kryteriów,

• szybką zmianę sposobu prezentacji danych,

• budowanie unikatowych zestawów danych, grupowanie danych oraz dokonywanie obliczeń,

• szybkie dołączanie, uzupełnianie, modyfikowanie i usuwanie danych.

II. PRACA Z PROGRAMEM MS ACCESS 7.0.

1. Uruchamianie programu przy pomocy menu Programy.

Najprostszy sposób uruchamiania aplikacji Access polega na użyciu menu Programy, ale można też wykorzystać ikonę Mój komputer.

Uruchamianie przy pomocy menu Programy polega na: kliknięciu przycisku Start. W menu Start wskazaniu polecenia Programy, a następnie kliknięciu lewym klawiszem myszy Microsoft Access.

Na ekranie ukaże się program MS Access, otwierając okno dialogowe można w nim wybrać pomiędzy tworzeniem nowej bazy danych przy pomocy pustej bazy danych lub zaprojektować bazę za pomocą kreatora baz danych oraz otworzenie już istniejącej bazy danych.

2. Uruchamianie programu przy pomocy ikony Mój komputer.

Jeżeli na liście Programy systemu Windows nie ma pozycji MS Access, można uruchomić ten program za pomocą ikony Mój komputer.

By uruchomić należy:

• Dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy ikonę Mój komputer.

• W oknie Mój komputer kliknąć dwukrotnie ikonę Dysk C, by wyświetlić na ekranie wszystkie foldery i pliki, które się tam znajdują, a następnie kliknąć folder MS Office, otwierając go w ten sposób.

• Następnie należy odszukać folder MS Access i otworzyć go. Być może, że trzeba będzie przewinąć listę przy pomocy pasków przewijania z prawej strony okna lub u dołu okna by go odnaleźć.

Po otwarciu tegoż folderu należy znaleźć plik o nazwie MS Access.exe i kliknąć go dwukrotnie uruchamiając w ten sposób program MS Access.

3. Uruchamianie programu przy pomocy ikony Mój komputer.

Jeżeli na liście Programy systemu Windows nie ma pozycji MS Access, można uruchomić ten program za pomocą ikony Mój komputer.

By uruchomić należy:

• Dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy ikonę Mój komputer.

• W oknie Mój komputer kliknąć dwukrotnie ikonę Dysk C, by wyświetlić na ekranie wszystkie foldery i pliki, które się tam znajdują, a następnie kliknąć folder MS Office, otwierając go w ten sposób.

• Następnie należy odszukać folder MS Access i otworzyć go. Być może, że trzeba będzie przewinąć listę przy pomocy pasków przewijania z prawej strony okna lub u dołu okna by go odnaleźć.

Po otwarciu tegoż folderu należy znaleźć plik o nazwie MS Access.exe i kliknąć go dwukrotnie uruchamiając w ten sposób program MS Access.

4. Przeglądanie okna bazy danych i jego budowa.

Po otwarciu dowolnej bazy danych w oknie programu MS Access pojawi się okno otwartej bazy danych zawierające Tabele, Kwerendy, Formularze, Raporty, Makra. W tym właśnie oknie można otwierać dowolne obiekty bazy danych, z którymi zechce się pracować. By otworzyć dowolny obiekt bazy danych należy najpierw kliknąć kartę z jego nazwą np. Formularz. Wówczas MS Access wyświetli listę wszystkich dostępnych formularzy w tej bazie danych.

5. Posługiwanie się paskami narzędzi i paskiem menu rozwijanego.

Pierwszy szereg przycisków pod paskiem menu nosi nazwę paska narzędzi bazy danych. Pasek ten zawiera przyciski służące do wykorzystania podstawowych operacji programu, takich jak otwieranie innej bazy danych, czy drukowanie tabeli lub raportu.

W programie MS Access znajduje się kilka różnych pasków narzędzi, które będą się zmieniały w zależności od tego, jaki obiekt został otwarty. Wszystkie zawierają przyciski do wykonywania konkretnych zadań. Na przykład pasek projektowania formularza stosuje się do definiowania wyglądu formularza, w tym koloru jego tła oraz stylu i wielkości tekstu. Na ogół kliknięcie przycisku na pasku zadań jest szybsze od wybierania odpowiedniego polecenia z menu rozwijanego. Gdy klikniesz na pasku narzędzi pewien przycisk np. drukuj, to MS Access wykona wskazane zadanie z zastosowaniem domyślnych opcji tego polecenia. Jeżeli jednak chce się pozmieniać jakieś jego opcje, to trzeba wybrać to samo polecenie z menu rozwijalnego. Inne przyciski wykonują polecenia w identyczny sposób.

W programie MS Access istnieje również możliwość pokazywania etykietek poszczególnych przycisków czyli opis do czego służy przycisk. Można to uzyskać poprzez pojechanie kursorem myszy na przycisk i odczekaniu chwili po której powinna wyświetlić się etykietka przycisku.

Etykieta przycisku

Jeżeli się nie pojawi należy z menu Widok wybrać polecenie Paski narzędzi. Kliknąć pole wyboru Pokaż etykietki narzędzi.

5. Korzystanie z porad i kreatorów.

Kreatory to inteligentni asystenci, którzy potrafią przeprowadzić kolejne etapy konkretnych zadań, tak jak np. tworzenie nowej bazy, tabeli, formularza, raportu czy makra.

W programie MS Access występuje tzw. Pomoc kontekstowa, która w oknach dialogowych podaje krótkie opisy przycisków i opcji. Kreator podpowiedzi, dostępny z menu pomoc programu MS Access, może asystować przy wybranym temacie na tej zasadzie, że użytkownik wpisuje temat lub pytanie, Po uruchomieniu kreatora, wypytuje on o konkretne sprawy dotyczące danego elementu bazy danych. a kreator prezentuje listę pokrewnych tematów do wyboru. Po wybraniu któregoś z nich wyświetlone zostaną dodatkowe informacje dotyczące wykorzystania danego zadania lub też przykład realizacji poszczególnych jego etapów.

By korzystać z porad należy kliknąć na pasku narzędzi przycisk Pomoc kontekstowa następnie dowolny inny przycisk na pasku narzędzi. Poniżej przycisku pojawi się krótki jego opis. By ukryć poradę z opisem należy kliknąć gdziekolwiek na ekranie.

III. TWORZENIE PROJEKTU BAZY DANYCH.

1. Określenie celu, któremu ma służyć baza danych.

Przed przystąpieniem do budowania tabel, formularzy i innych obiektów, które złożą się na bazę danych, należy koniecznie poświęcić trochę czasu na zaprojektowanie bazy danych. Dobry projekt jest podstawą utworzenia bazy danych, która pozwoli na szybkie, dokładne i skuteczne wykonywanie zamierzonych celów.

Pierwszym krokiem projektowania bazy danych programu MS Access jest określenie celu któremu ma służyć baza i sposobu jej używania. Trzeba wiedzieć, jakich informacji ma dostarczyć baza danych. Na tej podstawie można określić, jakie zagadnienia będą analizowane w bazie danych (tabele) i jakie informacje mają określać każde zagadnienie (pola w tabelach). Należy porozmawiać z przyszłymi użytkownikami bazy danych o pytaniach na które baza danych miałaby odpowiadać. Naszkicować wzory raportów, które powinna wytwarzać. Zgromadzić formularze do wpisywania danych, których przyszli właściciele teraz używają. Zapoznać się z działaniem podobnej dobrze działającej bazy danych.

2. Określenie tabel, które znajdą się w bazie danych.

Określenie tabel może być najtrudniejszym etapem procesu projektowania bazy danych. Powodem tego jest fakt, że wyniki, których ma dostarczyć baza danych - raporty gotowe do wydrukowania, formularze przeznaczone do wykorzystania, pytania na które trzeba odpowiedzieć - nie zawsze zawierają bezpośrednie wskazówki o strukturze tworzących je tabel.

Tabele nie muszą być projektowane za pomocą programu MS Access. W istocie lepiej jest najpierw wykonać szkic i przemyśleć projekt korzystając z kartki papieru. Projektując tabele, należy podzielić posiadane informacje pamiętając o przedstawionych poniżej podstawowych zasadach projektowania:

• Ta sama informacja nie powinna być wielokrotnie wprowadzana do jednej lub kilku tabel.

Jeżeli informacja jest przechowywana tylko w jednej tabeli, można ja uaktualnić zamieniając dane tylko w jednym miejscu. Tak jest łatwiej, a ponadto unika się wystąpienia niezgodności danych zapisanych w różnych miejscach. Na przykład, dobrze jest zapisać numer telefonu i adres klienta tylko raz w jednej tabeli.

• Każda tabela powinna zawierać informacje tylko na jeden temat.

Jeżeli tabela zawiera dane na temat jednego zagadnienia, można przetwarzać je niezależnie od danych dotyczących innych zagadnień. Na przykład, adresy klientów będą przechowywane w innej tabeli niż zamówienia. W ten sposób można usunąć jakieś zamówienie, zachowując dane o kliencie.

3. Określenie pól które znajdą się w tabelach.

Każda tabela zawiera informacje na temat jednego zagadnienia, a każde pole w tabeli zawiera jedną daną dotyczącą tego zagadnienia, któremu poświecona jest tabela. Na przykład, tabela poświecona klientom może zawierać pola z nazwą firmy, adresem, miastem, krajem i numerem telefonu. Zabierając się do projektowania pól w tabelach dobrze jest pamiętać o następujących wskazówkach:

• należy powiązać każde pole bezpośrednio z zagadnieniem, którego dotyczy tabela.

• Nie należy wprowadzać danych pośrednich lub obliczonych (danych, które są wynikiem wyrażenia).

• Należy uwzględnić wszystkie potrzebne informacje.

• Informacje należy przechowywać w możliwie najmniejszych jednostkach logicznych (np. Imię i Nazwisko, a nie Dane personalne).

4. Przypisanie polom jednoznacznych wartości.

Aby program MS Access mógł powiązać informacje przechowywane w różnych tabelach - na przykład, aby powiązać klienta ze wszystkimi jego zamówieniami - każda tabela w bazie musi zawierać pole lub zbiór pól które jednoznacznie określają rekord. Takie pole lub zbiór pól nazywany jest kluczem podstawowym.

5. Określenie relacji miedzy tabelami.

Po podzieleniu danych na tabele i zdefiniowaniu pól kluczy podstawowych trzeba wprowadzić do programu MS Access informacje na temat sposobu poprawnego łączenia powiązanych danych w logiczną całość. W tym celu definiuje się relacje między tabelami.

6. Udoskonalenie projektu.

Po zaprojektowaniu tabel, pól i łączących je relacji przychodzi czas na sprawdzenie projektu i wykrycie ewentualnych usterek. Łatwiej poprawić bazę danych w tym momencie niż po wypełnieniu tabel danymi. W tym celu należy wykorzystać program MS Access do utworzenia tabel, określenia łączących je relacji i do wprowadzenia kilku rekordów do każdej tabeli. Po tym należy sprawdzić czy uzyskuje się odpowiedzi na stawiane sobie pytania. Można również utworzyć tylko w zarysie formularz i raporty i sprawdzić, czy przedstawiają dane których się oczekuje. Również trzeba sprawdzić czy nie występują powtórzenia danych, jeżeli tak to należy je wyeliminować.

7. Wprowadzanie danych i utworzenie innych obiektów bazy danych.

Gdy okaże się, że struktura tabel spełnia opisane powyżej kryteria, można wprowadzić wszystkie dane do tabel i utworzyć dowolne kwerendy, formularze, makra i moduły.

8. Zastosowanie narzędzi analizy programu MS Access.

Program MS Access jest wyposażony w dwa narzędzia, które pomagają udoskonalić projekt bazy danych. Kreator analizy tabel potrafi sprawdzić projekt przeglądając jednorazowo jedna tabelę, zaproponować nową strukturę tabeli i - jeśli to ma sens - zmienić tabelę w kilka tabel połączonych relacjami.

Analizator wydajności potrafi przeprowadzić analizę całej bazy danych, sformułować zalecenia i propozycje dotyczące wprowadzania ulepszeń. Analizator wydajności może też wprowadzić te zalecenia i propozycje.

9. Metody tworzenia baz danych.

W programie MS Access istnieją dwie metody tworzenia bazy danych. Można utworzyć pustą bazę danych i kolejno dodawać do niej tabele, formularze, raporty i inne obiekty - ta metoda jest najbardziej elastyczna, lecz wymaga od użytkownika definiowania każdego elementu bazy danych oddzielnie. Można też użyć kreatora baz danych i w jednej operacji utworzyć wymagane tabele, formularze i raporty dla wybranego przez użytkownika typu bazy danych - ta metoda jest najłatwiejsza dla początkujących. W obu metodach użytkownik może po utworzeniu bazy danych w każdej chwili modyfikować ją i rozszerzać.

RELACJE W MS ACCESS 97 - WIADOMOŚCI OGÓLNE.

W MS Access powiązania między tabelami zostały nazwane relacjami.

Relacje umożliwiają:

1. Określenie więzów integralności między tabelami

2. Automatyczne tworzenie połączenia w kwerendach w celu otrzymania spójnej informacji z większej liczby tabel

3. Synchronizację wyświetlania formularzy i sprzęgniętych z nimi podformularzy

4. Tworzenie zestawień w postaci raportów z podraportami

Ustalenie relacji jest możliwe, gdy spełnione są warunki:

1. Obie tabele muszą należeć do tej samej bazy danych Access'a lub muszą być przyłączone do tej samej bazy

2. Powiązane pola muszą mieć ten sam typ danych i powinny zawierać takie same wartości

3. W przypadku wymuszania więzów integralności pole (pola) w tabeli nadrzędnej muszą tworzyć klucz podstawowy lub musi być na nich określony unikatowy indeks.

Wyróżnia się trzy rodzaje relacji:

1. Jeden-do-jednego (1-1) występuje , gdy dla jednego rekordu w tabeli A istnieje co najwyżej jeden pasujący rekord w tabeli B i odwrotnie.

2. Jeden-do-wielu (1- ∞) występuje, gdy dla rekordu w tabeli A istnieje więcej niż jeden pasujący rekord w tabeli B, ale dla rekordu w tabeli B istnieje co najwyżej jeden pasujący rekord w tabeli A.

3. Wiele-do-wielu (∞ - ∞) występuje, gdy rekordowi w tabeli A odpowiada więcej niż jeden rekord w tabeli B i rekordowi w tabeli B odpowiada więcej niż jeden rekord w tabeli A. Bezpośrednia realizacja połączeń (∞ - ∞) nie jest poprawna, a w przypadku wymuszenia więzów integralności nie jest możliwa. Połączenia tego typu realizuje się poprzez zastąpienie ich dwoma połączeniami 1- ∞ z wykorzystaniem dodatkowej tabeli.

Tabela po stronie jeden relacji jest nazywana tabelą nadrzędną, po stronie wiele tabelą podrzędną.

Wymuszenie więzów integralności pociąga za sobą konsekwencje:

1. Gdy do tabeli podrzędnej jest wstawiany nowy rekord z określoną wartością klucza, to rekord z taką wartością klucza musi istnieć w tabeli nadrzędnej

2. Nie można usunąć rekordu z tabeli nadrzędnej, jeśli w tabeli podrzędnej istnieją odpowiadające mu rekordy, chyba że jest ustawiona opcja Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów

3. W tabeli nadrzędnej nie można zmieniać w rekordzie wartości klucza podstawowego, jeśli w tabeli podrzędnej istnieją rekordy z taką samą wartością powiązanego z tym kluczem pola, chyba że jest ustawiona opcja Kaskadowe aktualizowanie powiązanych pól.

Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów - przy usuwaniu rekordu z tabeli nadrzędnej automatycznie są usuwane wszystkie powiązane rekordy tabeli podrzędnej.

Kaskadowe aktualizowanie powiązanych pól - przy zmianie wartości klucza podstawowego w tabeli nadrzędnej automatycznie są aktualizowane klucze zewnętrzne we wszystkich powiązanych rekordach z tabeli podrzędnej.

Są trzy typy sprzężenia:

1. Uwzględnienie tylko rekordów, dla których połączone pola z obu tabel są równe

2. Uwzględnienie wszystkich rekordów z tabeli nadrzędnej i tylko tych z podrzędnej, dla których istnieje powiązany z nimi rekord w tabeli nadrzędnej

3. Uwzględnienie wszystkich rekordów z tabeli podrzędnej i tylko tych z tabeli nadrzędnej, dla których istnieje powiązany z nimi rekord w tabeli podrzędnej.

BAZY DANYCH - T A B E L E

W bazie danych programu Microsoft Acces informacje przechowywanee są w tabelach. Można je wyświetlać w rozmaitych układach, ale na dysku nadal są one zapisane w tabelach.

Tabela bazy danych stanowi zbiór danych powiązanych tematycznie lub rzeczowo. Jedna tabela może na przykład zawierać dane o klientach, takie jak nazwiska,adresy i numery telefonów. W innej można przechowywać dane o czekoladkach - ich nazwy, rysunki i koszty produkcji. Poszczególne pola w tabeli pojawiają się w postaci kolumn zawierających jakąś kategorie informacji.

Kolejne rekordy w tabeli pojawiają się jako wiersze zawierające informacje o konkretnej osobie, przedmiocie czy zdarzeniu.

PRZYDATNE KLAWISZE SKRÓTU

Klawisz skrótu	Funkcja	Klawisz lub kombinacja klawiszy	Przejście do
Ctrl + `	Kopiowanie wartości z poprzedniego rekordu	↓	Następnego rekordu
Ctrl + ;	Wstawianie aktualnej daty	↑	Poprzedniego rekordu
Ctrl + :	Wstwianie aktualnego czasu	Ctrl + ↓	Ostatniego rekordu w polu
Shift F2	Wyświetla okno powiększ	Ctrl + ↑	Pierwszego rekordu w polu
Tab, strzałka w prawo	Następnego pole (na lewo)	Ctrl + End	ostatniego pola w ostatnim rekordzie
Shift Tab lub ←	Poprzedniego pola	Ctrl + Home	Pierwszego pola w pierwszym rekordzie
End	Ostatniego pola w rekordzie
Home	Pierwszego pola w rekordzie

1. KOPIOWANIE DANYCH

Ćwiczenie 2.1

Otworzyć bazę danych Firma1.mdb. Zapisać tabelę PRACOWNICY-próby pod nazwą Pracownicy-„Nr grupy Imię”.

Wykonać w tabeli następujące czynności:

Przejść do nowego rekordu,

Wpisać wszystkie swoje dane,

Do nowego pustego rekordu do pola NAZWISKO skopiować wartości z poprzedniego rekordu,

Do pola IMIĘ skopiować imię z rekordu nr 8.

• Podświetlamy tabelę PRACOWNICY-próby, z opcji Plik wybieramy Zapisz jako/Eksportuj,

• W oknie Zapisz jako wybieramy W bieżącej bazie danych jako,

• Wpisujemy Pracownicy-„Nr grupy Imię” i naciskamy OK.,

• Otwórz nowo utworzoną tabelę Pracownicy-„Nr grupy Imię

• Nacisnąć przycisk Nowy
  ,

• Wypełnić pola NAZWISKO, IMIĘ, AKTUALNĄ DATĘ, CZAS PRACY, STAWKĘ,

• Przejść do nowego rekordu, kliknąć myszą w odpowiednim polu (NAZWISKO),

• Nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl + `,

• Przejść do rekordu nr 8,

• Zaznaczyć tekst imienia z rekordu nr 8,

• 
  Nacisnąć przycisk Kopiuj ,

• 
  Przejść do ostatniego zapisanego rekordu,

• Kliknąć w polu IMIĘ i nacisnąć przycisk Wklej .

Ćwiczenie 2.2

Do nowego rekordu na końcu tabeli skopiować zawartość rekordów 15 - 20

• Przejść do rekordu nr 15 kliknąć na jego selektorze, przeciągnąć myszką do rekordu 20

• Nacisnąć przycisk Kopiuj
  ,

• Nacisnąć przycisk Nowy
  ,

• Nacisnąć przycisk Wklej
  .

USUWANIE DANYCH Z BAZY DANYCH

Ćwiczenie 2.3

Usunąć dwa ostatnie niepuste rekordy tabeli.

• Zaznaczyć rekordy przeznaczone do usunięcia i nacisnąć przycisk Del (pamiętaj że kasowanie rekordów jest operacją nieodwracalną),

• Potwierdź operację usuwania.

Porządkowanie tabeli, przeglądanie wybranych rekordów. Mamy dwa sposoby sortowania danych:

• Sortowanie według jednego pola; wykonuje się tą czynność za pomocą przycisków Sortuj rosnąco i Sortuj malejąco
  

• Sortowanie według wartości kilku pul jednocześnie, w tym wypadku z menu Rekordy wybieramy polecenie Filtruj, a następnie Zaawansowany filtr/sortowanie

Ćwiczenie 2.4

Dopisać trzy nowe rekordy tabeli zawierające to samo nazwisko Zamojski lecz różne imiona (np. Krzysztof Mirosław Jarosław),

Posortować tabelę alfabetycznie wg nazwisk w kierunku rosnącym,

Dla rekordów zawierających takie same nazwiska posortować tabelę rosnąco wg Imion,

Sprawdzić wyniki sortowania

• 
  Dopisać nowe wiersze do tabeli,

• Kliknąć na polu Nazwisko i nacisnąć przycisk Sortuj rosnąco,

• Z menu Rekordy wybrać polecenie Filtruj, a następnie polecenie Zaawansowany filtr/Sortowanie,

W górnej części okna widzimy listę pól tabeli bieżącej, a w dolnej siatkę umożliwiającą określenie warunków sortowania lub wybierania rekordów,

Usuwamy stare warunki sortowania

Każdy warunek związany z pojedynczym polem tabeli nosi nazwę Klucza sortowania

• Określ pole związane z pierwszym kluczem sortowania dwukrotnie klikając na nazwie pola na liście pól (NAZWISKO),

• W siatce projektowej kliknij w komórce Sortuj dla wybranego pola (NAZWISKO),

• Kliknij na strzałce skierowanej w dół i wybierz z rozwiniętej listy Rosnąco,

• 
  Zdefiniuj drugi klucz sortowania dla pola IMIĘ,

• Naciśnij przycisk Zastosuj filtr / sortowanie .

• Obejrzyj wyniki sortowania nazwiska Zamojski

Ćwiczenie 2.5

Wyświetl tylko te rekordy, które w polu Nazwisko zawierają wpis Zamojski

Przywróć wyświetlanie wszystkich rekordów tabeli

• Z menu Rekordy wybrać polecenie Filtr, a następnie Zaawansowany filtr/sortowanie,

• Kliknąć w komórce Kryteria w kolumnie zawierającej pole, z którym jest związane kryterium wyboru (NAZWISKO),

• Wpisać kryterium (Zamojski),

• Z menu Filtr wybrać polecenie Zastosuj filtr/sortowanie,

• 
  Naciśnij przycisk Usuń filtr .

TWORZENIE NOWEJ TABELI

Tworzenie tabeli przebiega w dwóch etapach. Pierwszy polega na zaprojektowaniu układu tabeli czyli liczby, nazwy, typów i parametrów pól, drugi - na wprowadzeniu do niej danych. Nazwy i typy wszystkich pól są umieszczone w górnej części siatki. Nazwy mogą liczyć max 64 znaki, nie mogą zawierać: . ! ` [ ]

Dostępne typy pól	Opis pól
Tekst	pole tekstowe
Memo	pole komentarza
Liczba	pole liczbowe
Data/Godzina	pole daty i czasu,
Waluta	pole liczbowe ze znakiem waluty
Licznik	Pole menu porządkowego rekordu
Tak/Nie	pole wartości logicznej PRAWDA/FAŁSZ

Po wyświetleniu siatki projektowej tabeli, w górnej jej części jest zaznaczony nagłówek pierwszego pola tabeli. W dolnej części są wyświetlone właściwości tegoż pola. Aby wyświetlić właściwości innego pola, należy kliknąć na lego nazwie.

Komórka właściwości	Opis właściwości
Rozmiar pola	maksymalna liczba znaków, które można wpisać w polu (max 256)
Format	Sposób wyświetlania danych w polu po zakończeniu wprowadzania
Maska wprowadzania	wzorzec wprowadzania wszystkich danych w polu
Tytuł	nazwa pola w tabeli
Wartość donyślna	wartość wpisywana automatycznie w nowym rekordzie
Reguła poprawności	- warunek który musi być spełniony, aby element danych wprowadzony do pola został przyjęty
Komunikat o błędzie	tekst wyświetlany w wypadku próby wprowadzania w polu nieprawidłowego elementu
Wymagany	określa, czy pole musi być wypełnione w każdym niepustym rekordzie
Zerowa długość dozwolona	określa czy w polu można umieścić ciąg znaków '' ''
Indeksowany	Oznacza czy pole ma być indeksowane

Ćwiczenie 2.6

Otworzyć projekt tabeli Pracownicy, obejrzeć właściwości poszczególnych pól.

• Nacisnąć na przycisk Widok projekt

• Kiknąć na poszczególnych Nazwach Pól i obejrzeć ich Właściwości,

• Nacisnąć na przycisk Widok tabeli

Ćwiczenie 2.7

Zaprojektować tabelę o polach: Identyfikator, Kategoria, Artykuł, Cena, Opis,

Określić typy i właściwości pól według schematu podanego poniżej,

Ustawić Klucz podstawowy dla pola Identyfikator,

Zapisać tabelę pod nazwą „Numer grupy”.

Nazwa pola	Typ danych	Właściwości
Identyfikanator	Tekstowy	Rozmiar pola: 5 Format: automatyczna zamiana małych liter na duże po wpisaniu danych (>) Reguła poprawności: element danych musi rozpoczynać się od DB Komunikat o błędzie: w wypadku wprowadzania danych, które nie spełniają wymagań, pojawia się tekst: Identyfikator musi się rozpoczynać od DB! Wymagany: pole musi być wypełnione
Artykuł	Tekstowy	Maksymalna liczba znaków 30
Cena	Walutowy	2 miejsca dziesiętne, wartość domyślna 0
Opis	Memo

• W oknie bazy danych na karcie Tabela nacisnąć przycisk Nowy,

• W oknie dialogowym Nowa tabela wybrać z listy pozycję Widok projekt i nacisnąć OK.,

• Kliknąć myszą w pierwszej komórce kolumny Nazwa pola i wpisać nazwę pierwszego pola (Identyfikator),

• Przejść do kolumny Typ pola (domyślnie jest przyjmowany typ Tekstowy)

• Nadaj odpowiednie właściwości pola,

• Kliknąć w komórce parametru Rozmiar pola,

• Zaznaczyć myszą wartość domyślną i wpisać nową (5),

• Kliknąć w komórce parametru Format i wpisać warunek (>),

• Kliknąć w komórce parametru Reguła poprawności i wpisać warunek (DB*),

• Kliknąć w komórce parametru Komunikat o błędzie i wpisać tekst (Identyfikator musi się rozpoczynać od liter DB!),

• Kliknąć w komórce parametru Wymagany i z rozwijalnej listy wybrać Tak.

Procedurę ustalania pola tabeli, jego typu i właściwości należy powtórzyć dla pozostałych pól.

Klucz podstawowy w sposób jednoznaczny identyfikuje rekordy tabeli i umożliwia powiązanie ze sobą informacji z kilku różnych tabel (w jednej tabeli są przechowywane dane personalne pracowników a w drugiej ich adresy, to można ze sobą odpowiednie rekordy tak aby otrzymać pełną informację pod warunkiem wystąpienia w obydwu pola synchronizującego (klucza podstawowego).

• Kliknąć na selektorze wiersza który będzie kluczem podstawowym (Identyfikator),

• Nacisnąć przycisk Klucz podstawowy,

• Nacisnąć na przycisk Zapisz jako.

• Wpisz „Imię i numer grupy”

BAZY DANYCH - KWERENDY

Kwerendy tworzymy na podstawie tabel jak i innych kwerend. Kwerenda definiuje grupę rekordów, które zamierzasz przetwarzać, wybiera specjalny zestaw danych, zgodnego z pewnym żądaniem.

Kwerenda umożliwia porządkowanie danych i dokonywanie obliczeń na danych. Kwerendy są również bardzo pomocne przy aktualizacji danych.

Typy kwerend:

Rodzaj kwerendy	Krótki opis kwerendy
Kwerenda wybierająca	Służy do wyświetlania wybranych informacji z obiektu źródłowego.
Kwerenda parametryczna	Umożliwia wprowadzenie warunku wyboru w trakcie uruchamiania kwerendy, bez konieczności każdorazowej zmiany kryterium w siatce projektowej
Kwerenda krzyżowa	Umożliwia przygotowanie zestawu dynamicznego, zawierającego kombinacje danych niedostępnych w macierzystej tabeli
Kwerenda funkcjonalna	Umożliwia dokonywanie zmian w wielu rekordach obiektu źródłowego jednocześnie. Wyróżniamy 4 rodzaje tych kwerend aktualizujące, tworzącej tabelę, usuwającej, dołączającej

TWORZENIE KWEREND WYBIERAJĄCYCH

Ćwiczenie 2.7

Na podstawie tabel Pracownicy przygotować kwerendę, która wybiera pola NAZWISKO, IMIĘ, KOD DZIAŁU I STAWKĘ,

Wyświetl informacje wybrane za pomocą kwerendy,

Zapisz kwerendę pod nazwą „Numer grupy i Imię”.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Kwerendy,

• Nacisnąć przycisk Nowy, a następnie w oknie Nowa Kwerenda wybrać z listy opcję Widok Projekt,

• Nacisnąć OK.,

• W oknie dialogowym Pokaż tabelę wybrać kartę Tabele,

• Z listy wybrać nazwę obiektu źródłowego dla twojej kwerendy (Pracownicy),

• Nacisnąć przycisk Dodaj, a następnie Zamknij,

• W siatce projektowej tego okna należy umieścić pola z obiektu źródłowego które mają być umieszczone w kwerendzie przez dwukrotne kliknięcie na nazwach pól które mają być dołączone (NAZWISKO, IMIĘ, KOD DZIAŁU, STAWKA),

• Nacisnąć przycisk Uruchom,

• Zwróć uwagę na przypadkową kolejność rekordów,

• Naciśnij na przycisk Zapisz,

• W oknie dialogowym wpisz nazwę kwerendy „Numer grupy Imię”,

MODYFIKOWANIE KWERENDY

Ćwiczenie 2.8

Wyświetl Kwerendę „Numer grupy Imię” w oknie projektowym. Zdefiniuj sortowanie według nazwisk w kolejności rosnącej. Wyłącz pole Kod Działu. Zapisz zmiany.

• Z menu Widok wybrać polecenie Projekt kwerendy,

• Kliknij w komórce Sortuj pola, według którego mają być sortowane dane (Sortuj dla Nazwisko),

• Kliknij na strzałce z prawej strony komórki, aby rozwinąć listę porządków sortowania,

• Na rozwiniętej liście kliknij Rosnąco,

• Kliknij na w komórce Pokaż, dla pola KOD DZIAŁU,

• Naciśnij na przycisk Uruchom,

• Zapisz zmiany.

Ćwiczenie 2.9

Wyświetlić kwerendę ADRESY DOMOWE PRACOWNIKÓW w oknie projektowym. Zmień projekt kwerendy tak, by wybierała dane wyłącznie dla pracowników z Warszawy. Przesuń pole KOD przed pole MIASTO. Wyświetl wyniki. Zapisz kwerendę pod nazwą Adresy domowe „grupa Imię”

• W oknie bazy danych wybrać kartę Kwerendy i kliknąć na nazwie kwerendy przeznaczonej do modyfikacji (ADRESY DOMOWE PRACOWNIKÓW)

• Naciśnij przycisk Projektuj

• Kliknij w komórce Kryteria odnoszącej się do pola według którego będą wybierane informacje (Miasto)

• Wpisz warunek kryterium (Warszawa)

• Kliknij na selektorze przesuwanego pola (KOD); pole zostało zaznaczone

• Złapać za zaznaczony selektor i przeciągnij we właściwe pole (przed MIASTO)

• Naciśnij przycisk Uruchom

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nową nazwę (Adresy z Warszawy „Numer grupy Imię”)

Definiowanie złożonych kryteriów wyboru rekordów

Określenie kryterium liczbowego wymaga użycia jednego z operatorów relacji:

> - większy

>= - większy równy

< - mniejszy

<= - mniejszy równy

= - równy

<> - różny

Koniunkcja kryteriów - jednoczesne spełnienie dwóch lub więcej warunków (AND)

Alternatywa kryteriów - spełnienie co najmniej jednego z dwóch lub więcej warunków (OR)

Ćwiczenie 2.9

Otworzyć kwerendę „Numer grupy i Imię”. Zwrócić uwagę na wysokość stawek pracowników. Zmienić projekt kwerendy, tak aby wyświetlić pracowników zarabiających mniej niż 12 zł. Uruchom kwerendę i sprawdź, czy wybór stawek został wykonany prawidłowo. Zapisać kwerendę pod nazwą: Stawki <12 „Numer grupy Imię”

W oknie bazy danych na karcie Kwerendy kliknąć na nazwie otwieranego obiektu („Numer grupy i Imię”)

• Nacisnąć przycisk Otwórz

• Sprawdź jakie wartości znajdują się w polu STAWKA w wyświetlonych wynikach kwerendy

• Naciśnij przycisk Widok kwerendy

• Kliknąć w komórce Kryteria wybranego pola (Stawka) i wpisać warunek wyboru (<12)

• Nacisnąć przycisk Uruchom

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj

• Wpisać nową nazwę kwerendy (Stawki <12 „Numer grupy Imię”) nacisnąć OK.

Ćwiczenie 2.10

Przeanalizować wartości w polu STAWKA w wyświetlonych wynikach kwerendy. Powrócić do okna projektowego i określić wybór rekordów, które zawierają informacje o tych pracownikach, którzy zarabiają więcej niż 7 zł, ale mniej niż 9 zł. Uruchomić kwerendę i przeanalizować wyniki. Zapisać kwerendę pod nazwą Stawki między 7 a 9 „Numer grupy Imię”

Do zdefiniwania koniunkcji kryteriów dla tego samego pola służy operator logiczny AND. Ogólna koniunkcja dwóch kryteriów ma postać: Warunek 1 AND Warunek 2

Warunek w postaci koniunkcji pisuje się do komórki Kryteria odpowiedniego pola

• Naciśnij przycisk Widok kwerendy

• Kliknąć w komórce Kryteria wybranego pola (STAWKA), usunąć stare kryterium i wpisać nowy warunek wyboru (>7 AND <9)

• Nacisnąć przycisk Uruchom

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj

• Wpisać nową nazwę kwerendy (Stawki między 7 a 9 „Numer grupy Imię”) i nacisnąć OK.

Ćwiczenie 2.11

ĆWICZENIA DO SAMODZIELNEGO WYKONANIA

Ćwiczenie 2.2.1

Za pomocą kreatora tabel utwórz tabelę Kontakty zawierającą następujące pola: IDkontaktu, Imię, Nazwisko, Kod pocztowy, Miasto, Adres, Kraj, Nazwa firmy, Telefon Do Pracy, Telefon Domowy.

Wprowadzić przykładowe dane.

Ćwiczenie 2.2.2

Uruchomić kwerendę Adresy domowe pracowników, wybrać pracowników z Legionowa i Piaseczna.

Z menu Widok wybierz Widok SQL i przeanalizować zapis.

Ćwiczenie 2.12

Wyświetlić bieżąca kwerendę w oknie projektowym. Zaprojektować Kwerendę, która wy­bierze nazwiska zaczynające się od liter A, W lub Z Uruchomić kwerendę i sprawdzić jej działanie. Zapisać kwerendę pod nazwą Stawki wybrane A, W, Z. Zamknąć kwerendę.

W celu zdefiniowania alternatywy kryteriów dla tego samego pola wykorzystuje się ope­rator logiczny OR. Alternatywa dwóch kryteriów ma postać: warunek 1 OR warunek 2

Zapis ten oznacza: jest spełniony warunek 1 lub jest spełniony warunek 2. Warunek wpisuje się w komórce Kryteria odpowiedniego pola.

• Nacisnąć przycisk Widok kwerendy .

• Z komórki Kryteria pól STAWKA i KOD DZIAŁU usunąć warunek.

• Kliknąć w komórce Kryteria wybranego pola (w tym wypadku pola (NAZWISKO) i wpisać warunek wyboru (w tym
  wypadku A* OR W* OR Z*).

• Nacisnąć przycisk Uruchom; w wynikach kwerendy w polu NAZWISKO są wy­świetlone tylko nazwiska zaczynające się od liter A, W lub Z.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jakolEksportuj.

• Wpisać nową nazwę kwerendy (w tym wypadku Stawki wybrane A, W, Z) i nacisnąć przycisk OK.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Gwiazdka (*) w zapisie warunku kryterium oznacza dowolny ciąg znaków. Pytajnik (?) w warunku takiego kryterium oznacza dowolny pojedynczy znak, Warunki tekstowe można wpisywać w całości małymi literami, np. warszawa lub w*.

Alternatywę kryteriów dla dwóch różnych pól definiuje się przez wpisanie pojedynczych warunków na poziomie komórki Kryteria, w komórce lub dla tych pól.

Uzupełnianie danych za pomocą kwerendy wyszukującej puste (niepuste) komórki pola

Do uzupełniania danych w tabeli, w której pozostawiono puste miejsca, wykorzystuje się kwerendy wybierające puste komórki w określonym polu. Zapobiega to przeoczeniu rekordów wymagających dołączenia informacji, zwłaszcza w rozbudowanych tabelach o wielu rekordach. Uzupełnianie danych na podstawie kwerendy wyboru realizuje się w dwóch etapach. Najpierw należy zaprojektować kwerendę wybierającą puste miejsca z tabeli wymagającej uzupełnienia, a następnie uruchomić ją i w wyświetlonym zestawie dynamicznym wyników kwerendy wpisać brakujące elementy. Zamknięcie wyników kwerendy pociąga za sobą automatyczne skopiowa­nie wprowadzonych informacji do tabeli źródłowej.

ETAP I: zdefiniowanie kwerendy, która wybiera puste komórki z tabeli źródłowej.

Ćwiczenie 2.13

Siedemnaście rekordów tabeli ADRESY nie ma wpisu w polu TELEFON. Uzupełnij puste komórki wpisując w nich słowo brak.

Rozwiązanie zadania należy zacząć od analizy tabeli ADRESY

• W oknie bazy danych wybrać kartę Tabele. Kliknąć na nazwie tabeli ADRESY.

• Nacisnąć przycisk Otwórz.

• Przyjrzeć się zawartości pola TELEFON; należy zwrócić uwagę na fakt, że niektóre ko­mórki w tym polu są puste.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Teraz należy utworzyć kwerendę wybierającą z tabeli ADRESY rekordy, które w polu TELEFON nie zawierają wpisu:

• W oknie bazy danych na karcie Kwerendy nacisnąć przycisk Nowy, a następnie wybrać z listy pozycję Widok projekt i nacisnąć przycisk OK.

• W oknie dialogowym Pokaż tabelę na karcie Tabele kliknąć na nazwie tabeli źródłowej dla tworzonej kwerendy (w tym wypadku na nazwie tabeli ADRESY).

• Nacisnąć przycisk Dodaj, a następnie Zamknij.

• Dwukrotnym kliknięciem na nazwie pola dołączyć pola IDENTYFIKATOR i TELEFON do siatki projektowej kwerendy.

• W komórce Kryteria odpowiedniego pola (w tym wypadku pola TELEFON) wpisać warunek wyboru pustych wartości is null.

Projekt kwerendy zostanie zapisany pod nazwą Brakujące telefony:

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz lub nacisnąć przycisk Zapisz .

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Brakujące telefony) i nacisnąć przycisk OK.

Etap II: uzupełnianie rekordów tabeli źródłowej.

Uzupełnianie rekordów tabeli źródłowej polega na wpisaniu odpowiednich wartości w zestawie dynamicznym uzyskanym na podstawie kwerendy.

• Nacisnąć przycisk Uruchom .

Zestaw dynamiczny wyników zawiera 17 rekordów tabeli źródłowej, nie mających wpisu w polu TELEFON. Do pola TELEFON należy teraz wprowadzić słowo brak.

• Kliknąć w polu TELEFON pierwszego rekordu i wpisać słowo brak.

• Nacisnąć klawisz , aby przejść do następnego rekordu w polu TELEFON.

• Nacisnąć kombinację klawiszy Ctrl+'; wówczas zostaną skopiowane wartości z poprzed­niego rekordu.

• Powtarzać dwie poprzednie czynności dla kolejnych rekordów.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Pozostaje sprawdzić, czy tabela ADRESY istotnie została uzupełniona.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Tabele.

• Dwukrotnie kliknąć na nazwie tabeli (w tym wypadku na nazwie ADRESY).

• Sprawdzić czy pole TELEFON zawiera puste komórki; w niektórych komórkach powin­no znajdować się słowo brak.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Warunek kryterium wyszukującego niepuste wartości ma postać is not null.

DEFINIOWANIE I FORMATOWANIE PÓL OBLICZENIOWYCH

Ćwiczenie 2.14

1. Wyświetlić kwerendę Stawki-alfabetycznie w oknie projektowym. Dołączyć do siatki pro­jektowej pole CZAS PRACY

2. Zdefiniować dodatkowe pole obliczające stawk4 tygodniowa jako iloczyn czasu pracy i stawki godzinowej.

3. Uruchomić kwerendę. Sprawdzić, czy znajduje się w niej nowe pole obliczające stawki tygodniowe.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Kwerendy.

• Kliknąć na nazwie kwerendy Stawki-alfabetycznie.

• Nacisnąć przycisk Projektuj.

• Dwukrotnie kliknąć na nazwie CZAS PRACY na liście pól tabeli źródłowej; pole jest dołączane do siatki projektowej.

• Kliknąć w pustej komórce Pole.

• Wpisać wyrażenie obliczające (w tym wypadku [CZAS PRACY]* [STAWKA]).

• Nacisnąć przycisk Uruchom ; wyniki zawierają teraz dodatkowe pole obliczeniowe o nazwie Wyrl.

• Jeśli zachodzi potrzeba, można poszerzyć pola wyników, tak by były widoczne całe wartości w polach (dotyczy to zwłaszcza pola STAWKA).

Jeśli w siatce projektowej w polu widzenia nie ma pustej komórki Pole, to należy przewinąć w prawo siatkę projektową.

Aby ułatwić wpisywanie tekstu wyrażenia, można powiększyć pole z wyrażeniem. W tym celu należy kliknąć na wyrażeniu, nacisnąć prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wy­brać polecenie Powiększ.

Jeśli w wyrażeniu argumentami działań są nazwy pól, to każda nazwa pola musi być ujęta w nawiasy kwadratowe, na przykład: [płaca]+[premia]. Operatory podstawowych działań arytmetycznych to:

* (gwiazdka) - mnożenie,

/ (ukośnik) - dzielenie,

+ (plus) - dodawanie,

- (minus) -- odejmowanie.

Zaleca się, aby w wyrażeniach wpisywać nazwy pól dokładnie. Dotyczy to również wielkości liter (jeśli w tabeli źródłowej nazwa pola jest pisana wielkimi literami, to w wyraże­niu musi być zapisana w ten sam sposób). Błędy
w nazwach pól mogą być przyczyną kłopotów podczas uruchamiania kwerendy.

Ćwiczenie 2.15

Powrócić do okna projektowego i zmienić nazwę pola obliczeniowego na STAWKA TYGODNIOWA. Wyświetlić zestaw dynamiczny i sprawdzić, czy nazwa pola obliczeniowego została zmieniona.

Domyślnie polu obliczeniowemu jest nadawana nazwa Wyr z kolejnym numerem. Można to jednak zmienić przez wpisanie własnej nazwy wyrażenia.

• Nacisnąć przycisk Widok kwerendy,

• Kliknąć w komórce Pole, zawierającej wyrażenie.

• Nacisnąć prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybrać polecenie Powiększ; wówczas jest otwierane okno dialogowe Powiększ.

• W oknie dialogowym Powiększ zaznaczyć myszą tekst Wyrl (bez dwukropka!).

• Wpisać nową nazwę pola obliczeniowego (w tym wypadku STAWKA TYGODNIOWA).

• Nacisnąć przycisk OK.

• Nacisnąć przycisk Uruchom; nazwa dodatkowego pola obliczeniowego brzmi obecnie STAWKA TYGODNIOWA.

W zestawie dynamicznym długa nazwa pola może nie być widoczna w całości. Należy wtedy poszerzyć to pole przez przeciągnięcie myszą w prawą stronę prawej krawędzi selektora pola.

Można od razu określić nazwę wyrażenia wpisując na początku jego nazwę i dwukropek. Ani przed, ani po dwukropku nie należy umieszczać spacji.

Ćwiczenie 2.16

1. Ustalić format pola obliczeniowego jako walutowy z dwoma miejscami dziesiętnymi. Uruchomić kwerendę. Sprawdzić, czy w polu obliczeniowym jest stosowany nowy format.

2. Wyłączyć wyświetlanie pól z czasem procy i stawką za godzinę. Uruchomić kwerendę, a następnie zapisać ją pod nazwa Płace tygodniowo.

W polu obliczeniowym wartości liczbowe są wyświetlane w formacie domyślnym tzn. w formacie ustalonym dla liczb w systemie Windows 98. Można to jednak zmienić przypisując do pola odpowiedni parametr. Zmiany cech pola dokonuje się w oknie projektowym.

• Nacisnąć przycisk Widok kwerendy.

• Kliknąć w komórce zawierającej wyrażenie.

• Z menu Widok wybrać polecenie Właściwości lub nacisnąć przycisk Właściwości.

• W oknie dialogowym Właściwości pola kliknąć w komórce Format, a następnie rozwinąć listę dostępnych formatów.

• Wybrać odpowiedni format (w tym wypadku Waluta).

• Kliknąć w komórce Miejsca dziesiętne i wpisać liczbę miejsc dziesiętnych (w tym wypadku 2).

• Zamknąć okno Właściwości pola naciskając przycisk Zamknij.

• Nacisnąć przycisk Uruchom; wartości w polu obliczeniowym mają teraz dwa miejsca dziesiętne i są zakończone znakiem waluty.

Zmiana właściwości każdego pola musi być poprzedzona kliknięciem nazwy tego pola w siatce projektowej. W przeciwnym przypadku właściwości zostaną przypisane do pola, które było zaznaczone w momencie wyświetlenia okna Właściwości pola.

Jeśli wyniki kwerendy mają zawierać tylko zarobki tygodniowe, to wyświetlanie pól CZAS PRACY i STAWKA nie jest potrzebne.

• Nacisnąć przycisk Widok kwerendy .

• Usunąć zaznaczenie z komórek Pokaż pól CZAS PRACY i STAWKA.

• Nacisnąć przycisk Uruchom, zestaw dynamiczny zawiera tylko pola
  z nazwiskiem, imieniem, kodem działu i stawką tygodniową.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako.

• Wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Płace tygodniowo) i nacisnąć przycisk OK.

Ćwiczenie 2.17

1. Do kwerendy Płace tygodniowo dołączyć pole obliczeniowe PREMIA liczące premię wynoszącej 5% stawki ;godzinowej.

2. Nadać polu PREMIA format waluty.

3. Uruchomić kwerendę, a następnie zapisać ją pod nazwą Płace+premia.

4. Zamknąć kwerendę.

• Nacisnąć przycisk Widok kwerendy

• Kliknąć w pustej komórce Pole; jeśli nie widać pustej komórki Pole, to należy przewinąć siatkę projektową w prawo.

• Nacisnąć prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybrać polecenie Powiększ.

• W oknie dialogowym Powiększ wpisać nazwę wyrażenia (w tym wypadku PREMIA), a po nazwie wstawić dwukropek (:).

• Wpisać wyrażenie (w tym wypadku [STAWKA]*0.05 lub [STAWKA]*0,05 w zależności od formatu liczb ustalonego w systemie Windows 95).

• Nacisnąć przycisk OK.

• Nacisnąć przycisk Uruchom; pole PREMIA jest nie sformatowane.

• Nacisnąć przycisk Widok kwerendy.

• Zaznaczyć pole PREMIA i nacisnąć przycisk Właściwości.

• W oknie Właściwości pola kliknąć w komórce Format.

• Z rozwijanej listy wybrać format Waluta.

• Zamknąć okno Właściwości pola.

• Nacisnąć przycisk Uruchom; pole PREMIA ma format walutowy.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj.

• Wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Płace+premia) i nacisnąć przycisk OK

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Znak separatora dziesiętnego w zapisie liczb zależy od konfiguracji systemu Windows 98.

Definiowanie bardziej złożonych wyrażeń ułatwia tzw. Konstruktor wyrażeń. Konstruktor wyrażeń uruchamia się z menu podręcznego, wyświetlanego po naciśnięciu prawego przycisku myszy i wybraniu polecenia Buduj. W chwili wyświetlenia menu podręcznego punkt wstawiania musi się znajdować w pustej komórce Pole siatki projektowej (to znaczy w komórce, w której ma być umieszczone wyrażenie).

Ćwiczenie 2.18

1. Wyświetlić kwerendę Płace tygodniowo w oknie projektowym. Usunąć wszystkie pola wyjątkiem pól KOD DZIAŁU i STAWKA TYGODNIOWA.

2. Pogrupować dane według działów, ustawionych alfabetycznie w kolejności rosnącej. Zsumować płace tygodniowe w poszczególnych latach.

3. Uruchomić kwerendę. Zapisać kwerendę pod nazwą Podsumowanie płac działami. Zamknąć kwerendę.

Kwerendy mają wbudowane mechanizmy automatycznego podsumowywania grup danych. Można nie tylko sumować dane liczbowe w grupie, ale również wyznaczać średnią, najmniejszą bądź największą liczbę w grupie. Rozwiązanie zadania zostanie podzielone na kilka części w celu ułatwienia analizy problemu.

Etap I: zmiana projektu kwerendy.

• W oknie bazy danych na karcie Kwerendy kliknąć na nazwie kwerendy (w tym wypadku Płace tygodniowo), a następnie nacisnąć przycisk Projektuj.

• Kliknąć na selektorze kolumny pola przeznaczonego do usunięcia i nacisnąć klawisz Delete (czynność tę wykonać dla wszystkich pól, z wyjątkiem pól KOD DZIAŁU i STAWKA TYGODNIOWA).

Etap II: zdefiniowanie grupowania i sumowania.

• Z menu Widok wybrać polecenie Podsumowanie lub nacisnąć przycisk Podsumowanie

• Kliknąć w komórce Sortuj w polu, według którego ma być przeprowadzone sortowanie danych (w tym wypadku w polu KOD DZIAŁU).

• Rozwinąć listę opcji porządkowania i wybrać porządek (w tym wypadku Rosnąco).

• Kliknąć w komórce Podsumowanie dla tego pola, według którego ma być przeprowadzone sumowanie (w tym wypadku dla pola STAWKA TYGODNIOWA).

• Kliknąć na strzałce w komórce Podsumowanie, aby rozwinąć listę funkcji podsumowujących.

• Wybrać odpowiednią funkcję (w tym wypadku funkcję Suma).

Etap III: uruchomienie, zapisanie i zamknięcie kwerendy.

• Nacisnąć przycisk Uruchom.

PRZYGOTOWANIE KWERENDY Z WYRAŻENIEM WIĄŻĄCYM

Załóżmy, że w wyświetlanym zestawie informacji znajdują się dwa różne pola, zawierające dane innego rodzaju, lecz tego samego typu, na przykład pola NAZWISKO i IMIĘ. W pierwszym polu umieszczono nazwiska, w drugim zaś imiona. Obydwa pola zawierają dane tekstowe. Należy utworzyć jedno pole zawierające połączone informacje z obu tych pól Takie pole może mieć na przykład nagłówek IMIĘ I NAZWISKO

Dwa pola przeznaczone do połączenia Pole otrzymane w wyniku połączenia dwóch pól

Połączenie w jednym polu informacji zawartych w kilku innych polach jest możliwe dzięki zastosowaniu tzw. wyrażenia wiążącego.

Ćwiczenie 2.19

1. Wyświetlić kwerendę Płace tygodniowo w oknie projektowym.

2. Utworzyć dodatkowe pole wiążące dane z pól zawierających imiona
   i nazwiska pracowników. Tworzonemu polu nadać nazwę
   IMIĘ I NAZWISKO.

3. Przesunąć nowo utworzone pole za pole IMIĘ.

4. Uruchomić kwerendę i obejrzeć jej wyniki.

5. Wrócić do okna projektowego i wyłączyć wyświetlanie pól z imieniem:
   i nazwiskiem.

6. Ponownie uruchomić kwerendę.

7. Zapisać kwerendę pod nazwą Stawki skrócone. Zamknąć kwerendę.

• W oknie bazy danych na karcie Kwerendy kliknąć na nazwie kwerendy
  (w tym wypadku na nazwie Płace tygodniowo), a następnie nacisnąć przycisk Projektuj.

• Przewinąć siatkę projektową w prawo i kliknąć w pustej komórce Pole.

• Wpisać nagłówek tworzonego pola (w tym wypadku IMIĘ I NAZWISKO) oraz dwukropek.

• Wpisać wyrażenie wiążące
  (w tym wypadku [IMIĘ] & " " & [NAZWISKO]).

W zapisie wyrażenia wiążącego bardzo ważna jest spacja oddzielająca dane, pochodzące z jednego pola, od danych pochodzących z drugiego pola. Spacja taka powinna być ujęta w cudzysłów. Na przykład w wyrażeniu wiążącym [IMIĘ] & " " & [NAZWISKOS]) w miejscu kreski musi znajdować się spacja. Jeżeli spacja jest pominięta, to w polu powstałym z połączenia dwóch pól dane będą scalone, czyli zamiast Maria Aberacka zawartością pola będzie MariaAberacka.

Stałe ciągi znaków i nazwy pól, które mają być scalone w jeden tekst, muszą być połączone operatorem wiążącym &.

Jeśli w wyrażeniu wiążącym występują ciągi znaków, nie związane z (oznaczonymi polami, to muszą one być ujęte w cudzysłów, podobnie jak spacja w powyższym przykładzie.

Nowo utworzone pole należy przesunąć za pole zawierające imiona pracowników. a następnie wyświetlić wyniki kwerendy.

• W siatce projektowej kliknąć na selektorze nowo utworzonego pola (w tym wypadku na selektorze pola IMIĘ I NAZWISKO); wówczas pole zostanie zaznaczone.

• Wskazać myszą selektor zaznaczonego pola; wskaźnik myszy przybierze kształt białej strzałki.

• Nacisnąć lewy przycisk myszy i trzymając go przesunąć selektor pola IMIĘ I NAZWISKO za selektor pola IMIĘ; prawa krawędź pola IMIĘ musi być pogrubiona. ·

• Puścić lewy przycisk myszy.

• Uruchomić kwerendę.

W nowym polu znajduje cię imię i nazwisko, nie ma więc sensu wyświetlanie osobnych pól z imieniem i nazwiskiem. Należy wyłączyć wyświetlanie niepotrzebnych pól. Następnie na­leży wyświetlić wyniki kwerendy, zapisać i zamknąć kwerendę.

• Wrócić do okna projektowego.

• Usunąć zaznaczenie z komórki Pokaż dla pola NAZWISKO.

• Zwrócić uwag na sposób sortowania w polu NAZWISKO.

• Usunąć zaznaczenie z komórki Pokaż dla pola IMIĘ.

• Uruchomić kwerendę i obejrzeć wyniki.

W wyświetlonym zestawie dynamicznym występuje jedno pole zawierające zarówno imiona, jak i nazwiska. Informacje są uporządkowane alfabetycznie według nazwisk, ponieważ w siatce projektowej kwerendy w polu zawierającym nazwiska jest włączone sortowanie w porządku rosnącym.

Aby posortować dane w kwerendzie z wyrażeniem wiążącym według jednego z pól występujących w wyrażeniu, należy włączyć parametry sortowania w tym właśnie polu, nie zaś w polu zawierającym wyrażenie.

Na zakończenie ćwiczenia należy zapisać i zamknąć kwerend:

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj, wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Stawki skrócone) i nacisnąć przycisk OK.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

PRZYGOTOWANIE KWERENDY WIELOTABELOWEJ

Kwerenda wielotabelowa umożliwia opracowanie zestawu danych pochodzących z kilku różnych tabel. W kolejnym przykładzie utworzymy zestaw danych pochodzących z dwóch tabel ADRESY i PRACOWNICY.

Tabela ADRESY zawiera informacje u miejscu zamieszkania i prywatnych telefonach pracowników firmy, zaś tabela PRACOWNICY: nazwiska, imiona i dane o warunkach ich zatrudnienia. Na podstawie tych dwóch tabel należy utworzyć teraz zestaw danych zawierający informacje o numerach telefonów domowych wszystkich zatrudnionych.

Ćwiczenie 2.20

1. Na podstawie tabel PRACOWNICY i ADRESY utworzyć kwerendę wybierającą następujące dane: nazwisko, imię i numer telefonu.

2. Posortować dane rosnąco według nazwisk.

3. Uruchomić kwerendę i obejrzeć wyniki.

4. Zapisać kwerendę pod nazwą Telefony domowe pracowników. Zamknąć kwerendę.

• W oknie bazy danych, na karcie Kwerendy nacisnąć przycisk Nowy, a następnie wybrać z listy pozycję Widok Projekt i nacisnąć przycisk OK.

• W oknie dialogowym Pokaż tabelę dwukrotnie kliknąć na nazwach tabel źródłowych dla kwerendy (w tym wypadku na nazwie ADRESY, a następnie na nazwie PRACOWNICY).

• Nacisnąć przycisk Zamknij.

Access automatycznie utworzył relację między tabelami. Relacja jest widoczna w postaci linii łączącej nazwy pól, które są identyczne w obydwu tabelach (w tym wypadku są to pola IDENTYFIKATOR). Relacja gwarantuje, że w zestawie dynamicznym utworzonym za pomo­cą kwerendy numery telefonów będą przypisane do właściwych osób.

• Do siatki projektowej dołączyć (za pomocą dwukrotnego kliknięcia nazwy) odpowiednie pola (w tym wypadku pola NAZWISKO i IMIĘ z tabeli PRACOWNICY oraz pola TELEFON z tabeli ADRESY).

• W siatce projektowej kliknąć w komórce Sortuj dla pola, według którego mają być po­rządkowane dane (w tym wypadku dla pola NAZWISKO).

• Rozwinąć listę w komórce Sortuj i wybrać porządek sortowania (w tym wypadku Rosnąco).

Aby w siatce projektowej było widać, z której tabeli pochodzą poszczególne pola, należy z menu Widok wybrać polecenie Nazwy tabel. Spowoduje to dołączenie do siatki projektowej kwerendy wiersza Tabela, w którym są wyświetlane nazwy tabel źródłowych dla poszczegól­nych pól.

• Nacisnąć przycisk Uruchom .

• Obejrzeć zestaw dynamiczny wyników.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Telefony domowe pracowników).

• Nacisnąć przycisk OK.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

PRZYGOTOWANIE KWERENDY PARAMETRYCZNEJ

Kwerenda typu parametrycznego umożliwia wprowadzanie warunku wyboru w trakcie uruchamiania kwerendy, bez konieczności każdorazowej zmiany kryterium w siatce projektowej.

Utworzona na początku niniejszego rozdziału kwerenda Stawki-alfabetycznie zawiera informacje o tym, ile zarabiają na godzinę pracownicy wszystkich działów firmy. W kolejnym ćwiczeniu należy zmienić projekt tej kwerendy, tak aby utworzyć kwerendę parametryczną. Przy każdym uruchomieniu kwerendy parametrycznej będzie można wybrać dział, o którym mają być wyświetlone informacje.

Fragment zestawu dynamicznego kwerendy Stawki-alfabetycznie

Ćwiczenie 2.21

1. Wyświetlić kwerendę Stawki-alfabetycznie w oknie projektowym

2. Do komórki Kryteria w polu KOD DZIAŁU wpisać kryterium pareametryczne postaci [Podaj kod działu].

3. Uruchomić kwerendę dla dziłu RE . Zapisać kwerendę pod nazwą Wybór działu. Zamknąć kwerendę.

• W oknie bazy danych, na karcie Kwerendy kliknąć na nazwie Stawki-alfabetycznie. Nacisnąć przycisk Projektuj.

• Kliknąć w komórce Kryteria dla pola, dla którego ma być zdefiniowany warunek para­metryczny (w tym wypadku dla pola KOD DZIAŁU).

• Wpisać (umieszczony w nawiasach kwadratowych) tekst, który ukaże się w oknie dialogowym, umożliwiającym wpisanie warunku wyboru (w tym wypadku [Podaj kod dzia­łu].

• Nacisnąć przycisk Uruchom.

• W oknie dialogowym Wprowadź wartość parametru wpisać kryterium wyboru (w tym wypadku RE) i nacisnąć przycisk OK.

• Obejrzeć wyniki kwerendy; w polu KOD DZIAŁU występują wyłącznie wpisy RE.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj, wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Wybór działu) i nacisnąć przycisk OK.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Można również przygotować kwerendę wieloparametrową. Na przykład w komórce Kryteria pola Data zatrudnienia można umieścić warunek:

>=[podaj datę początkową] and <=(podaj datę końcową]

Przy tak zdefiniowanym kryterium parametrycznym po uruchomieniu kwerendy zostanie wyświetlone okno dialogowe z prośbą o podanie początkowej daty przedziału, a po wprowa­dzeniu tej daty i naciśnięciu przycisku OK drugie okno, umożliwiające wprowadzenie końco­wej daty.

PRZYGOTOWANIE KWERENDY KRZYŻOWEJ

Kwerenda krzyżowa umożliwia opracowanie zestawu dynamicznego, zawierającego kom­binacje danych niedostępne w macierzystej tabeli. Tego typu kwerendę najłatwiej jest utworzyć za pomocą Kreatora.

W kwerendzie krzyżowej można wykorzystać następujące funkcje sumujące:

• Zlicz - podaje liczbę wystąpień w rekordzie,

• Min - podaje najmniejszą wartość w rekordzie, ·

• Max - podaje największą wartość w rekordzie,

• Pierwszy - podaje pierwszą wartość w rekordzie,

• Ostatni - podaje ostatnią wartość w rekordzie.

Ćwiczenie 2.22

1. Na podstawie tabeli PRACOWNICY PARKING utworzyć za pomocą kreatora kwerend kwerendę krzyżową, podającą liczbę osób z wybranego działu, parkujących na określo­nym parkingu.

2. Zapisać kwerendę pod nazwą Liczy działami parkujących.

3. Obejrzeć zestaw dynamiczny. Zamknąć kwerendę.

• W oknie bazy danych, na karcie Kwerendy nacisnąć przycisk Nowy, a następnie wybrać z listy pozycję Kreator kwerend krzyżowych i nacisnąć przycisk OK.

• W górnej części okna dialogowego Kreator kwerend krzyżowych kliknąć na nazwie obiektu źródłowego (w tym wypadku na nazwie tabeli PRACOWNICY-PARKING).

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

• Z listy Dostępne pola przenieść (za pomocą dwukrotnego kliknięcia) do listy Wybrane pola nazwy tych pól, które mają się pojawiać jako nagłówki wierszy (w tym wypadku po­le KOD DZIAŁU).

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

• Kliknąć na nazwie pola, które ma się pojawić jako nagłówek kolumny (w tym wypadku na nazwie PARKING).

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

• Na liście Pola kliknąć na nazwie pola, dla którego będą podliczane wartości (w tym wypadku będzie to pole OPŁATA).

• Na liście Funkcje kliknąć na nazwie funkcji podliczającej (w tym wypadku na nazwie funkcji Zlicz).

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

• Wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku nazwę Liczy działami parkujących).

• Nacisnąć przycisk Zakończ.

Zestaw dynamiczny wyników otrzymany za pomocą Kreatora kwerend krzyżowych pokazuje, ile osób z określonego działu firmy parkuje na każdym z trzech parkingów. W polu Podsumowanie wiersza jest wyświetlana ogólna liczba parkujących pracowników danego działu.

Na zakończenie ćwiczenia należy zamknąć kwerendę.

Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

TWORZENIE KWEREND FUNKCJONALNYCH

Kwerenda funkcjonalna umożliwia dokonywanie zmian w wielu rekordach obiektu źród­łowego jednocześnie. Ze względu na fakt, że kwerendy tego typu, nieprawidłowo uruchomione, mogą bezpowrotnie zniszczyć dane, zaleca się wcześniejsze utworzenie kopii bazy danych. Program Access wyświetla ostrzeżenia przed dokonaniem nieodwracalnych zmian danych.

• · W oknie Kwerendy przed każdą kwerendą, której uruchomienie powoduje nieodwracal­ne zmiany w danych, Access wyświetla wykrzyknik.

• Po próbie uruchomienia kwerendy Acccss wyświetla okno dialogowe informujące, ile re­kordów zostanie zmienionych, i umożliwiające potwierdzenie lub odwołanie uruchomie­nia kwerendy.

Access umożliwia przygotowanie czterech rodzajów kwerend funkcjonalnych:

• kwerendy aktualizującej,

• kwerendy tworzącej tabelę (powielającej),

• kwerendy usuwającej,

• kwerendy dołączającej.

Tego typu kwerendy OD ZAWSZE były nazywane transakcjami. Trzeba naprawdę wielkiego tupetu
i niekompetencji, aby wprowadzić tak - delikatnie mówiąc - nietrafne określenie jak kwerenda funkcjonalna. W dodatku ,sugeruje to, że wcześniej omawiane kwerendy (wybierająca i krzyżowa) są niefunkcjonalne, a więc bezużyteczne.

TWORZENIE KWERENDY AKTUALIZUJĄCEJ

Ćwiczenie 2.23

Tabela PRACOWNICY PARKING zawiera informacje dotyczące wysokości opłat za korzystanie z różnych miejsc parkingowych, z których każdy ma swój symbol: PA2, PA3, PA4. (zobacz rysunek poniżej) Należy uaktualnić wysokość opłat dla parkingu PA3 według zasady: nowa opłata ma być większa o połowę od aktualnej.

Poprawianie danych w polu OPŁATA tabeli PRACOWNICY-PARKING: wiąże się z obliczeniem nowych stawek parkingowych dla wielu rekordów (dla wszystkich rekordów, które w polu PARKING mają wpis PA3) i wprowadzeniem nowych wartości liczbowych. Aby przyspieszyć proces aktualizacji wysokości opłat dla wybranego parkingu w tabeli PRACOW­NICY-PARKING, należy utworzyć kwerendę aktualizującą opartą na rozważanej tabeli.

Każda kwerenda aktualizująca jest przygotowywana się w dwóch etapach. Pierwszy etap polega na utworzeniu kwerendy, wybierającej z tabeli źródłowej cale rekordy, w których maję być odświeżane informacje, i określeniu w siatce projektowej kwerendy charakteru zmian w obiekcie źródłowym. Drugi etap polega na zamianie przygotowanej kwerendy wybierającej na kwerendę aktualizującą.

Uruchomienie kwerendy aktualizującej spowoduje zastąpienie dotychczasowych wartości występujących w określonych polach i rekordach obiektu źródłowego nowymi wartościami.

Etap 1: przygotowanie kwerendy wybierającej, która określa rodzaj zmian w obiekcie źród­łowym

• W oknie bazy danych. na karcie Kwerendy nacisnąć przycisk Nowy, a następnie z listy wybrać pozycje Widok Projekt i nacisnąć przycisk OK.

• W oknie dialogowym Pokaż tabelę na karcie Tabele kliknąć dwukrotnie na nazwie obiektu źródłowego (w tym wypadku na nazwie tabeli PRACOWNICY-PARKING).

• Nacisnąć przycisk Zamknij.

• Dołączyć do siatki projektowej kwerendy wszystkie pola z obiektu źródłowego (dwukrot­nie kliknąć na każdej nazwie pola).

• W komórce Kryteria dla pola PARKING wpisać warunek wyboru (w tym wypadku PA3).

• Dołączyć do siatki projektowej pole o nazwie NOWA OPŁATA obliczające nowe staw­ki parkingowe (kliknąć w pustej komórce Pole i wpisać: NOWA OPŁATA:[OPŁATA]*1,5 lub NOWA OPŁATA: [OPŁATA]*1.5).

• Nadać polu obliczeniowemu format waluty.

• Uruchomić kwerendę i obejrzeć wyniki.

Zestaw dynamiczny wyników otrzymany w wyniku uruchomienia kwerendy pokazano na rysunku

Etap I1: zamiana kwerendy wybierającej na kwerendę aktualizującą, zapisanie kwerendy aktualizującej.

• Powrócić do okna projektowego.

• Nacisnąć przycisk Typ kwerendy i, z wyświetlonego menu, wybrać pozycję Aktualizująca.

• Do komórki Zamiana na aktualizowanego pola (w tym wypadku pula OPŁATA) wpisać wyrażenie obliczające (w tym wypadku [OPŁATA]*1, 5 lub [OPŁATA]*1. 5).

• Usunąć kolumnę pola obliczeniowego (w tym wypadku pola NOWA OPŁATA) (kliknąć na selektorze pola i nacisnąć klawisz Delete).

• Z menu Plik: wybrać polecenie Zapisz jako Eksportuj.

• Wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Aktualizuje stawki parkingowe PA3) i nacis­nąć przycisk OK.

Na zakończenie ćwiczenia należy uruchomić kwerendę aktualizującą i sprawdzić, czy opłaty dla parkingu PA3 w tabeli PRACOWNICY-PARKING: zostały prawidłowo zaktuali­zowane.

• Nacisnąć przycisk Uruchom; wówczas zostanie wyświetlone oknu dialogowe z komunikatem informującym o liczbie wierszy aktualizowanych w obiekcie źródłowym.

• Potwierdzić aktualizację danych w tabeli źródłowej nacisnąć przycisk Tak.

• Zamknąć kwerendę wybierając z menu Plik: polecenie Zamknij.

• W celu sprawdzenia poprawności aktualizacji danych należy otworzyć tabelę PRACOWNI­CY-PARKING.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Tabele.

Dwukrotnie kliknąć na nazwie aktualizowanego obiektu (w tym wypadku na tabeli PRA­COWNICY-PARKING).

Po sprawdzeniu wyniku aktualizacji należy zamknąć tabelę, wybierając z menu Plik pole­cenie Zamknij.

TWORZENIE KWERENDY POWIELAJĄCEJ

Kwerenda powielająca (tworząca tabelę) umożliwia przekształcenie zestawu dynamiczne­go, przygotowanego na podstawie kwerendy wybierającej lub kwerendy wielotabelowej, na ta­belę. Nowa tabela będzie umieszczona na karcie Tabele w oknie bazy danych.

Opracowywanie kwerendy tworzącej tabelę przebiega również w dwóch etapach: pierw­szy to przygotowanie kwerendy wybierającej, drugi zaś to zamiana tej kwerendy na kwerendę tworzącą tabelę. Uruchomienie kwerendy tworzącej tabelę powoduje skopiowanie danych z ze­stawu dynamicznego do tabeli. .

Ćwiczenie 2.24

1. Na podstawie kwerendy Płace tygodniowe utworzyć tabelę o takiej samej nazwie.

2. Zapisać kwerendę tworzącą tabelę pod nazwą Tworzy tabelę PŁACE TYGODNIOWO.

3. Sprawdzić czy tabela Płace tygodniowo została utworzona.

W tym wypadku pierwszy etap tworzenia kwerendy powielającej został już wykonany (odpowiednia kwerenda wybierająca o nazwie Płace tygodniowo już istnieje). Zamianę kwe­rendy wybierającej na kwerendę tworzącą tabelę wykonuje się w oknie projektowym kwerendy.

• Wyświetlić kwerendę Płace tygodniowo w oknie projektowym.

• Nacisnąć przycisk Typ kwerendy i z wyświetlonego menu wybrać pozycję Tworząca ta­belę.

• W oknie dialogowym Utwórz tabelę w polu Nazwa tabeli wpisać nazwę tworzonej tabe­li (w tym wypadku Płace tygodniowo).

• Zaznaczyć opcję Bieżąca baza danych.

• Nacisnąć przycisk OK.

Kwerenda tworząca tabelę została utworzona. Należy ją teraz zapisać pod nową nazwą.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Tworzy ta­belę PŁACE TYGODNIOWO).

• Nacisnąć przycisk OK.

Mimo że kwerenda tworząca tabelę została zapisana, to jednak tabela Płace tygodniowo jeszcze nie istnieje. Dopiero uruchomienie tej kwerendy powoduje skopiowanie danych z zesta­wu dynamicznego do tabeli Płace tygodniowo.

• Nacisnąć przycisk Uruchom; wówczas zostanie wyświetlone okno dialogowe.

• Należy nacisnąć przycisk Tak, aby potwierdzić usunięcie kwerendy, na podstawie której utworzono kwerendę tworząca tabelę.

Zostanie wówczas wyświetlone okno dialogowe z informacją o liczbie wierszy kopiowa­nych do nowej tabeli. Aby potwierdzić utworzenie tabeli, należy nacisnąć przycisk Tak.

Teraz można zamknąć kwerendę i sprawdzić, czy w oknie bazy danych na karcie Tabele znajduje się tabela Płace tygodniowo.

• Z menu Plik: wybrać polecenie Zamknij.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Tabele i sprawdzić, czy na liście znajduje się tabela Płace tygodniowo.

TWORZENIE KWERENDY USUWAJĄCEJ

Usuwanie danych według określonego kryterium jest o wiele prostsze, jeśli wykorzysta się do tego celu kwerendę usuwającą. Pierwszy etap tworzenia tego rodzaju kwerendy polega na zaprojektowaniu kwerendy wvbierającęj z obiektu źródłowego dane, które mają być usu­nięte. Następnie należy zamienić kwerendę wybierającą na kwerendę usuwającą. Uruchomienie kwerendy usuwającej powoduje usunięcie wybranych informacji z obiektu źródłowego.

Ćwiczenie 2.25

Usunąć tabeli Płace tygodniowo dane dotyczące działów AD i TR.

Wykonanie ćwiczenia należy rozpocząć od zaprojektowania kwerendy, która wybiera z tabeli Płace tygodniowo informacje dotyczące zarobków w działach AD i TR.

• W oknie bazy danych na karcie Kwerendy nacisnąć przycisk Nowy, a następnie z listy wybrać pozycję Widok projekt i nacisnąć przycisk OK.

• Dwukrotnie kliknąć na nazwie tabeli źródłowej dla tworzonej kwerendy (w tym wypadku na nazwie Płace tygodniowo).

• Nacisnąć przycisk Zamknij.

• Dwukrotnie kliknąć na gwiazdce (*) na liście nazw pól tabeli źródłowej.

• Dwukrotnie kliknąć na nazwie pola, według którego będą wybierane rekordy (w tym wypadku na nazwie pola KOD DZIAŁU).

• Kliknąć w komórce Kryteria dla pola, według którego mają być wybierane rekordy (w tym wypadku dla pola KOD DZIAŁU) i wpisać warunek kryterium (w tym wypadku AD o TR).

• Nacisnąć przycisk Typ Kwerendy i z wyświetlonego menu wybrać pozycję Usuwająca.

Kwerenda tego typu usuwa wyłącznie całe rekordy, czyli zawartości wszystkich pól. Wy­nika stąd konieczność wyszczególnienia w siatce projektowej kwerendy wszystkich pól tabeli źródłowej. Uzyskuje się to przez dwukrotne kliknięcie na gwiazdce (*) na liście nazw pól.

Po wybraniu z listy pozycji Usuwająca Access usuwa z siatki projektowej wiersze Sor­tuj i Pokaż. Dołącza natomiast wiersz Usuwanie. W wierszu tym jest automatycznie umieszczany operator Skąd pod nazwą tabeli, z której będą usuwane rekordy oraz operator Gdzie pod każdym polem, dla którego byty ustawione kryteria

Siatka projektowa kwerendy usuwającej

Kwerenda usuwająca została zaprojektowana. Należy teraz zapisać ją pod nową nazwą, uruchomić,

a następnie sprawdzić, czy zostały usunięte właściwe dane.

• Z menu Plik: wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Kasująca dział AD i TR) i nacisnąć przycisk OK.

• Nacisnąć przycisk Uruchom .

• Nacisnąć przycisk: Tak, aby potwierdzić usunięcie danych z tabeli źródłowej.

• Zamknąć kwerendę wybierając z menu Plik polecenie Zamknij.

• Na zakończenie należy sprawdzić, czy z tabeli źródłowej zostały usunięte właściwe dane.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Tabele.

• Kliknąć na nazwie tabeli, która ma być wyświetlona (w tym wypadku na nazwie Płace tygodniowo).

• Nacisnąć przycisk Otwórz i sprawdzić, czy w polu KOD DZIAŁU zostały usunięte kody AD i TR.

• Zamknąć tabelę wybierając z menu Plik: polecenie Zamknij.

Pola z kodem działu i stawkami tygodniowymi są nie sformatowane. Dla zwiększenia czytelności tabeli należy w oknie projektowym ustalić dla pola KOD DZIAŁU format wy­świetlania wielkimi literami alfabetu, zaś dla pola STAWKA TYGODNIOWA format wy­świetlania ze znakiem waluty. Formatowanie należy wykonać samodzielnie.

Ćwiczenie 2.26

Dołączyć do tabeli PRACOWNICY tabelę PRACOWNICY - filia z bazy danych FILIA

Po skopiowaniu do bieżącej bazy danych tabeli PRACOWNICY-filia z bazy danych FILIA i obejrzeniu tabeli (tabela zawiera 10 rekordów z pracowników identyfikatorami zaczynającymi się od EN100), należy wykonać łączenie tabel.

Kwerenda dołączającą jest tworzona na podstawie tabeli, która będzie dołączana.

• W oknie bazy danych, na karcie Kwerendy nacisnąć przycisk Nowy, a następnie z listy wybrać pozycję Widok Projekt i nacisnąć przycisk OK.

• Dwukrotnie kliknąć na nazwie tabeli źródłowej dla tworzonej kwerendy (w tym wypadku na nazwie PRACOWNICY-filia), a następnie nacisnąć przycisk Zamknij.

• Dwukrotnie kliknąć na gwiazdce (*) na liście nazw pól tabeli źródłowej.

• Nacisnąć przycisk Typ kwerendy i z wyświetlonej listy wybrać pozycję Dołączająca.

• Wpisać nazwę tabeli, do której będą dołączane rekordy (w tym wypadku nazwę PRACO­WNICY) i nacisnąć przycisk OK.

Kwerenda tego typu dołącza wyłącznie całe rekordy, czyli zawartości wszystkich pól. Wynika stąd konieczność umieszczenia w siatce projektowej kwerendy wszystkich pól tabeli źródłowej. W tym celu wystarczy dwukrotnie kliknąć na gwiazdce (*) znajdującej się na liście pól.

Po wybraniu z listy pozycji Dołączająca i ustaleniu nazwy tabeli, do której będą dołączone rekordy Access usuwa wiersz Pokaż, a dołącza wiersz Dołączanie do (zobacz rysunek). W wierszu tym zostaje automatycznie umieszczona nazwa tabeli, do której będą dołączane rekordy.

Siatka projektowa kwerendy

• Nacisnąć przycisk Uruchom.

• Nacisnąć przycisk Tak:, aby potwierdzić dołączanie danych. Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Elaportuj.

• Wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Dołączająca nowych pracowników) i nacis­nąć przycisk OK.

• Zamknąć kwerendę przez wybranie z menu Plik polecenia Zamknij.

• Na zakończenie należy sprawdzić, czy tabela PRACOWNICY zawiera dane dotyczące nowych pracowników.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Tabele.

• Kliknąć na nazwie tabeli (w tym wypadku PRACOWNICY).

• Nacisnąć przycisk Otwórz i przewinąć tabelę, aby sprawdzić, czy znajdują się w niej pracownicy o identyfikatorach od EN100 do EN109.

• Zamknąć tabelę.

BAZY DANYCH - FORMULARZE

Formularze służą do innej prezentacji danych zawartych w tabeli lub kwerendzie, często są też wykorzystywane do dołączania danych do tabeli źródłowej.

Formularze umożliwiają szybkie, łatwe i dokładne wprowadzanie danych do tabel. Zapewniają bardziej uporządkowany sposób oglądania danych niż arkusze. Za ich pomocą można oglądać, modyfikować, dodawać i zmieniać rekordy w bazie danych.

Każdy formularz można wyświetlać na trzy sposoby. Są to: Widok Projekt, Widok Formularz i Widok Arkusz danych. Formularz można tworzyć samodzielnie bądź skorzystać z tzw. kreatora formularzy, który umożliwia wygenerowanie jednego z pięciu typów formula­rzy. W programie są dostępne następujące rodzaje formularzy:

• Jednokolumnowy - wyświetla pojedynczy rekord; pola są przedstawione jedno pod drugim.

• Tabelaryczny -- wyświetla pola z wielu rekordów w układzie kolumn i wierszy.

• Wykres - tworzy wykres na podstawie danych zawartych w tabeli.

• Zespolony - wyświetla dane z dwóch powiązanych ze sobą tabel lub kwerend.

• Autoformularz - wyświetla dane jak w układzie jednokolumnowym, przy wykorzysta­niu wszystkich pól tabeli lub kwerendy źródłowej: taki formularz jest przygotowywany automatycznie.

TWORZENIE FORMULARZA

Tworzenie formularza można znacznie uprościć korzystając z pomocy Kreatora formu­larzy. Zastosowanie kreatora znacznie skraca czas generowania różnych rodzajów formularzy

Najłatwiej utworzyć tzw. autoformularz za pomocą odpowiedniego kreatora. W takim wypadku wystarczy tylko wybrać odpowiedni obiekt źródłowy dla formularza.

Ćwiczenie 2,27

Tworzenie formularza

1. Na podstawie tabeli PRACOWNICY-próby utworzyć za pomocą kreatora, formularz typu Autoformularz

2. Przejrzeć informacje umieszczone w formularzu

3. Zapisać formularz pod nazwą Pracownicy

• W oknie bazy danych wybieramy kartę Formularze

• Wciskamy przycisk Nowy

• W oknie dialogowym Nowy formularz wybieramy pozycję Autoformularz kolumnowy

• Z rozwijalnej listy wybrać nazwę tabeli źródłowej - Pracownicy-próby

• Z menu Plik wybieramy Zapisz jako/Eksportuj i zapisujemy pod nazwą Pracownicy-numer grupy

a następnie nacisnąć przycisk OK.

Po pewnym czasie potrzebnym kreatorowi do utworzenia formularza formularz zostaje wyświetlony w formie Widok Formularz. Otrzymany za pomocą Kreatora formularz pokazano na rysunku (. Jeśli na ekranie nic widać wszystkich elementów formularza, to należy powiększyć okno, w którym jest wyświetlany formularz.

Dane w formularzu przegląda się za pomocą przycisków nawigacyjnych. Można również przejść do wybranego rekordu. W tym celu należy wykonać następujące czynności.

• Kliknąć w~ polu numeru rekordu.

• Zaznaczyć myszą numer bieżący; numer zostaje wyróżniony.

• Wpisać nowy numer (na przykład 8).

• Nacisnąć klawisz Enter.

Na zakończenie ćwiczenia należy zapisać formularz pod nową nazwą. W tym celu należy wykonać następujące czynności.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę formularza (w tym wypadku Pracownicy) i nacisnąć przycisk OK.

Wypełnianie formularza

Jak już wspomniano, formularz można wykorzystać do modyfikowania danych i dołączania nowych rekordów. Wszystkie zmiany wprowadzone w formularzu są automatycznie kopiowane do obiektu źródłowego dla formularza. Modyfikowanie lub dołączanie danych może się odbywać wtedy, gdy formularz jest wyświetlany w Widoku Formularz (jak w omawianym przykładzie) lub w Widoku Arkusz danych. Aby przejść do Widoku Arkusz danych, należy nacisnąć przycisk Widok Formularz i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Arkusz danych. Przy takim widoku formularza modyfikowanie danych przebiega tak samo jak w wypadku tabeli. Aby powrócić do Widoku Formularz, należy ponownie nacisnąć przycisk Widok Formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Formularza.

Ćwiczenie 2.28

Za pomocą formularza Pracownicy wyświetlonego w Widoku Formularz dołączyć do tabeli źródłowej nowy rekord według wzoru pokazanego na rysunku poniżej. Zamknąć formularz.

• Nacisnąć przycisk Nowy ;
  następuje skok do nowego pustego rekordu.

• Wypełnić pola tekstowe zgodnie z rysunkiem poniżej; do kolejnych pól przechodzi się naciskając klawisz Tab. lub klikając myszą w polu.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Błędy popełnione we wpisach w polach tekstowych można poprawiać zaznaczając odpowiedni fragment za pomocą myszy i usuwając przez naciśnięcie klawisza Delete.

Aby usunąć cały rekord z formularza , należy przejść do tego rekordu, wybrać z menu Edycja polecenie Zaznacz rekord i nacisnąć klawisz Delete. Usunięcie rekordu trzeba potwierdzić naciskając przycisk Tak.

Na zakończenie należy sprawdzić, czy do tabeli źródłowej PRACOWNICY -próby został dołączony

rekord wprowadzony w formularzu.

• W oknie bazy danych na karcie Tabele otworzyć tabelę PRACOWNICY-próby.

• Nacisnąć przycisk nawigacyjny Ostatni rekord :
  w rekordzie widać dane wprowadzone do formularza.

• Zamknąć tabelę

Wzór wypełniania pól tekstowych w formularzu

ZMIANA PROJEKTU FORMULARZA

Każdy formularz składa się z następujących części:

• Nagłówka - informacje wyświetlane na górze każdego formularza, np. tytuł formularza.

• Szczegóły - informacje o rekordach i polach.

• Stopka - informacje wyświetlane na dole każdego formularza

Jeśli nie wszystkie części formularza są widoczne, to z menu Format należy wybrać polecenie Nagłówek/Stopka formularza. Jeśli potrzeba, można również zwiększyć okno formularza.

Ćwiczenie 2,29

Zmiana projektu formularza

Wyświetlić formularz pracownicy w oknie projektowym

• W oknie bazy danych zaznaczyć formularz Pracownicy i nacisnąć przycisk Projektuj

• Powiększyć okno formularza na pełny ekran, wskazać myszką prawą krawędź i po zmianie kształtu kursora naciskamy lewy przycisk myszki, przeciągamy w prawo i puszczamy. Powiększyć formularz w dół.

• Klikamy na polu z datą

• Wskazujemy myszką na pole z datą i po zmianie kursora na znak dłoni przesuwamy w lewo

• Wskazać myszką pole etykiety daty, po zmianie kształtu kursora myszki na palec wskazujący przesunąć etykietę nad pole daty.

• Kliknąć na polu kodu działu, wskazać myszką środkowy znacznik po prawej stronie, nacisnąć lewy przycisk myszy, przeciągnąć krawędź w prawo i puścić klawisz myszki.

• Zaznaczyć pole ubezpieczenie i nacisnąć klawisz Delete.

Ćwiczenie 2.30

Powiększyć okno formularza. Zwiększyć szerokość formularza. Powiększyć rozmiary poszczególnych części formularza.

• Nacisnąć przycisk systemowy okna formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Pełny ekran.

• Wskazać myszą prawą krawędź formularza; wskaźnik myszy powinien przybrać kształt czarnego krzyża ze strzałkami.

• Nacisnąć lewy przycisk myszy i przytrzymując go przeciągnąć myszą krawędź w prawą stronę.

• Puść lewy przycisk myszy.

• Postępując jak wyżej przeciągnąć w dół dolne krawędzie poszczególnych części formularza.

W każdej z części formularza mogą wystąpić formanty. Formant oznacza pojedynczy element składowy, wykorzystywany do tworzenia poszczególnych części formularza. W przykładzie występują dwa rodzaje formantów: pola tekstowe i etykiety ( zobacz rysunek poniżej). Pole tekstowe służy do wyświetlania określonej wartości pobieranej z określonego pola obiektu źródłowego dla formularza. Etykieta zawiera stały tekst ( podpis, tytuł). Aby zmienić pojedynczy formant, należy go najpierw zaznaczyć, klikając na nim myszą.

etykieta

pole tekstowe

Przykład formantów formularza

Ćwiczenie 2.31

Zaznaczyć pole z datą.

• Kliknąć myszą na formacie (w tym wypadku na polu z datą).

Po kliknięciu formatem zawierające datę i jej podpis są otaczane oddzielnymi ramkami ze znacznikami. Znaczniki mają kształt kwadracików, umieszczonych na krawędziach ramki (zobacz rysunek).Duży znacznik w lewym górnym rogu ramki służy do przesuwania, małe znaczniki w pozostałych rogach i na środkach krawędzi ramki służą do zmiany rozmiaru.

znacznik przesuwu

znacznik rozmiaru

Ćwiczenie 2.32

Przesunąć datę na miejsce z prawej strony działu.

Ponieważ data jest zaznaczona, wystarczy wykonać następujące czynności:

• Wskazać myszą krawędź formatu w miejscu ,gdzie nie ma znaczników ;wskaźnik myszy przybiera kształt otwartej dłoni.

• Nacisnąć i przytrzymać wciśnięty lewy przycisk myszy.

• Przeciągnąć myszą datę w wybrane miejsce (zobacz rysunek poniżej)

• Puścić lewy przycisk myszy.

Ćwiczenie 2.33

Przesunąć etykietę daty nad pole tekstowe daty.

Należy wykorzystać znacznik przesuwu etykiety:

• Wskazać myszą znacznik przesuwu etykiety daty: wskaźnik przybiera kształt palca wskazującego.

• Nacisnąć i przytrzymać wciśnięty lewy przycisk myszy.

• Przeciągnąć myszą datę w wybrane miejsce (zobacz rysunek poniżej)

• Puścić lewy przycisk myszy.

Ćwiczenie 2.34

poszerzyć pole tekstowe kod działu.

Zmiany rozmiarów formantu dokonuje się przeciągając myszą znaczniki rozmiaru.

• Kliknąć na polu tekstowym kodu działu.

• Wskazać myszą środkowy znacznik rozmiaru na prawej krawędzi pola tekstowego kodu działu; wskaźnik przybiera kształt czarnej dwustronnej strzałki.

• Nacisnąć i trzymać lewy przycisk myszy.

• Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przeciągnąć krawędź pola tekstowego w pra­wą stronę (ok. 1,5 cm).

• Puścić lewy przycisk myszy.

·

Ćwiczenie 2.35

Usunąć pole tekstowe ubezpieczenia w raz z etykietą

• Zaznacz formant przeznaczony do usunięcia.

• Naciśnij klawisz Delete.

• Projekt formularza po zmianach dokonanych w ćwiczeniach 2.30 2. 35 pokazano na rysunku poniżej:

Zmiany wprowadzone w projekcie formularza

Teraz należy zapisać zmodyfikowany projekt formularz pod nową nazwą (pracownicy po zmianach), a następnie wyświetlić formularz w Widoku Formularz i przejrzeć rekordy formularza.

Ćwiczenie 2.36

1. Zapisać zmodyfikowany projekt formularza pod nazwą Pracownicy-zmiany.

2. Wyświetlić formularz w Widoku Formularz. Przejrzeć rekordy formularza z wracając uwagę, w jakiej kolejności pojawiają się kody działów w polu KOD

DZIAŁU.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nową nazwę formularza ( w tym wypadku Pracownicy-zmiana).

• Nacisnąć przycisk OK.

• Nacisnąć przycisk Widok formularz i z wyświetlonego menu wybrać pozycję Widok Formularz.

• Naciskać przycisk nawigacyjny Następny rekord; kody działów pojawiają się w przypadkowej kolejności.

Sortowanie i filtrowanie rekordów w formularzu

Sprostować i filtrować informacje z formularza można tylko wtedy , gdy jest on wyświetlony w Widoku Formularza lub w Widoku Arkuszy danych. Proces sortowania i wybierania informacji przebiega podobnie jak w wypadku porządkowania tabeli.

Ćwiczenie 2.37

Posortować informacje alfabetycznie według działów w porządku rosnącym. Przejrzeć formularz.

Sortowanie według zawartości jednego pola nie wymaga większych przygotowań, wystarczy zaznaczyć pole, według którego będzie prowadzone sortowanie i uruchomić sortowanie w określonym kierunku.

• Kliknąć w polu, według którego będzie prowadzone sortowanie (w tym wypadku w polu KOD DZIAŁU); w polu pojawi się punkt wstawiania w postaci migającej pionowej kreski.

• Nacisnąć przycisk Sortuj rosnąco

Wyświetlać w formularzu kolejne rekordy zwracając uwagę na kolejność działów.

Ćwiczenie 2.38

Uporządkować rekordy formularza rosnąco według dwóch kluczy: według działu, a ramach działu według nazwiska. Zobaczyć, w jakiej kolejności występują nazwiska pracowników z działu AD.

Sortowanie wieloparametrowe przebiega podobnie jak w przypadku tabeli, a ustalenie kluczy sterowania (co najmniej dwóch) odbywa się w siatce projektowej sortowania/filtrowania.

Z menu Rekordy wybrać polecenie Filtr, a następnie polecenie Zaawansowany filtr/sortowanie.

Ponieważ w poprzednim ćwiczeniu dokonano sterowania według działów, więc w siatce projektowej sterowania/filtrowania jest już umieszczony poprzedni klucz. Wystarczy tylko ustawić drugi klucz sterowania.

• Na liście pól górnej części okna projektowego dwukrotnie kliknąć na nazwy pola, będącego drugim kluczem sterowania (w tym przypadku na nazwie NAZWISKO); pole zostaje dołączone do siatki projektowej.

• Kliknąć w komórce Sortuj dołączonego pola.

• Rozwinąć listę porządków sortowania i wybrać porządek (w tym wypadku Rosnąco).

• Nacisnąć przycisk Zastosuj filtr/sortowanie.

• Wyświetlać w formularzu kolejne rekordy; w ramach działów nazwiska powinny być ułożone alfabetycznie.

Ćwiczenie 2.39

1. Wyświetlić w formularzu informacje dotyczące wyłącznie działu TR. Przejrzeć wybrane rekordy.

2. Przywrócić wyświetlanie wszystkich rekordów. Zamknąć formularz.

W formularzu można przeglądać dane wybrane według określonych kryteriów.

• Z menu Rekordy wybrać polecenie Filtr, a następnie polecenie Zaawansowany filtr/sortowanie.

• Kliknąć w komórce Kryteria dla pola, według którego będą wybierane rekordy (w tym wypadku dla pola KOD DZIAŁU) i wpisać warunek wyboru (w tym wypadku tr).

• 
  Nacisnąć przycisk Zastosuj filtr/sortowanie.

• 
  Wyświetlać w formularzu kolejne rekordy: filtr działa; są wyświetlane tylko rekordy mające w polu KOD DZIAŁU wpis TR.

• Nacisnąć przycisk Usuń filtr.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz jako/Eksportuj.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Ćwiczenie 2.40

1. Otworzyć formularz PRACOWNICY-uwagi.

2. Przejść do rekordu o numerze 7.

3. Na końcu komentarza dopisać, po przecinku i spacji, tekst: uczestniczyła w licznych kursach i szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe, odbyła staż w Wielkiej Brytanii i USA, uczestniczyła w projekcie TW3.

• W oknie obiektowym Formularze dwukrotnie kliknąć na nazwie otwieranego formularza ( tu: PRACOWNICY-uwagi).

• Naciskając przycisk nawigacyjny Następny rekord przejść do rekordu o numerze 7.

• Kliknąć w tekście komentarza i za pomocą klawiszy ze strzałkami ustawić punkt wstawiania na końcu tekstu komentarza.

• Wpisać przecinek, spację i dalszy ciąg komentarza podany w 3. punkcie ćwiczenia.

Mimo dużych rozmiarów pola komentarza cały tekst pola komentarza nie jest widoczny. Aby ułatwić użytkownikowi dostęp do informacji zawartych w polu komentarza, można jeszcze bardziej zwiększyć rozmiary pola ( co jednak nie zawsze daje pożądany rezultat ) lub zaopatrzyć pole w pasek przewijania.

Ćwiczenie 2.41

Dołączyć pasek przewijania do pola komentarza.

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Projekt.

• Kliknąć w polu tekstowym formularza.

• Nacisnąć przycisk Właściwości.

Wówczas zostanie wyświetlone okno dialogowe pokazane na rysunku poniżej:

Jeśli w oknie nie jest wybrana karta Wszystkie, to należy ją wybrać.

• Przewijać listę właściwości aż do wyświetlenia parametru Paski przewijania.

• Kliknąć w polu parametru Paski przewijania.

• Kliknąć strzałkę z prawej strony pola.

• Z rozwijanej listy wybrać pozycję Pionowy.

• Zamknąć okno dialogowe właściwości naciskając Zamknij w górnym prawym rogu okna.

Pomoc na temat określonej właściwości uzyskuje się po kliknięciu w polu właściwości i naciśnięciu klawisza F1.

Pasek przewijania jest widoczny dopiero w Widoku Formularz, po umieszczeniu punktu wstawiania ( kliknięciu myszą ) w tekście komentarza.

Należy teraz zapisać najnowszą wersję formularza i sprawdzić, czy istotnie w polu komentarza pojawi się pasek przewijania:

• Nacisnąć przycisk Zapisz.
  

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Formularz.

• Kliknąć w polu tekstowym komentarza; pojawi się pasek przewijania pionowego z prawej strony pola.

Podczas drukowania formularza zawierającego pole komentarza, tekst komentarza zostanie wydrukowany w całości, niezależnie od rozmiarów pola.

Kreator, tworząc formularz zawierający pole komentarza (typ memo), automatycznie przypisuje mu pasek przewijania.

Można także modyfikować wygląd krawędzi, tła, czcionki oraz sposobu wyrównania tekstu. Te atrybuty zmienia się za pomocą przycisków na pasku narzędzi Standardowy znajdującym się u góry ekranu.

Pola Nazwa czcionki i Rozmiar czcionki znajdujące się na pasku narzędzi Standardowych ,

pozwalają na zmianę czcionki i jej rozmiaru, przyciski Pogrubiona i Kursywa
pozwalają zmienić styl

czcionki, a przyciski Wyrównaj tekst do lewej, Wyśrodkuj tekst i Wyrównaj tekst do prawej
określają sposób wyrównania tekstu.

Inne przyciski na pasku narzędzi umożliwiają zmianę stylu, szerokości i koloru krawędzi wybranego formatu, zmiany koloru tekstu (przycisk Kolor czcionki) oraz tła tekstu (przycisk

Kolor tła)

Jeśli formularz jest przeznaczony do drukowania na drukarce czarno-białej, nie należy używać innych kolorów niż czarny i biały oraz ewentualnie szary. Wybranie innych kolorów niż wymienione, może spowodować, że wydruk będzie nieczytelny. Zamiast naciskać przyciski na pasku narzędzi, można ustalić parametry na liście właściwości, wyświetlanej po naciśnięciu przycisku Właściwości.

Ćwiczenie 2.42.

1. Wyświetlić formularz bieżący w oknie projektowym.

2. za pomocą przycisków w pasku Paleta zmienić następujące parametry tytułu formularza:

• kolor czcionki na czarny

• kolor krawędzi na czarny (nieprzezroczysty)

• krawędź szeroka

• kolor tła na biały

W tym celu należy wykonać następujące czynności:

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Projekt.
  

• Kliknąć na tytule formularza.

• Nacisnąć przycisk Kolor czcionki i wybrać odpowiedni kolor (w tym wypadku czarny).

• Jeśli krawędź jest niewidoczna, nacisnąć przycisk Przezroczysty.

• 
  Nacisnąć przycisk Szerokość obramowania i z wyświetlonego menu wybrać pozycję 2 pkt.

• Nacisnąć przycisk Kolor tła i wybrać odpowiedni kolor (w tym wypadku biały).

• Jeśli tło jest niewidoczne, nacisnąć przycisk Przezroczysty

Na paletach wyświetlanych po naciśnięciu przycisków Kolor tła i Kolor krawędzi znajduje się przycisk Przezroczysty. Jeśli tło i krawędź mają być widoczne, to te przyciski nie mogą być wciśnięte.

Ćwiczenie 2. 43

1. Zmienić czcionkę nagłówka formularza na Arial CE. Nagłówek wyśrodkować.

2. Zmienić tekst nagłówka na ZAROBKI.

• Kliknąć na strzałce z prawej strony pola Nazwa czcionki.

• Na rozwiniętej liście kliknąć na nazwie czcionki (w tym wypadku Arial CE).

• Nacisnąć przycisk Wyśrodkuj.

• Zaznaczyć myszą tekst nagłówka formularza.

Wpisać nowy nagłówek (w tym wypadku: ZAROBKI).

Ćwiczenie 2.44

1. Zmienić kolor tła w części Szczegóły na biały.

2. Zapisać projekt formularza pod bieżącą nazwą. Zamknąć formularz.

Zmiany koloru tła wybranej części formularza najprościej dokonuje się za pomocą przycisków na pasku narzędzi.

• Kliknąć na tle w części Szczegóły.

• Nacisnąć przycisk Kolor tła i kliknąć na odpowiednim kolorze (w tym wypadku na białym).

• Nacisnąć przycisk Zapisz.
  

• Naciśnij przyciska Widok formularz i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Formularz

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

SAMODZIELNE PROJEKTOWANIE FORMULARZA

Ćwiczenie 2.45

1. Utworzyć (bez pomocy kreatora) formularz na podstawie tabeli PRACOWNICY - próby.

2. Do formularza włączyć nazwiska, kody działów, czas pracy i stawki (powinien powstać taki sam formularz jak na rysunku poniżej).

• W oknie bazy danych wybrać kartę Formularze i nacisnąć przyciska Nowy.

• W oknie dialogowym Nowy formularz zaznaczyć na liście pozycję Widok Projekt, a następnie z rozwijalnej listy wybrać nazwę tabeli źródłowej (w tym wypadku PRACOWNICY - próby).

• Nacisnąć przycisk OK.

Wówczas zostanie wyświetlone okno projektowe z pustym formularzem. Jeśli nie widać wszystkich części formularza, należy wybrać z menu Widok polecenie Nagłówek - Stopka formularza.

Najprostszym sposobem dołączania do formularza formantów, w których będą się pojawiać dane z odpowiednich pól obiektu źródłowego, jest przeciągnięcie pól z listy wszystkich pól tegoż obiektu. Jeśli lista pól jest niewidoczna, należy ją włączyć naciskając przycisk Lista pól

Rozmieszczenie formantów w formularzu znacznie ułatwia siatka. Jeśli siatka jest niewidoczna, należy ją włączyć wybierając z menu Widok polecenie Siatka.

• Kliknąć na wybranej nazwie pola z listy pól tabeli źródłowej (na nazwie NAZWISKO).

• Wskazując myszą nazwę pola formularz, w odpowiednie miejsce (zobacz rysunek poniżej) w części Szczegóły

• Puść lewy przycisk myszy; wówczas pojawi się pole tekstowe wraz z etykietą.

• Powtórzyć powyższe czynności dla następnych pól (KOD DZIAŁU, CZAS PRACY, STAWKA)

Jeśli są trudności z rozmieszczeniem formantów należy poszerzyć formularz przez przeciągnięcie w prawo jego prawej krawędzi oraz przesuwać formanty.

Przy dołączaniu formantów za pomocą listy pól Access automatycznie kopiuje parametry (typ, właściwości))pola z tabeli źródłowej i ustala je jako właściwości formantu.

Właściwości formantu można modyfikować za pomocą przycisku Właściwości, po uprzednim zaznaczeniu formantu.

Pole tekstowe wraz z etykietą można również utworzyć bez korzystania z listy pól przez naciśnięcie przycisku Pole tekstowe z Przybornika i ustawieniu jego parametrów za pomocą przycisku Właściwości .

Ćwiczenie 2.46

1. Zatytułować formularz Lista płac.

2. Zapisać formularz po nazwą Lista płac.

Etykietę tytułu formularza utworzymy korzystając z przycisku Etykieta z paska przycisków Przybornika.

Jeśli Przybornik jest niewidoczny, to należy nacisnąć przycisk Przybornik

Nacisnąć przycisk Etykieta z Przybornika.

• Przesunąć wskaźnik myszy na część Nagłówek Formularza; wskaźnik myszy przybiera kształt krzyżyka z symbolem przycisku Etykieta.

• Naciskając lewy przycisk myszy narysować prostokąt, w którym będzie umieszczony tytuł formularza.

• 
  Puścić lewy przycisk myszy.

• Wpisać tytuł formularza (LISTA PŁAC)

• W razie potrzeby powiększyć rozmiary etykiety przeciągając znaczniki rozmiaru.

• Na zakończenie ćwiczenia, należy zapisać formularz.

• Nacisnąć przycisk Zapisz

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę formularza (w tym wypadku Lista płac).

• Nacisnąć przycisk OK.

DEFINIOWANIE WYRAŻEŃ

Podobnie jak w kwerendach,również w formularzach jest możliwe dokonywanie obliczeń na danych liczbowych pobranych z pól obiektu źródłowego.

Ćwiczenie 2.47

1. Dołączyć do formularza pole obliczające stawki tygodniowe

2. Pole nazwać STAWKA TYGODNIOWA i sformatować w stylu walutowym.

3. Wyświetlić formularz w Widoku Formularza.

• Wydłużyć część Szczegóły formularza przez przeciąganie w dół dolnej krawędzi tej części

• Nacisnąć przycisk Pole tekstowe na Przyborniku

• Przesunąć wskaźnik myszy na formularz; wskaźnik przyjmie kształt krzyżyka z symbolem przycisku Pole tekstowe

• Przy naciśniętym lewy przycisku myszy narysować myszą prostokąt w części Szczegóły.

• Puścić lewy przycisk myszki; pojawi się pole, w którym widać napis Niezwiązany, z etykietą Tekst0.

• Kliknąć na słowie Niezwiązany; słowo znika, a pojawia się migający punkt wstawienia.

• Wpisać wyrażenia obliczające ( w tym wypadku: =[czas pracy] * [stawka]

Widok formularz po dołączeniu pola obliczeniowego

Jeśli pole obliczeniowe i jego podpis nachodzą na siebie (lub na inne formaty), należy zmienić ich rozmiary lub przeciągnąć w inne położenie, tak, aby w rezultacie otrzymać układ taki jak na rysunku powyżej. Po właściwym umieszczeniu pola obliczeniowego należy przystąpić do sformatowania go w stylu walutowym. Znak waluty będzie widoczny w polu w Widoku Formularz lub w Widok Arkuszu danych.

• 
  Kliknąć w polu obliczeniowym.

• Nacisnąć przycisk Właściwości.

• W oknie dialogowym Pole tekstowe: kliknąć w polu parametru Format; z prawej strony pola pojawia się strzałka.

• Kliknąć na strzałce.

• Wybrać z rozwijanej listy odpowiedni format (w tym wypadku Waluta).

• Zamknąć okno właściwości.

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Formularz.

• Zwróć uwagę na pole wyświetlające wysokość stawki tygodniowej; formularz otrzymany po wykonaniu ćwiczeń pokazano na rysunku poniżej.

W wyrażeniach można też używać funkcji. Przykładowo zapis: =Strona spowoduje wyświetlanie numeru strony. Nazwy funkcji nie umieszcza się w nawiasach. Datę umieszcza się zwykle w części Nagłówek formularza, numer strony zaś w części Stopka strony. Numeracja stron jest wskazana, jeśli formularz jest przeznaczony do druku.

LINIE I RAMKI W FORMULARZU

Ćwiczenie 2.48

1. umieścić prostokątną ramkę o grubości 3 pkt wokół tytułu formularza.

2. Dołączyć linię poziomą o grubości 2 pkt podkreślającą nazwisko.

3. Wyświetlić w Widoku formularza.

4. Zapisać zmodyfikowany projekt pod nazwą bieżącą. Zamknąć formularz.

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać pozycję Widok Projekt.

• Nacisnąć przycisk Prostokąt() w Przyborniku.

• Przesunąć wskaźnik myszy nad formularz; wskaźnik [przyjmuje kształt krzyżyka z symbolem prostokąta.

• Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy nakreślić myszą ramkę wokół tytułu formularza.

• Puścić lewy przycisk myszy.

• Jeśli tytuł formularza jest niewidoczny, to należy nacisnąć przycisk Kolor tła i na wyświetlonej palecie nacisnąć przycisk Przezroczysty.

• 
  Nacisnąć przycisk Szerokość obramowania i na palecie wybrać pozycję 3 pkt.

Po narysowaniu i sformatowaniu ramki na formularzu należy umieścić linię.

• Nacisnąć przycisk Linia na Przyborniku.

• Przesunąć wskaźnik myszy na formularz; wskaźnik przyjmuje kształt krzyżyka z symbolem linii.

• Nacisnąć i trzymać klawisz Shift.

• Nacisnąć i trzymać lewy przycisk myszy.

• Narysować linię (w tym wypadku: pod polem z nazwiskiem i pod etykietą NAZWISKO ).

• Puścić przycisk myszy, a następnie klawisz Shift.

• Jeśli linia nie jest widoczna, należy nacisnąć przycisk Kolor obramowania, a następnie na wyświetlonej palecie nacisnąć przycisk Przezroczysty.

• Nacisnąć przycisk Szerokość obramowania i na wyświetlonej palecie wybrać pozycję 2 pkt. Klawisz Shift ułatwia rysowanie linii poziomej lub pionowej.

Na zakończenie ćwiczenia należy wyświetlić formularz w Widoku Formularz ( wygląd otrzymanego formularza pokazano na rysunku poniżej), zapisać formularz pod bieżącą nazwą i go zamknąć.

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać pozycję Widok Formularz.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknj

PRZYGOTOWANIE FORMULARZA DO WYDRUKU

Ćwiczenie 2.49

Przygotować wydruk do formularza PRACOWNICY-uwagi.

Przed przystąpieniem do drukowania wyświetla się zwykle podgląd wydruku dokumentu. Dopiero po dokonaniu odpowiednich zmian parametrów drukowania i zaakceptowaniu wynikowej postaci wydruku można przesłać formularz na drukarkę. Podglądu wydruku i zmiany parametrów drukowania dokonuje się w oknie podglądu wydruku.

• 
  W oknie bazy danych na karcie Formularze kliknąć na nazwie formularza, który będzie drukowany (w tym wypadku na nazwie PRACOWNICY- uwagi).

• Z menu Plik wybrać opcję podgląd wydruku lub nacisnąć przycisk Podgląd wydruku, wówczas zostanie wyświetlony podgląd wydruku pierwszej strony wydruku formularza na podstawie parametrów standardowych.

• Nacisnąć przycisk Powiększenie, wówczas zostanie wyświetlony powiększony widok strony.

Przycisk Powiększenie przełącza między widokiem całej strony a powiększeniem strony.

W zależności od konfiguracji dołączonej drukarki i szerokości formularza , na ekranie czytelnika wygląd strony może być inny niż na rysunku powyżej . Jest to związane z podłączoną do komputera drukarką .

W rozwiązaniu ćwiczenia przyjęto, że drukarką domyślną jest HP , a drukowanie będzie się odbywać na papierze formatu A4 w orientalnej pionowej. Zmiany rozmieszczenia formularza na papierze dokonuje się w oknie dialogowym Ustawienia strony.

W ćwiczeniu należy umieścić formularz symetrycznie między lewym a prawym brzegiem strony. Zgodnie z przyjętym na początku realizacji ćwiczenia założeniem dotyczącym drukarki i papieru , należy:

• Z menu plik wybrać polecenie Ustawienia strony; wówczas zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia strony.

• Na karcie Marginesy ustalić parametry wydruku zgodnie z rysunkiem poniżej.

• Nacisnąć przycisk OK.

Zmian parametrów wydruku należy dokonywać tak długo , aż wygląd strony będzie nam odpowiadał.

Ćwiczenie 2.50.

Wydrukować dwie pierwsze strony bieżącego formularza.

• Z menu Plik wybrać polecenie Drukuj.

• W oknie dialogowym Drukuj.

• Nacisnąć przycisk OK.

Ćwiczenie 2.51

Zamknąć bieżący formularz.

• Z menu Plik wybierz polecenie Zamknij.

• Potwierdź zapisanie zmian wprowadzonych w formularzu naciskając TAK.

Zapisanie zmian podczas zamykania formularza powoduje automatyczne zapamiętanie parametrów drukowania (aż do następnej zmiany).

Naciśnięcie przycisku Zamknij w oknie podglądu powoduje zamknięcie okna podglądu. Jeśli podgląd był wydrukowany z okna projektowego , to nastąpi powrót do tego okna.

TWORZENIE FORMULARZA Z WYKRESEM

Przyjęto założenie, że pakiet Microsoft Office został zainstalowany w wersji pełnej i jest zainstalowana aplikacja programu instalacyjnego Microsoft Graph , bez której generowanie wykresów jest niemożliwe .

Jeżeli aplikacja Microsoft Graph nie została zainstalowana , to należy ją dodać za pomocą programu instalacyjnego Microsoft Office ,przeprowadzając pełną instalację pakietu.

Ćwiczenie 2.52

Przedstawić graficznie dane umieszczone w tabeli FINANSE, tworząc formularz z wykresem .Formularz zapisać pod nazwą FINANSE- wykres.

Najprościej jest użyć do tworzenia wykresu Kreatora formularzy . Najpierw należy jednak przeanalizować tabelę źródłową.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Tabele.

• Dwukrotnie kliknąć na nazwie tabeli (w tym wypadku na nazwie FINANSE).

Tabela źródłowa powinna być wcześniej importowana z bazy FILIA przygotowanej w rozdziale „Ćwiczenia podstawowe”. Jeżeli tabeli nie ma na liście tabel bieżącej bazy danych ,należy najpierw wykonać ćwiczenie 1.9.

Tabela zawiera dane o przychodach i wydatkach firmy w I kwartale roku . dane te należy przedstawić na wykresie kolumnowym , tak aby można było porównać wpływy i rozchody firmy. Przed przystąpieniem do tworzenia wykresu należy zamknąć tabelę:

• Zamknąć okno tabeli naciskając przycisk Zamknij.

• W oknie bazy danych na karcie Formularze nacisnąć przycisk Nowy.

• W oknie dialogowym Nowy formularz na górnej liście zaznaczyć opcję Kreator wykresów , a na dolnej liście rozwijanej zaznaczyć nazwę obiektu źródłowego (w tym wypadku nazwę tabeli FINANSE).

• Nacisnąć OK.

• W pierwszym oknie dialogowym Kreator wykresów nacisnąć przycisk >>(przeniesienie z listy Dostępne pola wszystkich pól obiektu źródłowego na listę Pola wykresu).

• Nacisnąć przycisk Dalej >

• Kliknąć na przycisku z odpowiednim typem wykresu (w tym wypadku na przycisku z wykresem kolumnowym).

• Nacisnąć przycisk Dalej >

• W kolejnym oknie dialogowym przeciągnąć myszą do pola Kategorie te nazwy pól które mają być przypisane do osi poziomej (w tym wypadku nazwa MIESIĄC jest już automatycznie umieszczona w tym polu).

• Kliknąć dwukrotnie w polu SumOfPrzychody umieszczonym w polu Dane i na liście w wyświetlonym oknie dialogowym Sumuj wybrać pozycję Brak.

• Nacisnąć przycisk OK.

• Nacisnąć przycisk Dalej>

• Wpisać tytuł wykresu (w tym wypadku: Finanse firmy w I kwartale).

• Nacisnąć przycisk Utwórz.

Legenda wyjaśnia, w jaki sposób kolory i wzory graficzne zostały przypisane do poszczególnych serii danych.·

Po utworzeniu formularza z wykresem należy go zapisać pod nazwą:

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę formularza (w tym wypadku FINANSE -rysunek) i nacisnąć przycisk OK.

Podczas pracy z Kreatorem wykresów użytkownik nie ma wpływu na wzory wypełnień i kolory poszczególnych elementów rysunku, jak również na czcionki i atrybuty czcionek zastosowanych na wykresie. Wszelkich zmian wyglądu elementów rysunku dokonuje się w oknie projektowym formularza, w specjalnym trybie modyfikacji wykresu. Dostosowanie wyglądu wykresu zostało przedstawione w następnym ćwiczeniu.

Ćwiczenie 2.53

Zmienić wzór wypełnienia serii przychodów na czarne paski poziome na białym tle. Wyświetlić wartości liczbowe przy kolumnach serii.

Jeśli wykres jest przeznaczony do drukowania [na drukarce czarno-białej, najlepiej zdefiniować go w kolorach czarnym i białym, odróżniając serie wzorami wypełnień. Przy zastosowaniu innych kolorów wydruk może być nieczytelny.

Realizację ćwiczenia należy rozpocząć od przejścia do Widoku Projekt

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Projekt.

• Dwukrotnie nacisnąć myszą na rysunku; wskaźnik myszy przybierze kształt otwartej dłoni.

Po chwili zostanie wyświetlone okno programu Microsoft Graph z odpowiednim menu i paskami narzędzi (zobacz rysunek 2.31). W oknie tym są widoczne kolejne dwa okna. W oknie Formularz: nazwa formularza - Arkusz danych są wyświetlane dane, na podstawie, których został wygenerowany wykres, zaś w oknie Formularz: nazwa formularza - Wykres jest wyświetlany wykres.

Jeżeli widać tylko jedno okno, ( co oznacza, że drugie okno znajduje się pod nim), należy z menu Widok wybrać polecenie Arkusz danych. Można wtedy zmienić rozmiary okien lub przesunąć je względem siebie tak, aby był łatwy dostęp do obydwu okien.

Okno bieżące znajduje się na pierwszym planie. Uaktywnienie drugiego okna następuje po jednokrotnym kliknięciu myszą na tym oknie.

W oknie Arkusz danych można zmieniać wartości liczbowe i teksty -- pociąga to za sobą automatyczną zmianę na rysunku w oknie Wykres.

Do dokonywania zmian graficznych na rysunku można przystąpić wtedy ,gdy jest aktywne okno Wykres .

Najpierw wybieramy element ,który ma być zmieniony:

• Dwukrotnie kliknać myszą na elemencie ,który ma być zmienny (w tym przypadku :na dowolnej kolumnie serii PRZYCHODY).Wówczas zostanie wyświetlone okno Formatuje serie danych .

Okna dialogowe formatowane składa ją się najczęściej z kilku kart(w tym wypadku z kart Wzorki Oś. Słupki błędu Y, Etykiety danych).Trzeba wybrać odpowiednią kartę i na niej dokonać odpowiednich zmian.

• Wybrać kartę Wzorki.

• W grupie Obszar kliknać na kolorze czarnym.

• Kliknać na strzałce z prawej strony pola Wzorek.

• Na rozwiniętej liście kliknać na wzorku z paskami poziomymi.

• Wybrać kartę Etykieta Danych

• Zaznaczyć opcję Pokaż wartości.

• Zakończ formatowanie elementu naciskając przycisk OK.

Ćwiczenie 2.54

Zmienić rozmiar czcionki w tytule wykresu na 12 pkt. i wyłączyć jej pogrubienie okna wykresu .Zamknąć formularz.

• Kliknać dwukrotnie myszą na elemencie ,który ma być zmieniony (w tym wypadku na tytule wykresu);wówczas zostanie wyświetlone okno Formatuj tytuł wykresu .

• Wybrać kartę Czcionka.

• Na liście Styl czcionki wybrać opcje Pogrubiony.

• 
  W polu rozmiar wpisać liczbę 12.

• Nacisnąć przycisk OK.

Wykres po wprowadzeniu zmian wygląda tak jak na rysunku (różnica może dotyczyć koloru lub wzoru wypełniania i etykiet drugiej serii danych oraz położenia legendy - zmiany dotyczące serii rozchodów można wykonać samodzielnie).

Aby zamknąć okno służące do modyfikowania wykresu i powrócić do okna projektowego formularza należy z menu Plik wybrać polecenie Zakończ i powrócić do :Formularz :nazwa formularza. Zamykając formularz należy pamiętać o potwierdzeniu zapisania zmian w projekcie.

TWORZENIE FORMULARZA ZESPOLONEGO

Formularz zespolony to inaczej formularz z podformularzem. Pozwala on na określenie w jednym oknie dwóch powiązanych ze sobą formularzy zobacz rysunek poniżej. Równolegle z wyświetlaniem kolejnych rekordów formularza głównego Access wyświetla odpowiadające im rekordy formularza pomocniczego.

Ćwiczenie 2.55

Otworzyć formularz WYPOSAŻENIE DZIAŁÓW. Przewinąć rekordy formularza głównego, obserwując jednocześnie zmiany danych w podformularzu. Zamknąć formularz.

• W oknie bazy danych na karcie Formularze kliknąć na nazwie formularza WYPOSAŻENIE DZIAŁÓW.

• Nacisnąć przycisk Otwórz; wówczas zostanie wyświetlony formularz pokazany na rysunku poniżej.

Formularz zespolony

• Naciskać przyciski nawigacyjne formularza głównego i obserwować zmiany w formularzu głównym i podformularzu.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Ćwiczenie 2.56

1. Za pomocą Kreatora formularzy utworzyć formularz zespolony, w którym podstawą formularza głównego jest tabela KODY I NAZWY DZIAŁÓW, podformularza natomiast tabela WYPOSAŻENIE DZIAŁÓW

2. Dołączyć pole z pełną nazwą działu do formularza głównego, natomiast z nazwą i serią wyposażenia do formularza pomocniczego.

3. Formularz zespolony zatytułować DZIAŁY I ICH WYPOSAŻENIE.

4. Zapisać formularz pomocniczy pod nazwą Wyposażenie - spis. Zapisać formularz zespolony pod nazwą Moje wyposażenie działów - grupa lab.

5. Wyświetlić formularz w Widoku Formularz. Przewinąć rekordy formularza głównego.

Etap I: uruchomienie kreatora formularzy, ustalenie źródła i pól formularza głównego.

• W oknie bazy danych na karcie Formularze nacisnąć przycisk Nowy.

• W oknie dialogowym Nowy formularz na górnej liście zaznaczyć pozycję Kreator formularzy, a na dolnej, rozwijanej liście zaznaczyć nazwę obiektu źródłowego dla formularza głównego (w tym przypadku na nazwie NAZWA DZIAŁU).

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

• Na liście stylów formularzy w oknie dialogowym Kreator formularzy zaznaczyć pozycje Rzeźbiony i nacisnąć przycisk Dalej>.

• Wpisać tytuł formularza (w tym przypadku DZIAŁY I ICH WYPOSAŻENIE), zaznaczyć opcję Modyfikuj projekt formularza i nacisnąć przycisk Utwórz; wówczas zostanie wyświetlony nowy formularz w Widoku Projekt.

Etap II: utworzenie podformularza oraz wybór źródła i pól.

• Wyświetlić Przybornik, jeżeli jeszcze nie jest wyświetlony.

• Powiększyć obszar formularza, przeciągając myszą jego dolny lewy róg w prawo w dół.

• Na Przyborniku nacisnąć przycisk Podformularz/podraport.

• Na formularzu zaznaczyć prostokąt, w którym ma być umieszczony podformularz; automatycznie zostaje uruchomiony Kreator podformularzy/podraportów.

• Powtórzyć postępowanie wykonane w pierwszym etapie dla formularza głównego (w tym wypadku do formularza podłączyć pola KOD DZIAŁU, WYPOSAŻENIE i SERIA).

• W oknie dialogowym Kreatora podformularzy dotyczącym łączy między formularzem i podformularzem zaznaczyć opcję Wybierz formularz, z listy wybrać pozycję Pokaż WYPOSAŻENIE dla każdego rekordu w KODY i NAZWY DZIAŁÓW, a następnie nacisnąć przycisk Dalej>.

• W oknie dialogowym Kreatora podformularzy wpisać nazwę podformularza (w tym wypadku Wyposażenie - spis) i nacisnąć przycisk Utwórz.

Etap III: zapisanie podformularza i formularza zespolonego, testowanie i zamknięcie formularza zespolonego.

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Formularz.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz, wpisać nazwę formularza zespolonego (w tym wypadku Moje wyposażenie działów) i nacisnąć przycisk OK.

• Wyświetlić w formularzu informacje o wyposażeniu poszczególnych działów.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

STOSOWANIE MAKROPOLECEŃ W FORMULARZU

Makropolecenie (inaczej makro) nazwana i zapisana sekwencja czynności. Po uruchomieniu makropolecenia są automatycznie wykonywane wszystkie zapisane w nim czynności, w kolejności ich występowania. Makropolecenia najczęściej przypisuje się do przycisku.

Należy rozpocząć od analizy formularza, wykorzystującego makropolecenie, a później spróbować samodzielnie związać przykładowy formularz z makropoleceniem.

Ćwiczenie 2.57

Otworzyć i przeanalizować formularz KIEROWNICY DZIAŁÓW. Zamknąć formularz.

• W oknie bazy danych na karcie Formularze dwukrotnie kliknąć na nazwie KIEROWNICY DZIAŁÓW.

Otwarty formularz (zobacz rysunek poniżej) wyświetla dane o kierownictwie poszczególnych działów firmy. Widać kod i nazwę działu oraz nazwisko jego kierownika.

Aby uzyskać informacje o miejscu zamieszkania kierownika działu, należy nacisnąć przycisk ADRES.

• Nacisnąć przycisk ADRES w formularzu.

Okno formularza KIEROWNICY DZIAŁÓW

Na ciśnięcie przycisku ADRES powoduje otwarcie dodatkowego formularza, zawierającego dane o miejscu zamieszkania osoby, której nazwisko jest wyświetlane w formularzu głównym (zobacz rysunek poniżej).

Nowo otwarty formularz jest zsynchronizowany z formularzem głównym, tak aby po otwarciu wyświetlał adres osoby, która rzeczywiście jest kierownikiem działu wyświetlanego aktualnie w formularzu głównym.

Przycisk ADRES uruchamia makropolecenie, które wyświetla formularz pomocniczy. W następnych ćwiczeniach zostanie utworzony przycisk makropolecenia w formularzu, zdefiniowane makropolecenie i zsynchronizowane z formularzem głównym. Najpierw należy zamknąć kolejno formularze: pomocniczy i główny.

• Nacisnąć przycisk Zamknij w górnym prawym rogu okna formularza ADRESY.

• Nacisnąć przycisk Zamknij w górnym prawym rogu okna formularza KIEROWNICY.

Ćwiczenie 2.58

1. utworzyć makropolecenie otwierające formularz ADRESY w oknie o wymiarach 7 cm (wys.) na 9 cm (szer.) w prawym dolnym rogu okna formularza głównego (odległość od lewej krawędzi okna formularza głównego 8 cm, od górnej natomiast 5 cm)..

2. Zapisać makropolecenie pod nazwą adresy.

3. Zamknąć makropolecenie.

Zdefiniowanie makropolecenia, o której mowa w treści ćwiczenia, jest czynnością wymagającą nie tylko określenia, jakie skutki pociągnie za sobą uruchomienie makropolecenia, lecz także zsynchronizowania informacji wyświetlanych w formularzu głównym z formularzem pomocniczym. W związku z tym, że problem jest dość złożony, należy podzielić jego rozwiązanie na kilka etapów, by zwiększyć przejrzystość opisu.

Etap I: wybór działania, które będzie wykonane po uruchomieniu makropolecenia.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Makra.

• Nacisnąć przycisk Nowy.

• W oknie projektowym makropolecenia kliknąć na strzałce w komórce Akcja.

• Na rozwiniętej liście zaznaczyć pozycję Otwórz Formularz.

• W części okna Argumenty akcji kliknąć w komórce Nazwa formularza.

• Kliknąć na strzałce i rozwiniętej liście kliknąć na nazwie formularza, który ma być otwierany za pomocą makropolecenia (w tym wypadku na nazwie ADRESY).

Etap II: synchronizacja odpowiednich rekordów z formularza głównego i pomocniczego.

Elementem wiążącym formularze główny i pomocniczy jest identyfikator osoby. Do formularza głównego jest on pobierany z tabeli źródłowej KIEROWNICY DZIAŁÓW z pola IDENTYFIKATOR (zobacz rysunek 2.36), natomiast do formularza pomocniczego z tabeli źródłowej ADRESY, z pola o takiej samej nazwie (zobacz rysunek 2.37).

Synchronizacji formularzy: głównego, z którego jest uruchamianie makropolecenie, i pomocniczego (otwierania za pomocą makropolecenia) dokonuje się poprzez warunek wpisany w komórce Warunek WHERE w części okna Argumenty akcji. Warunek WHERE, synchronizujący odpowiednie pola formularza głównego i pomocniczego, ma ogólną postać L=P.
Tabela źródłowa dla formularza głównego.

L - jest nazwą pola z formularza pomocniczego, które jest związane z odpowiednim polem formularza głównego.

• P - jest nazwą pola synchronizującego z formularza głównego. Nazwa ta musi być poprzedzona ścieżką dostępu do pola.

Ścieżka dostępu ma ogólną postać:

Nazwa karty w oknie bazy danych![nazwa obiektu]!

Gdzie wykrzyknik jest integralną częścią zapisu.

Ogólnie składnia warunku WHERE w naszym przykładzie ma postać:

[nazwa pola z formularza pomocniczego]=Formularze![nazwa formularza]![nazwa pola z formularza głównego]

Korzystając z tego wzoru, należy utworzyć właściwy warunek synchronizujący.

• W części okna Argumenty akcji kliknąć w komórce Warunek WHERE.

• Wpisać warunek synchronizujący (w tym wypadku [IDENTYFIKATOR] = Formularze! [KIEROWNICY-próby]![IDENTYFIKATOR] ).

Etap III: ustalenie rozmiarów okna formularza pomocniczego oraz jego położenia względem okna formularza głównego.

• Kliknąć w następnej pustej komórce pola Akcja.

• Kliknąć na strzałce i z rozwijanej listy wybrać polecenie Ruch Rozmiar.

• W części Argumenty akcji kliknąć w komórce W prawo i wpisać odległość górnej krawędzi formularza pomocniczego od lewej krawędzi formularza głównego (w tym wypadku 8).

• W części Argumenty akcji kliknąć w komórce W dół i wpisać odległość górnej krawędzi formularza pomocniczego od górnej krawędzi formularza głównego (w tym wypadku 5).

• Kliknąć w komórce Szerokość i wpisać szerokość okna formularza pomocniczego (w tym wypadku 9).

• Kliknąć w komórce Wysokość wpisać wysokość okna formularza pomocniczego (w tym wypadku 7).

Etap IV: zapisanie i zamknięcie makropolecenia.

• Nacisnąć przycisk Zamknij okna projektowego makropolecenia.

• Potwierdzić zapisanie makropolecenia naciskając Tak.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę makropolecenia ( w tym wypadku adresy ) i nacisnąć przycisk Ok.

Ostatnią czynnością umożliwiającą wykorzystanie makropolecenia jest dołączenie go do przycisku makropolecenia na formularzu. Dopiero po wykonaniu tej czynności można uruchamiać makropolecenie przez naciśnięcie przycisku.

Ćwiczenie 2.59

Wyświetlić w oknie projektowym formularz Kierownicy-próby. Utworzyć przycisk makropolecenia wewnątrz białego prostokąta po lewej stronie. Na przycisku umieścić nazwę Adres. Przypisać do przycisku wykonanie makropolecenia adresy.

• W oknie bazy danych na karcie Formularze kliknąć na nazwie Kierownicy -próby.

• Nacisnąć przycisk Projektuj.

• Jeśli zachodzi potrzeba, wyświetlić Przybornik.

• Nacisnąć Przycisk polecenia na Przyborniku.

• Przesunąć wskaźnik myszy na formularz ( w tym wypadku ponad biały prostokąt); wskaźnik myszy przybiera kształt krzyżyka z symbolem przycisku.

• Nacisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy.

• Narysować myszą nieduży prostokąt, w miejscu, gdzie ma być umieszczony przycisk (w tym wypadku wewnątrz białego prostokąta).

• Puścić lewy przycisk myszy; wówczas zostanie uruchomiony Kreator przycisków polecenia.

• W oknie dialogowym Kreator przycisków polecenia na liście Kategorie zaznaczyć nazwę Różne, na liście Akcje zaznaczyć pozycję Uruchom makro.

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

• W następnym oknie Kreator przycisków polecenia zaznaczyć na liście nazwę makropolecenia ( w tym wypadku adresy).

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

• W następnym oknie Kreator przycisków polecenia zaznaczyć opcję Tekst i w polu tekstowym obok wpisać tekst ( w tym wypadku ADRES).

• Nacisnąć przycisk Utwórz.

• Zamknąć formularz zapisując wprowadzone zmiany w projekcie pod bieżącą nazwą.

Po otworzeniu w formularzu przycisku należy zdefiniować makropolecenie, które następnie zostanie przypisane do tegoż przycisku. Można to zrobić, jeśli formularz z przyciskiem makropolecenia jest wyświetlony w Widoku Formularz.

Na zakończenie należy sprawdzić poprawność dziania przycisku makropolecenia i samego makropolecenia.

Ćwiczenie 2.60

Przetestować działanie makropolecenia.

• Nacisnąć przycisk Widok formularza i z wyświetlonego menu wybrać polecenie Widok Formularz.

• Nacisnąć przycisk ADRES w formularzu; powinien zostać otwarty formularz z adresem kierownika.

• Zamknąć formularz pomocniczy, a następnie formularz główny.

Wzajemne ustawienie okien formularza głównego i pomocniczego widać wtedy, gdy w momencie uruchamiania makropolecenia okno formularza głównego nie jest zmaksymalizowane.

ĆWICZENIA DO SAMODZIELNEGO WYKONANIA:

ĆWICZENIE 1.

1. Na podstawie kwerendy PŁACE + NAZWISKO utworzyć, za pomocą kreatora formularzy , formularz jednokolumnowy obramowany zawierający nazwisko i płace pracownika. Zapisać formularz pod nazwą PŁACE i Nazwa Grupy.

2. Posortować dane według nazwisk rosnąco.

3. Wprowadzić do projektu formularza następujące modyfikacje:

• wokół nagłówka nałożyć prostokąt w kontrastowym kolorze,

• poszerzyć formularz,

• pole z płacą przenieść na prawą stronę pola z nazwiskiem,

• w polu z nazwiskiem zmienić kolor tła, styl i szerokość krawędzi oraz styl i rozmiar czcionki.

4. Zmodyfikowany formularz zapisać pod nazwą bieżącą.

5. Wyświetlić formularz w oknie Widok Formularz.

ĆWICZENIE 2.

1. Na podstawie kwerendy PŁACE + NAZWISKO utworzyć nowy formularz wyświetlający nazwiska, stanowisko, płace i premie.

Wskazówki:

• Pola przenieść z listy pól (listę można wyświetlić naciskając przycisk Lista pól),

• Dodać nagłówek i stopkę formularza (z menu Format wybrać polecenie Nagłówek i Stopka formularza),

• W nagłówku zastosować tło jasnozielone,

• Wokół nagłówka Dane o zarobkach umieść prostokątną białą ramkę.

• W nagłówku zastosować pogrubioną czcionkę Arial 15 pkt.; nagłówek wyśrodkować.

2. Zapisać projekt formularza pod nazwą DANE O ZAROBKACH i Nazwa Grupy.

3. Włączyć sortowanie według płacy malejąco, wyświetlić rekordy o płacy większej od 500,00 zł i jednocześnie premii mniejszej od 120,00 zł.

ĆWICZENIE 3.

1. Na podstawie tabeli Działy firmy i Wyposażenie działów zdefiniować (korzystając z kreatora) formularz zespolony.

Wskazówki:

• Dane do formularza głównego odczytać z tabeli Działy firm .

• Dane do formularza podrzędnego odczytać z tabeli Wyposażenie działów.

• W formularzu głównym umieścić jedno pole Nazwa działu.

• W formularzy podrzędnym umieścić pola: Wyposażenie, Sztuki, Opis.

• Formularzowi nadać tytuł WYPOSAŻENIE FIRMY.

• Podformularz nazwać WYPOSAŻENIE.

• Formularz zespolony nazwać WYPOSAŻENIE DZIAŁÓW FIRMY Nazwa Grupy.

2. Obejrzeć formularz na podglądzie wydruku.

BAZY DANYCH - Raporty

Raport służy do prezentacji danych na papierze. Projektując raport użytkownik ma wpływ na szatę graficzną wydruku. W raportach można porządkować i grupować informacje według zadanych kryteriów. Dane umieszczane w raporcie mogą być wynikiem obliczeń wykonanych na danych z obiektu źródłowego.

Zamieszczony wcześniej rozdział dotyczący formularzy umożliwiał zapoznanie się z czynnościami projektowymi i drukowaniem. Współpraca z kreatorem, samodzielne dołączenie formatów w oknie projektowym, ustalanie nowych i zmiana istniejących formantów, a także ustawianie parametrów wydruku i wydruk przebiega w przypadku raportów tak samo, jak w wypadku formularzy. W związku z tym w niniejszym rozdziale nie zamieszczono szczegółowych opisów wykonywania tej czynności.

Tworzenie raportu

Najprościej i najszybciej tworzy się raport za pomocą Kreatorów raportów. Są dostępne następujące, podstawowe typy raportów:

• Kolumnowy - formą przypominający formularz kolumnowy

• Tabelaryczny - ukazujący dane w układzie bez grup i sum,

• Podsumowujący - grupujący i podsumowujacy dane według określonych kryteriów; podsumowania mogą dotyczyć każdej grupy osobno, mogą też być całościowe.

• Autoraport - wykorzystujący wszystkie pola z macierzystej tabeli lub kwerendy; tworzony automatycznie.

• Wykresy - raport zawierający wykres.

• Etykiety - tworzący nalepki adresowe na koperty.

Ćwiczenie 2.61

1. Za pomocą Kreatora raportów utworzyć Autoraport z tabeli Płace tygodniowo

2. Obejrzeć raport.

3. Zapisać raport pod nazwą Tygodniowe zarobki pracowników.

4. Zamknąć raport

.

• W oknie bazy danych wybrać kartę Raporty i nacisnąć przycisk Nowy.

• W oknie dialogowym Nowy raport na górnej liście wybrać pozycję Autoraport :tabelaryczny, a z rozwijanej listy wybrać nazwę obiektu źródłowego (Płace tygodniowo)

• Nacisnąć przycisk OK.

Raport należy zapisać pod nową nazwą.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę raportu (Tygodniowe zarobki pracowników)

• Nacisnąć przycisk OK.

Podgląd wynikowej postaci raportu

Wynikowa postać raportu (jego forma i układ na kartce papieru ) jest prezentowana w specjalnym oknie podglądu .Przed przystąpieniem do drukowania należy zawsze obejrzeć podgląd raportu .W oknie podglądu można nie tylko przejrzeć raport, ale również zmienić sposób rozmieszczenia wydruku na papierze .

Ćwiczenie 2.62

Przejrzeć podgląd raportu Tygodniowe zarobki pracowników .Zamknąć okno podglądu raportu .

Jeśli trzeba, to należy zmaksymalizować okno podglądu naciskając przycisk .

• Przewinąć bieżącą stronę raportu za pomocą paska przewijania pionowego .

• Nacisnąć przycisk powiększenie .

• Obejrzeć rozkład bieżącej strony raportu na kartce papieru .

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij .

Przycisk Powiększenie przełącza między podglądem całej strony i podglądem strony w skali 1:1 .W drugim przypadku na ekranie pojawią się paski przewijania , umożliwiające oglądanie różnych części prezentowanej strony raportu .

Naciśnięcie przycisku Zamknij powoduje zamknięcie okna podglądu .Jeśli podgląd był wyświetlony przez Korektora raportu , to następuje automatyczne przejście do okna projektowego .W przeciwnym wypadku następuje powrót do okna obiektowego Raporty .

Ćwiczenie 2.63

Za pomocą Kreatora raportów utworzyć etykiety adresowe pracowników firmy dla potrzeb korespondencji . Zapisz etykiety pod nazwą Adresy do korespondencji .

Załóżmy , że adres na kopercie ma mieć następującą formę :

NAZWISKO IMIĘ

KOD MIASTO

ULICA

Dane potrzebne do utworzenia napisów pocztowych należy pobrać z kwerendy ADRESY DOMOWE PRACOWNIKÓW .

Etap I :uruchomienie Kreatora raportów ,wybór źródła dla raportu ,wybór rodzaju raportu .

• 
  W oknie bazy danych na karcie Raporty nacisnąć przycisk Nowy .

• W oknie dialogowym Nowy raport na górnej liście zaznaczyć pozycję Kreator etykiety ,

A w rozwijalnej liście Wybierz wybrać nazwę obiektu źródłowego (w tym wypadku kwerendę ADRESY DOMOWE PRACOWNIKÓW).

• Nacisnąć przycisk OK.

• W pierwszym oknie dialogowym Kreator etykiet wybrać rozmiar ( typ ) etykiety według wzoru na rysunku i nacisnąć przycisk Dalej .

• W następnym oknie dialogowym Kreator etykiet wybrać parametry czcionki i nacisnąć przycisk Dalej .

W następnym oknie dialogowym Kreator etykiet należy zaprojektować wygląd etykiety według wzoru pokazanego na rysunku poniżej ta czynność została szczegółowo omówiona w następnym etapie ćwiczenia .

Etap II :projektowanie wyglądu etykiety .

Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie NAZWISKO ;pole zostanie przeniesione na prawą stronę do obszaru prototyp etykiety .

• Nacisnąć klawisz Tab .

• Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie IMIĘ ;pole zostanie przeniesione do obszaru Prototyp etykiety .

• 
  Nacisnąć klawisz Enter .

• Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie KOD ;pole zostanie przeniesione do obszaru Prototyp etykiety .

• Nacisnąć klawisz Tab .

• Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie MIASTO ;pole zostanie przeniesione do obszaru Wygląd etykiety .

• Nacisnąć klawisz Enter .

• Na liście Dostępne pola dwukrotnie kliknąć na nazwie ULICA ;pole zostanie przeniesione do obszaru Wygląd etykiety .

• Nacisnąć przycisk Dalej >.

Etap III :ustalenie sposobu sortowania etykiet .

• W następnym oknie dialogowym Kreator etykiet należy przenieść wybrane nazwy pól

z listy Dostępne pola do listy Sortuj według (w tym wypadku należy przenieść pole MIASTO ).

• Naciśnij przycisk Dalej >.

• W następnym oknie dialogowym Kreator etykiet ,należy wpisać nazwę raportu (w tym wypadku Adresy domowe pracowników ) i nacisnąć przycisk Utwórz ;zostanie wówczas wyświetlone okno z etykietami adresowymi (zobacz rysunek )
  

.

• Na zakończenie należy zapisać raport na dysku. W tym celu należy wykonać następujące

• Czynności:

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę raportu ( w tym wypadku

• Adresy do korespondencji) i nacisnąć przycisk OK.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

Grupowanie informacji w raporcie

Ćwiczenie 2.64

1. Za pomocą Kreatora raportów przygotować, na podstawie tabeli WYPOSAŻENIE, raport grupujący wyposażenie firmy według działów.

2. Do raportu dołączyć pola z kodem działu i nazwą sprzętu.

3. Wybrać sortowanie według działów.

4. Raport zatytułować Wyposażenie według działów.

5. Zapisać raport pod nazwą Wyposażenie firmy.

Realizację zadania podzielono, dla większej przejrzystości i dla ułatwienia analizy, na kilka etapów.

Etap 1 :uruchomienie kreatora raportów, wybór źródła raportu

• w oknie bazy danych na karcie RAPORTY nacisnąć przycisk NOWY

• w oknie dialogowym NOWY RAPORT na górnej liście zaznacz pozycję KREATOR RAPORTÓW, a na rozwijanej liście WYBIERZ kliknąć na nazwie obiektu źródłowego (w tym wypadku na nazwie tabeli WYPOSAŻENIE)

• Naciśnij przycisk OK.

Etap 2: wybór pól, które mają być uwzględnione w raporcie

• w pierwszym oknie dialogowym KREATOR RAPORTÓW na liście DOSTĘPNE POLA dwukrotnie kliknąć na nazwę pola , które ma być umieszczone w raporcie(powtórzyć tę czynność dla pól KOD DZIAŁU I WYPOSAŻENIE);pola zostaną przeniesione do listy WYBRANE POLA

• nacisnąć przycisk DALEJ

Etap 3:ustalenie sposobu sortowania danych w raporcie.

• w drugim oknie dialogowym KREATOR RAPORTÓW na liście DOSTĘPNE POLA dwukrotnie kliknąć na nazwie pola, według którego mają sortowane dane ( w tym wypadku pole KOD DZIAŁU ),a w polu oznaczonym numerem 2 wybrać drugie pole, według którego mają być sortowane dane ( w tym wypadku pole WYPSOŻENIE ).

• Nacisnąć przycisk DALEJ >.

Etap 4: wybór stylu raportu, sposobu prezentacji na papierze, zatytułowanie raportu.

• W następnym oknie dialogowym wybrać układ raportu ( w tym wypadku Tabelaryczny ) oraz jego orientację na stronie ( w tym wypadku Pionowa).

• Nacisnąć przycisk DALEJ >.

• W następnym oknie Kreator raportów wybrać na liście Firmowym styl raportu.

• Nacisnąć przycisk DALEJ >.

• W kolejnym oknie wpisać tytuł raportu ( w tym wypadku Wyposażenie według działów ).

• Nacisnąć przycisk Utwórz

Przed naciśnięciem przycisku Utwórz można zawsze powrócić do poprzednich okien dialogowych Kreatora raportów (naciskając przycisk < Wstecz ) i dokonać właściwości tworzonego raportu).

Po czasie potrzebnym kreatorowi do tworzenia raportu na podstawie podanych informacji na ekranie monitora zostanie wyświetlone okno podglądu wynikowej postaci raportu. Wygenerowany raport pokazano na rys. poniżej.

• Utworzony raport należy zapisać na dysku.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zapisz.

• W oknie dialogowym Zapisz jako wpisać nazwę raportu ( w tym wypadku Wyposażenie firmy ).

• Nacisnąć przycisk OK.

Należy dokładnie obejrzeć wynikową postać raportu.

• Jeśli zachodzi taka potrzeba, należy zmaksymalizować okno i podglądu naciskając przycisk

• Przewinąć bieżącą stronę raportu za pomocą paska przewijania pionowego: zwrócić uwagę na grupowanie

Wyposażenia według działów i alfabetyczne uporządkowanie sprzętu w ramach każdej grupy.

• Nacisnąć przycisk powiększenie

• Obejrzeć rozkład danych z bieżącej strony raportu na kartce papieru.

Podsumowanie w raporcie

Ćwiczenie 2.65

Wyświetlić raport Wyposażenie firmy w oknie projektowym. Zapoznać się z elementami składowymi raportu.

• Nacisnąć przycisk Zamknij: raport jest wyświetlany w oknie projektowym.

W bieżącym raporcie występują dodatkowo części zatytułowane KOD DZIAŁU - nagłówek i KOD DZIAŁU - stopka. Ma to zawiązek z grupowaniem informacji według określonego kryterium ( tym wypadku według działów firmy reprezentowanych przez pole KOD DZIAŁU). W nagłówku grupy występuje najczęściej tytuł kolumny, w której są wyświetlane nazwy poszczególnych grup ( w tym wypadku kod działów ), w stopce natomiast podsumowanie grupy( np. liczba elementów grupy).

W raporcie wyposażenie firmy część KOD DZIAŁU - stopka jest pusta. W następnym ćwiczeniu należy w tej części umieścić dodatkowe wyposażenie w każdym dziale.

Ćwiczenie 2.66

1. Dołączyć do raportu wyposażenie firmy podliczenie sztuk wyposażenia dla każdego działu.

2. Wyświetlić podgląd raportu.

3. Zapisać zmieniony raport pod nazwą bieżącą, a następnie zamknąć raport.

Wszelkie podsumowania dotyczące grup definiuje się w części nazwa grupy - stopka.

Ponieważ w naszym przypadku w części tej kreatora nie umieścił żadnych formatów, jest ona zredukowana do nazwy ( tu: KOD DZIAŁU - stopka). Aby umieścić tam pole wyświetlające liczbę sztuk wyposażenia w dziale oraz opis tego pola, należy powiększyć część stopki grupy. W związku z tym trzeba wykonać następujące czynności:

• Wskazać myszą dolną krawędź stopki grupy ( w tym przypadku części KOD DZIAŁU - stopka ); wskaźnik myszy przyjmuje kształt czarnego krzyżyka ze strzałkami skierowanymi w górę i w dół.

• Nacisnąć lewy przycisk myszy i trzymając go przeciągnąć mysz w dół ok. 1,5 cm. Teraz można przystąpić do dołączenia pola z wyrażeniem zliczającym sztuki sprzętu.

• Na przyborniku nacisnąć przycisk Pole tekstowe

• Przeciągnąć mysz na stopkę grupy: wskaźnik myszy przyjmuje postać krzyż z symbolem przycisku pola tekstowego.

• Nacisnąć lewy przycisk myszy i trzymając go narysować prostokąt: należy dążyć do takiego rozmieszczenia dołączanych elementów jak na rysunku 2.44.

• Puścić lewy przycisk myszy

• Kliknąć na słowie Niezwiązany wewnątrz narysowanego prostokąta,; słowo znika.

• Wpisać wyrażenie podsumowujące ( tym wypadku:=zlicz ([WPOSAŻENIE]).

Wyrażenie musi rozpoczynać się od znaku równości (=). Operatory podstawowych działań arytmetycznych to:

*(gwiazdka) - mnożenie,

/ (ukośnik) - dzielenie,

+ (plus) - dodawanie,

-(minus) - odejmowanie.

W wyrażeniach obliczających można wykorzystywać funkcje. Postać zapisu funkcji jest następująca: nazwa funkcji(argument).

Argument funkcji musi być ujęty w nawiasy okrągłe. Argumentem może być nazwa pola: = suma ([premia]) lub wyrażenie : = suma ([pensja]*1.2))

Podstawowe funkcje to:

• Suma - wyznacza sumę,

• Średnia - wyznacza średnią arytmetyczną,

• Min - wyznacza wartość najmniejszą,

• Max - wyznacza wartość największą,

• Zlicz - wyznacza liczbę elementów.

Jeśli w wyrażeniu jest wykorzystywana nazwa pola, to musi być ujęta w nawiasy kwadratowe.

Do pola obliczeniowego należy dołączyć etykietę z opisem:

• Na przyborniku należy nacisnąć przycisk ETYKIETA A.

• Przeciągnąć mysz na stopkę grupy; wskaźnik myszy przyjmuje kształt krzyżyka z symbolem przycisku etykiety.

• Nacisnąć lewy przycisk myszy i trzymając go narysować prostokąt na lewo od pola z wyrażeniem (zobacz rysunek poniżej)

• Puścić lewy przycisk myszy; wewnątrz narysowanego prostokąta miga punkt wstawiania w postaci pionowej kreski .

• Wprowadzić opis podsumowania ( w tym przypadku liczba sztuk).

Na zakończenie należy zapisać zmieniony projekt pod bieżącą nazwą, sprawdzić poprawność dokonanych zmian w oknie podgląd i zamknąć raport.

• Nacisnąć przycisk Zapisz.

• Nacisnąć przycisk Podgląd wydruku

• Obejrzeć raport w skali 1:1, zwróć uwagę na podsumowanie na końcu każdej grupy.

• Z menu Plik wybrać polecenie Zamknij.

BAZY DANYCH - Pobieranie danych ze źródeł zewnętrznych. Łączenie i importowanie danych.

Program Microsoft Access 97 akceptuje różne formaty danych np. Microsoft Excel, Lotus 123, dBase, Microsoft FoxPro, Paradox, Microsoft SQL Server, pliki tekstowe. Importowanie to kopiowanie danych ze źródła do tabeli w bazie danych. Można także tworzyć hiperłącza do plików w tych formatach. Hiperłącze jest to połączenie między miejscem, w którym plik był utworzony, czyli źródłem a miejscem, z którym plik jest połączony, czyli miejscem docelowym. Tabela połączona nie jest kopiowana do bazy danych MS Access, pozostaje ona w pierwotnym formacie pliku.

Ćwiczenie 2.67

Połącz tabelę zewnętrzną Wypos.dbf z bazą danych Słodka Lilka bez zmiany formatu pliku.

1. Plik > Pobierz dane zewnętrzne > Połącz tabele

2. Wybierz folder w którym przechowujesz pliki ćwiczeniowe

3. Wybierz w polu Pliki typu > dBaseIV > Połącz

4. Dokonanie wyboru plików indeksowanych jest niemożliwe > Anuluj

5. Zamknij okno dialogowe Połącz

6. Otwórz tabelę Wypos w widoku Arkusz danych

7. Ustaw format walutowy we właściwościach dla pola Wart_ks

8. Obejrzyj wynik i zamknij tabelę.

Praca z tabelą połączoną

1. Nie można zmieniać struktury danych (nie można dodawać, usuwać lub zamieniać kolejności pól)

2. Można zmieniać właściwości pola

3. Można edytować dane

Ćwiczenie 2.68

Zaimportuj plik Lista płac.xls do bazy danych Słodka Lilka

1. Plik > Pobierz dane zewnętrzne > Importuj

2. Pliki typu > Microsoft Excel > OK. (zostanie otwarty kreator importu arkuszy)

3. Zaznacz pole: Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn > Dalej

4. Zaznacz pole W nowej tabeli > Dalej

5. Wybierz opcje: Własny klucz podstawowy > Dalej

6. Wpisz nazwę: Lista płac > Zakończ

7. OK.

Dodawanie hiperłączy do bazy danych

W programie MS Access 97 można łączyć bazę danych z innymi źródłami, w tym z Internetem. Program zawiera dane typu hiperłącze, które mogą być przechowywane w tabelach. Hiperłącze to sposób „przeskakiwania” od naszej bazy do danych przechowywanych w innych miejscach.

Ćwiczenie 2.69

Wstaw hiperłącze do formularza Pracownicy, które spowoduje otwarcie tabeli Lista płac.

1. Otwórz formularz Pracownicy w widoku Projekt

2. Kliknij przycisk na pasku narzędzi Wstaw hiperłącze

3. Kliknij Przeglądaj obok pola Nazwana lokalizacja w pliku

4. Wybierz kartę Tabele, zaznacz obiekt Lista płac i kliknij OK.

5. Kliknij przycisk OK. (etykieta Table Lista płac zostanie dodana do formularza)

6. Przejdź do widoku Formularz

7. Kliknij hiperłącze aby przetestować jego działanie.

Ćwiczenie 2.70

Wstaw hiperłącze do dokumentów pakietu Microsoft Office.

Zmień projekt formularza Kredyty aby zawierał przycisk polecenia uruchamiajacy hiperłącze do pliku programu Microsoft Word.

1. Otwórz formularz Kredyty w widoku Projekt

2. Kliknij w Przyborniku narzędzie Kreatorzy formantów i Przycisk polecenia

3. Narysuj prostokąt aby utworzyć przycisk polecenia

4. Otwórz arkusz Właściwości

5. Na karcie wszystkie w polu Tytuł wpisz: Przegląd listów kredytowych

6. Kliknij właściwość Adres hiperłącza i Buduj

7. Kliknij Przeglądaj a nastepnie wybierz plik Kredyty.doc > OK.

8. Zamknij arkusz Właściwości

9. Przejdź do widoku Formularz

10. Kliknij przycisk Przegląd listów kredytowych

11. Zamknij edytor tekstowy, zamknij formularz Kredyty.

ĆWICZENIA DO SAMODZIELNEGO WYKONANIA

Zadanie 1

Na podstawie tabel Pracownicy - dane personalne i Pracownicy - płace utwórz kwerendę wybierającą uwzględniając pola: Identyfikator, Nazwisko, Imię, Płaca, Stanowisko. Następnie zmodyfikuj projekt kwerendy, dołączając pola wyświetlające miejsce zamieszkania z tabeli Pracownicy - adresy domowe oraz pole obliczeniowe Premia obliczające premię jako 20% pensji. Polu obliczeniowemu nadać format Walutowy, pole Stanowisko przenieść przed pole Płaca. Zapisać kwerendę pod nazwą Płace+Nazwisko.

Zadanie 2

Na podstawie tabel Pracownicy - dane personalne i Pracownicy - płace utwórz kwerendę wybierającą uwzględniając pola: Dział, Stanowisko i Płaca. Zapisać kwerendę pod nazwą Płace działami. Na podstawie tej kwerendy utworzyć kwerendę krzyżową wyświetlającą płacę minimalną na każdym stanowisku określonego działu. Jako nagłówki wierszy przyjąć nazwy działów, jako nagłówki kolumn przyjąć nazwy stanowisk.

Zadanie 3

Na podstawie tabeli Pracownicy - płace utwórz (za pomocą kreatora) raport podsumowujący zarobki pracowników według działów. Do raportu należy włączyć pola Dział, Stanowisko, Płaca, Premia. Zgrupować zarobki według działów firmy. Ustalić sortowanie według płacy oraz podsumować płace i premie. Wybrać styl Firmowy i Orientację poziomą. Zapisać raport pod nazwą Zestawienie zarobków wg działów. Dołączyć nową kolumnę Razem, zawierającą sumy płacy i premii każdego pracownika, sumy zarobków dla każdego działu oraz sumę całkowitych zarobków wszystkich pracowników firmy. Pole obliczeniowe z sumą płacy i premii umieścić w części Szczegóły i nadać mu format Walutowy.

ĆWICZENIA DO SAMODZIELNEGO WYKONANIA

Zadanie 1

Na podstawie tabeli Pracownicy - płace utworzyć kwerendę wybierającą, uwzględniającą pola Dział, Płaca, Premia. Podsumować płace i premie działami. Dołączyć pole Razem, sumujące płacę i premię; nadać polu format Walutowy z dwoma miejscami dziesiętnymi. Zapisać kwerendę pod nazwą Zarobki-suma.

Zadanie 2

Na podstawie tabel Działy firmy i Wyposażenie działów zdefiniować formularz zespolony. Dane do formularza głównego odczytać z tabeli Działy firmy, do formularza podrzędnego z tabeli Wyposażenie działów. W formularzu głównym umieścić pole Nazwa działu, w formularzu podrzędnym pola: Wyposażenie, Sztuki, Opis. Formularzowi nadać tytuł Wyposażenie firmy, podformularz nazwać Wyposażenie. Formularz zespolony nazwać Wyposażenie działów firmy.

Zadanie 3

Zaprojektować nową tabelę, zawierającą pola: Nr, Nazwa firmy, Adres, Telefon, Data umowy. Ustalić typy i formaty poszczególnych pól. Dla pola Data wybrać maskę wprowadzania Data średnia. Pola Nazwa firmy i Adres sformatować tak, aby w trakcie wprowadzania danych małe litery były zamieniane na wielkie. Dołączyć do tabeli pole Kod, które będzie zawierać identyfikator firmy. Polu temu nadać właściwości: reguła poprawności jako indeks rozpoczynający się od litery I, odpowiadający regule poprawności komunikat o błędzie, wypełnij pole Kod w niepustych rekordach, pole Kod opatrzyć kluczem. Zapisać tabelę pod nazwą Kontrahenci.

Literatura:

Program pomocy aplikacji Microsoft Access

Mirosława Kopertowska, Łukasz Jaroszewski. Ćwiczenia z Access 7 dla Windows 95. MIKOM, Warszawa 1996

Mirosława Kopertowska, Łukasz Jaroszewski. Ćwiczenia z ... Access 97. MIKOM, Warszawa 1997.

Microsoft Access 97 - krok po kroku. Wydawnictwo RM Sp. Z o.o., Warszawa 1997.

Nowakowska M., Zając E. Microsoft Access programowanie aplikacji. MIKOM, Warszawa 1998.

John Viescas , Arkana Microsoft Access 97. Microsoft Press. READ ME. Łódź. 1997.

H. Rogalińska, MS Access krok po kroku, Read Me, Łódź 1997.

Program pomocy aplikacji Microsoft Access

H. Rogalińska, MS Access krok po kroku, Read Me, Łódź 1997.

: Nowakowska M., Zając E. Microsoft Access programowanie aplikacji. MIKOM, Warszawa 1998.

Mirosława Kopertowska, Łukasz Jaroszewski. Ćwiczenia z Access 7 dla Windows 95. MIKOM, Warszawa 1996.

Microsoft Access 97 - krok po kroku. Wydawnictwo RM Sp. Z o.o., Warszawa 1997.

48

Jeśli prostokąt ma byś ramką wokół pola tekstowego lub etykiety, to należy zmienić styl tła prostokąta na Przezroczysty (przycisk musi być wciśnięty; podpis przycisku jest wtedy szary). W przeciwnym wypadku tekst będzie niewidoczny, gdyż Access tworzy nieprzezroczyste prostokąty.

Jeśli wydruk odbywa się na drukarce czarno- białej ,należy przygotować formularz w kolorach czarnym i białym i ewentualnie szarym. W przeciwnym razie wydruk morze być nieczytelny

Pasek menu

Zestaw dynamiczny wyników kwerendy liczącej nowe opłaty dla parkingu PA3

dolna krawędź część Nagłówka formularza

prawa krawędź formularza

dolna krawędź części Szczegóły

dolna krawędź części Stopka formularza

Widok formularza w oknie projektowym

przesunięta data

poszerzone pole tekstowe kod działu

brak elementu sterującego ubezpieczenia

Okno właściwości pola tekstowego Komentarz

Ostateczna postać formularza LISTA PŁAC

Wygląd pierwszej strony widoku formularza

Ustawienia parametrów wydruku w oknie dialogowym Drukuj

Okno modyfikacji wykresu

Wykres po wprowadzeniu zmian

Formularz główny

Podformularz

pole listy

przycisk uruchamiający makropolecenie

Formularz KIEROWNICZY DZIAŁÓW z otwartym formularzem pomocniczym

Pasek tytułu

Pasek narzędzi bazy danych

By otworzyć któryś z nich należy dwukrotnie kliknąć ten, który jest potrzebny. W oknie bazy danych znajdują się również przyciski:

Otwórz - otwiera zaznaczony formularz, kwerendę, tabelę lub raport.

Projektuj - projektuje nowy obiekt zależnie od tego który wskażemy.

Nowy - służy do tworzenia nowych obiektów.

Karta Tabele

Okno bazy danych

Relacje

Łącza z pakietem Office

Kopiuj

Małe ikony

Nowa baza danych

Pomoc

Kod

Lista

Analizuj

Wklej

Zapisz

Podgląd wydruku

Nowy obiekt

Szczegóły

Cofnij

Wytnij

Drukuj

Pisownia

Właściwości

Duże ikony

Malarz formatów

Otwórz bazę danych

W polu STAWKA TYGODNIOWA znajduje się teraz suma stawek tygodniowych dla poszczególnych działów. Jest to suma tygodniowych zarobków wszystkich pracowników działu. Można w związku z tym zmienić nazwę pola na taką, która odpowiada jego zawartości. Na zakończenie należy zapisać, a następnie zamknąć kwerendę.

• Nacisnąć przycisk Zapisz jako/Eksportuj, wpisać nazwę kwerendy (w tym wypadku Podsumowanie płac działami) i nacisnąć przycisk OK.

• Zamknąć kwerendę wybierając z menu Plik polecenie Zamknij.

Nagłówek pola

Pole

Rekord

Rekord

Zestaw dynamiczny otrzymany w wyniku sortowania

---