Instytucjonalizacja i formalizacja organizacji
Instytucjonalizacja i formalizacja są to dwa procesy utrwalania organizacji. Pierwszy z nich ma charakter bardziej długotrwały, spontaniczny, nieświadomy, naturalny; drugi zaś jest sztuczny, świadomy i zaplanowany. Instytucjonalizacja jest to osadzanie organizacji w kulturze, a formalizacja - w przepisach. Można powiedzieć np. że jakiś sposób zachowania zinstytucjonalizował się, nie można jednak powiedzieć, że się sformalizował. Formalizacja jest zawsze aktem świadomym, instytucjonalizacja zaś może dokonywać się w sposób niezamierzony, spontaniczny. Według "Słownika języka polskiego" instytucjonalizacja jest to "społeczne utrwalanie się jakiegoś faktu, zwyczaju w taki sposób, że staje się on swego rodzaju instytucją".
Termin instytucjonalizacja pochodzi z antropologii kulturowej. W odniesieniu do organizacji oznacza on "osadzanie" się organizacji w kulturze. Jeśli np. o jakiejś zasadzie organizacji ustanowionej formalnie, możemy powiedzieć, że jest ona zasadą zinstytucjonalizowaną, to znaczy, że nawet gdyby nie była ustanowiona formalnie, to także byłaby przez ludzi przestrzegana na mocy zwyczaju, niepisanej normy, uznawanych wartości, tradycji itp. Sformalizowana ale jeszcze niezinstytucjonalizowana zasada organizacji, aby była przestrzegana, musiałaby być w jakiś sposób "wzmocniona" np. karą lub nagrodą. W przeciwnym wypadku byłaby to zasada wprawdzie obowiązująca formalnie, ale "martwa", przez nikogo nie przestrzegana, ludzie nie mieliby "wewnętrznego" poczucia obowiązku jej przestrzegania. Bodźce zewnętrzne, w szczególności materialne czy nawet przymus fizyczny, chociaż są bardzo ważnym czynnikiem motywującym, mogą jednak nie wystarczyć do utrwalenia pożądanych, sprawnych działań organizacyjnych.
Dotyczy to zwłaszcza nowych wzorców zachowania i rozwiązań organizacyjnych. Jak zauważa A.Kamiński, "im nowsze i mniej znane są sytuacje, z którymi spotyka się społeczność, tym mniejszy jest stopień kulturowego osadzenia mechanizmów regulacji. Stare organizacje, takie jak Kościół lub wojsko, wytworzyły własne podsystemy kulturowe o ogromnej skuteczności i sile oddziaływania. Regulacja zachowań w sytuacjach nowych będzie więc przyjmować postać rozstrzygnięć formalnych o niskim stopniu zinstytucjonalizowania./.../ Z powyższego wynika, że w odniesieniu do wcześniejszych etapów rozwoju społecznego rozróżnienie między organizacją i instytucją nie ma sensu, albowiem w społeczeństwie tradycyjnym wszystkie wzory zachowań były silnie ugruntowane w tradycji kulturowej.
Cała organizacja życia społecznego miała więc zarazem formę w pełni zinstytucjonalizowaną./.../ Można więc przyjąć, że prawie każdy zespół zinstytucjonalizowanych zachowań jest organizacją/.../ Nie jest natomiast tak, by każda organizacja była zarazem instytucją".
Instytucjonalizacja organizacji jest procesem naturalnym, dokonującym się spontanicznie w wyniku doświadczeń ludzi, którzy przekonują się o tym, co jest dobre, a co złe, co skuteczne, a co nie. Tak tworzą się zwyczajowe normy i wzorce zachowań, które następnie mogą być sformalizowane. Wówczas organizacja staje się częścią kultury danej społeczności. Na proces instytucjonalizacji można także wpływać świadomie. Kierownictwo tworząc organizację formalną dąży zwykle do jej zinstytucjonalizowania, stara się nadać praktykom organizacyjnym sens kulturowy, wytworzyć swoisty dla organizacji etos, symbole, rytuały - słowem kulturę organizacyjną. Jeden z badaczy procesu instytucjonalizacji organizacji, amerykański socjolog Ph.Selznik stwierdził, że instytucjonalizacja występuje zazwyczaj już po pewnym czasie istnienia organizacji w wyniku nawarstwienia się tradycji, a także jako rezultat świadomych zabiegów kierowników. Dzięki instytucjonalizacji organizacja zyskuje lojalność swoich uczestników, identyfikację z jej celami, co wzmacnia niezawodność, a zatem i przewidywalność zachowań organizacyjnych i zmniejsza tarcia i konflikty wewnętrzne. Czynnik ten przyczynia się do zmniejszenia fluktuacji kadr, może także wpływać na wzrost wydajności.
Jednym ze sposobów instytucjonalizacji organizacji, czyli utrwalania w świadomości ludzi celów, struktury i zasad działań organizacyjnych jest jej formalizacja. Według B.Wawrzyniaka, /.../ "pojęcie formalizacja jest węższe od instytucjonalizacji. Jeżeli bowiem o instytucjonalizacji można mówić zawsze wtedy, gdy występuje celowy proces utrwalania organizacyjnych form działania wielopodmiotowego, to formalizacją nazwiemy tylko taką instytucjonalizację, w której cele i struktury całości organizacyjnych utrwalone są przez tworzenie i wprowadzanie do działań zapisanych wzorców. Wynika stąd, że cechą odróżniającą proces formalizacji od innych form instytucjonalizacji jest rejestracja na piśmie wzorców działań, a więc forma, w jakiej utrwalane są cele i struktura organizacyjna całości".
Ze względu na istotny wpływ struktur formalnych na zachowanie się ludzi wewnątrz organizacji warto zapoznać się bliżej z interesującą analizą procesu formalizacji organizacji i jej skutkami dokonanej przez B.Wawrzyniaka. Autor zauważa, że formalizacja jest pojęciem stopniowalnym i wyróżnia trzy jej mierniki: a) liczba przepisów, b) ich szczegółowość i c) rygorystyczność, czyli stopień dotkliwości sankcji w przypadku ich niestosowania.
Liczne są przyczyny, z powodu których organizacja albo jej części lub sfery działania są mniej lub bardziej sformalizowane. Stopień sformalizowania zależy m.in. od:
1) celów organizacji; im określone cele lub zadania mają większe znaczenie dla całości organizacji, tym bardziej są sformalizowane, ponadto im bardziej kierownictwo stara się formułować cele cząstkowe, pośrednie, tym większy jest stopień sformalizowania organizacji,
2) od stopnia centralizacji organizacji; formalizacja jest dodatnio skorelowana z wysokim stopniem scentralizowania a ujemnie z możliwością uczestnictwa członków organizacji w zarządzaniu,
3) od struktury organizacji; daleko posunięty podział zadań, duża liczba szczebli pośrednich i duże uzależnienie działań cząstkowych sprzyja wysokiej formalizacji organizacji,
4) od zasobów organizacji - im większa liczba członków organizacji, im niższe ich kwalifikacje, morale i identyfikacja z celami organizacji, im niższy stopień zintegrowania załogi, tym bardziej zachodzi konieczność wysokiego stopnia sformalizowania zachowań ludzi. Dotyczy to także zasobów rzeczowych - im większy deficyt jakiegoś zasobu materialnego, tym bardziej wykorzystanie tego zasobu musi być sformalizowane.
Stopień sformalizowania organizacji jak zauważył J.Zieleniewski - wpływa na jej sprawność. Przy zbyt małym stopniu sformalizowania mała też jest sprawność działania organizacji. Wówczas organizacja jest zbyt "luźna", zadania i odpowiedzialność niejasno określone. W miarę coraz dokładniejszego regulowania zachowań ludzi wzrasta sprawność funkcjonowania organizacji ale tylko do pewnej granicy, po przekroczeniu, której organizacja staje się zbyt sztywna i coraz mniej sprawna.
B.Wawrzyniak objaśnia mechanizm tej zależności w kategoriach psychospołecznych w następujący sposób: "Z silnego ograniczenia swobody działań członków instytucji wynika wiele skutków o charakterze negatywnym takich jak:
1) nieumiejętność podejmowania decyzji w zakresie wyboru sposobu działania w sytuacjach, które nie są określone przez przepisy organizacyjne;
2) obawa przed negatywnymi dla działających konsekwencjami działania, wynikające z surowych sankcji organizacyjnych określonych w przepisach /.../;
3) bierny stosunek działających do realizowania zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych celów instytucji /.../;
4) brak inicjatywy członków instytucji w poszukiwaniu nowych doskonalszych sposobów działania, wynikający z przekonania, że w szczegółowo określonym mechanizmie funkcjonowania instytucji rola jednostki w inicjowaniu i przeprowadzaniu zmian organizacyjnych jest znikoma"