PROCES FORMALIZACJI
ORGANIZACJI

Kamil Sawa

Rafał Siewak

Formalizacja :



Formalizacja to proces polegający na
określeniu w formie pisemnej zakresu
zadań i odpowiedzialności poszczególnych
elementów oraz organizacji jako całości,
który prowadzi do wytworzenia wzorców
zachowań i zależności oraz procedury
działania. Formalizując strukturę tworzymy
szereg przepisów, które określają:



misję i cele systemu



zadania podstawowych stanowisk, komórek
i jednostek organizacyjnych



podstawowe zależności organizacyjne



zakresy uprawnień i odpowiedzialności



wzorce działań (dotyczące istotnych
procesów i procedur)

Etapy :



Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w trzech
etapach:



zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego misji,
celów, przedmiotu działania oraz zasad funkcjonowania.
Efektem pierwszego etapu jest powstanie takich
dokumentów jak: statut, schemat i regulamin organizacyjny



opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej
jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz
wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach
organizacyjnych



ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej (posiada
charakter permanentny), ma na celu dostosowywanie zasad
do zmieniających się warunków wewnętrznych i
zewnętrznych organizacji (A. Nalepka 2001, s119-120)

Pomiar



Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o różnym
jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla kierownictwa jest zatem
znalezienie tzw. optimum formalizacji, gdy nie zostaje ono osiągnięte
mamy do czynienia z:



przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki zakres
reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności, czyli
podatności na zamiany;



niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości
przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań
pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności
organizacji



Stopień formalizacji systemu może być mierzony:



liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele, zadania)



stopniem szczegółowości tych przepisów



stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do przepisów)
(A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s.273)

Błędy formalizacji



niedoformalizowanie (za mało
przepisów - bałagan);



przeformalizowanie (za dużo
przepisów - zagubienie; prowadzi do
biurokratyzmu);



błędy techniczne (zła konstrukcja,
niespójne, nieaktualne, wykluczające
się przepisy).

Elementy składowe organizacji



poziom
formali
zacji



Organizacja całkowita



poten
cjalny



Organizacja poddająca się

formalizacji



Or

ga

ni

za

-

cj

a

ni

e

po

dd

aj

ąc

a

się

fo

rm

ali

za

-

cji



Or

ga

ni

za

-

cj

a

po

za

fo

rm

al

na



pożąd
any



Organizacja

formalizowana



formalna



Organizacja

nie

formalizow

ana



rzeczy
wisty



Organ

izacja

niefor

malna



Rzeczy

wista

organi

zacja

formal

na



Organizacja

niesformali

zowana

Organizacja pozaformalna

– część organizacji znajdująca
się poza sferą formalizacji –
oddziaływań konstruktora
organizacji, nie poddająca się
formalizacji

Organizacja nieformalna

– przejawy odstępstw
(zachowań ludzi i metody ich
postępowania) od
zaprojektowanej organizacji
formalnej

Organizacja rzeczywista

– to faktycznie funkcjonująca
część organizacji formalnej,
organizacja nieformalna,
organizacja sformalizowana i
organizacja pozaformalna

Organizacja nierzeczywista (fikcja organizacyjna)

– nie przestrzegane składniki organizacji formalnej np.
faktycznie nie wykonane zadania ujęte w zakresach
obowiązków, nie realizowane procedury działania

Zarzadzanie



jest to celowe podejmowanie decyzji
i działań prowadzących do osiągania
założonych celów w sposób
skuteczny i sprawny(dzięki
wykorzystaniu posiadanych zasobów)
lub celowe dysponowanie zasobami.

TRZY FORMY KIEROWANIA
ORGANIZACJAMI:



1. Administrowanie (rządzenie) tytułem
do kierowania SA kompetencje formalne.
2. Zarządzanie tytułem do kierowania SA
kompetencje materialne
3. Przywództwo tytułem do kierowania
SA kompetencje intelektualne( autorytet
osobisty) umożliwiający współdziałanie z
innymi ludźmi.

SZCZEBLE ZARZADZANIA:



1 poziom (kierownictwo naczelne,
dyrektor, prezes, z-ca prezesa)
2 poziom ( kierownik wydziału,
zakładu, fili, departamentu)
3 poziom ( kierownik sekcji, zmiany,
mistrz)