Kamil Sawa

Rafał Siewak

Formalizacja :



Formalizacja to proces polegający na

określeniu w formie pisemnej zakresu

zadań i odpowiedzialności

poszczególnych elementów oraz

organizacji jako całości, który prowadzi

do wytworzenia wzorców zachowań i

zależności oraz procedury działania.

Formalizując strukturę tworzymy

szereg przepisów, które określają:



misję i cele systemu



zadania podstawowych stanowisk,

komórek i jednostek organizacyjnych



podstawowe zależności organizacyjne



zakresy uprawnień i odpowiedzialności



wzorce działań (dotyczące istotnych

procesów i procedur)

Etapy :



Proces formalizacji jak dowodzi praktyka przebiega w

trzech etapach:



zalegalizowanie przedsiębiorstwa, określenie jego

misji, celów, przedmiotu działania oraz zasad

funkcjonowania. Efektem pierwszego etapu jest

powstanie takich dokumentów jak: statut, schemat i

regulamin organizacyjny



opracowanie szczegółowej dokumentacji dotyczącej

jednostek, komórek i stanowisk organizacyjnych oraz

wzorców zachowań w konkretnych sytuacjach

organizacyjnych



ciągłe doskonalenie dokumentacji organizacyjnej

(posiada charakter permanentny), ma na celu

dostosowywanie zasad do zmieniających się

warunków wewnętrznych i zewnętrznych organizacji

(A. Nalepka 2001, s119-120)

Pomiar



Formalizacja dotyczy każdej organizacji, jednak możemy mówić o

różnym jej stopniu i zakresie. Częstym problemem dla

kierownictwa jest zatem znalezienie tzw. optimum formalizacji,

gdy nie zostaje ono osiągnięte mamy do czynienia z:



przeformalizowaniem - występuje, gdy obowiązuje zbyt szeroki

zakres reguł organizacyjnych, co prowadzi do braku elastyczności,

czyli podatności na zamiany;



niedoformalizowaniem - polegającym na istnieniu zbyt malej ilości

przepisów lub o małym zakresie, prowadzi to do swobody działań

pracowników, co z kolei skutkuje chaosem i spadkiem sprawności

organizacji



Stopień formalizacji systemu może być mierzony:



liczbą przepisów określających funkcjonowanie organizacji (cele,

zadania)



stopniem szczegółowości tych przepisów



stopniem rygorystyczności (karami za niezastosowanie się do

przepisów) (A. K. Koźmiński, W. Piotrowski 2000, s.273)

Błędy formalizacji



niedoformalizowanie (za mało
przepisów - bałagan);



przeformalizowanie (za dużo
przepisów - zagubienie; prowadzi do
biurokratyzmu);



błędy techniczne (zła konstrukcja,
niespójne, nieaktualne, wykluczające
się przepisy).

Elementy składowe
organizacji

poziom
formaliza
cji

Organizacja całkowita

potencja
lny

Organizacja poddająca się

formalizacji

Organi

za-cja

nie

poddaj

ąca się

formali

za-cji

Organi

za-cja

pozafo

rmalna

pożądan
y

Organizacja

formalizowana

formalna

Organizacja

nie

formalizowan

a

rzeczywi
sty

Organiza

cja

nieforma

lna

Rzeczywi

sta

organiza

cja

formalna

Organizacja

niesformalizo

wana

Organizacja pozaformalna

– część organizacji znajdująca
się poza sferą formalizacji –
oddziaływań konstruktora
organizacji, nie poddająca się
formalizacji

Organizacja nieformalna

– przejawy odstępstw
(zachowań ludzi i metody ich
postępowania) od
zaprojektowanej organizacji
formalnej

Organizacja rzeczywista

– to faktycznie funkcjonująca
część organizacji formalnej,
organizacja nieformalna,
organizacja sformalizowana i
organizacja pozaformalna

Organizacja nierzeczywista
(fikcja organizacyjna)

– nie przestrzegane składniki
organizacji formalnej np.
faktycznie nie wykonane zadania
ujęte w zakresach obowiązków,
nie realizowane procedury
działania

Zarzadzanie



jest to celowe podejmowanie decyzji
i działań prowadzących do osiągania
założonych celów w sposób
skuteczny i sprawny(dzięki
wykorzystaniu posiadanych zasobów)
lub celowe dysponowanie zasobami.

TRZY FORMY KIEROWANIA
ORGANIZACJAMI:



1. Administrowanie (rządzenie) tytułem

do kierowania SA kompetencje

formalne.

2. Zarządzanie tytułem do kierowania

SA kompetencje materialne

3. Przywództwo tytułem do kierowania

SA kompetencje intelektualne( autorytet

osobisty) umożliwiający współdziałanie z

innymi ludźmi.

SZCZEBLE ZARZADZANIA:



1 poziom (kierownictwo naczelne,
dyrektor, prezes, z-ca prezesa)
2 poziom ( kierownik wydziału,
zakładu, fili, departamentu)
3 poziom ( kierownik sekcji, zmiany,
mistrz)