Organizacja formalna, nieformalna i rzeczywista
Organizacja formalna jest zapisana w określonym zbiorze znaków np. w regulaminie, w schemacie organizacyjnym lub w mowie - służbowe polecenie wydane przez kierownika w formie ustnej, o ile mieści się w jego formalnych uprawnieniach, jest także formalnym elementem organizacji. Istnieje wiele definicji organizacji formalnej.
Do najczęściej wymienianych cech organizacji formalnej należą takie jak:
- sztuczność; organizacja formalna jest stworzona zamierzonym a nie spontanicznym działaniem ludzi,
- racjonalność; w organizacji formalizuje się tylko takie jej elementy, które są funkcjonalne z punktu widzenia celu organizacji,
- modelowość; struktura formalna nie opisuje rzeczywistych stosunków w organizacji lecz stanowi dla nich wzór idealny, według którego są one kształtowane,
- bezosobowość; formalna struktura organizacji nie zależy od cech osobowości uczestników organizacji, jest ona bezosobowa i istnieje obiektywnie, ludzie się zmieniają a organizacja formalna pozostaje niezmieniona, o ile nie zostanie zmieniona w sposób formalny.
Do najważniejszych elementów organizacji formalnej należy:
1) Struktura organizacyjna, czyli układ komórek organizacyjnych, pozycji lub stanowisk służbowych, którym w wyniku podziału pracy przypisano odpowiednie funkcje, a w terminologii socjologicznej role organizacyjne czyli uprawnienia i obowiązki. Rola formalnie określona rzadko pokrywa się z rzeczywistą rolą społeczną spełnianą w organizacji przez konkretnych ludzi. Teoretycy organizacji rozróżniają wiele typów struktury np. organizacja płaska, wysmukła, liniowa, funkcjonalna, sztabowa, macierzowa i wiele innych klasyfikacji. Analizy struktur organizacji nie wchodzą w zakres przedmiotu badań socjologii organizacji.
2) Hierarchia władzy; do każdej pozycji (stanowiska) przypisany jest formalnie określony zasób uprawnień zwany autorytetem formalnym, który należy odróżnić od autorytetu osobistego.
3) System łączności. Kanały przepływu informacji z reguły pokrywają się z hierarchią władzy i służą do przekazywania zarządzeń wewnętrznych, sprawozdań, wyjaśnień, reklamacji itp.
4) System bodźców; na formalny system bodźców w organizacji składają się systemy wynagrodzeń, premii, nagród, wyróżnień i bodźców pozamaterialnych oraz system kar zapisanych w kodeksie pracy i regulaminach.
Organizacja formalna rzadko bywa przedmiotem badań lub projektów opracowywanych przez socjologów. Jest to przedmiot badań teorii organizacji i zadanie dla organizatorów i projektantów struktur organizacyjnych. Socjologowie badają natomiast społeczne uwarunkowania skuteczności rozwiązań formalnych oraz ich wpływ na zachowania ludzi, charakter stosunków między ludźmi, na ich świadomość, samopoczucie, możliwości działania i rozwoju oraz na tworzenie się grup i struktur nieformalnych w organizacji.
"Wiadomo, pisze J.Kulpińska, że organizacje formalne nie zaspakajają wielu potrzeb swoich członków i aby zaspokoić te potrzeby, a także by przeciwstawić się totalności instytucji, tworzą oni więzi nieformalne, własne wzory i normy, realizują silną kontrolę społeczną, nawet kosztem narażania się na sankcje ze strony organizacji oficjalnej. W odniesieniu do więzienia używa się nazwy drugie życie. Podobny charakter i takie same funkcje mają grupy nieformalne, kliki, kręgi koleżeńskie powstające w zakładzie pracy. Ich funkcje są takie, jak funkcje grup pierwotnych, dodatkowym rysem jest to, że wyrastają obok albo przeciw organizacji formalnej. Z tego punktu widzenia należy zwrócić uwagę na charakter małych grup roboczych, takich jak brygada czy zespół mistrzowski (tzw. majsternia). Ich cele i struktura są sformalizowane, jednakże bezpośredniość więzi powoduje, iż upodobniają się do grup nieformalnych i mogą stanowić ważny czynnik integrowania jednostki z organizacją".
Na treść pojęcia "organizacja nieformalna" składają się wszystkie te elementy występujące w organizacji, które nie zostały zapisane w jakimkolwiek języku znaków. Według F.Michonia: "w ścisłym znaczeniu tego słowa elementami organizacji nieformalnej są niezamierzone formalnie, a pojawiające się w łonie organizacji formalnej takie zjawiska społeczne jak np. nieformalne systemy łączności, nieformalne normy zachowania się społecznego, postawy, wzory osobowe, stosunki i grupy nieformalne, autorytet subiektywny. W przeciwieństwie do świadomie modelowanej organizacji formalnej organizacji nieformalnej nie można analizować w oderwaniu od konkretnego przedsiębiorstwa."
M.Bielski wyróżnia w organizacji nieformalnej dwa jej aspekty - organizacja niesformalizowana, na którą składają się te zadania i stosunki organizacyjne, które w procesie formalizacji świadomie pozostawiono poza organizacją formalną np. określony margines swobody przy wykonywaniu zadań formalnych; oraz organizację pozaformalną, na którą składają się wszelkie zachowania grupowe lub jednostkowe wynikające z całkowitej bądź częściowej niezgodności celów indywidualnych lub grupowych z celami organizacji".
Do najważniejszych elementów organizacji nieformalnej należą:
1) Nieformalne grupy społeczne. Wśród grup nieformalnych rozróżnia się:
a) małe zespoły zadaniowe, które mają wprawdzie status formalny ale ze względu na bliskość i intymność więzi między uczestnikami zespołu, mają one wiele elementów nieformalnych charakterystycznych dla grupy pierwotnej,
b) grupy koleżeńskie, powiązane wspólnymi zainteresowaniami i zamiłowaniami, nie pokrywające się z grupami zadaniowymi,
c) kliki, czyli jawne grupy nieformalne o charakterze pasożytniczym, mające na celu przede wszystkim ochronę egoistycznych interesów swych członków. Klika jest grupą ekskluzywną, nie każdy, kto chciałby do niej wejść zostanie przyjęty. Jest to jednocześnie grupa jawna, członkowie klik chętnie podkreślają swoje znajomości np. z dyrektorem, kierownikiem itp. ale nie wszystkie działania kliki są ujawnione,
d) grupy przestępcze, różne szajki złodziejskie, gangi, mafie, które są tajne i w odróżnieniu od klik mają wyraźnie cele przestępcze,
2) Przywództwo nieformalne. Obok formalnej struktury władzy istnieje również struktura nieformalna. Grupy nieformalne wyłaniają swoich przywódców, którzy mogą mieć większy autorytet w grupie lub w całej organizacji niż kierownictwo formalne.
3) Nieformalny system łączności. Organizacja nieformalna dysponuje własnymi środkami łączności istniejącymi niezależnie od kanałów formalnych. Potocznie nazywana "poczta pantoflowa" bywa z reguły znacznie szybsza niż komunikacja formalna.
4) Nieformalne cele grupowe; mogą one być sprzeczne z celami formalnymi, zgodne z nimi lub obojętne. Grupy nieformalne stawiają sobie zwykle wiele celów np. obrona przed kierownictwem formalnym, cele partykularne np. w klikach, celem może być wzajemna pomoc w zespole.
5) Nieformalna kontrola społeczna. Grupy ustanawiają normy zachowań, stosują sankcje wobec jednostki zarówno pozytywne w postaci pochwały, uznania, akceptacji, obrony lub negatywne - ośmieszanie, przymus fizyczny, krytyka, odrzucenie z grupy.
Podział na organizację formalną i nieformalną jest tylko teoretyczny - w rzeczywistości nie istnieje ani czysta, modelowa organizacja formalna ani organizacja nieformalna. Istnieje natomiast organizacja rzeczywista, która łączy w sobie na zasadzie syntezy, dialektyki lub wzajemnego oddziaływania obydwie wyróżnione konstrukcje teoretyczne organizacji. Idea organizacji rzeczywistej pochodzi od P.Atteslandera, który twierdzi, że w organizacji rzeczywistej aspekty formalne i nieformalne w wyniku wzajemnego oddziaływania pozostają w stanie równowagi. Jeśli jakieś aspekty bądź formalne, bądź nieformalne uzyskują przewagę, organizacja przeżywa kryzys.