Analiza struktury organizacji „Straży Miejskiej w Włocławku
1.Cel rozpoznanie struktury organizacyjnej.
Celem mojej pracy będzie zbadanie struktury organizacyjnej danego podmiotu. Analizując to zagadnienie na wstępie trzeba wyjaśnić co kryje się pod pojęciem struktura organizacyjna. Jest to pojęcie szeroko używane w języku potocznym, jednak nie została do tej pory wypracowana jednolita jego interpretacja. Możemy jednak określić ze struktura jest to całokształt stosunków między jej elementami czyli ludźmi i składnikami rzeczowymi. Jest to uporządkowanie elementów organizacji. Wnikając bardziej w ten temat możemy stwierdzić, że struktura organizacji obejmuje relacje między elementami składowymi organizacji - ludźmi i rzeczami oraz między ich cechami i własnościami. Interpretując tak to zagadnienie wyłania się nam aspekt statyczny i dynamiczny struktury organizacyjnej. Musimy jednak pamiętać, że są to nadal dwie strony tej samej struktury przedstawione jednak w wymiarze czasowym i przestrzennym. Z tak przedstawionego zagadnienia możemy odczytać że struktura organizacyjna jest rezultatem :
podziału pracy ( zadań ) między uczestników organizacji
podziału władzy w organizacji, tzn. uprawnień do decydowania i kontroli
koordynacji i integracji elementów i działań
W celu dokładnej i prawidłowej analizy struktury organizacji musimy ja zbadać pod wieloma względami i podejść do tego zagadnienia wielowymiarowo, ponieważ nie możemy stosować pojęcia struktury do pojedynczych właściwości czy cech struktury organizacyjnej.
2. Metody badawcze i analiza literatury.
Swoją analizę będę głównie opierał na charakterystyce poszczególnych wymiarów struktury organizacyjnej. Posłużę się koncepcją przedstawioną przez Marcina Bielskiego w książce „Organizacje istota, struktura, procesy”. Na podstawie danego podmiotu omówię szczegółowo i wyciągnę wnioski z następujące wymiarów struktury organizacyjnej:
rozmiary struktury, jej wielkość wynikająca z wielkości organizacyjnej
sposób rozczłonkowania całości i pogrupowania jej elementów oraz kryteria zastosowane do podziału i łączenia
liczbę szczebli hierarchicznych i rozpiętość kierowania, czyli liczbę osób podporządkowanych bezpośrednio jednemu kierownikowi
stopień specjalizacji wyrażający się zróżnicowaniem zdań, głębokością podziału pracy i stopniem wykorzystania wiedzy i umiejętności fachowych pracowników
stopień centralizacji określający rozmieszczenie uprawnień do decydowania i odpowiedzialności, czyli podział władzy pomiędzy szczeblem hierarchicznym organizacji
stopień sformalizowania czyli zakres i stopień szczegółowości regulacji objętych strukturą formalna i ograniczających swobodę zachowań uczestników
W znaczącym stopniu pomoże mi także przestudiowanie regulaminu i schematu organizacyjnego danego podmiotu. Tak rozłożona na czynniki pierwsze i przedstawiona struktura organizacji pozwoli mi precyzyjnie i poprawie określić z jaką strukturą mam odczynienia w danym przypadku. Uchroni mnie to od wysnucia złych albo pochopnych wniosków.
3. Przedmiot badań.
Podmiotem moich badań będzie struktura Straży Miejskiej w Włocławku. Jest to budżetowa umundurowana formacja, utworzoną w celu wykonywania zadań w zakresie ochrony porządku publicznego. Jest jednostką organizacyjną miasta Włocławka. Straż spełnia służebną rolę wobec społeczności lokalnej, wykonuje swoje zadania z poszanowaniem godności i praw człowieka. Terenem działalności Straży jest obszar administracyjny Gminy Miejskiej Włocławek oraz tereny do których miasto posiada tytuł prawny. Siedzibą Straży jest budynek położony w Włocławku przy ulicy J. Boniańczyka 11/13. Natomiast przedmiotem moich badań jest struktura tego podmiotu na podstawie schematu organizacyjnego. Schemat ten pozwoli mi na szczegółowe analizę badanego tematu. Będę mógł omówić interesujące mnie wymiary organizacji i dzięki temu określę z jaką strukturą mam odczynienia w danym przypadku.
4. Szczegółowa analiza wszystkich wymiarów struktury organizacyjnej.
Zgodnie z przyjętą wcześniej systematyką ujętą w punkcie 2 zajmę się aspektem dotyczącym rozmiaru struktury, zależy ona od wielkości danej organizacji. Patrząc na nasz schemat dostrzegamy, że jest on rozbudowany. Wynika to z faktu, że w straży miejskiej pracują 52 osoby. Osoby te pełnią różne funkcje i mają różne obowiązki oraz zadania. Na szczycie tej struktury jest Komendant. Jest on przełożonym wszystkich pracowników Straży Miejskiej. Komendantowi bezpośrednio podlega komórka organizacyjna Referat Logistyki i Administracji zatrudniający 4 pracowników. Odpowiedzialny za tą komórkę jest kierownik referatu, któremu podlegają następujące stanowiska:
Stanowisko biurowo - administracyjne
Stanowisko oskarżyciela publicznego
Stanowisko ds. Biura Rzeczy znalezionych
Stanowisko pracownika gospodarczego
Stanowisko kierowcy
Na każdym stanowisku zatrudniony jest jeden pracownik. Komendantowi również podlega jednoosobowe stanowisko głównego księgowego. Zwierzchnikiem Zastępcy Komendanta jest Komendant. Zastępcy Komendanta podlegają dwie komórki organizacyjne w postaci
Wydziału I zatrudniającego 19 pracowników
Wydziału II obejmującego 26 stanowisk.
Wydziałem I kieruje Naczelnik Wydziału, któremu podlegają dwie komórki organizacyjne.
Zespół rejonów liczy 11 pracowników. Zespół ten tworzą dowódcy rejonów w liczbie 5, którym podlega 6 strażników. Zespół służby dyżurnej składający się z 7 pracowników, piecze nad tą komórką sprawuje dowódca zespołu. Podporządkowanych jest jemu 6 dyżurnych i stanowisko monitoringu wizyjnego.
Wydziałem II kieruje Naczelnik wydziału. Ma on pod swoja jurysdykcją dwie komórki organizacyjne.
Zespół Patrolowo-interwencyjny składający się z 23 stanowisk. Komórkę tę reprezentuje dowódca zespołu któremu podlega 22 strażników.
Zespół interwencyjno-konwojowy składający się z 2 pracowników. Dowodzi tą komórką dowódca zespołu, któremu podlega jeden strażnik.
Kolejny wymiar, którym musimy się zająć to sposób rozczłonkowania całości i pogrupowania jej elementów oraz kryteria zastosowane do podziału i łączenia. Całość struktury została podzielona i pogrupowana na następujące części Referat logistyki i administracji, Wydział I, Wydział II oraz Główny księgowy. Teraz musimy się zastanowić dlaczego został uwzględniony taki podział. Zastosowano go by zwiększyć, usprawnić i ułatwić pracę. Odrębne komórki są odpowiedzialne za określone zadania i maja one niezbędną kadrę i podołać temu zadaniu.
Referat logistyki i administracji został utworzony by skupić w jednej komórce wszystkie stanowiska odpowiedzialne za przygotowanie logistyczne i sprawy administracyjne komendy.
Wydział I skupia w swoich szeregach pracowników dyżurujących na komendzie i odpowiedzialnych za różne rejony. Wydział II to typowa komórka operacyjna straży jest ona mobilna i przygotowana w każdej chwili do akcji w terenie. Główny księgowy jest odpowiedzialny wyłącznie za finanse Straży. Nie musi on rozpraszać swojej uwagi i umiejętności na inne zadania statutowe organizacji w której pracuje. Wszystkie te komórki zostały pogrupowane według następującego schematu, aby w danej komórce były wszystkie niezbędne elementy pozwalające jak najsprawniej i efektywnie działać.
Następny wymiar to liczba szczebli hierarchicznych i rozpiętość kierowania, czyli liczba osób podporządkowanych bezpośrednio jednemu kierownikowi. Najwyżej w tej hierarchii jest Komendant, któremu podporządkowana jest cała komenda 52 pracowników. Na kolejnym szczeblu jest zastępca komendanta, który odpowiada za dwa wydziały I i II w których pracuje 45 osób. Na tym samym szczeblu hierarchii jest kierownik referatu opiekujący się 4 pracownikami. Na 3 szczeblu znajdują się naczelnicy wydziałów odpowiednio I 19 osób II 26 osób. Na ostatnim szczeblu są dowódcy rejonów oraz dowódcy zespołów.
Dalszy aspekt struktury organizacyjnej, który musimy uwzględnić w naszej analizie to stopień specjalizacji wyrażający się zróżnicowaniem zadań, głębokością podziału pracy i stopniem wykorzystania wiedzy i umiejętności fachowych pracowników. Jest to służba mundurowa w której zakres obowiązków zawarty jest w regulaminie służby. Patrząc na nasz schemat możemy dostrzec, że stanowiska kierownicze wymagają szerokiej specjalizacji a pozostałe komórki i stanowiska wymagają wąskiej specjalizacji. Przykładem stanowisk szeroko specjalistycznych są Komendanta, zastępca komendanta, kierownik referatu, naczelnicy wydziałów ponieważ muszą posiadać wiedzę z różnych dziedzin np. zarządzanie zasobami ludzkimi, znajomość podstaw ekonomi itp. Wyspecjalizowane stanowiska to główny księgowy. W jego polu zainteresowań i obowiązku są sprawy finansowe musi to być osoba kompetentna biegle znająca się na rachunkowość co wymaga wiedzy i umiejętności. Zajmuje się ona wyłącznie tym zagadnieniem. Osoba pracująca na stanowisku oskarżyciela publicznego musi doskonale znać prawo i umieć je w odpowiedni sposób stosować. Na tym stanowisku wymagane jest wykształcenie prawnicze, które pozwoli w sposób merytoryczny reprezentować urząd w sprawach spornych. Dostrzegamy także stanowisko kierowcy w jego zakresie działań leży wyłącznie obsługa samochodu i dbanie o właściwy stan techniczny pojazdu oraz pomoc w trakcie interwencji. Komórka Zespołu patrolowo-interwencyjnego jest także wąsko wyspecjalizowana. Pracownicy jej powinni znać szczegółowo swoje obowiązki wynikające z regulaminu służby.
Ważnym wymiarem jest stopień centralizacji określający rozmieszczenie uprawnień do decydowania i odpowiedzialności, czyli podział władzy pomiędzy szczeblem hierarchicznym organizacji. Jak czytamy z regulaminu Komendant jest przełożonym wszystkich pracowników Straży Miejskiej. Wszystkie uprawnienia są zlokalizowane na jednym stanowisku. Szczegółowe zakresy czynności dla poszczególnych stanowisk oraz sposób ich wykonywania określa Komendant Straży Miejskiej. Komendant, dla właściwego funkcjonowania Straży Miejskiej, opracowuje i wprowadza do użytku:
Regulamin Czasu Pracy
Regulamin Mundurowy oraz Służby
Roczny i Kwartalny Plan Pracy
Regulamin Biura Rzeczy Znalezionych
W czasie nieobecności Komendanta czynności należące do jego kompetencji wykonuje zastępca Komendanta lub w określonym zakresie wyznaczony pracownik Straży. Zastępca Komendanta, dowódcy zmian oraz dyżurny Straży kierują z ramienia Komendanta określonymi odcinkami pracy i zapewniają prawidłową realizację powierzonych zadań. Dowódcy zmian oraz dyżurny Straży podlegają bezpośrednio zastępcy Komendanta. Dowódca Rejonu podlega bezpośrednio zastępcy Komendanta, a w czasie służby patrolowej dowódcy zmiany lub dyżurnemu Straży. Dowódca Rejonu jest bezpośrednim przełożonym strażników przydzielonych do patroli danego rejonu.
Ostatnim wymiarem, który chciałbym omówić jest stopień sformalizowania czyli zakres i stopień szczegółowości regulacji objętych strukturą formalna i ograniczających swobodę zachowań uczestników. Analizowana przeze mnie struktura jest wysoko sformalizowana. Zachowania obowiązki i uprawnienia regulowane są przez szczegółowe regulaminy:
Regulaminie Czasu Pracy Straży Miejskiej
Regulamin Czasu Pracy
Regulamin Mundurowy oraz Służby
Roczny i Kwartalny Plan Pracy
Regulamin Biura Rzeczy Znalezionych
Jest to charakterystyczne dla struktur wojskowych a nie wątpliwie straż miejska można porównać do takiej struktury. Wszystko jest określone w regulaminie a pracownik ma ściśle wyznaczone i sprecyzowane obowiązki które musi bezwzględnie wykonywać. W zależności od sytuacji jest zobligowany do pewnej metody postępowania, która wcześniej została opisana w regulaminie. Nie ma możliwości swobody postępowania musi przestrzegać określonych reguł.
5. Podsumowanie, wnioski i określenie jaka to struktura.
Struktura naszej organizacji jest rozbudowana wynika to z faktu, że pracuje tu 52 pracowników. Pracownicy Ci zostali pogrupowani w komórki i stanowiska według pełnionej przez siebie funkcji. Mamy więc tu do czynienia z grupowaniem elementów organizacji według funkcji. Ma to szereg zalet: dobre wykorzystanie kwalifikacji specjalistów, trafność decyzji wynikająca z oparcia ich na tych kwalifikacjach. Jak wszystko może to rodzić też niebezpieczeństwa usamodzielnienia się, czyli autonomizacji. Struktura ta jest hierarchiczna, możemy wyróżnić następujące poziomy:
Strategiczny
Operacyjny
Wykonawczy
i określić liczbę osób podporządkowanych jednemu kierownikowi. Całą strukturą zarządza komendant ( 52 osoby ), do szczebla strategicznego możemy także zaliczyć kierownika referatu ( 4 osoby ), zastępcę komendanta ( 45 osób) i głównego księgowego ( 1 osoba ). Szczebel operacyjny to naczelnicy wydziałów ( 19 osób i 26 osób ). Szczebel wykonawczy dowódcy rejonów, dowódcy zespołów. Na szczeblu operacyjnym struktura cechuje się niską specjalizacja, ponieważ musi mieć rozległą wiedzy by dobrze wykonywać swoje obowiązki. Natomiast na niższych szczeblach występuje wysoka specjalizacja dzięki czemu jest możliwe wykorzystaniem wiedzy i umiejętności fachowych pracowników. Ta struktura jest wysoko scentralizowania ponieważ cała władza jest skupiona na stanowisku komendanta i wszyscy pracownicy są jemu podporządkowani. Stopień sformalizowania jest również wysoki ponieważ każde postępowania regulują odpowiednie, szczegółowe regulaminy i kodeksy, które w znaczącym stopniu ograniczają swobodę zachowania. Po omówieniu wszystkich wymiarów struktury organizacyjnej możemy określić, że mamy w tym przypadku do czynienia z struktura sztabowo-liniowa ponieważ charakteryzuje się ona stosunkami podporządkowanymi, ważne są więzi służbowe zachowana jest jedność kierowania, występuje wykorzystanie specjalizacji. Wszystkie te cechy cechują właśnie tą strukturę.
6.Załączniki, schemat organizacyjny i regulamin.