Negocjacje to dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia. Negocjacje nie są ani współpracą, ani walką. Jest to połączenie zdolności bycia asertywnym i nastawienie na współpracę (kooperacja). Negocjacje polegają na wzajemnym przekonywaniu się do modyfikacji ofert początkowych w taki sposób, by obie strony uzyskały możliwie duże korzyści. Przedmiotem negocjacji w sferze gospodarczej są najczęściej transakcje kupna-sprzedaży produktów, umowy o świadczenie usług, warunki pracy i płac itp.
Podczas negocjacji ważną rolę odgrywa czynnik psychologiczny i osobowość negocjatorów, a więc ich kultura osobista, sposób mówienia czy też ubiór. Negocjatorami powinny być osoby wszechstronne, rozeznane w sytuacji polityczno-gospodarczej, dobrze przygotowane merytorycznie do omawianych kwestii, stosujące umiejętnie elementy dyplomacji i współpracy.
Prowadzenie negocjacji jest uzasadnione tylko wtedy, gdy:
a) istnieje obustronna gotowość zawarcia umowy,
b) istnieje jednocześnie obszar konfliktu i obszar wspólnego interesu,
c) osoba prowadząca ma wystarczające uprawnienia decyzyjne,
d) osoba (osoby) prowadząca jest przygotowana,
e) strony mają (w oczach partnera) coś do zaoferowania i coś do uzyskania,
f) negocjatorzy kontrolują swoje emocje.
Podchodząc do negocjacji należy odpowiednio się przygotować. Podczas negocjacji należy być przygotowanym do ich kolejnych etapów, do których należą:
a) przygotowanie się do negocjacji,
b) rozpoczęcie negocjacji i przedstawienie wyjściowych poglądów,
c) właściwe negocjacje, czyli przedstawienie kolejnych propozycji,
d) zakończenie negocjacji.
Umiejętne przygotowanie się do negocjacji jest warunkiem osiągnięcia w nich sukcesu. Przygotowanie to obejmuje przygotowanie formalne i merytoryczne.
W ramach przygotowania formalnego należy ustalić uczestników negocjacji, wyznaczyć miejsce i czas negocjacji oraz określić inne niezbędne sprawy (pieniądze, posiłki, dojazd). W doborze osób natomiast powinno się uwzględnić ich zdolności negocjacyjne, znajomość przedmiotu negocjacji i umiejętność współdziałania z zespołem.
W ramach przygotowania merytorycznego należy przeanalizować cele negocjacji, czyli jaki jest interes własny, a jaki drugiej strony. Następnie trzeba przeanalizować możliwe alternatywy rozwiązań w przypadku porozumienia się i zerwania rozmów. Dalej należy ustalić kwestie do negocjacji, obiektywne kryteria ich oceny oraz propozycje rozwiązań.
Negocjacje rozpoczynają się od przedstawienia uczestników i ustalenia sposobu prowadzenia negocjacji. Następnie przedstawia się przedmiot i zakres negocjacji. W spedycji najczęściej przedmiotem negocjacji są ceny. Po podaniu wyjściowych poglądów, etap ten należy uważać za zakończony.
Etap właściwych negocjacji polega na przedstawieniu kolejnych propozycji oraz argumentów uzasadniających je. Przewagę z reguły ma ta strona, która przedstawia nowe propozycje i je modyfikuje. Odrzucając jakąś propozycje, należy przedstawić inną. Każda propozycja powinna być traktowana wieloaspektowo. Dla przykładu, negocjując transakcję kupna-sprzedaży, należy uwzględnić, poza ceną, wielkość, częstotliwość i terminy dostaw, sposób płatności, transport, wielkość opakowania, ubezpieczenie, pokrywanie szkód, reklamacje, kary gwarancyjne itp. Negocjatorzy w każdej kwestii powinni mieć kilka wariantów rozwiązań, od najbardziej preferowanych do możliwych do zaaprobowania.
Z reguły pierwsza propozycja w negocjacjach jest nie do przyjęcia, ponieważ obejmuje wariant najbardziej preferowany przez jedną ze stron. Kolejne propozycje są ustępstwami, które powinny być wzajemne. Brak ustępstw powoduje stratę czasu i niemożność zawarcia porozumienia. W razie braku postępu w rozmowach można zaproponować posłużenie się takimi metodami, jak dyskusja i burza mózgów.
Zakończenie negocjacji może nastąpić w przypadku uzgodnienia poglądów lub zerwania negocjacji. Negocjacje zbliżają się do końca, gdy strony uzgodniły poglądy. Należy teraz starannie, na piśmie, ustalić, co zostało osiągnięte, a więc zapisać ustalenia i warunki ich realizacji. W przypadku transakcji gospodarczej najczęściej następuje zawarcie umowy, w której powinny się znaleźć wszystkie wynegocjowane elementy. W innych przypadkach sporządza się protokół końcowy. Zerwanie negocjacji następuje w przypadku niemożności uzgodnienia poglądów. Nie dochodzi wtedy ani do zawarcia umowy, ani do rozwiązania konfliktu.
W spedycji najczęściej negocjuje się ceny za wykonanie usług. Wynika to z umownego charakteru stawek za usługi wykonywane w ramach spedycji.
W spedycji negocjowane są najczęściej:
a) prowizje spedytorskie,
b) ryczałt spedycyjny,
c) stawki czynnościowe.
Prowizje spedytorskie stosuje się tylko w przypadkach, w których ujawnia się wartość transakcji handlowej bądź ostateczną wartość sprzedanych ładunków. Spedytor ma wtedy udział w całości operacji gospodarczej. Prowizja spedytorska zależy wówczas od sprawności przebiegu całego procesu transportu i handlu, jednak jest istotnym bodźcem dla szczególnie starannego wykonania zadań.
Ryczałt spedycyjny jest ceną negocjowaną, ustalaną na etapie zawierania umowy spedycyjnej. Nie zawiera kalkulacji szczegółowej i nie jest kwotą globalną.
O poziomie ryczałtu spedycyjnego decydują:
- pracochłonność zleconego zadania spedycyjnego,
- wielkość przesyłki i jego podatności transportowej,
- relacja, na której odbywa się przemieszczenie ładunku i w związku z tym jego obsługa,
- zakres czynności dodatkowych, które będą towarzyszyć przemieszczeniu.
Stawki czynnościowe są cenami za wykonanie ściśle określonych prac spedycyjnych. W związku z tym są taryfowane i w pewnym okresie nie ulegają zmianie. Taryfy stawek czynnościowych ogłaszają duże przedsiębiorstwa spedycyjne, o istotnym strumieniu jednorodnych zleceń. Negocjowanie każdorazowo ceny za wykonanie typowych usług spedytorskich nie jest ekonomicznie uzasadnione.
Negocjacje w spedycji pozwalają na uzyskiwanie dogodnych cen, za zorganizowanie przewozów ładunków. Dzięki doświadczonym negocjatorom firmy mogą oszczędzić dość znaczne sumy pieniędzy, a przy okazji stać się bardziej konkurencyjne na rynku usług transportowych. Działania takie pozytywnie wpływają na rozwój rynku i przyczyniają się do wzrostu konkurencyjności usług spedycyjnych.