3. Zakres prac
Komitet sterujący: opiekun koła naukowego, koordynator, kierownicy komitetów
Wybór tematu konferencji, wybór gości, tematów przemówień
Ustalenie harmonogramu i budżetu
Określenie celów i priorytetów konferencji
Podział zadań
Ogólna kontrola nad projektem
Koordynator projektu:
Kontrola realizacji poszczególnych zadań komitetów
Organizacja wspólnych posiedzeń
Zatwierdzanie decyzji komitetów
Komitet ds. relacji z firmami:
Kontakt z gośćmi, przedstawienie tematu konferencji, przygotowanie zaproszeń i przedstawienie oferty,
Ustalenie szczegółów dotyczących przemówień (temat, czas trwania),
Odbiór przyjeżdżających gości,
Kontakt ze sponsorami, pozyskanie środków, promocja na uczelni
Przygotowanie i wysłanie podziękowań za uczestnictwo Przewodniczący komitetu:
Komitet ds. relacji z uczelnią:
Złożenie podania o zgodę na organizację konferencji,
Przygotowanie i złożenie podania o wynajem sali,
uzyskanie zgody na promocję wydarzenia na uczelni (plakaty na terenie uczelni, informacja na stronie internetowej),
rozliczenie konferencji i przedłożenie sprawozdania.
Komitet ds. kontaktu ze studentami:
promocja wydarzenia (utworzenie i aktualizowanie wydarzenia na Facebook'u, przygotowanie i rozdawanie materiałów informacyjnych - ulotek itp.),
organizacja zapisów na konferencję drogą internetową,
wysłanie przypomnień,
po wydarzeniu przygotowanie i rozdanie certyfikatów potwierdzających uczestnictwo,
przesłanie ankiet internetowych dotyczących opinii na temat konferencji