1.Krótka charakterystyka działalności wybranej organizacji gospodarczej

Misja firmy

Firma zajmuje się głównie projektowaniem:

- systemów informatycznych,

- instalacji stałoprądowych (sieci komputerowe, systemy zabezpieczeń),

- instalacji elektrycznej.

Następnie zleca podwykonawcom prace montażowe i wdrożeniowe, oraz kontroluje realizacji inwestycji.

Firma chce zaspokajać zapotrzebowanie na projekty i realizację systemów informatycznych.

W związku z tym firma będzie projektować, zlecać realizację inwestycji, jak i dostarczać produkty gotowe, zwracając szczególną uwagę na nowoczesność, jakość i elastyczność oferowanych projektów.

Firma posiada odpowiednie zasoby, doświadczenie, kontakty i rozeznanie w branży oraz doskonałą kadrę specjalistów.

Zleceniodawca określa wstępne wymagania, po określeniu, których sporządzane są ogólne schematy wykonania wraz z ich szacunkowymi kosztami. Po zapoznaniu się z propozycjami biura projektowego klient podejmuje decyzję o ewentualnej dalszej współpracy.

Biuro projektowe rozpoczyna pracę nad projektami w zakresach wymienionych powyżej kategorii oraz ustala termin realizacji inwestycji, kompletuje dokumenty potrzebne do realizacji inwestycji.

Po zakończeniu fazy projektowej, biuro zleca zrealizowanie prac instalacyjnych oraz wdrożeniowych podwykonawcom będącymi firmami bądź osobami fizycznymi oraz koordynuje i nadzoruje ich pracę.

Następnie, gotowy obiekt jest oddawany klientowi.

Cele długofalowe firmy i krótkofalowe firmy,

Wysoka jakość oraz elastyczność projektów systemów informatycznych zapewniają firmie wysokie zyski.

Jednak, wzrastająca w ostatnim okresie presja konkurencyjna na rynku technologii informatycznej sprawia, iż aby się na nim utrzymać i kontynuować ekspansję, firma musi zwiększyć swój potencjał projektowy oraz nasilić działania marketingowe, co implikuje konieczność dokonania inwestycji rzeczowych w system informatyczny. Związku z tym podjęte będą przedsięwzięcia mające na celu dalsze konsekwentne wdrażanie nowoczesnych metod komputerowego wspomagania projektowania i zarządzania firmą podjęte w latach poprzednich.

Generalnie realizowane i kontynuowane będą w tym zakresie cztery strategiczne kierunki rozwojowe:

- wdrożenie systemu projektowania opartego o modelowanie przestrzenne i centralną bazę danych,

- wdrożenie systemu do zarządzania obiegiem dokumentacji technicznej,

- rozbudowa struktury sieci komputerowej,

- organizacja i wdrożenie systemów baz danych oraz elektronizacja archiwum firmy.

Plany komputeryzacji firmy opiera się na kilku głównych założeniach, a mianowicie:

- należy kontynuować restrukturyzację infrastruktury sieci komputerowej w celu umożliwienia technicznej realizacji wymogów stawianych przez wdrażany obecnie System Zapewnienia Jakości ISO 9001,

- konieczne jest położenie nacisku na uporządkowanie spraw związanych
z zarządzaniem dokumentacją projektową i archiwizacją,

- zakończone winny być działania zmierzające do konsekwentnego ujednolicenia w obrębie biura podstawowego oprogramowania aplikacyjnego (MS Office),

Mimo, że podział rynku informatycznego już się dokonał, nadal istnieje możliwość zmiany obecnego podziału. Jest tak, dlatego gdyż rynek ten jest rynkiem bardzo burzliwym, szybko rozwijającym się. Na przedsiębiorstwa działające na rynku technologii informatycznej działa nieustannie olbrzymia presja innowacyjna, trwa wojna cenowa. Jednak w walce o rynek firma ma kilka silnych atutów:

• wysoka jakość projektów systemów informatycznych

• stosowanie w projektach najnowocześniejszych produktów

• niskie ceny

• nieograniczoną elastyczność w dostosowywaniu się do potrzeb klientów.

Na rynku, na którym działa firma istnieje wiele konkurencyjnych biur projektowych. Do mocnych stron konkurentów można zaliczyć dłuższą obecność na rynku oraz wysoki udział w rynku. Natomiast słabymi stronami konkurencji jest przede wszystkim nie w pełni kompleksowa oferta.

Aby zwiększyć udział w rynku niezbędne będzie znaczne nasilenie działań w zakresie promocji i reklamy. Najważniejszą mediami wykorzystywanymi do prowadzenia reklamy będą ogólnopolskie stacje radiowe i telewizyjne oraz ogólnopolskie dzienniki np. „Gazeta Wyborcza”. Planuje się również reklamę w szeregu czasopism fachowych. Treść reklamy będzie dobierana stosownie do stosowanego medium i spodziewanego adresata.

Firma będzie też aktywnie uczestniczyć we wszystkich najważniejszych targach i wystawach z branży teleinformatycznej.

Rozproszenie geograficzne (obszar działalności)

Głównymi klientami firmy są przedsiębiorstwa rozwijające swą infrastrukturę informatyczną i poszukujące w tym celu wydajnych i niezawodnych serwerów dla swych hurtowni danych oraz nowoczesnych stacji roboczych.

Biuro projektowe przyjmuje zlecenia od firm zarówno polskich, jak i zagranicznych.

2. Struktura organizacyjna firmy

Opis szczebla strategicznego

- Prezes - jest właścicielem biura projektowego, posiada bogate doświadczenie menedżerskie, związane z prowadzeniem firm prywatnych.

Odpowiada za politykę strategiczna firmy, planuje długofalowe inwestycje i cele jakie podejmować będzie firma w przyszłości.

Opis szczebla taktycznego

- Dyrektor Pionu Projektów Informatycznych

- kieruje działami projektowymi,

- ustala szczegóły projektów z klientem,

- podpisuje umowy dotyczące realizacji inwestycji.

- Dyrektor Pionu Realizacji Inwestycji

- kieruje działem realizacji inwestycji,

- podpisuje umowy z podwykonawcami w celu realizacji inwestycji.

- Dyrektor Pionu Administracji i Finansów

- kieruje zapleczem administracyjnym biura projektowego,

- obsługą techniczną firmy,

- transportem zaopatrzeniem biura.

Opis szczebla operacyjnego

PION PROJEKTOWY

- Kierownik Projektów Informatycznych - nadzoruje wykonywane projekty inwestycyjne, koordynuje działanie:

- Zespołu ProjektówSowtwar`owych (tworzenie, adaptacja programów komputerowych)

- Zespół Projektów Hardwar`owych (projektowanie sieci komputerowych, instalacji elektrycznych i stałoprądowych)

- Kierownik Analiz Informatycznych - kieruje zespołem analityków i kosztorysantów

PION REALIZACJI INWESTYCJI

- Kierownik Działu Kontroli Realizacji Projektów - nadzoruje, kontroluje działania podwykonawców realizujących inwestycję pod względem zgodności z projektem.

- Kierownik Działu Prawnego Obsługi Inwestycji - przygotowuje dokumentację potrzebna celem realizacji inwestycji,

- Kierownik Działu Współpracy z Podwykonawcami - koordynuje pracę podwykonawców, kontroluje terminy.

- Kierownik działu Obsługi Dokumentacji - odpowiada za wprowadzenie do systemu dokumentacji i archiwizację dokumentacji

PION ADYMINISTARCJI I FINANSÓW

- Księgowość - prowadzenie ksiąg handlowych, rozliczenia z Urzędem Skarbowym i ZUS-em, rozliczenia z podwykonawcami,

- Kadry - Płace - rozliczenia z pracownikami, sprawy kadrowe

- Marketing - dbanie o wizerunek firmy, odpowiedzialność za jej obecność w czasopismach i mediach,

- Zaopatrzenie obsługa Biura - bieżąca obsługa biura, zakup materiałów biurowych.

Załoga wykazuje dużą stabilność zatrudnienia, co jest szczególnie ważne ze względu na konieczność zatrudniania wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy zapewniają odpowiednią jakość produkcji. Firma zatrudnia głównie specjalistów z wykształceniem wyższym elektronicznym i informatycznym. Większość z nich ma bogate doświadczenie zawodowe.

3. Analiza SWOT istniejącej infrastruktury informatycznej firmy

Hardware, software

Obecnie firma posiada pojedyncze stanowiska komputerowe, nie dysponuje siecią komputerową. Oprogramowanie zainstalowane na komputerach nie spełnia obecnych wymagań co do funkcjonalności i produktywności

Cele przedsięwzięcia informatycznego

Celem niniejszego projektu jest stworzenie systemu wspomagającego zarządzanie projektami i inwestycjami. System ma przechowywać w sposób uporządkowany oraz jednolity informacje o koordynatorze, projektancie, kliencie oraz jego przedstawicielach, podwykonawcach, rejestrowanych dokumentach w wersji papierowej (pozwolenia, umowy, ekspertyzy), przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej (takie jak plany galerii oraz projektowanego obiektu oraz elektroniczne kopie dokumentów papierowych). Produkt ma zapewnić przejrzysty i łatwy dostęp do danych oraz gwarantować odpowiedni poziom bezpieczeństwa ich przechowywania, zapewnić obieg dokumentów.

4. Dekompozycja funkcjonalna organizacji (struktury organizacyjne)

5. Opracowanie diagramów hierarchii funkcji (FHD).

6. Opracowanie diagramów przepływu informacji (DFD)

7. Opracowanie diagramów ERD

10. Analiza SWOT zaprojektowanego przedsięwzięcia informatycznego

Celem niniejszego projektu jest stworzenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie pracami projektowymi i wykonawczymi w biurze projektowym.

Główne zalety systemu który jest przedmiotem projektu:

1. System udostępnia usługi związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem, oraz przejrzystym prezentowaniem wszelkich informacji dotyczących prowadzonych projektów, skojarzonych z nim projektantów, oraz związanych z nim dokumentów. Umożliwia swobodny dostęp do danych, porządkuje je, ułatwia wyszukiwanie, usprawnia wymianę informacji między pracownikami pracującymi przy tym samym projekcie.

2. System przechowuje i stwarza możliwość edycji:

- informacji o projektach wykonanych lub wykonywanych w danych obiektach, lub innych jednostkach (ich opis, kto nad nimi pracował, dla kogo wykonywane),

- informacji o osobach (pracownikach, współpracownikach, podwykonawcach, osobach z administracji itd.) powiązanych z danym konkretnymi projektami oraz hierarchizacja zależności między tymi ludźmi (kto komu podlegał),

- informacji o pracach (mających być) wykonanych przez poszczególne z powyższych osób w ramach danego projektu łącznie z dokumentami przez nie wydanymi (np. ekspertyzy, pozwolenia) bądź związanymi z ich pracą (np. umowa o dzieło, ocena jakości wykonanej pracy),

- informacji o zakresach obowiązków, odpowiedzialności i roli w powstawaniu projektu każdej z osób,

- wszelkich powiązań między informacją dotyczącą danego projektu a kontaktami związanymi z tym projektem,

- komentarzy, wewnętrznych dokumentów oraz zapisków firmy (często nieoficjalnych lub o tymczasowej istotności) dotyczących danego projektu (np. projektowanie danej instalacji zostało powierzone drugiemu architektowi z powodu nagłej choroby tego pierwszego),

- dokumentów lub zapisków dotyczących poszczególnych projektów, które z powodu nietypowości i unikalności tych projektów (bądź żądań klienta) nie pasują do żadnej z powyższych grup zaś powinny przez firmę być przechowywane.

3. System umożliwia dodawanie lub usuwania wszelkich dokumentów związanych z projektem - m.in. pozwolenia, umowy, faktury, plany, zapisy rozmów z klientem(specyfikacji jego wymagań), zarządzenia administracji centrum handlowego, ekspertyzy, zdjęcia, gwarancje (np. od podwykonawców systemu przeciwpożarowego) i dokumenty wydane przez samą firmę (np. kosztorys przedstawiony klientowi).

4. System przechowuje informacje o obiektach, w których są lub były wykonywane inwestycje, np. dane właściciela, powierzchnia danego obiektu, ilość zrealizowanych projektów, koszt wszystkich wykonanych w niej projektów, dane kontaktowe do „koordynatora” takie jak: telefon, email.

5. System przechowuje również pełne plany budynku w formie elektronicznej, oraz informacje o projektach realizowanych lub zrealizowanych w tym obiekcie.

6. System udostępnia usługi związane z przechowywaniem, wyszukiwaniem, oraz przejrzystym prezentowaniem wszelkich informacji dotyczących klientów, dla których biuro wykonuje projekty, skojarzonych z tymi klientami osób i związanych z nimi dokumentami.

7. System po wskazaniu danego klienta wyświetla podstawowe informacje o nim takie jak: numer konta bankowego, nazwę, NIP, REGON, kontakt: telefon, e-mail. A także wszystkie projekty, które były lub są realizowane dla danego klienta, oraz wszystkie obiekty w których klient te projekty do realizacji zlecił.

11. Wnioski

System przechowuje w sposób uporządkowany oraz jednolity informacje o koordynatorze, projektancie, kliencie oraz jego przedstawicielach, podwykonawcach, rejestrowanych dokumentach w wersji papierowej (pozwolenia, umowy, ekspertyzy), przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej (takie jak plany inwestycji oraz dane projektowanego obiektu oraz elektroniczne kopie dokumentów papierowych). Zaprojektowany system informatyczny zapewnia przejrzysty i łatwy dostęp do danych oraz gwarantuje odpowiedni poziom bezpieczeństwa ich przechowywania, zapewnić obieg dokumentów.

---