Techniki twórczego myślenia w biznesie
Proces rozwiązywania problemów przy wykorzystaniu technik twórczego myślenia w biznesie składa się z czterech etapów:
przeglądania informacji,
dochodzenia do rozwiązań,
przymiarki do rzeczywistości,
realizacji.
Pierwszym krokiem w etapie przeglądania informacji jest upewnienie się, że wiadomo, na czym dokładnie polega problem i jakie czynniki zewnętrzne mogą wpłynąć na jego rozwiązanie.
Problem to różnica między tym co jest, a tym co chciałoby się aby było. Jeśli nie można znaleźć takiej różnicy, to trzeba dopiero zdefiniować problem. Określenie samego problemu nie rozwiąże go, ale zabezpieczy przed zajmowaniem się niewłaściwym problemem.
Aby lepiej uporządkować informacje otaczające i zaciemniające problem, można wykorzystać pięć opisanych poniżej technik:
Sformułowanie problemu. Podstawową rzeczą jest jasne sformułowanie problemu. W tym celu należy użyć słowa “jak” i wyraźnie sformułować opis tego, co chce się osiągnąć ( np.: Jak obniżyć koszty, aby stać się bardziej konkurencyjnym na rynku?).
Dlaczego? Kiedy sformułuje się już problem, należy sprawdzić jego zasadność. Wystarczy postawić pytanie “Dlaczego?” i opisać swój cel w sposób szczegółowy i skupiając się na istocie problemu. Postawienie tego pytania może doprowadzić do odkrycia nowego spojrzenia na problem.
Mapa przeszkód. Często problem polega na konieczności usunięcia przeszkód - ludzi, zjawisk, czegokolwiek, co stoi na drodze do zrealizowania danego pomysłu. Po określeniu sytuacji obecnej i pożądanej należy zastanowić się, co przeszkadza w osiągnięciu celu. Często już samo opracowanie mapy przeszkód może być inspiracją w znalezieniu rozwiązania problemu.
Łańcuch poziomów. Ludzie mają tendencję do widzenia wszystkiego w kategoriach zbiorów, podzbiorów i superzbiorów. Może to przeszkadzać w twórczym myśleniu. W łańcuchu poziomów wykorzystuje się przechodzenie do powiązanych ze sobą pojęć, znajdujących się jednak na wyższym lub niższym poziomie abstrakcji. Dzięki temu można spojrzeć na problem z różnych perspektyw.
Spojrzenie z lotu ptaka. Ta metoda jest szczególnie przydatna w odniesieniu do problemów o szerszym zasięgu. Pozwala wznieść się ponad problem i zobaczyć co może mieć wpływ (dobry lub zły) na rozwiązanie tego problemu. Spojrzenie z lotu ptaka polega na wizualnym przedstawieniu tematu zamiast tradycyjnych, spisywanych kolejno notatek. Taka graficzna forma prezentacji problemu uwypukla cały chaos otaczający problem. Pomaga w zobaczeniu wszystkiego, co się wie, pozwala uporządkować myśli oraz podkreślić dziedziny, w których czegoś się nie rozumie.
W etapie drugim (dochodzenie do rozwiązań) wykorzystuje się techniki innowacyjne, które większość ludzi kojarzy z twórczym rozwiązywaniem problemów.
Tradycyjny, logiczny sposób rozwiązywania problemów zmierza do rozwiązań bezpośrednich. Polega on na próbie usunięcia problemu.
Natomiast twórcze rozwiązywanie problemów polega na szukaniu bardziej różnorodnych sposobów uniknięcia przeszkód. Techniki innowacyjne mają oderwać od konwencjonalnego sposobu myślenia, często przez zaatakowanie przeszkody z innej strony, lub nawet całkowite jej obejście. Techniki te pozwalają na odkrycie wielu pomysłów, od banalnych po oryginalne, od możliwych do nieprawdopodobnych. Przeważnie im pomysł jest bardziej nowatorski, tym bardziej niemożliwy do zrealizowania.
Jest osiem technik innowacyjnych:
kwestionowanie przyjętych z góry założeń,
przekształcenie,
odwrócenie,
fantazjowanie,
cudzy punkt widzenia,
metafora i porównanie,
przypadkowe słowo,
przypadkowy obraz.
Pierwsza z tych technik polega na odrzuceniu podstawowego założenia, jakie można przyjąć w odniesieniu do danego problemu. Np. można wyobrazić sobie restaurację, w której nie podaje się jedzenia, albo linie lotnicze nie posiadające samolotów. Na pierwszy rzut oka jest to najbardziej niepoważna technika twórczego myślenia, jaką można sobie wyobrazić. Ale właśnie dlatego jest ona bardzo skuteczna. Weźmy przykład z restauracją, w której nie podaje się posiłków. Wydaje się, że takie założenie nie może doprowadzić do żadnego sensownego pomysłu. A jednak w Japonii działają restauracje w których klienci mogą się dotlenić, wdychając czysty tlen.
Druga technika przypomina pierwszą, opiera się jednak na mniejszych zmianach w odniesieniu do faktów podstawowych. Zamiast odrzucać całe założenia, dokonuje się ich przekształcenia poprzez wyolbrzymienie lub pomniejszenie problemu. Np. sklep ma problem z kolejkami przy kasach. Można wtedy wyobrazić sobie, że ma się tylko jedną kasę albo ma się ich tysiąc.
Technika trzecia - odwrócenie - jest kolejną techniką opartą na kwestionowaniu założeń. Jak wskazuje sama nazwa tej techniki, polega ona na odwróceniu podstawowych założeń. Np. linie lotnicze mogą zastanowić się, co należy zrobić, aby przewozić jak najmniej pasażerów. Kiedy ustali się jakie działania mogą doprowadzić do ograniczenia liczby pasażerów, będzie można skutecznie im zapobiegać.
Z kolei technika o nazwie fantazjowanie polega na oderwaniu się od rzeczywistości i sięgnięciu do wyobraźni. Można tutaj sięgnąć do literatury sf albo fantasy. Im bardziej zwariowany pomysł, tym lepiej. Po wymyśleniu takich pomysłów, należy zestawić je z rzeczywistością.
Technika piąta polega na przyjęciu punktu widzenia innej osoby. Należy przyjąć osobowość innego człowieka (albo nawet zwierzęcia), którego wiedza, zmartwienia, troski, radości i doświadczenia życia codziennego zasadniczo różnią się od osobowości osoby chcącej rozwiązać dany problem. Następnie należy opisać problem z punktu widzenia tej innej osoby. Atutem tej metody jest możliwość spojrzenia na dany problem z różnych punktów widzenia.
Skuteczną techniką rozwiązywania problemów jest również przełożenie problemu na metaforę lub porównanie. Jeśli uda się to zrobić, uzyska się dostęp do całego wachlarz nowych możliwości. Np. można przyrównać swoją firmę do lodów. Należy zastanowić się z jakich powodów firma przypomina lody. Pozwoli to na spojrzenie na działanie firmy w całkiem odmienny, nowatorski sposób.
Technika siódma jest jedną z najłatwiejszych technik. Polega ona na wybraniu dowolnego słowa i wymyślenie całej masy skojarzeń związanych z tym słowem. Następnie łączy się te skojarzenia z problemem. Najlepszymi słowami do tworzenia skojarzeń są rzeczowniki.
Ostatnia z opisanych technik (przypadkowy obraz) jest odmianą poprzedniej techniki. Zamiast słów, do pobudzania przypadkowych skojarzeń wykorzystuje się obrazy.
Po wykorzystaniu powyższych technik przechodzi się do etapu trzeciego. Proces twórczego myślenia prowadzi do pozyskania wielu pomysłów. Są one jednak przeważnie niekompletne i ograniczone. Przed ich zrealizowaniem należy dokonać przymiarki do rzeczywistości, by przekonać się na ile się one nadają, i dopracować je. W tym celu można skorzystać z własnej intuicji, z opinii osób zainteresowanych pomysłem jak również można zastanowić się nad zaletami i wadami projektu.
Intuicja. Należy sobie zadać pytanie co się czuje w związku z proponowanym rozwiązaniem. Jeżeli pomysł się nie podoba, należy zastanowić się dlaczego tak jest. Być może wskazane będzie z niego zrezygnować.
Osoby zainteresowane. Po ustaleniu własnych odczuć co do proponowanego pomysłu, należy wziąć pod uwagę zdanie innych zainteresowanych tym pomysłem ludzi i grup. Najpierw należy zidentyfikować zainteresowanych. Następnie trzeba przewidzieć, jak zareagują oni na ten pomysł.
Zalety. Wynotowanie jakie korzyści niesie ze sobą proponowane rozwiązanie może pomóc we wzbogaceniu pomysłu. Pozwala również w lepszym przygotowaniu się do przekonania innych do swojego pomysłu.
Wady. Żaden pomysł nie jest idealny. Opisanie wad pozwoli na ich przemyślnie i ewentualnie wyeliminowanie.
Ostatnim etapem rozwiązywania problemów jest realizacja, czyli przekształcenie w rzeczywistość twórczych wizji i rozwiązań problemów.
Należy zdawać sobie jednak sprawę, że różne problemy mogą być rozwiązane w różny sposób. Z tego powodu poniżej zostały podane cztery rodzaje problemów, z których każdy ma swoje cechy charakterystyczne i każdy będzie wymagał innych narzędzi przy realizacji.
Pierwszym rodzajem jest problem wyraźny. Jest to problem, w przypadku którego działania, jakie należy podjąć, są oczywiste. Poddaje się on rygorystycznej analizie i ustalonym zasadom realizacji. Należy sobie tylko zdawać sprawę z mijanych kamieni milowych, żeby śledzić postępy we wprowadzaniu w życie rozwiązania problemu. Realizacja polega tu głównie na czuwaniu nad postępowaniem naprzód projektu, gdzie nie ma żadnych wątpliwości co do drogi i kierunku.
Kolejny rodzaj to problem mglisty. Rozwiązanie tego programu jest znacznie mniej wyraziste niż poprzedniego. Wiadomo jakie są cele i główne kamienie milowe, ale sama realizacja wymaga znacznie większej uwagi i stałego skupienia na szczegółach projektu. Należy zauważyć, że mglistość projektów jest czymś naturalnym.
Problem zagospodarowany to trzeci rodzaj problemów. W tym przypadku autor pomysłu nie kieruje projektem. Zajmuje się tym ktoś inny. Natomiast autor ponosi odpowiedzialność za wyniki lub w jakiś sposób jest w jego realizację zaangażowany.
Ostatni z rodzajów problemów to problem drugoplanowy. To, że jakiś problem jest drugoplanowy nie oznacza, że jest on mało ważny. Są to problemy, które pozostają w tle innych projektów. Realizacja tego typu projektów jest z reguły długotrwała.
Do realizacji poszczególnych rodzajów problemów wykorzystuje się różne narzędzia, takie jak: plan podstawowy, wyposażenie, techniki planowania, kamienie milowe oraz cele pośrednie.
Plan podstawowy polega na zadaniu odpowiednich pytań:
Co chcę osiągnąć?
Czym to osiągnąć?
Dlaczego chcę to zrobić?
Gdzie chcę to zrobić?
Kiedy powinienem zacząć a kiedy skończyć?
Kto zostanie zaangażowany do tej pracy?
Kto będzie odpowiedzialny za jej poszczególne aspekty?
Kto będzie mógł służyć pomocą?
Jak mam się za to zabrać?
Kolejnym narzędziem jest wyposażenie. Za wyposażenie można przyjąć zarówno konkretny sprzęt jak komputer czy spychacz, jak również mogą to być umiejętności i doświadczenia pracowników. O tym czy ma się potrzebne wyposażenie należy zawsze się upewnić przed przystąpieniem do realizacji zadania.
Następne narzędzie składa się z czterech technik planowania:
spisu zadań do wykonania lub harmonogramu,
planu z wyobraźni (spojrzenie z lotu ptaka),
wykresu Gantta,
wykresu strzałkowego lub sieciowego.
Kolejne narzędzie to kamienie milowe. Mierzenie postępów jest jedną z najważniejszych umiejętności do kontroli nad realizacją projektu. Należy ustalić, które wydarzenia w realizacji projektu są krytyczne. Będą to właśnie kamienie milowe. Należy je rozmieścić równomiernie wzdłuż realizacji całego projektu.
Ostatnie z proponowanych narzędzi to cele pośrednie. Jeżeli realizacja projektu jest długoterminowa, to należy określić cele pośrednie. Są one większą odmianą kamieni milowych. Każdy z nich może stanowić sam w sobie znaczne osiągnięcie.
4