W każdym przedsiębiorstwie wykonywane są różne działania. Aby mieć wszystko pod kontrolą jakakolwiek wykonana operacja powinna być odpowiednio udokumentowana. Ewidencjonując operację trzeba pamiętać o odpowiedniej dokumentacji księgowej.

Dokument księgowy jest to szczegółowa informacja na piśmie o wykonanej operacji gospodarczej, sporządzona zgodnie z przepisami prawa zawierająca niezbędną treść i będąca podstawą zapisu w ewidencji księgowej.

Dokument stanowiący podstawę zapisu na kontach księgowy nosi nazwę dowodu księgowego. Każdy dowód księgowy zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości powinien zawierać odpowiedni elementy taki jak: określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, określenie stron inaczej nazw adresu, opis, wartość i datę wykonanej operacji, podpis wystawiającego dokument oraz podpis osoby której dokument wydano.

Każde przedsiębiorstwo czy też jednostka gospodarcza powinna mieć dokumenty księgowe sklasyfikowane według jakiegoś schematu, odpowiadającej firmie.

Można wybrać różne kryteria podziału dokumentów np. według podstawy sporządzenia dokumentów, które można podzielić na:

a) dokumenty pierwotne ( źródłowe ), wystawiane na podstawie operacji gospodarczych np.: asygnaty kasowe ( KP, KW ), karty pracy, dokumenty magazynowe typu Pz, Rw, Pw itp.

b) wtórne ( zbiorcze ), wystawiane na podstawie dokumentów pierwotnych np.: asygnaty kasowe, listy płac, rozdzielniki zużycia materiałów itp.

Można również zrobić podział dokumentów w zależności od jednostek wystawiających dokumenty:

1. własne, wystawiane przez komórki organizacyjne jednostki gospodarczej np.: faktury VAT, rachunki sprzedaży, asygnaty kasowe listy płac, polecenie księgowania, noty odsetkowe wystawiane odbiorcom, itp.

2. Obce, wystawiane przez komórki organizacyjne innych przedsiębiorstw np.: faktury VAT, rachunki zakupu, noty odsetkowe otrzymane od dostawcy, wyciągi bankowe.

Kolejnym kryterium może być podział dokumentów ze względu na przeznaczenie, dokumenty własne dzielimy na zewnętrzne i wewnętrzne. Dokumenty zewnętrzne są wystawiane dla obcych jednostek gospodarczych np.: faktury VAT rachunki sprzedaży, noty odsetkowe, księgowe czy korygujące. Zaś dokumenty własne wewnętrzne wystawiane są na potrzeby własne jednostek np.: polecenia księgowania, karty pracy, listy płac, dokumenty magazynowe takie jak przyjęcie z zewnątrz, przyjęcie wewnętrzne, rozchód wewnętrzny, wydanie na zewnątrz, przesunięcie międzymagazynowe, zwrot wewnętrzny.

Przedsiębiorstwo może również zrobić podział dokumentów w zależności od rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej np.:

1. kasowe takie jak asygnaty kasowe, raporty kasowe wnioski o zaliczkę itp.

2. bankowe , tj.: wyciągi bankowe, polecenia przelewu, czeki rozrachunkowe itp.

3. magazynowe, tj.: Pz, Pw, Rw, Wz, Mm, Zw

4. płacowe np.: karty płac, listy płac,

5. zakupu, tj.: faktury VAT lub rachunki,

6. sprzedaży , tj.: faktury VAT lub rachunki.

W przedsiębiorstwie jest kilka działów, takie jak dział księgowości czy dział magazynowy, które posługują się odpowiednimi dokumentami księgowania. I tak w księgowości można wyróżnić następujące dokumenty:

Polecenie księgowania ( PK ), jest to dokument sporządzony w celu udokumentowania zapisów formalnych zdarzeń gospodarczych, np.: otwarcia i zamknięcia kont, przeniesienie kosztów z układu rodzajowego na konta układu funkcjonalnego, ewidencji amortyzacji środków trwałych, listy płac czy składki ZUS.

Kasa przyjmie ( KP ) inaczej dowód wpłaty, jest to asygnata przychodowa w kasie, na której notuje się wpływy gotówkowe.

Kasa wypłaci ( KW ) inaczej dowód wypłaty, to dokument zastępczy gdy brak jest odpowiedniego dokumentu źródłowego np. faktury listy płac czy wniosków o zaliczkę.

Faktura to podstawowy dokument sprzedażowy, wystawiany przez firmę dokonującą sprzedaży usług i towarów w obrocie gospodarczym.

W gospodarce magazynowej tak jak w dziale księgowości mamy do czynienia z różnymi dokumentami księgowymi. Wykonując dowolną operację czy to przyjęcie na magazyn czy wydanie z magazynu należy zapisać operację na odpowiednim dokumencie. W dziale magazynowym posługujemy się takimi dokumentami jak:

Przyjęcie z zewnątrz ( Pz ) czyli dokument wystawiany i potwierdzający przyjęcie do magazynu zakupionych składników ( materiałów, towarów ). Dokument ten powinien zawierać dane takie jak: pochodzenie towaru, przeznaczenie, wartość, jaką miarą jest mierzony, ilość dostarczonego towaru i jego całkowita wartość, rodzaj transportu, dane firmy dostarczającej i przyjmującej towar, podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu , podpis osoby zatwierdzającej dokument, datę sporządzenia dokumentu datę przyjęcia towaru i podpis osoby dostarczającej i przyjmującej towar.

Wydanie na zewnątrz ( Wz ), dokument ten jest sporządzany w przypadku wydania jakiś zapasów z magazynu. W tym dokumencie są zawarte takie informacje jak: data wystawienia dokumentu, data wydania towaru cenę jednostkową, łączną wartość towaru, jednostkę miary, numer dokumentu, dane firm przyjmującej i wydającej towar, podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu, podpis osoby zatwierdzającej dokumentację oraz podpis osoby przyjmującej i wydającej towar.

Powyższe dokumenty Pz i Wz muszą być sporządzone w dwóch jednakowych egzemplarzach, jeden pozostaje w magazynie a drugi służy do celów księgowych.

Rozchód wewnętrzny ( Rw ) jest to dokument sporządzany na potrzeby wewnętrzne jednostki, np. wydanie materiałów na produkcję.

Przesunięcie międzymagazynowe ( Mm ) to dokument wystawiony przy przekazaniu materiałów, towarów, wyrobów gotowych z jednego magazynu do drugiego.

Zwrot wewnętrzny ( Zw ) dokument ten wystawiany jest przy zwrocie na magazyn niewykorzystanych materiałów w produkcji.

Przyjęcie wewnętrzne ( Pw ) jest to dokument potwierdzający przyjęcie na magazyn gotowego wyrobu.

Zanim jednak zostanie zaksięgowany dokument, należy sprawdzić czy nie ma błędów. Jeżeli takie błędy się pojawią należy je poprawiać poprzez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby i wpisanie informacji prawidłowych. Poprawka tekstu lub liczby powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej. Skreślenia nie stosuje się do dowodów obcych. Mogą one być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego - noty księgowej.

Ponadto należy dokument sprawdzić pod względem merytorycznym czyli ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także stwierdzenia, że owe dowody zostały wystawione przez właściwe podmioty gospodarcze.

Dowody księgowe powinno się sprawdzać również pod względem formalno - rachunkowym które polega na ustaleniu, że zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierający wszystkie elementy oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

Kolejnym elementem przed zaksięgowaniem dowodów jest ich segregacja na odpowiednie grupy. Dowody księgowe sporządzają i segregują upoważnione do tego osoby według zasad określonych wewnętrzną instrukcją obiegu i kontroli dokumentów.

Prowadzenie dowodów księgowych w przedsiębiorstwie jest bardzo istotne. Dokumenty księgowe są wystawiane nie tylko w celu potwierdzenia wykonanej operacji, ale w późniejszych okresach mogą przydać się podczas kontroli działalności jednostki, a także jako podstawa dochodzenia praw. Dlatego dokumenty księgowe powinny być przejrzyste i czytelne, a także uporządkowane w odpowiedniej kolejności, tak aby można było łatwo i szybko odnaleźć.

---