Efektywność organizacji
Kluczowe pojęcia w naukach o organizacji i zarządzaniu są bardzo trudne do zdefiniowania. Do takich pojęć należy efektywność organizacji. Nikt nie zaprzeczy, że najogólniejszym i ostatecznym celem nauk o organizacji i zarządzaniu jest podniesienie efektywności organizacji - tylko co to jest efektywność organizacji i jak ją zmierzyć? "Pilną potrzebą staje się jasne, zrozumiałe dla wszystkich zdefiniowanie pojęcia efektywność - słusznie pisze M.Holstein-Beck. - To co możemy znaleźć dziś w naszych encyklopediach i podręcznikach, jest dalece niewystarczające, a ponadto często fałszywe /.../ Studenci akademii ekonomicznych, uczelni technicznych, kierownicy, działacze polityczni i szeregowi pracownicy nie mają jasnego poglądu ani na temat pojęcia efektywności jako takiego, ani tym bardziej na temat tego, czy ich własna praca jest efektywna i co ewentualnie mogliby zrobić, aby podwyższyć efektywność pracy na zajmowanym stanowisku, efektywność funkcjonowania zespołu lub organizacji, których są członkami".
Efektywność organizacji jest pojęciem wielowymiarowym. Analizowanie jej tylko z ekonomicznego albo prakseologicznego punktu widzenia prowadzi do zubożenia i zafałszowania treści tego pojęcia. M.Holstein-Beck wyróżniła aspekty efektywności organizacji: techniczno-ekonomiczyny, prakseologiczny, biurokratyczno-organizacyjny, humanistyczny, osobowościowy i ekologiczny. Zakładając, że Czytelnik zna ekonomiczne i prakseologiczne mierniki efektywności takie jak: wydajność, produktywność, skuteczność, ekonomiczność i sprawność, skoncentrujemy się tylko na miernikach społecznych, w których zawiera się humanistyczny i osobowościowy aspekt efektywności organizacji.
"W aspekcie humanistycznym pojęcia efektywności - pisze M.Holstein- Beck - zupełnie wyraźnie zostaje wysunięty człowiek i jego potrzeby, zespół i panująca w nim atmosfera. Zwraca się uwagę również na otwartość organizacji i poparcie otoczenia dla jej celów i norm. /.../ Ewolucja pojęcia efektywności jest widoczna i obecne rozumienie odbiega daleko od rozumienia wąsko technicznego i ekonomicznego, z punktu widzenia którego organizacja o wysokiej wydajności i o niskim równocześnie morale mogła uchodzić za organizację efektywną".
D.J.Lawless określił model efektywnej organizacji opierający się na założeniu, że efektywność organizacji jest możliwa pod warunkiem efektywności zespołów i jednostek ludzkich.
Efektywny zespół - zdaniem D.J.Lawlessa - to taki, w którym:
- atmosfera daje poczucie odprężenia,
- dyskutuje się o realizacji zadań, - cele i zadania są zrozumiałe i akceptowane przez wszystkich,
- postrzegana jest zasada wysłuchania tego, co mówią inni,
- opozycja nie jest zabroniona,
- uzgodniono sposób podejmowania decyzji, zwykła większość głosów nie jest podstawą działania,
- krytyka jest częsta, ale nie powoduje osobistych ataków czy zagrożeń,
- członkowie mają swobodę okazywania swych emocji w dyskusji nad problemami, które trzeba rozwiązać, aby zespół mógł działać aktywnie,
- kierownik nie dominuje, jego zachowania nie są podyktowane walką o władzę. Efektywny człowiek - zdaniem K.Obuchowskiego to taki, który wykracza poza aktualne zadania, czyli człowiek twórczy. Przeciwieństwem człowieka efektywnego jest człowiek skuteczny, który realizuje wyłącznie zadania stawiane mu przez otoczenie, np. w pracy wykonuje ściśle określone obowiązki, w domu spełnia tylko żądania rodziny, w środowisku społecznym podporządkowuje się wymaganiom kręgu towarzyskiego. Środowisko społeczne a w szczególności organizacja wyżej ceni zachowania skuteczne niż twórcze. Człowiek skuteczny uchodzi za wzór godny naśladowania, ponieważ nikomu nie zagraża, jest użyteczny, nie wprowadza dysonansów. Zachowania efektywne są natomiast karane, bo są ryzykowne, zagrażają realizacji planów itp. Tymczasem zachowanie skuteczne prowadzi do zubożenia osobowości i rutyny a zachowania efektywne są właściwe osobowości twórczej, opanowującej przyszłość.
Opierając się na modelu efektywnego zespołu D.J.Lawless zaproponował następujące mierniki społecznej efektywności organizacji:
1) wydajność w sensie techniczno-ekonomicznym,
2) morale określone według stopnia zaspokojenia potrzeb uczestników organizacji,
3) dostosowanie, czyli akceptacja przez uczestników organizacji jej ideologii,
4) elastyczność rozumiana jako łatwość reagowania na zmianę,
5) poparcie organizacji ze strony otoczenia nazwane przez Lawlessa instytucjonalizacją np. ze strony związków zawodowych, organizacji publicznych itp.,
6) stabilność, która oznacza brak wewnętrznych zakłóceń, spójność, dobre stosunki między pracownikami
Przykładem polskich prób skonstruowania mierników społecznej efektywności organizacji jest propozycja Sz.Sołtysa. Autor proponuje mierzyć efektywność organizacji według społecznych celów, które osiąga i społecznych kosztów, które ponosi. Według jego określenia: "Społeczne cele pracy są to stany lub procesy osiągane w trakcie pracy, są jej skutkiem, zachodzą w sferze społecznej i psychologicznej ludzi"./.../
Autor wyróżnia trzy poziomy osiągania społecznych celów pracy:
- poziom organizacji np. trwanie, rozwój, harmonijne związki z otoczeniem, wzrost i ekspansja,
- poziom grupy zadaniowej wewnątrz organizacji: trwanie, tworzenie i utrzymywanie kultury grupowej, kreatywność, spójność grupową, morale grupowe, dobre stosunki międzyludzkie,
- poziom uczestnika organizacji.
Wśród społecznych celów pracy ważnych dla jednostki w organizacji są takie między innymi jak:
- samorealizacja, oznaczająca aktualizowanie się potencjalnych zdolności, doskonalenie się, uczenie się,
- podmiotowość człowieka w sferze pracy, godność ludzka,
- zdrowie psychiczne,
- zadowolenie z pracy,
- brak monotonii,
- partycypacja w decydowaniu o procesie pracy,
- autonomia w zakresie myślenia, działania i wyboru pracy,
- sprawiedliwość podziału efektów pracy,
- uznanie i pozycja społeczna,
- dobre stosunki międzyludzkie,
- poczucie sensu wykonywanej pracy,
- twórczość, indywidualność zadań,
- intelektualizacja pracy.
Organizacja w osiąganiu swoich celów założonych ponosi koszty ekonomiczne i społeczne. Do społecznych kosztów Sz.Sołtys zalicza w szczególności: niezadowolenie z pracy, zachwianie możliwości rozwoju, dezintegrację społeczną zespołów roboczych lub całej organizacji, zachwianie zdrowia psychicznego uczestników organizacji, złe stosunki międzyludzkie, alienacja, brak autonomii i samorealizacji jednostek. Posługując się znaną z prakseologii typologią pojęć: sprawność, skuteczność i ekonomiczność, autor konstruuje pojęcie społecznej efektywności organizacji, w skład której wchodzą:
a) "społeczna ekonomiczność pracy" czyli stosunek osiągniętych celów społecznych do kosztów społecznych,
b) "społeczna skuteczność pracy", rozumiana jako stosunek między osiągniętymi a zamierzonymi społecznymi celami pracy.
W oparciu o wprowadzone kategorie pojęciowe Sz.Sołtys zbudował kilka socjologicznych mierników społecznej efektywności pracy takich jak: alienacja, zdrowie psychiczne, zadowolenie z pracy, poziom formalizacji organizacji, spójność grupowa, morale, identyfikacja, charakter stosunków międzyludzkich.
Koncepcja Sz.Sołtysa jest jedną z wielu prób poszukiwania społecznych mierników efektywności organizacji. Wadą tych mierników jest ich wielość i charakter jakościowy, co utrudnia zbudowanie jednego syntetycznego i dostatecznie trafnego i rzetelnego miernika efektywności.
Omówione dotąd mierniki społecznej efektywności organizacji odnoszą się do procesów wewnątrzorganizacyjnych. Tymczasem efektywność organizacji zależy także od jej relacji z otoczeniem. W ujęciu M.Kosteckiego organizacja traktowana jest jako system otwarty powiązany z otoczeniem.
W związku z tym efektywności organizacji nie można zmierzyć tylko kryteriami wewnątrzorganizacyjnymi, ponieważ organizacja realizuje różnorodne interesy występujące w społeczeństwie. Miarą efektywności organizacji jest zatem stopień realizacji zadań wynikających z żądań społeczeństwa, tego systemu politycznego, prawnego, rynkowego itp.
Miernikami zewnętrznego aspektu społecznej efektywności organizacji są omówione w poprzednim paragrafie funkcje organizacji spełniane wobec jej otoczenia - realizowane świadomie lub w sposób niezamierzony.
Jedną z takich niezamierzonych funkcji organizacji o znaczeniu negatywnym dla otoczenia jest niszczenie środowiska naturalnego, zwane przez M.Holstein-Beck ekologicznym aspektem efektywności organizacji. Jej zdaniem - "Szkody wyrządzone środowisku są tak wielkie, że w cywilizowanym świecie/.../ nikt nie powinien nazywać efektywną organizację nawet jeśli realizuje ona skutecznie, z dużym zyskiem finansowym i ku zadowoleniu odbiorców swe cele produkcyjne czy usługowe, ale zarazem niszczy okoliczną przyrodę, zatruwa wodę, powietrze, plony, słowem, narusza równowagę biologiczną, a w konsekwencji i społeczną swego środowiska".