19. Istota kontrolowania

Dr Joanna Paliszkiewicz

Kontrola - definicja

Kontrola to regulacja działań organizacji
w taki sposób, by ułatwić osiąganie jej celów.

Cel kontrolowania

Celem kontroli jest stworzenie menedżerom możliwości oceny pozycji organizacji w porównaniu z zamierzeniami, dokonywanej w wybranym momencie, z użyciem jednego lub kilku mierników.

***

Koncentracja na zasobach w procesie kontrolowania organizacji

Kontrola zasobów finansowych odgrywa centralną rolę w procesie kontrolowania w organizacji zarówno ze wzglądu na jej znaczenie, jak i z uwagi na powiadania z innymi obszarami. Brak kontroli zasobów rzeczowych (np. niewłaściwa gospodarka zapasami), zasobów ludzkich (np. zatrudnianie osób bez odpowiednich kwalifikacji) oraz zasobów informacyjnych (np. brak informacji o rynku) może mieć wpływ na zasoby finansowe organizacji.

Znaczenie kontroli

Organizacja bez skutecznej kontroli nie osiągnie postawionych sobie celów

Znaczenie kontroli

• pomaga organizacji przystosować się do zmiennych warunków,

• ogranicza możliwość nakładania się błędów,

• pomaga uporać się ze skomplikowanymi sytuacjami,

• pomaga minimalizować koszty.

Etapy procesu kontroli

Formy kontroli

• Kontrola operacji

• Kontrola organizacyjna

• Kontrola strategiczna

Formy kontroli operacji

Wielorakie systemy kontroli

Większość organizacji nie jest w stanie przetrwać, korzystając tylko z jednej formy kontroli operacji, dlatego stosuje wielorakie systemy kontroli.

Formy kontroli organizacyjnej

• Kontrola biurokratyczna

• Kontrola angażująca pracowników

Kontrola biurokratyczna

Kontrola biurokratyczna jest formą kontroli organizacyjnej odznaczającej się formalnymi i mechanistycznymi rozwiązaniami strukturalnymi, będącymi dziełem specjalistów od kontroli zatrudnionych w aspekcie zarządzającym. Celem tej kontroli jest wymuszenie podporządkowania się pracowników.

Kontrola angażująca pracowników

Kontrola angażująca pracowników jest podejściem do kontroli organizacyjnej opartym na nieformalnych i organicznych rozwiązaniach strukturalnych. Celem tego podejścia jest pozyskanie zaangażowania pracowników.

• Porównanie

Element	Kontrola biurokratyczna	Kontrola angażująca pracowników
Cel podejścia do kontroli	Podporządkowanie pracowników	Zaangażowanie pracowników
Stopień sformalizowania	Ścisłe przepisy, formalne narzędzia kontroli, sztywna hierarchia	Normy grupowe, kultura, samokontrola
Oczekiwania dotyczące wyników	Nastawione na minimalny poziom możliwych do przyjęcia wyników	Nastawione na lepsze wyniki przekraczające poziom minimalny
Projekt organizacji	Wysmukła struktura, oddziaływanie „odgórne”	Spłaszczona struktura, rozłożone oddziaływanie
System nagradzania	Nastawiony na wyniki indywidualne	Nastawione na wyniki grupowe
Współuczestnictwo	Ograniczone i formalne	Szerokie i nieformalne

Kontrola strategiczna

Kontrola, której celem jest zapewnienie skutecznego dostosowania organizacji do otoczenia i jej działania w kierunku realizacji celów strategicznych.

Kontrola strategiczna powinna skupić się na następujących obszarach:

• struktury,

• przywództwo,

• technologia,

• zasoby ludzkie,

• systemy informacyjne i kontrolne.

***

Zarządzanie procesami kontrolnymi

Jeżeli menedżer naprawdę pragnie skutecznie kontrolować, musi zrozumieć etapy i szczeble kontroli. Menedżerowie muszą również wiedzieć, jak zbudować skuteczny system kontrolny, a także jak przezwyciężyć pojawiający się niekiedy opór przeciw kontroli.

Cechy skutecznych systemów kontroli

• Integracja z planowaniem – należy uwzględnić kontrolę w toku opracowywania planów;

• Elastyczność – system musi być dostatecznie elastyczny, by dostosować się do zachodzących zmian;

• Dokładność – systemy powinny zapewnić dokładność wykorzystywanych informacji;

• Aktualność – system powinien dostarczać aktualnych informacji na temat obserwowanych wyników;

• Obiektywizm – system kontrolny powinien dostarczać informacji możliwie obiektywnej.

***

Zrozumienie oporu wobec zmian

Właściwie zaprojektowane systemy kontroli są przydatne i skuteczne, ale mimo to wielu ludzi może się przeciwstawiać kontroli.

Przyczyny oporu wobec kontroli

• Nadmiernie rozbudowana kontrola – przybierająca postać dążenia do kontrolowania zbyt wielu spraw;

• Niewłaściwa koncentracja – system kontrolny może być zbyt wąski albo może się zbyt silnie koncentrować na zmiennych mierzalnych, nie pozostawiając miejsca na analizę czy interpretację;

• Nagradzanie nieefektywności;

• Odpowiedzialność za wyniki – niektórzy ludzie opierają się kontroli, ponieważ skuteczne systemy kontrolne umożliwiają rozliczanie z wyników.

Sposoby przezwyciężania oporu wobec kontroli

• Tworzenie skutecznej kontroli;

• Pobudzanie współuczestnictwa;

• Wykorzystanie zarządzania przez cele;

• Wykorzystanie zapisów kontrolnych i bilansów.

***

Wybór stylu kontrolowania

Jedno z podejść do wyboru stylu kontroli opiera się na czterech czynnikach: stylu zarządzania, stylu organizowania, miernikach osiągnięć i pragnienia współuczestnictwa przejawianego przez pracowników.

Pytania, które należy sobie zadać przy wyborze strategii kontroli

1. Jaki jest mój styl zarządzania?

• Partycypacyjny – często konsultuję zamierzone decyzje z podwładnymi.

• Dyrektywny – zwykle sam podejmuję decyzje, przekazuje tylko najbardziej niezbędne informacje związane z pracą i udzielam podwładnym szczegółowych i ścisłych dyrektyw.

2. Jaki typ kultury, struktury i systemu nagradzania występuje w organizacji?

   • Partycypacyjny – pracownicy wywierają wpływ na podejmowane decyzje. Menedżerowie są jednoznacznie nagradzani za rozwijanie kwalifikacji pracowników i ich umiejętności podejmowania decyzji;

   • Niepartycypacyjny – decyzje podejmują kierownicy. Menedżerowie nie są nagradzani za rozwijanie kompetencji pracowników.

3. Na ile dokładne i wiarygodne są mierniki głównych obszarów osiągnięć podwładnych?

• Dokładne;

• Niedokładne.

4. Czy moi podwładni pragną współuczestniczyć w zarządzaniu i chętnie przyjmują odpowiedzialność za podejmowane decyzje?

• Intensywne pragnienie współuczestnictwa;

• Niewielka chęć uczestnictwa.

Wybór stylu kontrolowania

Podsumowanie

Wytyczenie właściwej strategii kontroli będzie łatwiejsze, jeżeli określone zostaną następujące cztery czynniki sytuacyjne: styl zarządzania, styl organizacji, dokładność mierników osiągnięć oraz chęć pracowników do współuczestniczenia w podejmowaniu decyzji. Na tej podstawie menedżerowie mogą przyjąć biurokratyczne podejście do kontroli albo podejście angażujące pracowników bądź też jakieś połączenie obu form.