Formalizacja instytucji – istota, cele (przesłanki), zakres, zasady, następstwa nietrafnej formalizacji.
Cechą współczesnych organizacji jest ich sformalizowanie, które w znacznym stopniu zmniejsza stopień niepewności. Podstawowe cele, struktury, procedury, technologie, zasady funkcjonowania zapisywane są zwykle w dokumentach organizacyjnych. Niemal każdy aspekt funkcjonowania organizacji, opisany jest w określonym dokumencie. Formalizacja ustala, utrwala i czyni czytelniejszym ład wewnętrzny organizacji, ale równocześnie usztywnia jej funkcjonowanie i utrudnia procesy adaptacyjne.
Formalizacja – jest to utrwalenie za pomocą znaków graficznych stosunków organizacyjnych instytucji (słowo, wzór, schemat, projekt, symbole) (dr Stankiewicz)
Formalizacja to sformułowanie zasad, reguł i norm, którym obowiązkowo są poddane wyraźnie określone aspekty funkcjonowania organizacji . Są to formalne przepisy obowiązujące wewnątrz organizacji (np. zasady przyznawania nagród i awansów pracownikom) i jej styku z otoczeniem zewnętrznym (np. zasady likwidacji przez ubezpieczyciela szkód jakie ponoszą ubezpieczeni).
Polega także na ustaleniu i spisaniu wzorców działania pracownika, tak aby mógł z nich skorzystać w każdej sytuacji.
W wyniku sformalizowania stanowiska organizacyjnego, przypisane zostają formalne uprawnienia i obowiązki oraz wynikający z nich formalny zakres odpowiedzialności wraz z sankcjami, jakie może ponieść osoba zajmująca stanowisko, gdyby go naruszyła. Powyższy spis nadający stanowisku cechy formalne, dotyczy praktycznie każdego stanowiska kierowniczego i wykonawczego.
Formalizacja znajduje wyraz w dokumentach organizacyjnych, takich jak:
Akt założycielski,
Regulamin organizacyjny, w którym określone są takie rzeczy jak: zasady organizacji pracy, zasady podpisywania pism i dokumentów, role w projektach, stanowiska kierownicze i podstawowe zasady zarządzania organizacją,
Schemat organizacyjny, jest to graficzna prezentacja struktury organizacyjnej danej organizacji,
Księga służb, jest to dokument zawierający zadania poszczególnych komórek organizacyjnych,
Instrukcje, np. obiegu dokumentacji,
Regulaminy, np. premiowania, awansowania, itp.
U podstaw formalizacji leży potrzeba standaryzacji (ujednolicenia), powtarzalności i przewidywalności zachodzących w organizacji procesów i niektórych zachowań jej członków. Przeciwdziała spontaniczności i nieprzewidywalności zachowań organizacyjnych, które w dużych organizacjach mogłyby doprowadzić do nieporządku i chaosu. Z drugiej strony, w pewnym sensie, ułatwia zarządzanie, zdejmując z zarządzających konieczność jednostkowych, doraźnych ingerencji.
Można powiedzieć, że organizacja w wyniku formalizacji, nabiera cech maszyny: funkcjonuje w sposób, powtarzalny, rytmiczny ; wiadomo czego można się spodziewać w określonych okolicznościach (A. Czermiński, M. Grzybowski, Ficoń „Podstawy organizacji i zarządzania”)
Czynniki, które musimy określić przy przeprowadzaniu formalizacji:
Stopień integracji celów – czy cele pracowników powiązane z celem instytucji.
Charakter działalności (wykonawcze, twórcze) – w przypadku prac odtwórczych musimy formalizować sposób wykonania, w przypadku prac koncepcyjnych nie powinniśmy formalizować sposobu wykonania.
Kwalifikacje wykonawców – im bardziej wykwalifikowany pracownik, tym potrzeba formalizacji jest mniejsza,
Wymagania bezpieczeństwa pracy – im mniejsze zagrożenie ze strony stosowanych urządzeń itp. tym formalizacja może być mniejsza.
Niezawodność funkcjonowania (produktu, procesu, działań) – im większa niezawodność produktu jest wymagana tym formalizacja musi być większa,
Dokładność wykonania – im większa dokładność, tym większa formalizacja
Wymagania kooperacyjne – formalizacja przez dokumenty potwierdzające odbiór i zamówienia dotyczące towarów.
Wymagania otoczenia – formalizacja związana ze sprawami rachunkowości, Izba skarbowa kontroluje czy przedsiębiorstwo nie ucieka od podatków.
(dr Stankiewicz – wykład Podst. Zarządzania)
Możemy wyróżnić 5 podstawowych celów formalizacji w organizacji:
Zapewnienie ładu wewnętrznego w organizacji, poprzez określenie podziału zadań i odpowiedzialności między członków organizacji,
Zapewnienie pożądanego poziomu pewności wyniku i powtarzalności sposobu działania poszczególnych części składowych,
Zmniejszenie poziomu napięć między członkami organizacji, mogących powstać w wyniku zrodzenia się konfliktów na tle kompetencyjnym,
Zmniejszenie poczucia niepewności miejsca i roli człowieka w organizacji,
Zapewnienie harmonii i zgodności współdziałania.
Z formalnego zakresu czynności, uprawnień i obowiązków organizacyjnych wynika formalny zakres odpowiedzialności. Do ważniejszych obszarów funkcjonowania organizacji, będących przedmiotem formalizacji są:
Podział zadań między komórki organizacyjne i osoby zajmujące określone stanowiska. Określony jest zakres obowiązków oraz odpowiedzialności za ich wykonanie.
Zakresy uprawnień, czyli władza nad innymi przysługującym osobom zajmującym określone stanowiska i pełniącym określone funkcje, role i realizującym określone zadania. Musi być określone to kto, komu i co może nakazać.
Obieg pisemnej, elektronicznej oraz ustnej informacji w organizacji. Oznacza to, że z dokumentów organizacyjnych, będących podstawą formalizacji, można się dowiedzieć kto, komu, w jakich terminach i z czego sprawozdaje, a także kiedy i gdzie trafiają oceny, instrukcje, polecenia i tym podobne. Innymi słowy, droga służbowa obiegu informacji jest ściśle określona w dokumentach.
Procedury precyzyjne określające przebieg stale zachodzących w organizacji procesów, takich jak, np. zatrudnianie, awansowanie i zwalnianie pracowników, przygotowywanie budżetów i planów, kontrola ich realizacji, wymagane terminy płatności i rozliczeń i tym podobne.
Stopień sformalizowania organizacji w praktyce wyraża się ilością przepisów organizacyjnych utrwalających i regulujących działalność instytucji, wprowadzonych w postaci różnych dokumentów organizacyjnych wymienionych wyżej. Na stopień sformalizowania ma także wpływ zakres narzuconych wzorców, ograniczający dowolność zachowań w działaniu. Im bardziej szczegółowe wzorce zachowań, tym większy stopień sformalizowania działania na danym stanowisku.
Stopień sformalizowania będzie zależał więc od ilości i jakości wzorców i przepisów regulujących jej działanie jako całości i pojedynczych stanowisk kierowniczych i wykonawczych (B. Wawrzyniak –„ Organizacja formalna zakładu pracy”)
Jeżeli następstwa formalizacji wpływają niekorzystnie na efektywność działania organizacji w sposób odczuwalny i przekraczający granice tolerancji, mówimy o jej przeformalizowaniu.
Jeżeli zaś brak przepisów formalnych prowadzi do takich negatywnych zjawisk jak nieprzewidywalność, chaos, niejednolitość funkcjonowania, wówczas mówimy o niedofomalizowaniu organizacji.
Skutki nieprawidłowej formalizacji
Organizacja przeformalizowana ogranicza aktywność jej uczestników. Nadmiar lub częsta zmiana przepisów utrudnia ich poznanie, a w wielu przypadkach usztywnia zachowania członków organizacji. Natomiast zbyt duża szczegółowość wzorców zachowań hamuje innowacyjność.
Skutki przeformalizowania:
Nakładanie się kompetencji,
Konflikty kompetencyjne,
Ograniczenie inwencji pracowników,
Kształtowanie postaw konformistycznych, czyli pracownicy mogą mieć obawy przed formułowaniem jakichkolwiek własnych poglądów, propozycji rozwiązań, czy też prezentowania wzorów zachowań
Wzrost kosztów funkcjonowania organizacji,
Brak swobody
W organizacji nieodformalizowanej zbyt mała ilość przepisów i procedur uniemożliwia pełne wykorzystanie jej projektowanych zdolności i utrudnia lub uniemożliwia osiąganie celów całościowych i cząstkowych.
Skutki nieodformalizowania:
Występowanie obszarów „niczyich” – sytuacja taka może pojawić się, jeżeli nie ma określonego podziału zadań w organizacji lub zostało to określone mało precyzyjnie,
Paraliż decyzyjny, gdy nie mamy jasno określonych zasad, przy podejmowaniu decyzji analizujemy tony informacji, szukamy najlepszych rozwiązań i układamy w głowie możliwe scenariusze. W końcu nie wiemy co robić.
Dowolność interpretacji przepisów,
Rozmycie się odpowiedzialności,
Organizacja staje się zbyt luźna.
Czy wolelibyście być w organizacji sformalizowanej, czy w organizacji luźnej?