SEKRETARIAT
ORGANIZACJA, PODSTAWOWE FUNKCJE I ZADANIA

SEKRETARIAT

RODZAJE SEKRETARIATÓW

• Sekretariaty uniwersalne – łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, realizują one wszystkie czynności sekretarskie i kancelaryjne.

• Sekretariaty osobiste – powołane są do obsługi administracyjno-technicznej kierownika i zwykle są jednoosobowe.

RODZAJE SEKRETARIATÓW

• Sekretariaty działowe (wydziałowe) – obsługują dział lub wydział

• w zakresie czynności administracyjno-technicznych i kancelaryjnych.

• Sekretariaty organów kolegialnych – obsługują przewodniczącego

• i członków organów kolegialnych.

• Sekretariaty imprez – powoływane są do obsługi konferencji, targów, wystaw, sympozjów. Realizują takie czynności, jak: przygotowanie narady, obsługa uczestników i praca po zakończeniu narady.

OBOWIĄZKI SEKRETARSKIE

• obsługa kierownika w zakresie pośredniczenia w osobistych

i telefonicznych kontaktach kierownika z interesantami oraz pracownikami,

• przyjmowanie, ewidencja i załatwianie korespondencji oraz przechowywanie akt spraw załatwionych,

• wykonywanie czynności zleconych przez kierownika,

• udzielanie informacji ustnych i telefonicznych,

• wykonywanie czynności pomocniczych, np. przygotowywanie spotkań, zebrań i konferencji,

• przyjmowanie interesantów,

• czuwanie nad terminowym załatwieniem spraw poprzez ewidencję i kontrolę terminów.

Najważniejsze umięjętności SEKRETARSKIE

• „znajomość” komputera,

• znajomość stylistyki języka polskiego,

• znajomość redagowania pism,

• obsługa urządzeń technicznych,

• znajomość co najmniej 1 języka obcego,

• znajomość struktury oraz zadań jednostki organizacyjnej,

• posiadanie kwalifikacji społecznych,

• kwalifikacje osobiste.