Czynniki kształtujące administrację publiczną

    Ustrój państwa
Rys administracji publicznych, które w rozwoju ustroju państwowego wykształciły współczesny obraz administracji:
•    model administracji państwa absolutnego
Powstanie aparatu administracyjnego związane z tworzeniem się władzy absolutnej, czyli wzrostem władzy panującego oraz upadkiem znaczenia stanów. Działanie aparatu administracji przebiegało sprężyście i jednolicie, a sam aparat podlegał i zależał od panującego. Sam aparat charakteryzował się hierarchiczną organizacją, zależnością od panującego (in. płatnością), a także zawodową kadrą urzędniczą. Prawo administracyjne było wiążące dla obywatela, ale nie dla organu administracji. Władze administracji są niezależne od sądu, a działają w oparciu o „prawo administracyjne”. Administracja tworzy prawo sama dla siebie. Natomiast władza panującego i jego aparatu wkraczała we wszystkie dziedziny życia podwładnych, dla których było to uciążliwe; nie mogli się odwołać do sądu, a jedynie złożyć skargę (tzw. rekurs hierarchiczny) na niższy organ do organu wyższego rzędu, który danej skargi nie miał obowiązku rozpatrzyć.
•    model liberalnego państwa prawnego
1.Wniosek o ograniczenie wpływu administracji na obywateli w stopniu maksymalnym. 2.Ochrona porządku prawnego.
W związku z powstaniem takiego modelu państwa, które gwarantuje jednostce jej naturalne prawa, działanie administracji zostało związane ustawą. Wykonuje ona prawa, jest podporządkowana parlamentowi, który to prawo stanowi i zarazem kontroluje on również działalność administracji. Parlament reprezentuje społeczeństwo. Administracja podporządkowuje się prawu powszechnie obowiązującemu i stanowionemu przez parlament. Administracja wkracza w sferę praw i obowiązków obywatela wyłącznie wtedy, kiedy ustawa na to wskazuje. Wytworzenie się instytucji aktu, postępowania administracyjnego, sądownictwa administracyjnego, przez co gwarantuje się realizację uprawnień obywateli wobec władz administracyjnych.
Współcześnie administracja jest organizatorem działań na rzecz dobra powszechnego, wzrasta jej aktywność. Wykonuje zadania w zakresie zaspokajania potrzeb jednostki w dziedzinach: socjalnej, oświatowej, kultury (tzw. administracja świadcząca). Również w zakresie administracji władczej zakres jej aktywności ulega stałemu poszerzeniu.
θ    Ogólne poglądy na świat
Oddziałują na administrację dwukierunkowo: 1.Podstawa kształtowania poglądów na ustrój państwa i administracji. 2.Motyw świadomego działania administracji w rozstrzyganiu różnych spraw.

    Czynniki aksjologiczne
Założenia wynikające z ustroju danego państwa (założenia aksjologiczne) dotyczą: przestrzegania praw jednostki i obywatela, ich swobód politycznych, uznania szczególnej roli własności prywatnej, liberalizmu w systemie gospodarczym (gospodarki rynkowej), przestrzegania przez administrację praw i zapewnienia jednostce „prawa do sądu”. Założenia te są wyprowadzone z zasad demokratycznego państwa prawa oraz paktów międzynarodowych.
    Prawo
Jest czynnikiem kształtującym administrację publiczną, której działalność musi być uregulowana przepisami prawa. Prawo stanowi istotny element ustroju państwa. Wraz ze zmianą ustroju ulega ono przekształceniu, dostosowując istniejące instytucje prawne do potrzeb nowego ustroju społeczno-politycznego i ekonomicznego. Istotnym elementem ustroju państwa prawa jest nakaz działania administracji publicznej na podstawie prawa, które określa: zadania administracji, organizację aparatu administracji, formy czynności podejmowanych przez aparat administracyjny. Sama administracja nie tylko stosuje, ale i tworzy prawo. Zazwyczaj jest to prawo typu wykonawczego. Znajomość norm jak i terminów w nich stosowanych nabiera we współczesnej administracji szczególnego znaczenia. Powodem tego obywatel bierze udział w realizacji zadań administracji i styka się z normą prawną. W administracji publicznej osoby stosujące prawo nie zawsze mają prawnicze przygotowanie. Czynnikiem, który ułatwia stosowanie prawa jest jego upowszechnienie poprzez szkolenie.
θ    Normy moralne, obyczajowe i techniczne
Przepisy prawne nakazują organowi administracji lub pracownikowi aparatu administracyjnego przestrzeganie norm moralnych lub obyczajowych. Chodzi tu m.in. o obowiązek zachowania uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, petentami, a także o zachowywanie się z godnością zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim. Stosowanie przez administrację norm moralnych, czy też obyczajowych łączy się z problematyką określaną mianem kultury administrowania bądź też etyki administracji. Normy techniczne natomiast regulują stosunek człowieka do przyrody, procesy korzystania z maszyn i urządzeń, i racjonalne wykorzystanie poziomu wiedzy i techniki w tym zakresie. Normy te mają również za zadanie ustalenie organizacji pracy w urzędzie, dotyczyć będą pomieszczeń biurowych i wymogów, jakim winne one odpowiadać z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy.
    Postęp techniczny
Wprowadzenie udogodnień technicznych w administracji publicznej jest możliwe i pożyteczne. Postęp techniczny ma na celu zwiększenie intensywności pracy i jej efektów, a także zmianę profilu kształcenia pracowników administracji. Niesie on za sobą również możliwość przesunięcia centrów obliczeniowych na wyższe szczeble. Stosowanie urządzeń technicznych wpływa również na sposób wydawania decyzji administracyjnych, a zwłaszcza tych, które są wydawane masowo. Wdrażanie postępu technicznego może spowodować ograniczenie roli czynnika społecznego. Z kolei natomiast wzrastać będzie rola wykwalifikowanego pracownika, eksperta i specjalisty. Powodować to może wzrost znaczenia organów administracji wyspecjalizowanej oraz jednostek organizacyjnych typu „sztabowego”. Wzrastająca rola ekspertów i specjalistów w administracji może spowodować zmniejszenie roli ciał (organów) administracji, a zatem naruszenie zasad demokratyzacji.


: Rodzaje struktur organizacyjnych.

Typologia struktur
Struktury organizacyjne można podzielić ze względu na:

• Spiętrzenie i rozpiętość kierowania
• Układ więzi organizacyjnych
• Dominujące kryteria wyodrębnienia podstawowych układów organizacyjnych instytucji.

Pierwszy rodzaj typologii ze względu na spiętrzenie i rozpiętość korowania się dwa typu struktury organizacyjnej:

• Struktury płaskie
• Struktury smukłe

Struktury płaskie można w niech zauważyć małe spiętrzenie kierowania, małą liczbę szczebli kierowania przy stosunkowo dużej liczbie rozpiętości kierowania

W strukturach smukłych zauważmy duże spiętrzenie kierowania, dużą liczbą szczebli kierowania przy stosunkowo małej rozpiętości kierowania.

Wady i zalety struktur płaskich:

Zalety
1. Krótsze drogi i czas przepływu informacji w kierunku pionowym .
2. Mniejsze zniekształcenie przekazywanych informacji.
3. Większa podatność na innowacje emitowane na szczeblach niższych.
4. Lepsze warunki do wyzwalania inicjatyw oddolnej.
5. Pełniejsze wykorzystanie kadry kierowniczej.
6. Niższe koszty utrzymania kadry kierowniczej.
7. Łatwiejsza koordynacja pionowa.
8. Lepsze warunki do decentralizowania decyzji.
9. Sprzyja bardziej globalnemu postrzeganiu działalności gospodarczej .
Wady
1. Trudności w koordynacji poziomej (nawet w ranach jednej komórki organizacyjnej)
2. brak większych rezerw kadry kierowniczej (ze względu na pełne wykorzystanie kierowników), mniejsza elastyczność w ustalaniu nietypowych zadań kierowniczych i terminów ich realizacji.
3. Konieczność dokładnej regulacji zastępstw aktywnych i pasywnych.
4. Mniejsze możliwości wykorzystania awansów pionowych jako elementu motywacji.

Wady i zalety struktur smukłych:

Zalety
1. Łatwiejsza koordynacja współdziałania niewielu pracowników w ramach jednej komórki.
2. Występowanie pewnych rezerw kierowniczych, co zwiększa elastyczność ustalania niektórych zadań kierowniczych i terminów ich realizacji.
3. Większe możliwości wykorzystania awansów pionowych jako elementy motywacji.
4. Łatwiejsza koordynacja pozioma na poszczególnych szczeblach zarządzania.
Wady
1.Dłuższe drogi czas przepływ informacji w kierunku pionowym.
2. Większe zniekształcenia przekazywanych informacji w kierunku pionowym.
3. Mniejsze możliwości „przebycia” innowacji emitowanych na niższych szczeblach i wymagających akceptacji na szczeblach wyższych.
4. Mniejsze możliwości wyzwalania inicjatywy podwładnych i kształtowania ich samodzielności.
5. Niepełne wykorzystanie kierowników (rozpiętość rzeczywista kierowania mniejsza od potencjalnej).
6. Wyższe koszty utrzymania kierowników.
7. Trudności koordynacji współdziałanie licznych jednostek organizacyjnych.
8. Sprzyja nadmiernej centralizacji decyzji.

Typologia ze względu na rodzaj więzi organizacje.

Przez więź organizacyjną rozumie się jakoś wyróżniony rodzaj stosunków między częściami instytucji (ludźmi i składnikami zasobów). Więzi organizacyjne wyrażają się przepływem nośników informacji albo innych rzeczy między częściami instytucji. Gdy więzi organizacyjne się utrwalają, to utrwalają się także drogi przepływu (spiętrzenia organizacyjne) owych rzeczy między częściami instytucji. Wyróżnia się cztery typy więzi organizacyjnych:

• Więź służbowa

• Więź funkcjonalna

• Więź techniczna

• Więź informacyjną

Więź służbowa to zależność podwładnego od przełożonego. Najważniejszą cechą tej więzi jest uprawnienie przełożonego do decydowania, co podwładny ma robić w czasie pracy, i do określania zadań, które podwładny powinien wykonać. Przełożony decyduje także o kolejności wykonywania przez podwładnych poszczególnych zadań oraz w ramach ogólnych wiążących go wytycznych postępowania ma głos w sprawie czasowych i stałych zwolnień z pracy.

Innym typem więzi jest więź funkcjonalna, której sprzężenia mogą, ale nie muszą się pokrywać ze sprzężeniami więzi służbowej. Przełożony nie decyduje o tym, co ma robić podwładny. Rola podwładnego polega głównie na pomaganiu lub doradzaniu a nie na dysponowaniu. Jednak przełożony zachowuje uprawnieni do decyzji oraz odpowiedzialność, ma obowiązek jedynie wysłuchania rady.

Kolejnym typem więzi jest więź techniczna polegająca na daleko posuniętym podziale pracy. Co powoduje, że czynności każdego członka zespołu są uzależnione od czynności pozostałych członków ponadto dochodzi do głosu jeszcze wzajemne uzależnienie członków zespołu. Te wspólne zależności powodują, że każdy z nich może i powinien domagać się od wszystkich działania zgodnego z formalnie lub zwyczajowo przyjętym sposobem.

Ostatnim rodzajem więzi jest więź informacyjna. Obejmuje ona obowiązek jednostronnego albo wzajemnego informowania się o wszelkich stanach rzeczy i ich zmianach by móc sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Należy wyjaśnić, że przez informacje rozumiemy treść zawiadomienia, przekazaną przez informatora i przyjętą do wiadomości przez informowanego. Wszystkie rodzaje więzi są poszczególnymi przypadkami więzi informacyjnej. Sprzężenia tej więzi są najbardziej skomplikowane. Przebiegają „z góry na dół” i „z dołu do góry”, po liniach pionowych (sprzężenie służbowe), poziomych i skośnych. Przebiegają też w obie strony po liniach pokrywających się (lub nie) ze spiętrzeniami funkcjonalnymi i technicznymi.