Rozliczenie międzyokresowe kosztów to sposób rozliczania kosztów działalności w czasie, tak aby została zachowana zasada współmierności kosztów i przychodów.
Stosuje się go, gdy w jednostce wystąpią koszty dotyczące innego okresu sprawozdawczego lub kilku okresów sprawozdawczych.
Koszty rozliczone w czasie:
czynsze i dzierżawy,
planowane koszty remontów,
koszty zakupu,
koszty przygotowania nowej produkcji,
prace urlopowe pracowników fizycznych,
koszty przygotowania nowej produkcji,
odpis roczny na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
W zależności od sposobu rozliczania kosztów w czasie wyróżniamy rozliczenia bierne i czynne.
Czynne wykazują saldo debetowe, które oznacza środki zaangażowane w rozliczeniach z tytułu nabytych, lecz nieużytych usług i stanowi składnik aktywów; metoda rozliczenia kosztów w czasie które już zostały poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym i dotyczyć mają następnych okresów sprawozdawczych np. czynsz za lokal.
Bierne wykazują saldo kredytowe oznaczające rezerwę na wydatki, które nastąpią w późniejszym okresie; jest składnikiem pasywów.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów mogą wystąpić jako:
• czynne rozliczenia kosztów - jeżeli koszty poniesione w bieżącym okresie sprawozdawczym zakwalifikowano i zaksięgowano jako przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze i w związku z tym są one aktywowane w wielkości przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze,
• bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów - jeżeli jednostka tworzy w ciężar kosztów bieżącego okresu sprawozdawczego rezerwy na wydatki, które trzeba będzie ponieść w przyszłych okresach, tzn. dokonuje rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez jej kontrahentów oraz z obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.
Jednostki budżetowe powinny tworzyć rozliczenia międzyokresowe czynne, jeżeli poniesione w danym okresie sprawozdawczym koszty dotyczą przyszłych okresów. Najczęściej poniesione nakłady spełniają pierwszy warunek ustawowej definicji - wynikają z przeszłych zdarzeń. Zazwyczaj również ich wysokość da się wiarygodnie określić. Spełnienie natomiast trzeciego warunku, pozwalającego na zaliczenie określonych nakładów do aktywów jednostki, a mianowicie prawdopodobieństwo uzyskania w przyszłości z danego składnika aktywów korzyści ekonomicznych - nie zawsze jest oczywiste. Z tego właśnie powodu każdy tytuł czynnych rozliczeń międzyokresowych powinien podlegać weryfikacji i ocenie na dzień bilansowy.
Artykuł 39 ust. 2 u.o.r. stanowi, że jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności:
• ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów jednostki, gdy kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,
• z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, których kwotę można oszacować, pomimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych oraz rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku.
W świetle tej definicji bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów stanowią również zobowiązanie jednostki, podobnie jak rezerwy. Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe oraz zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych. Ustawa o rachunkowości reguluje oddzielnie problematykę rezerw na zobowiązania z tytułu kosztów (art. 39 u.o.r.) oraz rezerw na zobowiązania z innych tytułów (art. 35d). W obu jednakże przypadkach sposób postępowania jest podobny. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów stanowią także rezerwy na zobowiązania związane z bieżącą działalnością, wynikające z przyszłych świadczeń, których kwotę można oszacować, chociaż data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana. Ustawa jako przykład rezerwy na takie zobowiązanie podaje rezerwę z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi.
W myśl art. 39 u.o.r. zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego, w którym stwierdzono, że zobowiązania te nie powstały, a więc po wygaśnięciu terminu gwarancji, rękojmi itp.
ZAPAMIĘTAJ
Niektóre bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów mogą być uznane przez przepisy podatkowe za koszty uzyskania przychodów. Regulują to: art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Według wymienionych przepisów koszty wynikające z tytułu biernych rozliczeń międzyokresowych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, jeśli spełniają jednocześnie następujące warunki:
• odnoszą się do ujętych już przychodów danego okresu rozliczeniowego lub roku podatkowego,
• zostały zarachowane,
• są ściśle określone co do rodzaju i kwoty.
SŁOWNICZEK
PRZYCHODY I ZYSKI (art. 3 ust. 1 pkt 30 u.o.r.) - uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli.
Rozliczanie kosztów w czasie polega na:
wyłączenieu z kosztów działalności i zapisywaniu na oddzielnym koncie kwot kosztów za więcej niż jeden miesiąc [okres sprawozdawczy], a następnie rozlicznie ich na odpowiednie miesiące [okresy sprawozdawcze], których koszty te dotyczą,
wliczeniu do kosztów działalności pozycji kosztów dotyczących bieżącego miesiąca, ale jeszcze nie stanowiących zobowiązania, a także kosztów, które w przyszłości zostaną prawdopodobnie poniesione,
W zależności od sposobu, w jaki będziemy rozliczać koszty w czasie wyróżniamy:
czynne rozliczenia miedz okresowe kosztów, [ang. prepaid expenses, defferred, expenses], które stanowią tzw. ?koszt przyszłych okresów? ,
bierne rozliczenia miedzyokresowe kosztów [accrued expense],tzw. ?koszty na wydatki i koszty przyszłych okresów?.
Ad.1 Czynne rozliczenia miedzyokresowe są to koszty ponoszone przez dana jednostkę w okresie obecnym, ale dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych jest to np. prenumerata, za która płacimy z góry. Koszty przyszłych okresów mogą być rozliczane na poszczególne miesiące w ciągu jednego roku obrotowego lub tez w okresie najczęściej nie przekraczającym 5 lat. W bilansie czynne rozliczenia miedzyokresowe ujmuje się jako składnik majątku po stronie aktywów. Wykazanie czynnych rozliczeń miedzyokresowych po stronie aktywów powoduje ze są one traktowane na równi z wyrobami gotowymi i maja istotny wpływ na zwiększenie sumy wszystkich poniesionych w danym okresie kosztów rodzajowych nawet, jeżeli będą oddziaływały na wynik finansowy innego okresu sprawozdawczego.
Dla rozliczania ?kosztów przyszłych okresów? używa się z reguły konta ?czynne rozliczenia miedzyokresowe kosztów?. Po stronie ?winien?, czyli debetowej zapisujemy koszty, które zostały poniesione na poczet przyszłych okresów natomiast to, co zapisujemy po stronie ?ma?, czyli kredytowej oznacza rozliczanie kosztów z poszczególnych okresów według stawki,która przypada na dany okres.
Ad. 2 Bierne rozliczenia miedzyokresowe kosztów stanowią kwoty zaliczane do kosztów bieżącego okresu, których pokrycie nastąpi w przyszłości gdyż np. w danym określenie otrzymano faktury dostawce, co w konsekwencji może być przeszkoda w kompletnym ujęciu kosztów. W związku z tym tworzymy rezerwy na koszty przyszłych okresów. Bierne rozliczenia miedzy okresowe kosztów są stosowane w odniesieniu do kosztów, które nie powtarzają się a wymagają równomiernego rozciągnięcia na poszczególne okresy sprawozdawcze. W bilansie bierne rozliczania miedzy okresowe kosztów występują po stronie pasywów. Mogą one wynikać w szczególności:
ze świadczeń, które są wykonywane przez kontrachentów danego podmiotu na rzecz podmiotu,
z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń, które są związane z bieżącą działalnością gospodarcza danego podmiotu, wobec osób,które nie są nam znane, ale możemy oszacować kwotę zobowiązania.
Bierne rozliczenia miedzyokresowe kosztów są rozliczane w wysokości kwoty, która przypada na dany miesiąc:
określonego świadczenia pieniężnego, wykonanego na rzecz innego podmiotu, które jeszcze nie stało się zobowiązaniem,
możliwych do wystąpienia w przyszłości kosztów, dla których nie możemy jeszcze ustalić kwoty lub daty powstaną, gdyż nie są one nam znane.
Wydatki, która są przewidywane do poniesienia w przyszłości objęte biernymi rozliczeniami miedzyokresowymi zmniejszają na bieżąco koszty, ale nie później niż do czasu, gdy skończy się rok obrotowy, który nastąpił po roku od ich ustalenia.
Do rozliczeń miedzyokresowych biernych możemy zaliczyć np. rezerwy za szkody górnicze, rezerwy za koszty badania sprawozdania finansowego. Dla rozliczania biernych kosztów miedzyokresowych używa się z reguły konta ?bierne rozliczenia miedzyokresowe kosztów. Po stronie ?ma, ? czyli kredytowej zapisujemy rezerwy tworzone na wydatki i koszty przyszłych okresów natomiast to, co zapisujemy po stronie ?winien?, czyli debetowej zapisujemy koszty rodzajowe stanowiące wykorzystanie utworzonych poprzednio rezerw na koszty przyszłych okresów.
Odpisy czynnych i biernych rozliczeń miedzy okresowych kosztów mogą następować równomiernie do upływu czasu lub wysokości świadczenia. Zależy to generalnie od rodzaju kosztów rozliczanych na poszczególne okresy sprawozdawcze.
Zbiorczo możemy ewidencjonować bierne i czynne rozliczenia miedzy okresowe kosztów na koncie ?rozliczenia miedzy okresowe kosztów?.