Funkcje struktury organizacyjnej.
Struktura organizacyjna spełnia istotne funkcje wobec organizacji, którą tworzy. Są to takie funkcje jak:
- funkcja jako narzędzie kierowania, bowiem poprzez strukturę odbywa się proces planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania.
- funkcja scalania składników organizacji w jedną integralną całość, by je wykorzystać do realizacji cel pracowniczych.
- funkcja zapewniająca równowagę organizacji, zapobiegająca jej destrukcji i by tę rolę pełniła to struktura organizacyjna powinna mieć taką wewnętrzną budowę, która zapewni włączenie do organizacji niezbędnych składników, która zapewni eliminowanie z organizacji zużytych składników, która zapewni zastępowanie zużytych nowymi składnikami i która zapewni utrzymywanie składników w pełnej sprawności.
- funkcja porządkująca wysiłek organizacji tzn. umożliwiająca przestrzenne i czasowe rozmieszczenie zasobów organizacyjnych oraz synchronizację procesów przebiegających w organizacji.
- funkcja zmniejszająca niepewności, co do zachowań organizacyjnych pracowników.
- funkcja tworzenia i utrzymywania powiązań otoczenia z organizacją.
- funkcja adaptacyjna, czyli jako rezultat reakcji przystosowanych organizacji na zmianę warunków polegająca na takiej zmianie struktury organizacyjnej, która zapewni jej osiągnięcie równowagi w nowych warunkach.
Adaptacja może występować w czterech postaciach:
przystosowanie zewnętrzno-zewnętrzne, czyli reakcja na zmianę zewnętrzną przez zmianę otoczenia.
Przystosowanie zewnętrzno-wewnętrzne, czyli reakcja na zmianę zewnętrzną przez zmiany wewnątrz.
Przystosowanie wewnętrzno-zewnętrzne, czyli reakcja na zmianę wewnętrzną poprzez zmianę otoczenia.
Przystosowanie wewnętrzno-wewnętrzne, czyli reakcja na zmianę wewnętrzną poprzez zmiany wewnętrzne.
Elementy zarządzania obejmują członków organizacji pełniących rolę (funkcję) kierowników różnych szczebli, którzy organizują sytuację wewnątrz organizacji i na zewnątrz, wyznaczają cele i je zmieniają (modyfikują), ustalają strategię działania, wytyczają kierunki działań pracowników, określają strukturę organizacyjną, kierują pracownikami.
Definicje:
- definicja ta akcentuje się funkcją i ujmuje się kierowanie jako funkcja w przedsiębiorstwie, która dotyczy planowania i kontrolowania różnych działań. (Spriegiel)
- w kierowaniu kładzie się nacisk na spełnianie zadań i ujmuje się że kierowanie, to takie działania managerów, które mają powodować by wspólne wysiłki pracowników przyczyniły się do realizacji zadań. (Newman i Summen)
- kładzie się nacisk na sztukę kierowania zadań i powiada, że kierowanie jest sztuką realizowania zadań przez managera poprzez innych ludzi. (Opuchi, Follet)
- kładzie się nacisk na ujęcie ludzi, kierowanie jest to spełnianie wyznaczonych zadań poprzez innych ludzi. (Terry).
Kierowanie to działanie, którego celem jest spowodowanie działania innych pracowników zgodnie z celami tego, kto nimi kieruje. (Zieleniewski)
- akcentowanie zachowań ludzi. Kierowanie polega na egzekwowaniu zachowań pracowników przewidziane przez formalne wymagania. (Krozy)
- kierowanie to przede wszystkim podejmowanie decyzji o tym, co należy robić a następnie wykonywanie tego poprzez innych ludzi. (Amstrong)
Kierowanie charakteryzuje siedem cech: (Drucken)
1) kierowanie dotyczy przede wszystkim ludzi, którego celem jest kształtowanie takiego współdziałania pracowników by umożliwiało takie wykorzystywanie silnych stron a neutralizowało ich słabości.
- manager powinien umieć tworzyć efektywne zespoły i przewodzić, oznacza to prawidłowy z perspektywy potrzebnych umiejętności, cech osobowości, doświadczenia, kwalifikacji dobór najbliższych pracowników i dbanie o właściwe spożytkowanie tych właściwości pracownika. Oznacza takie wyznaczanie zespołowych zadań, oznacza zapewnienie dwustronnego komunikowania się, oznacza zarządzanie formalnymi relacjami wewnątrz zespołu, czyli podział zadań władzy, zasobów i odpowiedzialności oraz relacjami z pracownikami innych komórek organizacyjnych. Oznacza też kierowanie nie formalnymi relacjami wewnątrz zespołu, budowanie klimatu współpracy.
2) kierowanie jest mocno związane z kulturą organizacyjną a to oznacza, manager winien uwzględniać wartości, normy zachowań, mity, legendy charakterystyczne dla kultury przedsiębiorstwa, winny uwzględniać operowanie językiem, którego pojęcia związane są z rządzeniem.
3) kierowanie wymaga prostych i zrozumiałych celów działania i zadań, tak formowanych by jednoczyły uczestników organizacji do ich realizacji.
4) kierowanie wymaga umiejętności komunikowania się wewnątrz organizacji oraz wymiany informacji z otoczeniem.
5) kierowanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników, umożliwiających monitorowanie organizacji. Są to wskaźniki społeczne, ekonomiczne, finansowe, rynkowe i techniczne.
6) kierowanie winno być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i ważny rezultat, jakim jest zadowolony klient.
7) kierowanie wymaga pewnych cech, np. odporność na stres, na zmęczenie. Wymaga podzielności, przeżutności uwagi. Wymaga silnej motywacji oraz potrzeby władzy, czyli dominacji nad innymi ludźmi dla realizacji celów.
Kierowanie wymaga chęci, umiejętności oddziaływania na innych pracowników, czyli wymaga empatii (a zatem umiejętności wczucia się w sytuację innej osoby, zrozumienie jej i podjęcie decyzji) oraz dobrego skutecznego słuchania, zrozumienia dlaczego ludzie zachowują się tak a nie inaczej. Inaczej to zrozumienie umożliwia zastosowanie indywidualnego podejścia do pracowników, czyli zastosowania takiego oddziaływania, które będzie wychodziło najbardziej naprzeciwko potrzebom danej osoby.
Kierowanie wymaga kwalifikacji intelektualnych, w tym szybkiego rozwiązania inteligencji emocjonalnej, umiejętności analitycznych i konceptualnych, by analizować szanse i zagrożenia by doskonalić i aktualizować realizowane strategie działania a to wymaga także współpracy z kierowanym zespołem. Wymaga umiejętności celowego dysponowania swoimi osobistymi zasobami na rzecz organizacji.
Kierowanie ciągle ujmuje się jako proces planowania, organizowania, przewodzenia i kontrolowania. Wiąże się one z czasem i pracownikami. Managerowie za powiązanie i koordynację zasobów ludzkich, pieniężnych, rzeczowych, informacyjnych.
Sprawne kierowanie polega na mądrym i bez zbędnego marnotrawstwa wykorzystywaniu zasobów. Natomiast skuteczne tzn. takie działania, które mają kończyć się powodzeniem.
Kontrolowanie jest nazywane też kontrolną funkcją zarządzania. Obejmuje ona następujące elementy:
1) ustalanie norm efektywności i organizacji. EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI jest to miara jej sprawności i skuteczności, czyli miara stopnia osiągnięcia danych celów. EFEKTYWNOŚĆ KIEROWANIA jest to miara sprawności i skuteczności kierownika, czyli mira stopnia umiejętności wyznaczenia i osiągnięcia celów. SPRAWNOŚĆ jest to umiejętność minimalizowania zużycia zasobów przy realizacji celów. Jest to osiąganie wyników współmiernych do nakładów, jest to robienie rzeczy we właściwy sposób. SKUTECZNOŚĆ jest to umiejętność wyznaczania właściwych celów w danych warunkach i warunkach danym czasie, jest to robienie właściwych rzeczy.
2) pomiar bieżącej efektywności.
3) porównanie tej efektywności z przyjętymi normami.
4) podejmowanie działań korygujących w przypadku odchyleń.
Można managerów podzielić:
- w zależności od szczebla w organizacji
- w zależności od obszaru zarządzania
Biorąc pod uwagę szczebel wyróżniamy:
- managerów najniższego szczebla (pierwszej linii), oni nadzorują i koordynują działania pracowników wykonawcze, są to brygadziści, majstrowie, kierownicy biura, kierownicy działu produkcyjnego.
- managerowie średniego szczebla, nadzorują innych pracowników, są to kierownicy wydziału, zakładu w przedsiębiorstwie wielozakładowym.
- managerowie najwyższego szczebla, którzy wyznaczają cele organizacji i ogólną strategię, np. prezes, wiceprezes, dyrektor.
Według obszaru zarządzania:
- managerów którzy nadzorują marketingi, eksploatacji zasobów ludzkich, administracyjnych, finansowych i innych.