Ważne i pilne

Maj 29, 2009 @ 4:40 pm
Należy do kategorii: organizacja   Tagi: zarządzanie czasem

Dziś w ramach małej retrospekcji, pogrzebiemy trochę w klasyce metodologii organizacji i zarządzania czasem, w tym w książce od której zacząłem swoją przygodę z zarządzaniem czasem i rozwojem osobistym: “7 Nawyków Skutecznego Działania” autorstwa Stephena Covey’a. Ogólnie rzecz biorąc czymkolwiek byśmy się w życiu nie zajmowali, każdą decyzję lub działanie można sklasyfikować względem jednej z dwóch kategorii: ważności oraz pilności. Eisenhower stwierdził kiedyś, że obie te kwestie w większości przypadków wzajemnie się wykluczają…

Rozwijając ten wątek Stephen Covey zaproponował kwadrat zarządzania własnym czasem (ang. time management matrix), nazywany także “kwadratem Eisenhowera”. Przyjmując założenie, że czas jest zasobem ograniczonym, efektywne zarządzanie nim wymaga przede wszystkim wcześniejszego zastanowienia co właściwie jest istotne. Do takiej analizy właśnie służy w/w kwadrat i o nim chciałbym dwa słowa powiedzieć.

Co to takiego?

Uogólniając zagadnienie, zarządzanie czasem sprowadza się do tego, aby w możliwie efektywny sposób wykorzystywać upływające nieubłaganie minuty. Ową efektywność można pojmować w różny sposób, głównie w zależności od tego czego właściwie chce się od życia…Zwykle, z osobistego punktu widzenia, rozumie się pod tym pojęciem lepszą organizację pracy, która w konsekwencji pozwala zrobić więcej szybciej, co przekłada się na dodatkowy czas dla siebie, bliskich oraz na robienie tego wzsystkiego co sprawia przyjemność.

“To co jest ważne rzadko jest też pilne. To co jest pilne rzadko jest ważne.” – Dwight D. Eisenhower, 34 Prezydent Stanów Zjednoczonych

To ostatnie właśnie najbardziej podoba mi się w książkach Stephena Covey’a, że przykłada on dużą wagę do często ignorowanej “ludzkiej strony” organizacji – sukces ma sens wtedy, kiedy można go dzielić z najbliższymi.

Aby osiągnąć tę wymarzoną “maksymalną efektywność”, trzeba po prostu robić rzeczy właściwe… takie, które będą stopniowo przybliżać nas do zamierzonego celu. Takie które będą rozwiązywać problemy w sposób długofalowy, zapobiegając powstawaniu kolejnych. Dlatego jakiekolwiek dywagacje na temat zarządzania własnym czasem trzeba rozpocząć od zastanowienia się co tak naprawdę jest istotne i co trzeba zrobić aby ów zamierzony istotny cel osiągnąć. Od rozważenia ile wysiłku będzie trzeba w to włożyć. Wszystko zaczyna się od właściwego określenia priorytetów. Dopiero gdy będziemy je znać, będziemy mogli stwierdzić co jest dla nas naprawdę ważne…

Ważne i pilne

Jak to się robi? Otóż każde zadanie, czynność lub działanie może być mniej lub bardziej…

• WAŻNE – wszystkie zadania, które przybliżają nas do osiągnięcia sukcesu – w zależności od tego jak go zdefiniowaliśmy i jak ustaliliśmy priorytety.

• PILNE – zadania lub sprawy, które wymuszają natychmiastową reakcję z naszej strony. Przeważnie są to nagłe wypadki lub nieoczekiwane zlecenia, związane z naszą pracą lub obecną sytuacją życiową. Wymagają odłożenia innych czynności i natychmiastowego zajęcia się nimi.

Gdybyśmy narysowali wykres na którym jedną oś stanowiłaby waga sprawy, a drugą jej pilność, otrzymalibyśmy poniższy wykres. Cztery ćwiartki, których każda opisuje fragment naszego życia – to jest właśnie kwadrat zarządzania własnym czasem.

Lewy górny fragment (ćwiartka I) dotyczy spraw, które są zarówno ważne jak i bardzo pilne. To jest główne źródło problemów oraz stresu i to niestety takiego od którego nie można się po prostu odciąć, bo związany jest z kluczowymi z naszego punktu widzenia sprawami. Wiszące terminy, nagłe wypadki, nieoczekiwane problemy i kryzysy. Wszystko co jest ważne i wymaga natychmiastowego działania. Z tym właśnie obszarem blisko związane jest określenie “zarządzanie kryzysowe”.

Prawy górny róg (ćwiartka 2) są to rzeczy ważne, ale takie, których pozytywnych efektów nie odczuje się od razu. To właśnie w tej części znajdują się najważniejsze zadania. Przykładem czynności, która jest ważna i jednocześnie niezbyt pilna jest np. codzienne uprawianie sportu, rzucenie palenia, systematyczna nauka i przygotowywanie się do zajęć, itp.

Lewy dolny fragment (ćwiartka 3) stanowią sprawy mniej istotne i nie prowadzące do założonego celu, ale z naszego punktu widzenia równie pilne. Osoby, które przez większość czasu mają do czynienia z natłokiem pilnych, ale niezbyt ważnych spraw (choć mogą na takie wyglądać), często są zmęczone, zestresowane, zdenerwowane i mają problemy ze snem. Ich praca przypomina ciągłą walkę i dominuje w niej chaos. Na dodatek cały ten wysiłek zdaje się prowadzić na manowce – nie przynosi żadnych przełomowych zmian na lepsze, a para idzie w gwizdek.

Jest jeszcze prawa dolna część (ćwiartka 4)… obszar czynności mało ważnych i niezbyt pilnych. Zwykle są to życiowe przyjemności, które zabierają tylko czas i dają złudne poczucie osiągnięcia czegoś, w rzeczywistości mało istotnego. Tutaj lądują dziesiątki godzin spędzanych przed komputerem na grach, długie wieczory przed telewizorem, ewentualnie po raz piąty tego samego filmu. Bezproduktywne spędzanie czasu…

Praktyczniej…

Większości sytuacji znajdujących się w pierwszej ćwiartce można zapobiec konsekwentnie realizując zadania należące do ćwiartki drugiej. Dokładnie tak… Uprawiając regularnie sport (ćwiartka 2), zmniejszasz ryzyko kontuzji lub nagłej choroby (ćwiartka 1). Regularnie przygotowując sie do zajęć (ćwiartka 2), zmniejszasz ryzyko oblania niezapowiedzianego testu lub kartkówki (ćwiartka 1). Ucząc się języka obcego (ćwiartka 2), będziesz w stanie porozumieć się kiedy staniesz twarzą w twarz z obcokrajowcem.
Konsekwentne realizowanie czynności ważnych, ale niezbyt pilnych prowadzi do spokojnego, ustabilizowanego życia, realizacji planów, osiągania celów. Do życia, w którym kryzysy i stresy pojawiają się sporadycznie i nie mają rozmiaru totalnych katastrof.

Wpływu trzeciej ćwiartki można świadomie uniknąć, ale nie jest to (przynajmniej na początku) takie proste. Klasycznym przykładem jest nagły telefon… nieprawdopodobnie trudno jest świadomie odrzucić połączenie podczas np. studiowania jakiegoś artykułu. To nic, że uczymy się właśnie na egzamin i nie chcemy się rozpraszać. Dzwoniący telefon (ktoś znajomy!) zawsze zdaje się być ważny i pilny (często tylko do momentu podniesienia słuchawki). Po prostu “trzeba” go odebrać! Niestety krótka wymiana zdań, czasami zmienia się w większą dyskusję, po zakończeniu której nie pamięta się już tak naprawdę o co chodziło w czytanym wcześniej artykule i trzeba zaczynać od początku. Czy to nie brzmi znajomo?

Nie warto całkowicie rezygnować z przyjemności. Czwarta ćwiartka też jest ważna i nie powinno się o niej całkowicie zapominać. To, że nadmiar telewizji szkodzi, nie znaczy, że od czasu do czasu nie możesz leniwie spędzić wieczoru z pilotem bezmyślnie przerzucając kanały. Zarywanie nocy na grach komputerowych nie jest dobrym pomysłem, ale od czasu do czasu jakaś porządna “strzelanka” lub ciekawa strategia mogą być cudownym lekiem dla zmęczonego, zestresowanego umysłu. Ale… jeżeli przyjemności ćwiartki czwartej odsuwają na dalszy plan lub całkowicie przesłaniają inne ważne sprawy, mające kluczowe znaczenie, to już nie jest dobrze. Tak jak z wszystkim innym – co za dużo to nie zdrowo.

Powyższy tekst to jedynie wierzchołek góry lodowej, dlatego polecam lekturę źródła:
Stephen Covey –  First Things First (@Amazon) / Najpierw rzeczy najważniejsze (@Merlin)

Wpisując w Google “time management matrix” znajdziecie sporo innych poświęconych zarządzaniu czasem oraz kwadratowi zarządzania własnym czasem, zwykle w kontekście biznesu.

Jak mieć więcej czasu i działać znacznie skuteczniej, niż dotychczas?

13 01 2009 Michał Toczyski Artykuł był czytany 927 razy

Czego brakuje nam w dzisiejszych czasach? Czego dostaliśmy wszyscy tyle samo, 24 jednostki na dobę i większość z nas pragnie mieć tego więcej?

• • Mała czcionka

  • Średnia czcionka

  • Duża czcionka

• Komentuj

• Wyślij do znajomego

• Drukuj artykuł

• Wersja do łatwego czytania

• Dodaj do ulubionych

• facebook.com

• Spisz to!

• 

Polecana strona

http://www.ithink.pl/artykuly/biznes/nauka/jak-…

Początek formularza

Twoje imię i nazwisko
Twój e-mail
E-mail znajomego
Dodatkowa wiadomość
(odnośnik do strony będzie włączony do wiadomości)

Wypełnij zaznaczone pola!

Dół formularza

Początek formularza

Dół formularza

Tak. Masz rację. Chodzi o CZAS. Samochód, pieniądze, nawet miłość możesz stracić, a później odzyskać - ale czasu już nie. W tym artykule dowiesz się, jak znacznie lepiej się organizować i działać efektywniej.

Czy wiesz, że ponad 80% czasu na ogół wykorzystujemy mało efektywnie, słowem: marnujemy? Jak mówi sławna zasada Parta, 80% wyników pochodzi tylko z 20% Twojej włożonej pracy. W takim razie, co wydaje się być kluczem do olśniewającego sukcesu i ciągłego stawania się lepszym?

Czy to chodzi o Twój biznes, karierę czy naukę: sprawdź, co działa i rób tego WIĘCEJ. Jakie proste, prawda? Pozwolisz, że jeszcze raz powtórzę: sprawdzaj, co działa i rób tego więcej. Zanim jednak dogłębnie zrozumiesz tę zasadę, której umiejętne wykorzystanie może przenieść Twoje życie na całkowicie inny, wyższy poziom, czytaj dalej.

Co zrobić, by ukierunkować swoje działania? By nie szły na marne, ale przynosiły obfite plony? A teraz to, co być może już znasz z różnych treningów motywacyjnych, lecz pewnie jeszcze nie wykorzystujesz tego w skutecznym zarządzaniu czasem.

Cel

Kiedy wiesz, co chcesz osiągnąć dzisiaj, za miesiąc, za rok, to znacznie łatwiej ustalić Ci, za co się zabierać, a za co nie. Załóżmy: chcę zostać mówcą motywacyjnym. Co zrobisz w takim wypadku? Prawdopodobnie mniej się skupisz na pracy mechanika samochodowego, informatyka, a bardziej na mówieniu. Ustawiasz Sobie taki filtr, który pokazuje, co Cię prowadzi do celu, a co nie.

Zrezygnuj z czegoś i wykorzystaj ten sam czas inaczej

Możesz spać o godzinę krócej i mieć dodatkowe 60 minut na calutki dzień, ale czy tak to działa? Czy to najlepszy sposób?

Jeśli teraz przez 11 godzin dziennie leżysz Sobie nieruchomo w łóżku, to postąp jak w poprzednim zdaniu. Natomiast zbytnie skracanie snu negatywnie odbije się na całym naszym organizmie i jakości pracy, a tego przecież nie chcesz. Chyba, że znasz różne sztuczki i metody programowania umysłu, które pozwalają Ci na to z jednoczesnym uczuciem wypoczęcia. Jak to działa w dłuższym okresie? Tego Ci nie powiem.

Wykonuj to samo szybciej i efektywniej

Przechodząc dalej: kiedy ostatnio zastanawiałeś się: czy to, co w danej chwili robisz, jest najbardziej efektywnym wykorzystaniem czasu? Pomyśl o tym, kiedy będziesz miał do wyboru oglądanie telewizji i działanie ku swemu osobistemu sukcesowi. Co przyniesie Ci większe korzyści? (Swoją drogą - pamiętaj, że za sukces zawsze trzeba płacić z góry).

Być może należysz do takich osób, które bez swojego terminarza nigdzie się nie ruszą. Które mają z dokładnością do pięciu minut zaplanowany każdy dzień, spieszą się, nie wyrabiają i narzekają na brak czasu. Bez względu na to, czy jesteś takim człowiekiem, czy nie, przekażę Ci teraz bardzo wartościowy sposób na ustalanie priorytetów - byś wiedział, za jakie zadania wziąć się teraz, a za które później.

Podziel zadania do wykonania na 5 grup:

1. Ważne.

2. Mniej ważne.

3. Zbędne, bez wykonania których obędziesz się.

4. Które możesz zlecić innym.

A później każde w kolejności oznacz kolejnymi literami alfabetu, np. 1A, 1B, 1C, 2A, 3A, 3B… Czyli najważniejsze będzie 1A, a później 1B etc. Oczywiście sam ustalasz Sobie te oznaczenia. Znam zwolenników zapisywania: 1-1, 1-2, 1-3, czy jeszcze inaczej.

Sprawdź jeszcze dziś, jak wiele czasu zaoszczędzisz dzięki tej metodzie :). Zadania z grupy czwartej delegujesz innym. Pytasz się, jak masz to zrobić? Poza takimi sposobami typowo biznesowymi (zatrudnić kogoś), zainteresuj się innymi możliwościami. Barter? Wymiana produktów i usług? Działanie na zasadach banku czasu?

"Ja Ci usmażę naleśniki, a ty zaparzysz mi kawę". W czym się specjalizujesz? Robienie czego przychodzi Ci z łatwością? Pamiętaj, że istnieją inne osoby, które być może nie umieją, nie lubią tego, w czym Ty się doskonalisz. A Ty może nie chcesz zrobić tego, co potrafi ktoś inny? Wymiana! Jak myślisz, ile czasu dzięki temu zaoszczędzisz?

Jak poprawić swoją efektywność tak, by działać znacznie skuteczniej?

O każdej pełnej godzinie spręż się – przez 10 minut staraj się zrobić tak dużo i tak szybko, jak tylko możliwe. Kiedy już się przyzwyczaisz, popatrzysz na Swoje dawne wyniki z lekkim uśmiechem mówiąc: „jakie szczęście, że to minęło…”.

Co jeszcze możesz z tym zrobić? Włącz muzykę, najlepiej dość szybką i taką, jaką lubisz wtedy, kiedy działasz najbardziej efektywnie. Dzięki temu Twój umysł zapamięta ten stan i zacznie kojarzyć go właśnie z DZIAŁANIEM.

I jeszcze jedno. Słyszałeś może o kwadracie Eisenhowera? To jedna z podstawowych taktyk zarządzania czasem, choć według mnie wymaga pewnego sprostowania. Kiedy dzielisz kwadrat (ok, może kwadrat to nie wyszedł) na:

1. Ważne i pilne	2. Ważne i niepilne
3. Nieważne i pilne	4. Nieważne i niepilne

Trójkę i czwórkę najprawdopodobniej możesz Sobie od razu darować, bo nie przyniosą one wymiernych rezultatów. Teraz proszę Cię, skup się na dwójce. (Inaczej tę ćwiartkę nazywamy „the zone”). Co by się stało, gdyby właśnie ona stała się w Twoim przypadku priorytetem?

Skoro jest to ważne i niepilne, to przecież wydaje się, że mógłbyś to odłożyć. Tylko PO CO? To różnie działa na różne osoby, jednak jak robisz coś z zapasem czasu i potrafisz się do tego zmotywować, to unikasz wtedy problemów, zostawiania wszystkiego na ostatnią chwilę.

Być może Ty potrafisz żyć spiesząc się. Jednak wiele projektów wymaga współdziałania i pomocy innych ludzi. W takich przypadkach nie licz, że będą oni działać tak samo szybko jak Ty. Pewnie już tego doświadczyłeś…

Podsumowując: staraj się usunąć pierwszą ćwiartkę - czyli wykonaj ją teraz. Doprowadzić do tego, by w Twoim życiu istniała tylko „the zone”, czyli ważne i niepilne. Byś na wszystko miał czas :).

TIME MANAGEMENT MATRIX
from Stephen Covey’s book “First Things First”

	Urgent	Not Urgent
	I (MANAGE) Crisis Medical emergencies Pressing problems Deadline-driven projects Last-minute preparations for scheduled activities	II (FOCUS) Preparation/planning Prevention Values clarification Exercise Relationship-building True recreation/relaxation
	Quadrant of Necessity	Quadrant of Quality & Personal Leadership
	III (AVOID) Interruptions, some calls Some mail & reports Some meetings Many “pressing” matters Many popular activities	IV (AVOID) Trivia, busywork Junk mail Some phone messages/email Time wasters Escape activities Viewing mindless TV shows
	Quadrant of Deception	Quadrant of Waste