Zarządzanie procesami

dr B. Bober

CHARAKTRYSTYKA PROCESOWYCH KONCEPCJI I METOD ZARZĄDZANIA

- OUTSOURCIN

Aleksandra Twardowska

nr albumu 45 479

Małgorzata Twardowska

nr albumu 45 480

Michał Więcław

nr albumu 44 639

WSZiB w Poznaniu

Studia niestacjonarne

drugiego stopnia

Kierunek: Zarządzanie

Pojęcie outsourcingu

Outsourcing to jedna z metod zarządzania, która polega na oddaniu partnerowi zewnętrznemu – outsourcerowi zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Zadania z których można zrezygnować, które mogą być wykonywane taniej i lepiej poza przedsiębiorstwem. Firma koncentruje się na działalności zasadniczej, w której ma przewagę konkurencyjną. Obszary stanowiące działalność pomocniczą lub uboczną, są wydzielone z procesów działania jednostki gospodarczej i realizowane przez firmy zewnętrzne.¹ Dzięki temu może przedsiębiorstwo skupić swoje zasoby i środki finansowe na obszarach stanowiących podstawę jej działań, w których osiąga przewagę konkurencyjną. Outsourcing pozwala na szybszą modernizację, reorganizację i optymalizację procesów biznesowych i zmianę całej kultury organizacyjnej. Wpływa na zmianę struktury organizacyjnej: zmniejsza się liczba komórek i stanowisk organizacyjnych, liczba szczebli zarządzania, może ulec liczba zatrudnionych pracowników. Ma on fundamentalne znaczenie dla ukształtowania się nowego modelu biznesu, związanego z budową łańcucha wartości. Outsourcing prowadzi do dezintegracji tego łańcucha, a przedsiębiorstwo, koncentrując się na jego jednym fragmencie, staje się koordynatorem tworzącym nową jakość poprzez inteligentne łączenie swoich aktywności i kluczowych kompetencji innych firm.

Najważniejsze przyczyny outsourcingu to:

• uwolnienie wewnętrznych zasobów przedsiębiorstwa i przesunięcie ich na inne cele;

• redukcja i kontrola kosztów operacyjnych;

• chęć posiadania umiejętności najwyższej klasy oraz najlepszych rozwiązań w zakresie technologii, narzędzi, technik oraz metod organizacji i zarządzania, które mają zapewnić wyspecjalizowane jednostki zewnętrzne;

• skonkretyzowanie i ujednolicenie celów przedsiębiorstwa;

• pozyskanie zasobów, które nie są dostępne wewnątrz przedsiębiorstwa²

__________________

1. ^{W. M. Lankford, F. Parsa, Outsourcing: A. Primer, “Mangament Decision” 1999 ,}

2. ^{T. Kopczyński, Outsourcing w zarządzaniu przedsiębiorstwami, PWE , Warszawa 2010,}

• pozbycie się działalności, które sprawiają problemy zarządcze i wymykają się z różnych względów spod kontroli;

• dzielenie się ryzykiem z partnerem zewnętrznym.³

Proces zarządzania outsourcingiem

Przeprowadzenie outsourcingu w przedsiębiorstwie jest procesem złożonym, zależy od czynników ekonomicznych, organizacyjnych i społecznych w organizacji macierzystej jak i w jednostce zewnętrznej. Skuteczność zależy od wnikliwej analizy sytuacji wyjściowej, zaplanowania i zaprojektowania działań, dokładnej realizacji planu i odpowiedniej kontroli i zarządzania. Skuteczny proces wdrażania koncepcji outsourcingu to również zaangażowanie, wiedza i umiejętności kadry zarządzającej oraz dojrzałość i elastyczność wszystkich pracowników przedsiębiorstwa.⁴

M.F. Greaver podaje siedem punktów implementowania outsourcingu

• planowanie wprowadzenia outsourcingu,

• badanie strategicznych konsekwencji wprowadzenia outsourcingu,

• analiza kosztów,

• wybór zewnętrznego partnera,

• negocjowanie warunków współpracy,

• przeniesienie zasobów i wdrożenie koncepcji,

• zarządzanie procesem outsourcingu,⁵

____________

1. ^{Por., Temże, s 70}

2. ^{T. Barnowe, K. Ziemniewicz, Podejście do usprawnienia organizacji. Europejski i amerykański punkt widzenia, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Zarządzania i Bankowości w Poznaniu, 2000, nr 29 (10)}

3. ^{M.F. Graver II, Strategie Outsourcingu. A Structural Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives, Amacom, New York 1998, s.45}

Proces można sprowadzić do najważniejszych etapów: analiza i ocena sytuacji, zidentyfikowanie potencjalnych dostawców i ich wybór oraz wdrażanie outsourcingu i zarządzanie procesem outsourcingu.

Podstawowymi decyzjami outsourcingu są decyzje typu „make – or – buy” tzn. zrobić albo kupić, czyli wykonać działanie samemu lub zlecić na zewnątrz.

Buy (kupić) – jeżeli produkt/usługa nie stanowi kluczowych kompetencji organizacji, powinna ona zlecić na zewnątrz (ze względu na czas realizacji procesów, koszty, sprawność, itp.)

Make- realizacja we własnym zakresie, wtedy gdy:

- są to kluczowe kompetencje organizacji,

- koszty są niższe (analiza kosztów wykazuje korzystniejsze rozwiązanie).

Czynniki decydujące o sukcesie projektu:

• zrozumienie celów firmy,

• strategiczna wizja i plan,

• wybór właściwego kontrahenta,

• stałe zarządzanie relacjami,

• właściwie skonstruowany kontrakt,

• otwarta komunikacja i informowanie zaangażowanych w proces osób i grup,

• poparcie i zaangażowanie wyższego szczebla,

• troska o problemy personelu,

• krótkoterminowa wypłacalność,

• dostęp do zewnętrznych źródeł specjalistycznej wiedzy,⁷

____________

6. ^{Por., Temże, s 116}

7. ^{Ch. L. Gay, J. Essinger,Outsourcing strategiczny, koncepcja, modele I wdrażanie, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002, str. 16-17}

Podsumowanie

We współczesnej gospodarce outsourcing stanowi narzędzie oddziaływania na wiele obszarów funkcjonowania organizacji. Stanowi innowację o charakterze strategicznym, czy dotyczy on działalności kluczowej, czy pobocznej, outsourcing wprowadza określone zmiany o charakterze strategicznym, organizacyjnym oraz personalnym. Przekazanie pewnych obszarów jednostce zewnętrznej orientuje przedsiębiorstwo na jego kluczowe kompetencje, które stają się głównym źródłem przewagi strategicznej.⁸ Ze względu na relacje z partnerem outsourcingowym tworzy się często struktura sieciowa o charakterze holdingowym lub sojusze strategiczne. Tworzy się sieć przez jednostki powiązane za pomocą różnorodnych transakcji i kontaktów. Outsourcing wpływa na kwestie personalne. Wprowadzenie zewnętrznej jednostki organizacyjnej może się łączyć z poważnymi zmianami dotyczącymi pracowników, przesunięcia na inne stanowiska oraz przeszeregowania i zwolnienia. Outsourcing ma wiele odmian i form występowania, począwszy od outsourcingu prostych funkcji, aż po Business Process Outsourcing (BPO) sprowadzający się do przekazania całych procesów biznesowych oraz Knowledge Process Outsourcing (KPO), który dotyczy outsourcingu szczególnych dla funkcjonowania firmy obszarów wiedzy. Outsourcing stał się przekrojową koncepcją obejmującą aspekty organizacyjne, ekonomiczne, rynkowe oraz personalne. Rozwinął się w obszarach systemów informatycznych, produkcji, logistyce i zarządzanie personelem. Ulega udoskonaleniom oraz zmianom, co bezpośrednio przedkłada się na wartość dla klientów.⁹

_____________

6. ^{K. Ziemniewicz, Współczesne koncepcje i metody zarządzania, PWE, Warszawa 2003, s 64}

7. ^{Por., Temże, s 93, 138}

Literatura

1. W. M. Lankford, F. Parsa, Outsourcing: A. Primer, “Mangament Decision” 1999 ,

2. T. Kopczyński, Outsourcing w zarządzaniu przedsiębiorstwami, PWE , Warszawa 2010,

3. T. Barnowe, K. Ziemniewicz, Podejście do usprawnienia organizacji. Europejski i amerykański punkt widzenia, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Zarządzania i Bankowości w Poznaniu, 2000, nr 29 (10)

4. M.F. Graver II, Strategie Outsourcingu. A Structural Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives, Amacom, New York 1998,

5. Ch. L. Gay, J. Essinger, Outsourcing strategiczny, koncepcja, modele I wdrażanie, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002,

6. K. Ziemniewicz, Współczesne koncepcje i metody zarządzania, PWE, Warszawa 2003