Uniwersytet Jagielloński

Wydział Historyczny

Instytut Etnologii i antropologii kulturowej

Polski protokół dyplomatyczny

Spis treści

Wstęp 3

Historia i rozwój protokołu dyplomatycznego 3

Protokół dyplomatyczny a kody komunikacyjne 6

Informacje o Protokole Dyplomatycznym Ministerstwa Spraw Zagranicznych 7

Precedencja stanowisk i funkcji w Rzeczypospolitej Polskiej 10

Wizyta oficjalna delegacji zagranicznej 13

Podsumowanie 17

Bibliografia 18

Wstęp

W sensie ogólnym, protokół dyplomatyczny jest zbiorem reguł normujących porządek w oficjalnym obrocie dyplomatycznym, zwłaszcza odnośnie oficjalnych wizyt. Protokół dyplomatyczny zazębia się z ceremoniałem państwowym, obowiązującym np. przy składaniu wieńców na Grobie Nieznanego Żołnierza. Wiąże się również z etykietą dyplomatyczną, czyli zasadami zachowania się i postępowania w stosunkach z przedstawicielami obcych państw. Od protokołu dyplomatycznego (jako reguł postępowania), należy odróżnić Protokół Dyplomatyczny - funkcjonujący jako komórka organizacyjna istniejąca w ministerstwach spraw zagranicznych lub innych centralnych instytucjach państwowych. Protokół Dyplomatyczny realizuje reguły protokołu i ceremoniału dyplomatycznego oraz zapewnia przedstawicielom obcych państw i organizacji, przywileje i immunitety¹.

Podstawowym elementem protokołu dyplomatycznego jest precedencja. Termin z języka łacińskiego oznacza: to co poprzedza, pierwszeństwo, prym. Jeśli chodzi o stosunki między państwami, kwestia precedencji między najwyższymi przedstawicielami państw, budziła od niepamiętnych czasów kontrowersje i była przedmiotem sporów. Procedencja reguluje: hierarchię ważności funkcji w państwie, ustala prawidłową kolejność powitania i prezentacji zaproszonych gości, reguluje wzajemne stosunki (np. gdzie poszczególne osoby zajmują miejsca podczas oficjalnych uroczystości)².

Historia i rozwój protokołu dyplomatycznego

Protokół dyplomatyczny wcześniej nazywany był ceremoniałem dworskim albo etykieta dworską i znany jest od początku państwowości. Wynika z potrzeby utrzymywania kontaktu między państwami, a także rozwiązywania ewentualnych konfliktów.

Posłowie byli już znani w starożytnej Grecji, byli nimi najczęściej kapłani, wybitni obywatele, filozofowie, wędrowali wraz z heroldami. Oznaczali się oliwną lub laurową różdżką zakończoną wężami – symbolem roztropności. Posiadali listy uwierzytelniające, które składali w urzędzie zajmującym się sprawami zagranicznymi, a także instrukcje postępowania spisane na zwojach lub tabliczkach zwanych diploma – stąd pochodzi nazwa dyplomacja³.

W starożytnym Rzymie dyplomacją zajmowali się fecjałowie - kapłanami nadzorujący ceremoniał związany z przyjmowaniem i wysyłaniem posłów. Już wtedy ceremoniał był bardzo uroczysty i okazały, na cześć gości wyprawiano uczty i igrzyska, następowała wymiana darów. Szczególnie rozwinięta była dyplomacja i protokół Cesarstwa Bizantyjskiego, którego celem było przekonanie posłów o potędze państwa. Niektóre jego elementy wykorzystuje się do dziś⁴.

Na Zachodzie dyplomatyczną potęgą zostało papiestwo. Łacina stała się obowiązkowym językiem w stosunkach międzynarodowych, wprowadzono instytucję stałych przedstawicielstw dyplomatycznych. W Europie wyróżniała się dyplomacja prowadzona przez Florencję, Wenecję, Mediolan i Genua. Miasta te zawierały wiele umów gospodarczych, nawet z krajami Afryki i Bliskiego Wschodu. Posłami najczęściej byli wybitni obywatele i arystokraci, a także kupcy i bankierzy.⁵

Przełomowa data w dziejach protokołu to 1 stycznia 1585r. wtedy król Francji Henryk III wydał ordynację ustanawiającą urząd „wprowadzającego ambasadorów i władców obcych”. Celem władców było lepsze przygotowanie dworu do przyjmowania poselstwa, z czym także wiąże się powstanie stałych misji dyplomatycznych i sekretariatów stanu do spraw zagranicznych. W 1822 r. Baron de La Live oddzielił kompetencje przełożonego służby ceremonii zagranicznych (protokół dyplomatyczny) i kierującego ceremoniami francuskimi (ceremoniał). W XIX w protokół dyplomatyczny przekształcono w służbę Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Jednak największe znaczenie dla historii współczesnego protokołu dyplomatycznego miał Kongres Wiedeński z 1815 r. Zaczęto wtedy równo traktować wszystkie niepodległe państwa, niezależnie od niezależnie od tego czy były to cesarstwa, królestwa, czy republiki. W dziedzinie dyplomacji wynikły się z tego powodu dwie istotne zmiany w praktyce protokolarnej. Pierwsza dotyczyła ustalenia trzech klas szefów misji dyplomatycznych: ambasadorów i nuncjuszów, posłów oraz chargé d'affaires⁶. Mimo zasady równości państw przywilej wysyłania ambasadorów przysługiwał jedynie królestwom. Druga zmiana to umasowienie zasady alternatu. Wedle niej w porozumieniach dwustronnych dokument przeznaczony dla danego państwa wymieniał na pierwszym miejscu swojego władcę lub kraj⁷. Był to też pierwszy pisany akt wielostronny. Wcześniejsze postanowienia miały zawsze charakter zwyczajowy. Postanowienia regulaminu w sprawie przedstawicieli dyplomatycznych były podstawą do konwencji wiedeńskiej o stosunkach dyplomatycznych z 18 kwietnia 1961 roku.

Powstanie nazwy „protokół dyplomatyczny” wiąże się z kongresem wiedeńskim. W jego obradach uczestniczyło wielu wybitnych mężów stanu, książąt, ambasadorów i generałów. Długotrwałym obradom towarzyszyły liczne przyjęcia, obiady i bale wymagające dokładnego ustalenia procedencji wszystkich gości. Aby uniknąć pomyłek i nieporozumień ustalono pierwszeństwo gości, po raz pierwszy w historii zaprotokołowano go. Od tego czasu wszedł w życie zwrot „protokół dyplomatyczny”.

Dopracowywaniem protokołem dyplomatycznego zajmowano się również w późniejszych latach. Stworzono kilkanaście ważnych dokumentów m. in.:

- Konwencja o misjach specjalnych 8 grudnia 1969.

- Konwencja ONZ z 14 grudnia 1973 o zapobieganiu i karaniu przestępstw przeciwko osobom korzystającym z ochrony międzynarodowej, włączając w to przedstawicieli dyplomatycznych.

- Konwencja Wiedeńska z 14 marca 1975 roku o reprezentacji państw w ich stosunkach z organizacjami międzynarodowymi o charakterze uniwersalnym.

- Protokół w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich 8 kwietnia 1965 dołączony do traktatu ustawiającego jedną Radę i jedną Komisje WE.

- Polska ustawa o służbie zagranicznej 27 grudnia 2001.

Polski protokół dyplomatyczny kształtuje się w okresie międzywojnia⁸. Po okresie rozbiorów, wraz z odbudową niepodległego państwa, po I wojnie światowej, rozpoczyna się czas tworzenia polskiego protokołu dyplomatycznego. Główni współtwórcy protokołu to: Stefan Przeździecki i Karol Bertoni. Przepisy protokolarne, które stworzyli, łączyły w sobie zwyczaje panujące na najbardziej wyrafinowanych dworach Europy wzbogacone o elementy polskiej tradycji narodowej⁹. Przemiany po 1989 r. umożliwiły pełne wykorzystanie tradycji protokołu wypracowanego w II Rzeczypospolitej.

Protokół dyplomatyczny a kody komunikacyjne.

Dyplomacja długo opierała się kodyfikacji. Dopiero w 1961 roku podpisano Konwencję wiedeńską o stosunkach dyplomatycznych. Nic w tym dziwnego, ponieważ jej to spis zasad zwyczajowych, kształtujących się przez wieki. Oprócz zasad savoir vivre’u ważnymi zasadami w protokole jest sposób komunikowania się, a on wydaje się być trudny do spisania. Jednak jest to istotne, ponieważ strony biorące udział w procesie komunikacji powinny posługiwać się wspólnym kodem, czyli ustalonym przedtem dla danego systemu znaków sposobem ich interpretowania – zbiorem reguł przyporządkowujących znaczenie pewnym mediom. Tylko wtedy jest możliwe skuteczne porozumiewanie się.

Głównym zadaniem ambasadora jest znajomość kodu używanego w świecie dyplomacji. Różni się on zdecydowane od „zwykłego” kodu komunikacyjnego. Jest to wyspecjalizowany kod – ustalony sposób rozumienia słów, gestów, zachowań, umieszczony w ramach protokołu dyplomatycznego¹⁰.

Podczas komunikacji używa się kodów:

1) niewerbalnych m. in.:
- Kod prozodyczny – określa na przykład sposób mówienia i artykulacji (np. szeptanie), który często nadaje komunikatom werbalnym dodatkowy sens.
- Kod kinetyczny - gestykulacja, mimika, tzw. „mowa ciała”.

- Kod proksemiczny - nadaje znaczenie często przestrzennym relacjom w komunikacji: odległości, przerwom w wypowiedziach.

2) werbalnych – w nich interpretacja dotyczy użytych w wypowiedzi słów¹¹.

Zapewne tych kodów jest więcej. Politycy (i nie tylko) używają w swoich wypowiedziach jednego lub kilku kodów jednocześnie, żeby nas przekonać partnera w rozmowie do swoich racji. Ale o skuteczności perswazji nie decyduje tylko poprawne użycie kodu. Wpływ mają także prawa wywierania wpływu, czynniki związane z erystyką, retoryką wypowiedzi.

Oczywiście komunikaty nadawane są też ubiorem, istnieje narzucony kod wymagany przez protokół dyplomatyczny, tzw. dress code. Niedostosowanie się do wytycznych byłoby uznane za dużą obrazę ze strony dyplomaty.

Informacje o Protokole Dyplomatycznym Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Protokół Dyplomatyczny Ministerstwa Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polski jest protokołem państwowym. Jego zastosowanie obejmuje działania administracji państwowej i samorządowej w stosunkach z partnerami zagranicznymi oraz z miejscowym korpusem dyplomatycznym i konsularnym. Do zakresu przedmiotowego można zaliczyć¹²:

1. Przygotowanie planów i programów wizyt głów państw, szefów rządów i ministrów spraw zagranicznych;

2. Współdziałanie z właściwymi komórkami organizacyjnymi w przygotowaniu i realizacji programów wizyt sekretarza stanu, podsekretarzy stanu i dyrektora generalnego służby zagranicznej;

3. Przygotowanie audiencji przedstawicieli dyplomatycznych państw obcych u prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, prezesa Rady Ministrów, marszałków Sejmu i Senatu oraz Ministra Spraw Zagranicznych;

4. Obsługa protokolarna przyjęć dyplomatycznych wydawanych przez prezydenta prezesa Rady Ministrów i ministra spraw zagranicznych z ich odpowiednikami;

5. Prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem i funkcjonowaniem urzędów konsularnych państw obcych;

6. Czuwanie nad przestrzeganiem przywilejów i immunitetów dyplomatycznych i konsularnych oraz nad przestrzeganiem zasady wzajemności w tym zakresie w Rzeczypospolitej Polskiej i za granicą;

7. Prowadzenie ewidencji personelu obcych przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych i innych osób korzystających z przywilejów i immunitetów dyplomatycznych w Rzeczypospolitej Polskiej; wydaje odpowiednie dokumenty oraz udziela wiz dyplomatycznych i służbowych tej grupie osób; wydaje „Listę korpusu dyplomatycznego i konsularnego”;

8. Załatwianie spraw związanych z zapewnieniem obcym przedstawicielstwom dyplomatycznym, urzędom konsularnym i przedstawicielstwom organizacji międzynarodowych w Rzeczypospolitej Polskiej oraz członkom ich personelu możliwości korzystania z przywilejów i immunitetów, właściwych warunków działania, a także stwierdzanie dla potrzeb władz i instytucji polskich statusu oraz zakresu przysługujących im przywilejów i immunitetów;

9. Współdziałanie z właściwymi służbami w sprawach związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa obcych przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych, rezydencji szefów i członków personelu misji oraz osób korzystających z przywilejów i immunitetów;

10. Inicjowanie, opracowywanie i opiniowanie projektów umów międzynarodowych oraz innych aktów prawnych dotyczących przywilejów i immunitetów;

11. Współdziałanie w zawieraniu porozumień w sprawach ułatwień wizowych dla posiadaczy paszportów dyplomatycznych i służbowych oraz osób korzystających z przywilejów i immunitetów na mocy ustaw, umów lub powszechnie przyjętych zwyczajów międzynarodowych; nadzorowanie realizacji tych porozumień;

12. Prowadzenie spraw związanych z działalnością szkół istniejących przy obcych przedstawicielstwach dyplomatycznych w Rzeczypospolitej Polskiej;

13. Prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem członkom personelu obcych przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych opieki medycznej;

14. Ułatwianie nabycia przez państwa wysyłające pomieszczeń koniecznych dla ich przedstawicielstw dyplomatycznych i urzędów konsularnych oraz udzielanie pomocy w uzyskaniu takich pomieszczeń w inny sposób, w tym prowadzenie i aktualizowanie ewidencji nieruchomości użytkowanych i stanowiących własność przedstawicielstw państw obcych w Rzeczypospolitej Polskiej;

15. Prowadzenie spraw o nadanie obywatelom państw obcych i obywatelom polskim zamieszkałym za granicą polskich orderów i odznaczeń oraz spraw związanych z przyjęciem przez obywateli polskich odznaczeń nadawanych przez najwyższe władze państw obcych¹³.

Protokół dyplomatyczny jest rozwiązaniem wielu na pozór formalnych kwestii proceduralnych, które w przeszłości doprowadzały do konfliktów międzynarodowych. Umożliwia również wyrażenie dezaprobaty bez narażenia się na otwarty konflikt. Przykładem może być zaproszenie ambasadora na konsultacje. Może to oznaczać dezaprobatę dla stanowiska zajętego przez państwo przyjmujące. W efekcie ranga przedstawicielstwa może ulec zmniejszeniu, jak miało to miejsce w niektórych państwach wobec Jugosławii (Jugosławia była wówczas zaangażowana w konflikt w Bośni czy też w Mińsku, w okresie zaostrzonych relacji między Polską a Białorusią)¹⁴. Protokół dyplomatyczny to przepisy i praktyka ceremoniału, które nadają imprezom publicznym dostojny i godny charakter, zapewniając jednocześnie sprawny przebieg.

Podstawowe zasady protokołu dyplomatycznego to: zasada pierwszeństwa i zasada starszeństwa. Zasada pierwszeństwa określa, które rangi są wyższe, a które niższe. Druga z wymienionych zasad dotyczy procedencji wśród osób o tej samej randze lub klasie. Wśród ambasadorów zasada starszeństwa oznacza respekt dla kolejności rozpoczynania misji. O pierwszeństwie decyduje też staż, czyli okres pełnienia danej funkcji. Osoba o krótszym stażu zawsze ustąpi miejsca osobie o dłuższym stażu, bez względu na wiek i płeć (czasem kurtuazja składnia do ustępowania miejsc paniom).

Prawidłowa kolejność witania gości sprowadza się do kwestii: komu najpierw podać rękę. Po powitaniu gospodarzy wita się gościa honorowego, następnie panie potem panów.
W przypadku kiedy liczba gości jest duża witamy się z osobami, które stoją bliżej nas. Warto nadmienić, że państwo jest nadrzędne wobec innych organizacji. Dlatego przedstawiciele samorządu czy innych organizacji (np. kościoła) są witani po przedstawicielach władzy państwowej. Witamy najpierw wojewodę potem biskupa, prezydenta miasta czy burmistrza.
W przypadku przedstawicieli władz samorządowych prezydent, burmistrz miasta mają pierwszeństwo przed przewodniczącym rady, a członkowie władz miasta, gminy- przed radnymi¹⁵. Generalna zasada suwerenności i równości krajów nakazuje przestrzegać apolityczności w praktyce protokołu dyplomatycznego. W precedencji rozróżnia się tylko rangi, stopnie, funkcje, staż w ramach danej rangi, a nie kraj pochodzenia, przynależność polityczną, czy poglądy danej osoby. Poza wyżej wspomnianymi kwestiami protokół zawiera zasady dobrych manier, np. sposób posługiwania się korespondencją, telefonicznego kontaktowania się, zachowania w towarzystwie, ubiór, konwenanse międzynarodowe, umiejętność przeprowadzania rozmowy, urządzenie przyjęcia itp.

Precedencja stanowisk i funkcji w Rzeczypospolitej Polskiej.

Dekret prezydenta, monarchy, lub rozporządzenie rządu, jest wewnętrznym aktem prawnym ustanawiającym precedencję w każdym państwie¹⁶. W Rzeczypospolitej obecnie obowiązuje precedencja określona w 1990 r. Została określona przez rozporządzenie ministra spraw zagranicznych. Na przestrzeni lat uległa wielu zmianom, dlatego trudno wskazać jeden hierarchiczny wykaz stanowisk w państwie. W związku z tym, opiera się na zasadach wyprowadzanych z porządku konstytucyjnego państwa demokratycznego. Do tych zasad zaliczać należy przede wszystkim: określoną w Konstytucji kolejność zastępstwa głowy państwa, zasadę trójpodziału władzy, wyższości stanowisk obieralnych nad mianowanymi oraz władzy centralnej nad lokalną, a także rozdziału państwa i Kościoła.

Zgodnie z powyższymi zasadami, na szczycie precedencji znajduje się prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, który jest najwyższym przedstawicielem, reprezentantem w stosunkach międzynarodowych i gwarantem władzy państwowej. Zgodnie z art. 126 Konstytucji RP stoi również na straży suwerenności i bezpieczeństwa państwa oraz nienaruszalności i niepodzielności jego terytorium¹⁷. Prezydentowi przysługuje kompetencja międzynarodowa i tzw. prawo przedstawicielstwa wszechstronnego na mocy konstytucji i prawa międzynarodowego. Kompetencja międzynarodowa i prawo przedstawicielstwa wszechstronnego, nie wymagają pełnomocnictwa. Prezydent wypowiadający się w imieniu swojego państwa w stosunkach międzynarodowych, powoduje pociągnięcie za sobą z mocy prawa skutków prawnych dla tego państwa.

Drugie i trzecie miejsce odpowiada zasadzie zastępstwa głowy państwa, której obowiązki – zgodnie z polską tradycją i obowiązującą Konstytucją– może wykonywać tymczasowo marszałek Sejmu, a dopiero po nim marszałek Senatu. Kolejne miejsce należy do prezesa Rady Ministrów. Premier aktywnie uczestniczy w życiu dyplomatycznym na arenie międzynarodowej. Nadzoruje także pracę ministra spraw zagranicznych w sposób bezpośredni¹⁸. Zgodnie z zasadą trójpodziału władzy, następne miejsca należą do szefów głównych instytucji sądowych.

Były dyrektor Protokołu Dyplomatycznego MSZ, Tomasz Orłowski, przedstawia precedencję najwyższych stanowisk w RP¹⁹:

1. Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej,

2. Marszałek Sejmu RP,

3. Marszałek Senatu RP,

4. Prezes Rady Ministrów,

5. Wiceprezesi Rady Ministrów,

6. Wicemarszałkowie Sejmu RP,

7. Wicemarszałkowie Senatu RP,

8. Ministrowie, członkowie Rady Ministrów,

9. Ministrowie Stanu,

10. Prezes Trybunału Konstytucyjnego,

11. Przewodniczący Trybunału Stanu – Pierwszy Prezes Sądu Najwyższego,

12. Prezes Naczelnego Sądu Administracyjnego,

13. Prezes Najwyższej Izby Kontroli,

14. Rzecznik Praw Obywatelskich,

15. Prezesi (przewodniczący) urzędów, komitetów i komisji sprawujących funkcje urzędów, komitetów i komisji sprawujących funkcje urzędów naczelnych lub centralnych,

16. Przewodniczący komisji sejmowych,

17. Przewodniczący komisji senackich,

18. Posłowie na Sejm RP,

19. Senatorowie RP,

20. Sekretarze Stanu,

21. Szef Kancelarii Prezydenta RP,

22. Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

23. Szefowie Kancelarii Sejmu i Senatu,

24. Prezesi Sadu Najwyższego,

25. Ambasadorowie RP,

26. Podsekretarze Stanu,

27. Wojewodowie,

28. Zastępcy prezesów urzędów centralnych,

29. Dyrektorzy generalni.

Precedencja stanowisk i funkcji w Rzeczypospolitej Polskiej nie jest oparta na jednolitym akcie prawnym, regulującym hierarchiczny spis najwyższych stanowisk w państwie. Bazą na tej płaszczyźnie jest Konstytucja RP, przepisy określające kompetencje stanowisk, tradycja, powszechna kurtuazja i przyjęte zwyczaje²⁰. Wątpliwości nie budzą tylko cztery pierwsze stanowiska w państwie (Prezydent RP, Marszalek Sejmu, Marszalek Senatu, Prezes Rady Ministrów).

Wizyta oficjalna delegacji zagranicznej.

Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej rozwój współpracy międzynarodowej uległ zintensyfikowaniu. Wzrosła liczba wizyt oficjalnych jak i roboczych. Wszystkie wizyty wymagają odpowiedniego przygotowania, a także protokolarnej oprawy. W służbie państwowej wyróżnia się trzy rodzaje wizyt: oficjalne, robocze i prywatne.

Wizyty oficjalne głów państwa, szefów rządów i ministrów spraw zagranicznych organizuje protokół dyplomatyczny MSZ. Wizyty przewodniczących parlamentów, wicepremierów, ministrów to domena instytucji zapraszających. Od 1995 r. polski protokół dyplomatyczny, organizując wizyty zagraniczne, stosuje zasady przyjęte w państwach członkowskich Unii Europejskiej. W celu ujednolicenia praktyki protokolarnej, szefowie protokołu dyplomatycznego ministerstw spraw zagranicznych krajów członkowskich Unii, spotykają się dwa razy w roku. W efekcie tych spotkań powstaje jednolity zbiór zasad zalecanych przy organizacji wizyt zagranicznych²¹. Zasadniczą sprawą przy organizacji takiej wizyty jest określenie z czyjej inicjatywy i na czyje zaproszenie będzie się ona odbywała. W przypadku wizyty oficjalnej zaproszenie powinno zostać wysłane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Powinno zawierać prośbę o potwierdzenie terminu wizyty. Najczęściej wraz z osobą zapraszaną przybywa osoba towarzysząca - doradca, ekspert, specjalista.

Warto podkreślić, że istnieje tak zwana zasada ciągłości zobowiązań. W przypadku kiedy występuje zmiana na stanowisku (prezydenta, premiera, ministra, wojewody, itp.), następca przejmuje wszystkie zobowiązania - w zakresie wizyt wyjazdowych i przyjazdowych. Przy okazji pierwszej korespondencji protokół zaleca ponowne zaproszenie. Najczęściej jest to odpowiedź na gratulacje z okazji objęcia funkcji. Planowanie wizyt wymaga odpowiednio wcześniejszych przedsięwzięć ze względu na wypełniane z dużym wyprzedzeniem kalendarze polityków.

Z zasady wizyta nie powinna trwać dłużej niż jest to potrzebne. Musi również uwzględniać miejscowe zwyczaje. W Polsce wizyty trwają zazwyczaj trzy dni. W dwóch pierwszych dniach odbywają się rozmowy i oficjalne spotkania. W trzecim dniu gość spędza czas w jednym z miast Polski. Z uwagi na fakt, że w Polsce upowszechnia się model pięciodniowego tygodnia pracy, wizyty powinny odbywać się od poniedziałku do piątku.

Po uzgodnieniu terminu układany jest program oficjalny i program towarzyszący (który obejmuje na przykład zwiedzanie miasta). Jeśli szefowi delegacji towarzyszy małżonka, dla niej opracowuje się także odrębny program. Osobistościom oficjalnym towarzyszą delegacje (politycy i urzędnicy wysokiego szczebla), doradcy, eksperci, personel techniczny oraz służby ochrony. Organizator jest zobowiązany każdorazowo określić precedencję, czyli kolejność na liście członków delegacji. Każda strona określa samodzielnie precedencję swojej delegacji. Dla strony przyjmującej jest to wskazówka przy planowaniu zakwaterowania gości, transportu, rozsadzania przy rozmowach. Z reguły wizyty uzgadniane są za pośrednictwem ambasady w wizytowanym kraju. Oznacza to, że dla polskiego protokołu partnerem przy ustaleniu szczegółów wizyty prezydenta RP we Francji jest ambasada RP w Paryżu²².

Czynnością poprzedzającą wizytę głów państw jest przyjazd grupy przygotowawczej, która składa się z przedstawicieli protokołu dyplomatycznego, kancelarii prezydenta lub premiera, służb prasowych odpowiedzialnych za bezpieczeństwo osobiste głównego gościa. Tym czynnościom towarzyszy uzgadnianie szczegółów protokołu, które zależą od charakteru wizyty. W tych działaniach omawiane są między innymi: przebieg ceremoniału powitania, ewentualne składanie wieńców, wizyt protokolarnych, pożegnanie, skład uczestników rozmów, udział w wizycie tłumaczy, zasady akredytacji dziennikarzy, organizacja transportu, zapewnienie bezpieczeństwa, zakwaterowanie delegacji.

Większość wizyt rozpoczyna się na lotnisku. W Warszawie za witanie gości odpowiada minister reprezentujący prezydenta RP lub premiera, szef protokołu dyplomatycznego, ambasadorowie kraju gospodarza i kraju gościa oraz wyżsi urzędnicy MSZ. Powyższa procedura stanowi powitanie nieoficjalne. Oficjalna część powitania odbywa się przed Pałacem Prezydenckim lub Kancelarią Prezesa Rady Ministrów.

Wizyta oficjalna wymaga również stosownego do charakteru wizyty i pory dnia ubioru. Rodzaj ubioru zazwyczaj określony jest w zaproszeniu. Natomiast w zależności od czasu potrzebnego do przeprowadzenia rozmów i ich celu wyróżnia się:

· Rozmowę w cztery oczy - tylko dwóch polityków, lub tylko z tłumaczami i ewentualnie osobami zapisującymi przebieg rozmów,

· Rozmowę w wąskim gronie - przy udziale jednego doradcy (lub ministra) i ambasadora każdej ze stron. Mogą uczestniczyć także tłumacze i protokolanci,

· Rozmowę plenarną - z udziałem całych delegacji,

· Rozmowy w grupach tematycznych - prowadzone w czasie rozmów w cztery oczy lub w wąskim gronie, bądź też przed rozpoczęciem rozmów plenarnych. W tej formule przewodniczący grup referują na rozmowach plenarnych ustalenia przyjęte w grupach tematycznych.

Przed wizytą ustala się skład uczestników poszczególnych rozmów.

W celu ułatwienia identyfikacji rozmówców na stole umieszcza się kartoniki z nazwiskami uczestników. Kartoniki wypełnia się z dwóch stron. W czasie rozmów podaje się tylko napoje chłodzące, kawę, herbatę. Nie serwuje się słodyczy, krakersów, paluszków itp. Jeśli rozmowy trwają dłużej w osobnej sali przygotowuje się bufet z przekąskami. Honorowe miejsca dla delegacji znajdują się po prawej stronie, jeśli wejście jest od szczytu stołu. Gdy na jednej ze ścian wzdłuż stołu umiejscowione jest godło narodowe, wówczas gospodarz zajmuje miejsce na jego tle.

Rozmowy prowadzone są przez szefów delegacji. Po zakończeniu kurtuazyjnych powitań gospodarz udziela głosu gościowi. Członkowie delegacji wypowiadają się tylko i wyłącznie wtedy, gdy zostaną o to imiennie poproszeni. Ich głos dotyczy referowania szczegółowej kwestii z zakresu swoich kompetencji²³. Ważnym elementem rozmów jest sporządzanie umów państwowych. W tej płaszczyźnie zastosowanie ma zasada alternatu. Zasada ta jest stosowana w stosunkach międzynarodowych, w kontaktach dyplomatycznych oraz podczas podpisywania dwustronnych traktatów międzynarodowych. Polega na honorowaniu kolejności państw lub jego przedstawicieli na przemian. W egzemplarzu umowy przeznaczonym dla jednej strony wszelkie wzmianki o niej (nazwa państwa, tytuł głowy państwa) znajdują się na pierwszym miejscu. W oryginale traktatu przeznaczonym dla danego państwa na pierwszym miejscu znajduje się zawsze nazwa tego państwa lub tytuł i nazwisko osoby upełnomocnionej do zawierania porozumień. Podpis przedstawiciela państwa i pieczęć umieszczone są na pierwszym miejscu w egzemplarzu przeznaczonym dla danego sygnatariusza, tj. po lewej stronie dokumentu. Tekst umowy sporządzony w językach obu kontrahentów, w egzemplarzu dla każdego z nich umieszczony jest również po lewej stronie. Zasada alternatu ma zastosowanie także w porozumieniach, które nie mają charakteru umowy międzynarodowej tj. w dwustronnych oświadczeniach, komunikatach i deklaracjach politycznych oraz podczas dwustronnych konferencji międzynarodowych, kiedy przedstawiciele obu stron przemiennie przewodniczą obradom. Stosowanie zasady alternatu umożliwia zachowanie formalnej równości stron²⁴.

Umowa pisana jest na papierze traktatowym. W Polsce papier traktatowy ma biało-czerwoną obwódkę, jest spięty lub przeszyty wstążeczką w barwach narodowych, umieszczony w specjalnej obwolucie z godłem państwowym. Stół, na którym podpisywana jest umowa, przykrywa się zielonym suknem lub jest gładki mahoniowy. Najpierw strony podpisują własny alternat, a następnie alternat drugiej strony. Po podpisaniu umowy, tekst polski wręcza Polakowi druga strona i vice versa. Teczkę z umową podaje się prawą ręką do lewej ręki partnera. W tym samym czasie odbiera się teczkę od partnera lewą ręką. W ten sposób każdy z partnerów po wymianie dokumentów, ma wolną prawą rękę do ucisku dłoni. Oficjalnym wizytom głowy państwa, szefa rządu i ministra spraw zagranicznych w Warszawie towarzyszy stały element - składanie wieńca na Grobie Nieznanego Żołnierza. W tej ceremonii przewiduje się: odegranie hymnu gościa, złożenie wieńca, chwilę ciszy, odegranie hymnu polskiego, dokonanie wpisu do księgi pamiątkowej oraz wysłuchanie informacji o historii grobu²⁵.

Oficjalne przyjęcie jest stałym elementem wizyt - najczęściej w formie oficjalnego obiadu. W Polsce strojem obowiązkowym jest wówczas długa suknia i smoking. Szef protokołu lub mistrz ceremonii przedstawia wszystkich gości. Przed obiadem grane są hymny narodowe, a w jego trakcie wygłasza się oficjalne toasty (na tematy związków łączących oba kraje, spraw politycznych, rezultatów wizyty). Przyjęty jest zwyczaj, że na początku toastu dziękuje się za zaproszenie i wyraża się zadowolenie z przebiegu wizyty. Toast nie powinien trwać dłużej niż kilka minut²⁶.

Protokół dyplomatyczny przygotowuje książeczki (o małym formacie) zawierające poszczególne etapy oficjalnej wizyty. Książeczka powinna zawierać²⁷:

· Skład delegacji oficjalnej i osób towarzyszących,

· Informację dotyczącą zakwaterowania i transportu,

· Minutowo rozpisane wszystkie punkty programu,

· Opisy ceremonii powitania i składania wieńców,

· Wykaz telefonów i adresów osób odpowiedzialnych za realizację wizyty.

Zakończenie

Znajomość protokołu dyplomatycznego staje się nieodzowna w dobie rozwiniętych kontaktów światowych. Podstawową cechą protokołu dyplomatycznego jest jego międzynarodowość, przy czym uwzględnia on tradycje narodowe i miejscowe obyczaje. Różnice wynikające ze zwyczajów narodowych czy ustrojowych należy akceptować i brać pod uwagę przy organizacji programu wizyty gościa z danego kraju, jak i podczas pobytu za granicą. Poznanie zwyczajów i miejscowego protokołu jest pierwszą powinnością uczestnika, a zwłaszcza dyplomaty. Protokołu nie można traktować jako zbioru sztywnych reguł. Musi się uwzględniać okoliczności, w jakich przychodzi nam działać. Z wszelkimi wątpliwościami warto zwrócić się do gospodarzy lub organizatorów spotkania.

Bibliografia

Chmielecki A., Wykłady z semiotyki, http://www.logic.amu.edu.pl/images/0/09/Chmieleckisemiotyka.pdf, dostęp: 18-02-2013.

Dziewulak D., Precedencja stanowisk publicznych w Polsce, [w:] Analizy, nr 2 (10) 26.01.2009, http://www.michalwojtkiewicz.pl/wpcontent/uploads/2011/04/Precedencja_stanowisk_publicznych_w_Polsce.pdf, dostęp: 16-02-2013.

Ikonowicz C., Piekarski J. W. Protokół dyplomatyczny i dobre obyczaje, Warszawa 2009.

Labuda G. , Michowicz W. (red.), Historia dyplomacji polskiej X–XX w., Warszawa 2002.

Mojsiewicz C. (red.), Leksykon współczesnych międzynarodowych stosunków politycznych, Wrocław 1998.

Orłowski T. , Protokół dyplomatyczny, ceremoniał i etykieta, Warszawa 2006.

Pietkiewicz E., Sekretariat w służbie zagranicznej, Warszawa 1997.

Sidorowicz S., Tajemnicze protokołu dyplomatycznego, [w:] Wiedza i życie, nr 8/2001, http://archiwum.wiz.pl/2001/01083600.asp, dostęp:18-02-2013.

Sutor J., Leksykon dyplomatyczny, Warszawa 2010.

Konstytucja RP, art. 126.

Dane za stroną internetową: http://msz.gov.pl/pl/ministerstwo/protokol_dyplomatyczny, dostęp: 16-02-2013.

---

1. J. Sutor, Leksykon dyplomatyczny, Warszawa 2010, s. 357-358.↩

2. T. Orłowski, Protokół dyplomatyczny, ceremoniał i etykieta, Warszawa 2006, s. 94.↩

3. C. Ikanowicz , J.W. Piekarski, Protokół dyplomatyczny - dobre obyczaje, Warszawa 2000, s.4.↩

4. S. Sidorowicz, Tajemnicze protokołu dyplomatycznego, Wiedza i życie nr 8/2001.↩

5. C. Ikanowicz , J.W. Piekarski, Dz. cyt., s.6.↩

6. Słowo to pochodzi z języka francuskiego i oznacza "zajmującego się sprawami". W czasie braku stałego przedstawiciela danego państwa kieruje on ambasadą.↩

7. S. Sidorowicz, Tamże.↩

8. G. Labuda, W. Michowicz (red.), Historia dyplomacji polskiej X–XX w., Warszawa 2002.↩

9. T. Orłowski, Protokół dyplomatyczny.., op. cit., s. 28.↩

10. Od protokołu dyplomatycznego (jako reguł postępowania), należy odróżnić Protokół Dyplomatyczny - funkcjonujący jako komórka organizacyjna istniejąca w ministerstwach spraw zagranicznych lub innych centralnych instytucjach państwowych.↩

11. A. Chmielnicki, Wykłady z semiotyki. ↩

12. Dane za stroną internetową: http://msz.gov.pl/pl/ministerstwo/protokol_dyplomatyczny.↩

13. Tamże.↩

14. C. Ikonowicz, J. W. Piekarski, Dz. Cyt., s. 16-17.↩

15. Tamże, s. 19.↩

16. T. Orłowski, Tamże, s. 95.↩

17. Art. 126 Konstytucji RP.↩

18. C. Ikonowicz, J. W. Piekarski, Dz. Cyt, s. 43.↩

19. D. Dziewulak, Precedencja stanowisk publicznych w Polsce.↩

20. Tamże.↩

21. C. Ikonowicz, J. W. Piekarski, Dz. Cyt., s. 89-90.↩

22. Tamże, s. 92.↩

23. Tamże, s. 95.↩

24. C. Mojsiewicz, Leksykon współczesnych międzynarodowych stosunków politycznych, Wrocław 1998, s. 43.↩

25. C. Ikonowicz, J. W. Piekarski, Dz. cyt., s. 99.↩

26. Tamże, s. 103.↩

27. E. Pietkiewicz, Sekretariat w służbie zagranicznej, Warszawa 1997, s. 35.↩