DOKUMENTACJA DZIAŁU ŻYWIENIA SZPITALA

Rodzaje dokumentów używanych w gospodarce żywieniowej:

• Jadłospis okresowy

• Zlecenie lekarskie dotyczące żywienia chorych

• Zestawienie diet z oddziałów

• Kartoteka potraw

• Jadłospis szczegółowy z gramówką

• Arkusz roboczy zużycia produktów

• Zlecenie wydania z magazynu artykułów żywnościowych

• Rozdzielniki potraw

• Arkusz wartości odżywczej i kalorycznej

• Arkusz wyceny finansowej

Dokumentacja magazynowa

Dokumentacja stołówki pracowniczej/ barów

Jadłospis okresowy - należy planować stosując odpowiedni arkusz z zaznaczonym podziałem na posiłki i potrawy. Należy planować najpierw wszystkie posiłki obiadowe. Najlepiej rozpoczynać od II dań, następnie zupy. Po ułożeniu zestawów obiadowych planuje się śniadania I, kolacje. II śniadania i podwieczorki traktuje się jako posiłki uzupełniające.

Planuje się jadłospis na dietę:

• podstawową

• łatwo strawną i uwzględnia się produkty wymienne na inne diety lecznicze.

Przykład arkusza

Ułożone jadłospisy należy sprawdzić pionowo – czy nie powtarzają się w tym samym dniu produkty oraz poziomo - czy nie ma identycznych potraw w okresie.

Zlecenia lekarskie dotyczące żywienia chorych:

• Dietetyk odbiera zlecenia lekarskie w czasie wizyt lekarskich, na tej podstawie sporządzane jest „zgłoszenie diet” do działu żywienia. Zgłoszenia diet są sporządzane na drukach zawierających następujące informacje:

• dzień ,na który jest składane zgłoszenie (data),

• nazwa oddziału z pieczątką,

• nazwy zamawianych diet zgodnie z obowiązującą nomenklaturą w danym zakładzie i ilość zamawianych diet,

• razem chorych w oddziale,

• podpis dietetyka lub pielęgniarki oddziałowej.

• Liczba zgłaszanych diet musi być zgodna z stanem chorych w oddziale. Fakt ten potwierdza na druku pracownik Działu Statystyki Medycznej.

• Zgłoszenie oddawane jest codziennie rano przed wydawką śniadania.

• Na odwrocie zgłoszenia wypisuje się ewentualne dodatki (dodatkowe produkty spożywcze konieczne dla chorych). Dodatki zamawiane muszą uwzględniać nazwisko pacjenta dla którego są przeznaczone oraz nazwę diety i podpis lekarza potwierdzającego taką konieczność.

• W razie przyjęcia nowych chorych, którzy nie zostali ujęci na druku lub wyjścia ze szpitala należy złożyć korektę do działu żywienia. Korektę składa się na dodatkowych drukach np.

• dodatkowe zamówienie diet na dzień,

• odwołanie diet na dzień.

• Na drukach korekcyjnych konieczne jest wpisanie nazwiska pacjenta oraz godziny przyjścia lub wyjścia pacjenta.

ZESTAWIENIE DIET Z ODDZIAŁÓW

• W dziale żywienia na podstawie „zgłoszenia diet” z poszczególnych oddziałów sporządzane jest „zestawienie diet z oddziałów” na dzień…. Zestawienie sporządza dietetyk rano po zebraniu danych z wszystkich oddziałów.

• Sporządzenie tego zestawienia ma na celu:

-ustalenie ogólnej liczby chorych,

-ustalenie ilości poszczególnych diet, które należy zaplanować, sporządzić i wydać.

• Zestawienie to jest podstawą do sporządzenia:

„arkusza roboczego zużycia produktów”

„rozdzielnika potraw”.

KARTOTEKA POTRAW

• Kartoteka potraw jest elementem dokumentacji sporządzanej jako baza danych, która usprawnia pracę dietetyka i kucharzy.

• Każda potrawa przygotowywana powinna być opisana i przechowywana w porządku alfabetycznym.

• Każda potrawa powinna być opisana w następujący sposób:

Nazwa potrawy

Diety w których może być stosowana

Receptura na jedna porcję powinna zawierać:

-produkty potrzebne do sporządzenia,

-ilość w gramach na 1 porcję,

-sposób wykonania potrawy,

Wartość energetyczną i odżywczą 1porcji

JADŁOSPIS SZCZEGÓŁOWY Z GRAMÓWKĄ

Po ułożeniu i zaakceptowaniu jadłospisu okresowego dietetyk sporządza jadłospis szczegółowy na wszystkie diety wraz z gramówką potraw. W tym celu wykorzystuję istniejąca w danym zakładzie kartotekę potraw.

ARKUSZ ROBOCZY ZUŻYCIA PRODUKTÓW

• Aby sporządzić arkusz roboczy na dany dzień konieczne potrzebne są dwa rodzaje danych:

-jadłospis szczegółowy z gramówką

-zestawienie diet z oddziałów.

• Arkusz zawiera wszystkie produkty potrzebne do zrealizowania żywienia w danym dniu i ilości ich na jednego pacjenta w rozbiciu na poszczególne diety (jadłospis z gramówką). Po naniesieniu ilości diet oblicza się ogólną ilość surowców potrzebną do zrealizowania żywienia. Uwzględnić należy jednostki miary rynkowe –kg, litr, sztuka.

• Arkusz roboczy zużycia produktów ma na celu wyliczenie ilości wszystkich produktów potrzebnych do realizacji żywienia przy danym jadłospisie i danej ilości zgłoszonych diet.

• Arkusz ten sporządza się w dniu poprzedzającym realizacje jadłospisu.

• Sporządza go dietetyk.

ZLECENIE WYDANIA Z MAGAZYNU ARTYKUŁÓW ŻYWNOŚCIOWYCH

• Sporządzane jest na podstawie arkusza roboczego zużycia produktów, sporządza go relewista lub starszy dietetyk.

• Zlecenie wydania jest informacją dla magazyniera o ilości produktów, które musi wydać na dany dzień.

• Druk jest tak skonstruowany, że zawiera dane dotyczące ilości surowców zarówno dla chorych jak i stołówki pracowniczej czy baru.

• Relewista / dietetyk wypełnia rubryki „zapotrzebowanie” zaś magazynier „wydane”.

• Druk ten wymaga podpisów:

sporządził – relewista lub dietetyk,

zlecił – kierownik działu żywienia,

wydał – magazynier,

pobrał – kierownik kuchni lub szef produkcji,

księgowano – księgowy.

ROZDZIELNIKI POTRAW

• Na podstawie jadłospisów i zestawienia diet z oddziałów sporządzany jest rozdzielnik potraw.

• Rozdzielnik potrwa ma dwojakie znaczenie:

  • gwarantuje sporządzenie wszystkich potraw w ilościach potrzebnych do wydania na oddział (znaczenie na etapie produkcji),

  • ułatwia wydawanie potraw na oddziały.

Różne sposoby sporządzania rozdzielników potraw

1. Pionowo wpisuje się potrawy z jadłospisów dla wszystkich diet w danym dniu, zachowując podział na posiłki, poziomo natomiast nazwy oddziałów. Znając jadłospis wszystkich diet i ilość diet na dany oddział - wpisuje się odpowiednie ilości porcji.

2. Pionowo wpisuje się rodzaj i ilość diet z poszczególnych z poszczególnych oddziałów, poziomo zaś potrawy z jadłospisów na wszystkie diety, grupując je rodzajami potraw, np.

w I śniadaniu: napoje, pieczywo, dodatki do pieczywa;

w obiedzie: zupy, mięsa, dodatki jarzynowe, napoje itd..

Wzór 1. Rozdzielnik potraw na dzień ………….

ARKUSZ WARTOŚCI ODŻYWCZEJ I KALORYCZNEJ

Aby uzyskać gwarancję, że jadłospisy są dobrze zaplanowane – należy sprawdzić ich wartość odżywczą i energetyczną oraz porównać z założeniami diety.

ARKUSZ WYCENY FINANSOWEJ

• Aby sprawdzić, czy jadłospisy są zaplanowane zgodnie ze stawka żywieniową należy dokonać wyceny finansowej.

• Oceny kosztów żywienia dokonuje się na podstawie:

  • zużycia produktów wykazanych w zleceniu wydania artykułów żywnościowych z magazynu (rubryki „wydanych” dla chorych),

  • cen wykazanych na dowodach dostaw.

DOKUMENTACJA MAGAZYNOWA

Przyjmowanie towaru do magazynu i wydawanie do produkcji musi być odpowiednio udokumentowane.

1. Przyjmowanie towaru do magazynu odbywa się na podstawie rachunku (gdy zakład płaci należność gotówką) lub dowodu dostawy (gdy należność regulowana jest przelewem). Magazynier przyjmując towar wypełnia przez kopie druki „magazyn przyjmie”. Oryginał wraz z rachunkami, dowodami dostaw przekazuje do księgowości, a na podstawie kopii wypełnia w kartotece ilościowej przychód towaru.

2. Wydawanie towaru z magazynu odbywa się na podstawie „zlecenia wydania z magazynu artykułów żywnościowych”. Magazynier wydając towar wypełnia rubryki „wydano”. Na tej podstawie wypełnia w kartotece ilościowej rozchód towaru.

Magazynier jest zobowiązany do prowadzenia kartoteki ilościowej produktów. Każdy produkt spożywczy ma osobną kartę. Stan wykazany na końcu musi być zawsze zgodny z faktyczna ilością danego towaru w magazynie.

DOKUMENTACJA STOŁÓWKI PRACOWNICZEJ/ BARÓW

Dokumentacja stołówki / baru jest analogiczna do dokumentacji żywieniowej kuchni przygotowującej posiłki dla chorych.