Przedmiot analizy pracy

Analiza pracy jest procesem badania treści pracy i związanych z nią wymagań.

Polega na identyfikacji i dokładnym określeniu poszczególnych obowiązków i wymagań pracy.

Analiza pracy to jedno z narzędzi służących w naukach o zarządzaniu usprawnianiu procesów wytwórczych. Metoda ta polega na obserwacji pracownika wykonującego czynności na danym stanowisku pracy. Dokładny opis czynności na danym stanowisku (najczęściej produkcyjnym) pozwala na ich optymalizację.

Etapy analizy pracy na stanowiskach produkcyjnych:

Etap 1: Wybór stanowiska pracy, wobec którego zastosowane będzie narzędzie

Etap 2: Zapoznanie się z opisem stanowiska i końcowym efektem pracy na badanym stanowisku

Etap 3: Obserwacja pracownika podczas wykonywania czynności prowadzących do końcowego efektu (można zastosować stoper, w celu pomiaru czasu trwania poszczególnych czynności). Obserwacji podlega: koordynacja czynności manualnych, ilość wykonywanych ruchów, występujące warunki pracy, ewentualne zakłócenia (dystraktory). Zapis na wcześniej przygotowanym arkuszu obserwacyjnym. Metoda ta określana jest obserwacją dnia roboczego.

Etap 4: Analiza danych uzyskanych z arkusza obserwacyjnego.

Etap 5: Porównanie pracowników pod kątem wydajności i efektywności. Bardzo często porównywane są sposób wykonywania czynności przez najbardziej wydajnego i efektywnego pracownika z pozostałymi. Na podstawie porównania opracowywane jest optymalny sposób wykonywania pracy na danym stanowisku.

Analiza pracy dotycząca stanowisk na wszystkich szczeblach (niskim, średnim i wyższym) zarządzania powinna prowadzić do stworzenia opisów stanowisk pracy, które stają się podstawą wartościowania stanowisk pracy, wpływając na tworzenie polityki personalnej i polityki wynagrodzeń w organizacji.

Na stanowiskach z wyższych poziomów zarządzania analiza pracy nie polega już na bezpośredniej obserwacji pracowników, określa się cele stanowiska, miejsce w strukturze organizacyjnej, zakres obowiązków, określa się wymagane kompetencje pracownika na danym stanowisku, zakres odpowiedzialności, formalne kanały komunikacji.

W procesie tym uzyskujemy informacje na temat:

a/ celu – racji istnienia danego stanowiska pracy,

b/ głównych zadań przypisanych do tego stanowiska,

c/ wkładu stanowiska w realizację strategii i celów biznesowych organizacji,

d/ środowiska pracy,

e/ wykorzystywanych narzędzi i wyposażenia,

f/ związków hierarchicznych, to znaczy komu podlega stanowisko, kto jest podporządkowany oraz innych związków wewnątrz i na zewnątrz organizacji,

g/ wymaganych kwalifikacji, to znaczy identyfikacja wiedzy, umiejętności, pożądanych postaw i zachowań niezbędnych do właściwego wykonania określonych uprzednio zadań.

Uwaga:

Przedmiotem badania jest stanowisko pracy, a nie pracownik.

Analiza pracy powinna objąć wszystkie stanowiska pracy w firmie. Stanowiska jednoimienne /np.: referent/ mogą różnić się pewnymi szczególnymi cechami, na przykład zakresem kontaktów i współdziałania, co różnicuje poziom obciążenia pracą.

Wynikiem analizy pracy jest opis stanowiska pracy.

Opis stanowiska pracy jest dokumentem zawierającym informacje na temat głównych cech charakteryzujących dane stanowisko.

Analiza pracy dostarcza informacji niezbędnych do:

- planowania i restrukturyzacji zatrudnienia w firmie,

- doboru pracowników,

- wartościowania stanowisk pracy,

- projektowania struktur organizacyjnych i stanowisk pracy,

- szkolenia.

Na podstawie informacji z analizy pracy można określać zapotrzebowanie na zasoby ludzkie w organizacji, to znaczy wielkość i strukturę zawodowo-kwalifikacyjną popytu firmy na siłę roboczą.

Wyniki analizy pracy mogą być także pożyteczne przy projektowaniu struktur organizacyjnych. W tym wypadku analiza pracy stanowi swego rodzaju diagnozę obecnej sytuacji, pozwalającą na ocenę racjonalności organizacji pracy i poszukiwanie dróg usprawnień.

Ważną rolę odgrywa analiza pracy w procesie doboru pracowników. Opis wymagań kompetencyjnych zawiera pożądane profile kandydatów do pracy. Na ich podstawie można formułować treść ofert pracy kierowanych przez firmę na zewnętrzny rynek (np. w postaci ogłoszeń prasowych) lub wewnętrzny rynek pracy przy prowadzeniu rekrutacji, a także opracowywać racjonalne procedury selekcyjne, tj. ustalać kryteria badania przydatności kandydatów i dobierać stosowne metody sprawdzania przydatności zawodowej.

Etapy analizy pracy

1.Wstępne zapoznanie się z pracą

2. Ustalenie źródeł informacji

3. Wybór metody zbierania informacji

4. Zbieranie informacji o pracy

5. Opis stanowiska pracy

6. Opracowanie profilu kompetencyjnego /Profil wymagań kwalifikacyjnych, profesjogram/

7. Wykorzystanie wyników analizy pracy

Źródła informacji o pracy

proces pracy na stanowisku,

człowiek: osoba zatrudniona na danym stanowisku, przełożony pracownika, specjalista – analityk/konsultant,

wytwór pracy,

dokumentacja firmy: akta osobowe, schemat organizacyjny, regulaminy, instrukcje, itp..

Metody zbierania informacji o stanowisku pracy

Analiza pracy może być przeprowadzona przy wykorzystaniu różnorodnych metod, np.:

obserwacji

sondażu

analizy wytworów pracy

analizy dokumentów

Obserwacyjna metoda analizy pracy

właściwa jest dla stanowisk, w których zachowania w pracy są:

- łatwo obserwowalne,

- zadania trwają stosunkowo krótko, co umożliwia ich obserwację w trakcie badań,

- znaczna część pracy może zostać zaobserwowana w krótkim czasie,

- dotyczą prac, w których analityk może zdobyć informacje o zadaniach przez bezpośrednie przyglądanie się wykonywanej pracy.

Z tych powodów obserwacyjne metody analizy pracy właściwe są przede wszystkim dla stanowisk robotniczych.

SAMOOBSERWACJA

Samoobserwację prowadzi pracownik działający na danym stanowisku. Rejestruje na bieżąco wykonywane czynności i zachodzące zdarzenia. Samoobserwacja trwa co najmniej jeden tydzień.

Wadą metody jest to, że prowadzenie samoobserwacji może zakłócać bieżące wywiązywanie się pracownika z jego obowiązków. Zapis pracy nie odbywa się na bieżąco, ponieważ pracownik nie może przerywać wykonywania pracy.

Zapisy mogą być zakłócone subiektywnymi ocenami. Dlatego muszą być poddawane weryfikacji.

Metoda obserwacji pracy polega na udaniu się analityka pracy/eksperta/ na stanowisko pracy razem z pracownikiem wykonującym daną pracę. Pracownik ma za zadanie przedstawić analitykowi wykonywane przez siebie zadania.

Metoda analizy dokumentów

- dokumentacja techniczno-technologiczna dostarcza informacji na temat wyposażenia technicznego stanowiska pracy oraz parametrach środowiska pracy,

- dokumentacja organizacyjna dostarcza informacji o miejscu stanowiska w strukturze organizacyjnej, o podporządkowaniu oraz o realizowanych zadaniach

- dokumentacja ekonomiczna informuje o wydajności, jakości pracy, o wykorzystaniu czasu pracy, uzyskiwanych efektach ekonomicznych, itp.,

- dokumentacja osobowa informuje o liczbie pracowników zatrudnionych na tym stanowisku, ich wykształceniu, stażu pracy, itp.

Do jakich celów niezbędne są opisy stanowisk pracy?

Cele sporządzania opisów stanowisk pracy:

Określenie miejsca danego stanowiska w organizacji oraz wkładu jakie wnosi w osiąganie celów organizacji,

Określenie wymagań kompetencyjnych dla celów rekrutacyjnych,

Stworzenie podstaw do napisania umowy o pracę,

Podstawa wartościowania stanowisk pracy dla celów taryfikacji i określenia wynagrodzenia zasadniczego.

Cechy prawidłowego opisu:

- odnoszą się do stanowiska, a nie osoby aktualnie zatrudnionej na tym stanowisku,

- opisy stanowisk zawierają informacje o typowych powtarzalnych elementach stanowiska

- są stale uaktualniane.

Opis stanowisk pracy najczęściej wykorzystywany jest w procesie rekrutacji i doboru pracowników. Opis tego stanowiska na ogół ujęty jest w następującym schemacie:

1. Identyfikacja stanowiska pracy (nazwa stanowiska, wydział, data sporządzenia, kod identyfikacji)

2. Zależność służbowa (zwierzchnik służbowy, kto sprawuje nadzór, kto współpracuje wewnątrz i na zewnątrz firmy)

3. Obowiązki i zakres odpowiedzialności (główne obowiązki, obowiązki drugorzędne)

4. Wymagania kwalifikacyjne (niezbędne albo pożądane: wykształcenie, doświadczenie, predyspozycje, trening specjalistyczny, cechy osobowości)

5. Wymagania natury fizycznej

6. Warunki pracy

7. Relacja z innymi stanowiskami