ZARZĄDZENIE NR 16
DYREKTORA WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY
W OLSZTYNIE
z dnia 10 marca 2009 roku
w sprawie wprowadzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów
w ramach Priorytetu VI i VIII – Działanie 8.1
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
realizowanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie
Na podstawie § 15 pkt 6 oraz § 16 ust. 1 pkt 1 Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie, stanowiącego załącznik do Uchwały Nr 44/456/08/III Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego z dnia 19 sierpnia 2008 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie
zarządza się, co następuje:
§ 1
Wprowadza się Regulamin Komisji Oceny Projektów w ramach Priorytetu VI i VIII – Działanie 8.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki realizowanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Traci moc Zarządzenie nr 29 z dnia 3 czerwca 2008 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Komisji Oceny Projektów w ramach Priorytetu VI i VIII – Działanie 8.1
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki realizowanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik 1
do Zarządzenia Nr 16
Dyrektora WUP w Olsztynie
z dnia 10.03.2009 roku
Regulamin Komisji Oceny Projektów
w ramach Priorytetu VI i VIII – Działanie 8.1
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
realizowanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie
§ 1
Za powołanie i organizację pracy Komisji Oceny Projektów, zwanej dalej Komisją (KOP), odpowiedzialny jest Dyrektor WUP.
Komisja umiejscowiona jest w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Olsztynie, który pełni rolę Instytucji Pośredniczącej 2 stopnia (IP2).
Komisja składa się z minimum 8 członków oceniających i protokolanta, powołanego spośród pracowników IP2.
W skład KOP wchodzą:
pracownicy WUP w Olsztynie;
przedstawiciele ministra właściwego ze względu na zakres tematyczny konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra);
przedstawiciele jednostki organizacyjnej właściwego terytorialnie samorządu województwa i/lub przedstawiciele terenowej administracji rządowej w województwie (o ile zostali powołani);
asesorzy (o ile zostali powołani).
Osoby powołane do pracy w Komisji powinny posiadać kwalifikacje odpowiadające specyfice i zakresowi odpowiedniego Działania PO KL, a każdy wniosek oceniany jest przez osoby, których wiedza i posiadane doświadczenie umożliwiają właściwą ocenę projektów.
Członkowie Komisji i protokolant powoływani i odwoływani są przez Dyrektora WUP. Odwołanie członków KOP następuje na wniosek Przewodniczącego, jego Zastępcy lub Dyrektora WUP.
§ 2
Przewodniczącym Komisji jest Dyrektor WUP bądź upoważniony przez niego pracownik IP2.
Przewodniczący Komisji jest odpowiedzialny za:
stworzenie odpowiednich warunków pracy Komisji w celu zapewnienia bezstronności i przejrzystości oceny,
prawidłowy przebieg prac Komisji zgodny z niniejszym Regulaminem,
przygotowanie Protokołu z posiedzenia KOP wraz z załącznikami- zgodność wszystkich informacji w nim zawartych, ze stanem faktycznym.
przedłożenie Dyrektorowi WUP do zatwierdzenia wyników oceny merytorycznej w postaci listy rankingowej wniosków ocenionych w trakcie prac KOP oraz Protokołu z posiedzenia KOP, podpisanego przez wszystkich członków KOP uczestniczących w posiedzeniu Komisji.
Przewodniczący Komisji może wyznaczyć spośród członków Komisji swojego Zastępcę. Wyznaczenie Zastępcy następuje w formie pisemnego upoważnienia.
§ 3
1. Komisja jest odpowiedzialna za:
przeprowadzenie oceny merytorycznej wniosków o dofinansowanie realizacji projektów.
zweryfikowanie budżetów zawartych we wnioskach o dofinansowanie realizacji projektów.
zestawienie wyników oceny merytorycznej w postaci listy rankingowej wniosków ocenionych w trakcie prac KOP i przedłożenie jej do zatwierdzenia Dyrektorowi WUP.
§ 4
Posiedzenia Komisji Oceny Projektów
W posiedzeniu Komisji uczestniczą:
pracownicy WUP w Olsztynie,
asesorzy akredytowani przy WUP w Olsztynie, wpisani na listy asesorów w obszarach: zatrudnienie, rozwój zasobów ludzkich na obszarach wiejskich, adaptacyjność pracowników i przedsiębiorstw,
pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego i Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego.
W posiedzeniu Komisji mogą brać udział:
eksperci, o których mowa w art. 31 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. Nr 227, poz. 1658 z późn. zm.), w procesie oceny projektu innowacyjnego lub/i współpracy ponadnarodowej z prawem wyrażenia opinii o wniosku. Ekspert obligatoryjnie uczestniczy (z prawem wyrażenia opinii o wniosku) w procesie oceny projektu w sytuacjach gdy:
wartość projektu przekracza 5 mln PLN (wymóg ten nie dotyczy projektów m.in. w ramach Poddziałania 6.1.3, 7.1.1, 7.1.2),
został on złożony w odpowiedzi na konkurs przez podmiot, w którym samorząd województwa posiada większość udziałów lub przez jednostki organizacyjne samorządu województwa (dotyczy to projektów konkursowych w komponencie regionalnym),
w przypadku, gdy wniosek o dofinansowanie, na skutek uwzględnienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, został skierowany do ponownej oceny merytorycznej.
Ponadto, IOK może korzystać z opinii eksperta, o którym mowa w art. 31 ustawy, podczas oceny zasadności wprowadzenia zmian w projekcie, dotyczących nawiązania współpracy ponadnarodowej.
IOK może także skorzystać z opinii eksperta spoza listy ekspertów prowadzonej przez MRR, w pozostałych przypadkach, niż określone wyżej.
Opinia eksperta nie jest dla członków oceniających obligatoryjna.
obserwatorzy:
- przedstawiciele ministra właściwego ze względu na zakres tematyczny konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra),
- przedstawiciele IZ POKL (z inicjatywy IZ),
- przedstawiciele IP (jeżeli nie zostali powołani w skład KOP).
Posiedzenia Komisji są ważne, gdy uczestniczy w nich Przewodniczący lub jego
Zastępca, protokolant oraz minimum 4 członków oceniających.
Asesorowi przysługuje wynagrodzenie za każdą dokonaną ocenę, w wysokości ustalonej na podstawie „Zasad powoływania oraz wykonywania obowiązków przez asesorów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” przyjętych przez Zarząd Województwa Warmińsko- Mazurskiego w dniu 3 czerwca 2008 roku.
Dopuszcza się możliwość przesłania pocztą tradycyjną albo za pośrednictwem poczty elektronicznej wszelkich dokumentów związanych z oceną merytoryczną. Doręczanie dokumentów następuje w formach przyjętych
i stosowanych przez IOK.
Zasady powoływania i odwoływania ekspertów, wykonywania przez nich obowiązków oraz warunki ich wynagradzania określa Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 21 maja 2007 roku w sprawie ekspertów powoływanych w celu rzetelnej i bezstronnej oceny projektów realizowanych w ramach programów operacyjnych (Dz. U. Nr 93 poz. 626).
§ 5
Członkowie KOP nie mogą być związani z projektodawcami stosunkiem osobistym lub służbowym, tego rodzaju, że mogłoby to wywołać wątpliwości co do bezstronności przeprowadzonych czynności.
Wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu Komisji podpisują deklarację poufności i bezstronności. Wzór deklaracji stanowi załącznik do Regulaminu Komisji.
Z oceny merytorycznej wniosków, w ramach prac danej Komisji, wyklucza się osoby, które:
są powiązane służbowo z beneficjentem, którego wniosek jest oceniany w ramach tej Komisji i/lub
brały udział w procesie przygotowywania wniosków będących przedmiotem oceny podczas prac tej Komisji.
Każdy członek Komisji przed przystąpieniem do oceny wniosku, jest zobowiązany podpisać dodatkowo deklarację poufności i bezstronności, znajdującą się na Karcie oceny merytorycznej, w odniesieniu do ocenianego przez siebie wniosku.
Nie podpisanie deklaracji poufności i bezstronności pozbawia członka Komisji możliwości oceny danego wniosku. W takim przypadku wniosek jest kierowany do oceny do innego członka Komisji wybranego losowo przez Przewodniczącego lub jego zastępcę.
W sytuacji kiedy asesor poświadczy nieprawdę w oświadczeniu dotyczącym jego bezstronności lub gdy dopuści się rażących zaniedbań w ocenie wniosku o dofinansowanie; zostaje odwołany z KOP i skreślony z listy asesorów akredytowanych przy WUP w Olsztynie.
Członkowie oceniający zobowiązują się do niepodejmowania jakiejkolwiek pracy zarobkowej związanej z realizacją ocenianych przez siebie projektów do czasu zakończenia ich realizacji.
§ 6
Ocena jakości merytorycznej i finansowej wniosków
Ocena wniosków odbywa się zgodnie z kryteriami zawartymi w dokumentach programowych (Plan Działania dla Priorytetu VI, Plan Działania dla Priorytetu VIII-Działanie 8.1, Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, System Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013).
Przedmiotem oceny Komisji są wyłącznie wnioski ocenione przez IP2 jako kompletne i spełniające wszystkie kryteria formalne oraz wszystkie kryteria dostępu. W przypadku, gdy oceniający dostrzeże, że wniosek nie spełnia ogólnych kryteriów formalnych bądź kryteriów dostępu, wniosek jako niepodlegający ocenie merytorycznej trafia ponownie do oceny formalnej. Oceniający odnotowuje ten fakt na Karcie oceny merytorycznej.
Każdy wniosek oceniany jest przez 2 osoby losowo wybrane przez Przewodniczącego lub jego Zastępcę.
Ocena w każdej części podlegającej ocenie przedstawiana jest w postaci liczb całkowitych (bez części ułamkowych).
Po przedstawieniu przez członków oceniających niezależnych od siebie ocen wpisanych w Kartę oceny merytorycznej protokolant i Przewodniczący KOP dokonują weryfikacji formalno-rachunkowej Kart oceny merytorycznej. Protokolant wylicza średnią arytmetyczną w odniesieniu do każdej części wniosku podlegającej ocenie oraz średnią arytmetyczną punktów przyznanych za ogólne kryteria merytoryczne (nieuwzględniając punktów przyznanych za spełnienie kryteriów strategicznych), zapisując je w zestawieniu szczegółowej punktacji wniosków podlegających ocenie merytorycznej, stanowiącym załącznik do Protokołu oceny. Prawidłowość obliczenia końcowej oceny projektu jest weryfikowana przez Przewodniczącego KOP. Średnich nie zaokrągla się, lecz przedstawia się wraz z częścią ułamkową.
Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych wynosi 100. W przypadku jeśli projekt spełnia określone przez IP 2 kryteria strategiczne otrzymuje dodatkowo premię nie większą niż 20 punktów, zatem maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów wynosi 120.
Premia punktowa doliczana jest do końcowej oceny tylko, gdy wniosek od każdego z oceniających uzyskał co najmniej 60 punktów oraz minimum 60% w poszczególnych punktach oceny. Premia punktowa stanowi średnią arytmetyczną z punktów przyznanych w ramach dwóch ocen za spełnienie kryteriów strategicznych.
W przypadku rozbieżności wynoszącej 30 punktów i więcej pomiędzy ocenami dwóch oceniających projekt poddawany jest dodatkowej ocenie, którą przeprowadza trzeci oceniający wylosowany przez przewodniczącego Komisji. Możliwe jest zasięgnięcie opinii eksperta przed dokonaniem trzeciej oceny. Ocena trzeciego członka KOP jest oceną wiążącą i ostateczną.
Projekt może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli uzyska minimum 60 punktów, zaś w poszczególnych punktach oceny merytorycznej uzyska przynajmniej 60% punktów. W przypadku, gdy jeden z oceniających przyzna w danym punkcie poniżej 60% punktów, a drugi powyżej 60% punktów w tym samym punkcie, końcowa ocena przyznana w danym punkcie stanowi średnią arytmetyczną ocen dokonanych przez dwóch członków Komisji w danym punkcie.
Jeśli oceniający uzna, że zapisy projektu są niezgodne z którąkolwiek z zasad (przepisów) weryfikowanych podczas oceny merytorycznej (zgodność
z prawodawstwem wspólnotowym i krajowym oraz z politykami i zasadami wspólnotowymi), odnotowuje ten fakt na Karcie oceny merytorycznej. W sytuacji, gdy ocena drugiego oceniającego jest odmienna, wówczas wiążąca i ostateczna jest ocena trzeciego oceniającego, którego losowo wskazuje Przewodniczący Komisji. Negatywna ocena dwóch oceniających skutkuje odrzuceniem wniosku.
Dokonanie oceny na Karcie oceny merytorycznej członek Komisji potwierdza własnoręcznym podpisem. Każdy oceniający zobowiązany jest do przedstawienia opisowego komentarza stanowiącego uzasadnienie wystawionej oceny.
Ocena dokonana przez Komisję Oceny Projektów stanowi podstawę do przygotowania zestawienia wyników oceny merytorycznej w postaci listy rankingowej wniosków ocenionych w trakcie prac KOP, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów.
Wyniki oceny merytorycznej w postaci listy rankingowej wniosków ocenionych w trakcie prac KOP wraz z protokołem z oceny są przedkładane do zatwierdzenia Dyrektorowi WUP w Olsztynie, który decyduje o przyznaniu lub tez nie przyznaniu dofinansowania danemu wnioskodawcy.
Nie jest możliwa zmiana kolejności wniosków na liście. Zatwierdzona lista podlega niezwłocznemu ogłoszeniu na stronie internetowej oraz w siedzibie IP2 w publicznie dostępnym miejscu. Zawiera ona następujące informacje: tytuł projektu, nazwę beneficjenta ze wskazaniem jego siedziby oraz liczbę uzyskanych punktów.
Oceniający mogą zaproponować zmianę wnioskowanej kwoty dofinansowania:
w przypadku zidentyfikowania wydatków niekwalifikowanych (nieuprawnionych, nieuzasadnionych lub zawyżonych w porównaniu ze stawkami rynkowymi) członkowie oceniający wniosek proponują niższą niż wnioskowana kwotę dofinansowania. Członkowie oceniający wniosek, przedstawiając propozycję niższej kwoty dofinansowania, powinni brać pod uwagę, czy po takiej zmianie projekt zgłoszony we wniosku będzie nadal wykonalny i utrzyma swoje standardy jakościowe.
członkowie oceniający wniosek mogą zaproponować zwiększenie wartości projektu maksymalnie do 5 % w związku z wprowadzeniem dodatkowych, nieprzewidzianych przez wnioskodawcę zadań i/lub dokonanie przesunięć części budżetu między poszczególnymi zadaniami, jeśli uznają, że takie zmiany pozwolą w większym stopniu przyczynić się do osiągnięcia celów projektu. Zmiany mogą również dotyczyć zakresu merytorycznego projektu (np. zwiększenie liczby uczestników projektu, wprowadzenie nowych form wsparcia).
członkowie Komisji, którzy oceniali dany wniosek, wypracowują wspólne stanowisko odnośnie obniżenia/zwiększenia wysokości proponowanej kwoty dofinansowania i przekazują swoje stanowisko protokolantowi w formie pisemnej. Protokolant umieszcza informację na temat wysokości uzgodnionej kwoty dofinansowania w protokole oceny.
Jeżeli członkowie oceniający wniosek zaproponują zmiany we wniosku związane z przyznaniem innej od wnioskowanej kwoty dofinansowania lub/i zmiany w zadaniach budżetu projektu wniosek kierowany jest do negocjacji.
Negocjacje należy podjąć w terminie 5 dni od otrzymania pisma informującego o tym przypadku i muszą zostać zakończone w ciągu 20 dni. Negocjacje prowadzi Dyrektor WUP w Olsztynie lub upoważniony przez niego przedstawiciel.
Negocjacje mogą dotyczyć zakresu merytorycznego, jak i budżetu projektu, w tym wysokości kwoty dofinansowania oraz wysokości i metodologii wyliczenia kosztów pośrednich.
Zakończenie negocjacji skutkujące zmianami w budżecie projektu bądź też w zakresie merytorycznym obliguje Beneficjenta do złożenia, w terminie 5 dni od zakończenia negocjacji, skorygowanego (wyłącznie o ustalenia zawarte w protokole z negocjacji) wniosku o dofinansowanie (w pliku .xml oraz 2 egzemplarzach papierowych- oryginał oraz kopia poświadczona za zgodność z oryginałem). Nie złożenie w terminie poprawionego wniosku, złożenie wniosku o dofinansowanie skorygowanego niezgodnie z ustaleniami zawartymi w korespondencji/protokole z negocjacji, ze zmianami nie wynikającymi z tych ustaleń lub innymi błędami upoważnia IOK do odstąpienia od podpisania umowy o dofinansowanie projektu, bez możliwości ponownej poprawy wniosku.
W przypadku zakończenia negocjacji skutkujących brakiem wypracowania kompromisu lub niewystarczającą argumentacją po stronie wnioskodawcy, IP2 może zdecydować o nie podpisaniu z nim umowy o dofinansowanie projektu. Natomiast , gdy wnioskodawca, w wyniku prowadzonych negocjacji, rezygnuje z podpisania umowy o dofinansowanie, nie przysługuje mu złożenie protestu, o którym mowa w art. 5 pkt. 10 ustawy, w trybie określonym w art. 30 ust. 2 ustawy.
Negocjacje mogą być przeprowadzone w formie pisemnej lub ustnej. Z przeprowadzonych ustnych negocjacji sporządza się Protokół, który po podpisaniu przez obie strony załącza się do dokumentacji projektu oraz protokołu z prac Komisji.
§ 7
Protokół
Po zakończeniu prac KOP sporządzany jest protokół zawierający co najmniej:
decyzję o powołaniu KOP w określonym składzie, listę członków KOP,
oświadczenia o poufności i bezstronności podpisane przez wszystkich członków KOP oraz oświadczenia o poufności obserwatorów (jeżeli uczestniczą w pracach Komisji),
wypełnione karty oceny formalnej oraz merytorycznej lub informacje o miejscu ich przechowywania,
zestawienie szczegółowej punktacji wniosków podlegających ocenie merytorycznej,
wyniki oceny merytorycznej w postaci listy rankingowej wniosków ocenionych w trakcie prac KOP,
listę wniosków spełniających minimum punktowe wraz z kwotą wnioskowaną i proponowaną,
opinie powołanych ekspertów (o ile byli uczestnikami posiedzenia),
opis przebiegu pracy KOP z uwzględnieniem zdarzeń niestandardowych,
upoważnienie dla Zastępcy Przewodniczącego, w przypadku gdy Przewodniczący wyznaczył Zastępcę,
protokoły przekazania wniosków do oceny merytorycznej, na posiedzenie Komisji,
inne dokumenty związane z pracą Komisji.
Zatwierdzony przez Dyrektora WUP protokół z posiedzenia KOP wraz z załącznikami przechowuje IP2.
§ 8
Postanowienia końcowe
Komisja działa na podstawie niniejszego Regulaminu.
Regulamin przygotowano w oparciu o „Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL 2007- z dn. 01.12.2008r.
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie opracowane przez IZ PO KL „Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL 2007- z dn. 01.12.2008r.
Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Dyrektora WUP.
Olsztyn, dnia 10 marca 2009r. Zatwierdził:
Zdzisław Szczepkowski
Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy
w Olsztynie
Załącznik do Regulaminu Komisji Oceny Projektów:
Ja niżej podpisany/podpisana, niniejszym deklaruję, iż mając na uwadze zapisy Regulamin Komisji Oceny Projektów w ramach Priorytetu VI i VIII – Działanie 8.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki realizowanych przez Wojewódzki Urząd Pracy w Olsztynie, stanowiącego Załącznik 1 do Zarządzenia Nr 16 Dyrektora z dnia 10.03.2009 roku, mogę i zgadzam się brać udział w procedurze oceny i rekomendacji projektów ubiegających się o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Poprzez złożenie podpisu na niniejszej deklaracji, potwierdzam, że zapoznałem/zapoznałam się z dostępnymi do dnia dzisiejszego informacjami dotyczącymi oceny i wyboru projektów, w tym z wykazem wniosków skierowanych do oceny merytorycznej w ramach tej Komisji, z którym zapoznałem się przed rozpoczęciem prac KOP.
Deklaruję, że będę bezstronnie i uczciwie wykonywać swoje obowiązki.
Jeżeli okaże się, że w trakcie trwania procesu oceny/wyboru projektów zaistnieją okoliczności mogące budzić wątpliwości, co do bezstronnej oceny wybranych projektów z mojej strony, ze względu na mój służbowy związek z podmiotem zgłaszającym projekt lub osobisty udział w procesie przygotowania projektu, bezzwłocznie wstrzymam się z wyrażaniem opinii i dokonaniem oceny wniosków ocenianych w ramach prac tej Komisji Oceny Projektów. Fakt taki zgłoszę prowadzącemu obrady odpowiedniego gremium, przed rozpoczęciem procesu oceny i rekomendacji projektów.
Zobowiązuję się utrzymywać w tajemnicy i poufności wszelkie informacje i dokumenty, które zostały mi ujawnione, przygotowane przeze mnie w trakcie procedury oceny wniosków lub wynikające z procesu oceny.
Zgadzam się również, aby nabyte przeze mnie informacje i sporządzane dokumenty były używane wyłącznie w procesie oceny projektów i w trakcie prac Komisji Oceny Projektów.
| Imię i nazwisko | |
|---|---|
| Podpis | |
| Data |