Organizacja biura

Lokal biurowy

jest to zespół pomieszczeń służący do wykonywania czynności administracyjno-biurowych.

Wyróżniamy pomieszczenia biurowe :

• służące do wykonywania prac administracyjno-biurowych (gabinety, sekretariaty, kancelarie, sale obsługi interesantów, pokoje biurowe, sale narad, kasy)

• Służące do wykonywania masowych prac administracyjno-biurowych (hale maszyn, powielarnie, archiwa, biblioteki, czytelnie, magazyny)

Komórki administracyjno-biurowe powinny być odpowiednio rozmieszczone.

Komórki współpracujące ze sobą powinny być obok siebie (w pobliżu)

Komórki o dużym nasileniu interesantów powinny być zlokalizowane na parterze lub w pobliżu wind na wyższych kondygnacjach

Pomieszczenia, w których pracują głównie urządzenia techniczne powinny być zlokalizowane oddzielnie.

Sekretariat powinien obsługiwać kierowników w układzie łącznym

Sale konferencyjne powinny być umiejscowione tak, aby zapewnić dobre warunki obrad ale nie mogą utrudniać normalnej pracy biurowej

Na każdej kondygnacji powinny znajdować się pomieszczenia pomocnicze dla pracowników obsługi

Na każdej kondygnacji powinny znajdować się pomieszczenia dla interesantów (poczekalnie)

Na poszczególnych kondygnacjach powinien być zachowany powtarzalny układ komórek.

Na wydajność pracy w biurze mają wpływ warunki materialne, na które się składają:

• meble

• urządzenia łączności

• urządzenia techniczne

• oświetlenie

• kolorystyka

• klimatyzacja

• warunki bezpieczeństwa i higieny pracy

Meble biurowe powinny:

• stwarzać warunki sprzyjające racjonalnej organizacji pracy

• przyczyniać się do racjonalnego wykorzystania powierzchni biurowej

• stwarzać możliwości łatwego przemeblowania w razie konieczności

Z funkcjonalnego punktu widzenia meble biurowe dzielimy na:

• stanowiące wyposażenie stanowiska (biurka, stoły, krzesła)

• służące do stawiania urządzeń biurowych (stoliki, statywy, pulpity, podstawki)

• służące do przechowywania i segregowania dokumentów (szafy, regały, półki, sortownice)

• stanowiące wyposażenie specjalnych stanowisk pracy (tablice kreślarskie, biurka kartotekowe, pulpity)

• stanowiące wyposażenie pomieszczeń specjalnych (sal konferencyjnych, bibliotek, szatni, magazynów)

Typowe środki techniczne pracy biurowej obejmują:

• środki łączności

• przyrządy do liczenia i pisania

• środki ewidencyjne

• środki do reprografii

• środki do mierzenia

• Podstawowym środkiem technicznym w biurze jest komputer wraz z oprogramowaniem.

• Najczęściej stosowanym oprogramowaniem systemowym jest WINDOWS.

Oprogramowanie użytkowe stanowią np.:

• edytory tekstu

• arkusze kalkulacyjne,

• programy projektowe

• programy graficzne

• oprogramowanie finansowo-księgowe

Typowe programy użytkowe umożliwiają np.:

• prowadzenie księgowości

• ewidencjonowanie gospodarki materiałowo-magazynowej

• prowadzenie baz danych kadrowo-płacowych

• rozliczanie podatków oraz składek ZUS

• sporządzanie sprawozdań

• wykonywanie dokumentów biurowych

• Często komputery są spinane w sieć.

Rozróżniamy następujące rodzaje sieci ze względu na ich zasięg:

• WAN (Wide Area Network) to sieć, która działa na dużym obszarze geograficznym np. Internet

• MAN (Metropolitan Area Network) to duża sieć komputerowa, której zasięg obejmuje aglomerację lub miasto)

• LAN (Local Area Network) sieć komputerowa ograniczona do jednego budynku lub kilku pobliskich budynków

Dzięki pracy komputerów w sieci możemy przekazywać informacje między ich użytkownikami co znacznie przyspiesza ich obieg.

• poczta elektroniczna

• telekonferencja

• skype

• Środki łączności

• łączność telefoniczna (przewodowa i bezprzewodowa)

• wideofony

• pager

• telefax

Telefax

Zalety faksu

• Szybkość przesyłania informacji

• Wykorzystanie linii telefonicznej do przechowywania obrazu

Wady faksu

• ograniczone możliwości przekazywania danych poufnych

• złożona obsługa wielofunkcyjnych modeli

Urządzenia biurowe

• kserokopiarki

• dyktafon

• telewizja użytkowa

• niszczarki

• laminator

• bindownica

• gilotyna

• frankownica

• tester do banknotów

• liczarka do banknotów i monet

Frankownica

jest urządzeniem do masowej wysyłki korespondencji. Urządzenie nanosi na kopertę następujące odciski matryc:

odcisk datownika

wartość opłaty pocztowej

nazwa i adres firmy (nadawcy)

Dodatkowe funkcje frankownic:

• drukowanie etykiet samoprzylepnych (na sucho lub mokro) - w przypadku dużych listów które mogą zablokować się w podajniku

• automatyczne ważenie i nanoszenie odpowiednich opłat

• Podstawą używania maszyny frankującej w miejsce innego sposobu wysyłek korespondencji jest zarejestrowanie urządzenia i zawarcie z Pocztą Polską umowy umożliwiającej rozliczanie się za wysłane przesyłki na podstawie licznika frankownicy.

• Podłączenie licznika pozwala kontrolować ilość korespondencji wysyłanej dziennie, tygodniowo lub miesięcznie. Rozbudowane frankownice mają również wbudowane złożone systemy podajników, funkcje kopertowania i sklejania.

Kserokopiarka laserowa

• Funkcje kserokopiarek:

• wielokrotne kopiowanie

• redukcja kolorów w otrzymanej kopii

• automatyczna regulacja intensywności naświetlenia

• automatyczne dwustronne kopiowanie oryginalnych dokumentów

• powiększanie (zmniejszanie) kopii

• obliczanie proporcji powiększenia

• przesuwanie na kopii obrazu lub marginesu

• łączenie na jednej kopii kilku obrazów

• sortowanie otrzymanych dokumentów

Bindownica grzebieniowa

Urządzenie do oprawiania

• dokumentów

• Laminator

• Urządzenie pokrywające folią dokumenty przedłuża ich trwałość

• Gilotyna do precyzyjnego cięcia papieru.

Niszczarka dokumentów

• Środki wykorzystywane do organizacji i archiwizacji

• segregator

• skoroszyt

• obwoluta

• listwa bindująca (grzebień)

• teczki

• terminarz

• skorowidz

• formularz

• przybory biurowe, drobny sprzęt i akcesoria

• Segregator do archiwizowania i porządkowania dokumentów