Organizowanie działań Biura Public Relation Jeśli biura Public Relations mają być sprawne, muszą być spełnione określone warunki do ich funkcjonowania. Na stworzenie dobrych warunków związanych z wewnętrzną organizacją biura mogą wywierać wpływ pracownicy. Na kształtowanie warunków zewnętrznych personel biur PR wpływa rzadko. Ma na nie przełożenie struktura organizacyjna firmy i czynniki, które są domeną zarządu. Warto jednak zachęcić pracowników biur Public Relations, aby starali się chociażby pośrednio kreować warunki, w jakich egzystują i nie pozostawiać ich całkowicie poza sferą swoich wpływów. Biura PR mają niewielki wpływ na to, co jest na zewnątrz, a co dotyczy sposobu działania całej instytucji, formy jej zarządzania, czy kierowania poszczególnymi biurami, bądź departamentami. Osoby pracujące w biurach PR powinny być jednak świadome, że ukształtowania zewnętrzne w ogromnym stopniu wpływają na ich pracę. Czynniki zewnętrzne mogą dotkliwie utrudnić, a w skrajnych przypadkach uniemożliwić ich pracę. Nawet największe wysiłki komunikacyjne nie powiodą się w organizacji, która ma poważne kłopoty z zarządzaniem. Na to, jak są zorganizowane i jak działają biura PR, mają wpływ w głównej mierze ich pracownicy. I choć można by się pokusić o porównanie różnic w funkcjonowaniu kilkuosobowych jednostek i większych biur Public Relations, warto jedynie zaznaczyć, że w przypadku dużych biur wewnętrzna struktura organizacyjna może pomagać, ale też przeszkadzać w wypełnianiu codziennych obowiązków. Dzieje się tak, ponieważ obok wypracowanych metod funkcjonowania biura PR, zgodnych z procedurami całej organizacji, także sposób uporządkowania wewnętrznego, a więc zachowań i metod pracy poszczególnych osób zatrudnionych w biurze, należą do narzędzi jego efektywnego funkcjonowania. Wpływ warunków zewnętrznych na pracę biura PR Biura PR będą pracować sprawniej, jeśli będą im sprzyjać warunki zewnętrzne. Do tych szczególnie istotnych należą: dobra organizacja i zarządzanie w całej instytucji przepływ informacji i efektywne narzędzia komunikacji korzystne umiejscowienie biura prasowego w schemacie organizacyjnym instytucji (najlepiej bezpośrednio przy jednostce zarządzającej - prezesie, przewodniczącym biura zarządu, dyrektorze zarządzającym etc.) zapewnienie bezpośredniego dostępu pracownikom biur prasowych do wszystkich pracowników zatrudnionych w firmie, a w szczególności do kadry kierowniczej i osób decyzyjnych wyposażenie biura prasowego w potrzebne media, a także ustanowienie oddzielnego budżetu uświadomienie wszystkim pracownikom instytucji, łącznie z zarządem, że efektywna praca biura PR przynosi wymierne korzyści całej firmie: dobra komunikacja wewnątrz firmy to gwarancja jej pozytywnego postrzegania z zewnątrz. Wpływ warunków wewnętrznych na pracę biura PR Warunki wewnętrzne, w jakich pracują biura Public Relations, są wypracowywane przez nie same. Większość dyrektorów biur PR ma wpływ na tworzenie lub zmianę struktury organizacyjnej biura. Wszyscy tam zatrudnieni decydują natomiast o metodach pracy, które są podstawowym narzędziem efektywności i skuteczności biura. Do metod, które warto zastosować w pracy Public Relations należą między innymi: wypracowanie dostępu do informacji wewnątrz firmy (podstawowe informacje o firmie, zarządzie, jej pracownikach i zakresie ich odpowiedzialności oraz dane teleadresowe) przygotowanie archiwum informacyjnego i zdjęciowego nt. ciekawych wydarzeń z życia firmy i jej pracowników opracowanie profesjonalnej noty biograficznej kierownictwa firmy zgromadzenie informacji na temat konkurencji zgromadzenie informacji o partnerach, najważniejszych klientach i kontrahentach firmy stworzenie strategii PR dla firmy i działanie w jej ramach (monitorowanie jej efektów i korygowanie założeń) stworzenie list adresowych mediów branżowych, lokalnych i ogólnopolskich (listy takie powinny zawierać nazwiska dziennikarzy, sekretarzy redakcji i redaktorów naczelnych wraz z telefonami i adresami redakcji) pozyskiwanie informacji bieżącej (monitoring i analiza mediów oraz dostęp do badań socjologicznych) ułatwienie kontaktu z biurem PR tym wszystkim, którzy go potrzebują wewnątrz firmy i poza nią (spotkania bezpośrednie, kontakty telefoniczne, mailowe) terminowość wykonywania powierzonych zadań i komunikacja z ludźmi z zewnątrz (np. oddzwanianie na czas) udział w przygotowywaniu wszystkich oficjalnych spotkań i wystąpień szefów, zarówno medialnych, jak i niemedialnych (notatki, spotkania przygotowawcze) otwartość na media - budowanie trwałych relacji z dziennikarzami świadomość reguł funkcjonowania mediów (rytm pracy, dni i godziny zamykania numeru, narady programowe, kolegium redakcyjne etc.) Podsumowanie W ostatnich latach wiele się zmieniło w sposobie funkcjonowania biur prasowych i jednostek PR. Działają bardziej profesjonalne i są aktywniejsze, niż na początku lat dziewięćdziesiątych. Jednoosobowe biura PR pozostały już tylko w fundacjach, instytucjach społecznych lub kulturalnych, takich jak muzea i galerie. W firmach, niewielkie biura PR, zatrudniające 1-3 osób, zwykle sytuuje się w strukturach organizacyjnych biur zarządu lub marketingu. Tak jest w przypadku firmy doradczej Ernst & Young i podmiotów Grupy PZU. Przy czym, sprawdza się zasada, że pracownicy public relations osiągają lepsze wyniki współpracując z biurem zarządu, rzadziej marketingu. Nie najlepszym rozwiązaniem jest jednak łącznie funkcji dyrektora biura zarządu i rzecznika prasowego, jak to ma miejsce w BGŻ. Małe biura PR częściej zlecają pracę agencjom zewnętrznym. Z pracy agencji zewnętrznej korzysta np. firma Provident Polska, czy LEGO Polska. Większe wydziały Public Relations działające w PKO BP, Commerial Union, PeKaO SA, czy Telekomunikacji Polskiej zlecają niewielką część obsługi PR, dążąc do samowystarczalności. Firmy te zamawiają zazwyczaj monitoring prasy i przygotowanie eventów.