ZADANIE II
ORGANIZACJA
Znaczenie słowa „organizacja”:
Znaczenie przedmiotowe lub rzeczowe – organizacja to pewien obiekt, który można odróżnić od innych ze względu na jego cechy charakterystyczne.
Znaczenie atrybutowe – organizacja jest cechą przedmiotów złożonych, nazywaną zorganizowaniem. Oznacza to, że cecha ta możne przysługiwać różnym obiektom w różnym stopniu, czyli – innymi słowy – mogą być one mniej lub bardziej zorganizowane. Pluton wojska, a kółko brydżystów.
Znaczenie czynnościowe – organizacja to tyle, co tworzenie organizacji, zwane inaczej organizowaniem.
J. Zieliński definiuje organizacje jako „całość, której składniki współprzyczyniają się do powodzenia całości”. Przy czym jako powodzenie należy rozumieć realizację misji, jaką organizacja ma do spełnienia w otoczeniu, albo tego, co ma do zaoferowania.
Organizacja jest ustrukturalizowanym, czyli uporządkowanym w pewien sposób, systemem społeczno – technicznym. Oznacza to, że składa się z powiązanych ze sobą elementów technicznych i społecznych. Elementy techniczne to technologia, wyposażenie, maszyny, urządzenia i budynki. Do elementów społecznych należą zaś ludzie i relacje między nimi oraz ich symboliczne wytwory takie jak cele, wartości, formalne reguły i struktury. W przypadku NSZiP takimi wytworami są: misja i strategia, kultura organizacyjna oraz struktura organizacyjna.
Podstawowe podsystemy:
Podsystem celów i wartości określający misję jaką organizacja spełni „na zewnątrz”, czyli w otoczeniu, w którym działa i „do wewnątrz” czyi wobec swych uczestników, filozoficzne, a ściślej aksjologiczne uzasadnienie tej misji oraz strategię.
Podsystem psychospołeczny, który zawiera uczestników organizacji, ich motywację, podstawy, wartości, kulturę oraz więzi społeczne występujące pomiędzy nimi.
Podsystem struktury, który obejmuje formalne zasady podziału zadań, uprawnień, informacji oraz władzy i odpowiedzialności w organizacji.
Podsystem techniczny, w skład którego wchodzą stosowane w organizacji technologie, umiejętności techniczne (know-how), maszyny, urządzenia, budynki i ich wyposażenie.
Podsystem zarządzania, który obejmuje mechanizmy koordynacji i uzgodnienia pozostałych podsystemów w procesie podejmowania decyzji.
ZMIANĘ W JEDNYM Z PODSYSTEMÓW POWINNA WYWIŁAĆ ZMIANY DOSTOSOWAWCZE W POZOSTAŁYCH.
Organizacja jest systemem otwartym, to oznacza takim, który prowadzi wymianę energii (zasileń materialnych) i informacji z otoczeniem. Wymiana ta polega przede wszystkim na tym, że wytwarzane przez organizację produkty przyjmowane są przez otoczenia (odpłatnie lub nieodpłatnie).
Zasada równowagi, czyli ekwiwalentność tej wymiany – organizacja musi zaspakajać potrzeby otoczenia, a otoczenie potrzeby organizacji.
Procesy zmiany równowagi, ukształtowanej pomiędzy organizacją, a jej otoczeniem:
Określony kształt organizacji (czyli realizowane przez nią cele, struktury, ludzie i sposoby zarządzania) może być uznany za zadawalający, jeżeli pozwala na ekwiwalentną wymianę z otoczeniem (umożliwiającą tworzenie potencjału z okresu na okres i rozwój)
W miarę upływu czasu i pod wpływem zmian zachodzących w otoczeniu i w samej organizacji punkt równowagi przesuwa się; utrzymanie zasilenia na tym samym poziomie wymaga wytwarzania innych lub przynajmniej ulepszonych produktów i (lub) obniżenia finansowych kosztów działania organizacji.
Organizacja musi się więc przekształcić, czyli zmienić cele działania, struktury, technologię, ludzi oraz sposób zarządzania. Jeżeli tego nie uczy dostatecznie szybko, wymiana z otoczeniem będzie dla organizacji oraz mniej korzystna, aż w pewnym momencie materialne podstawy jej istnienia zostaną zaburzone.
Rozwój systemu, czyli wzrost jego potencjału w zmieniającym się otoczeniu, dodatkowo wymaga tak rozumianą potrzebę adaptacji. Organizacja musi antycypować zmiany w otoczeniu i dostosowywać się do jego nowych potrzeb i wymogów szybciej niż inne organizacje o podobnym profilu.
Zasada ekwiwalentności wymiany energetycznej między organizacją a otoczeniem nie ma jednak charakteru bezwzględnego. Organizacja może przez pewien czas eksploatować swoje otoczenie pasożytując na nim, jeżeli zdoła zdominować otoczenie i podporządkować je sobie poprzez uzyskanie pozycji monopolistycznej i eliminację konkurencji lub zastosowanie przymusu.
OTOCZENIE ORGANIZACJI
Otoczenie organizacji to to co znajduje się na zewnątrz niej, poza jej granicami i oddziałuje na nią. Dla osób zarządzających organizacjami jest źródłem niepewności, ponieważ mają ograniczone możliwości oddziaływania na nie. Co więcej, otoczenie podlega ciągłym zmianom.
Umowność wyraźnego rozgraniczenia między organizacją a jej otoczeniem – po pierwsze bowiem, otoczenia „przenika” organizację na wiele sposobów. Jej kultura jest częścią kultury narodowej, profesjonalnej, regionalnej czy innej. Struktury formalne organizacji są bezpośrednią konsekwencją obowiązującego prawa. Technologia jest zdeterminowana przez obowiązujące standardy i rozwiązania techniczne dominujące w skali globu.
Każda współczesna organizacja jest elementem wielu sieci powiązanych ze sobą, współpracujących i konkurujących organizacji.
W skład takich sieci wchodzą miedzy innymi:
Agencje rządowe, które nadzorują działalność organizacji.
Klienci (którymi w przypadku uczelni prócz indywidualnych studentów i rodziców także liczne przedsiębiorstwa i organizacje zamawiające różnego rodzaju usługi edukacyjne głównie w formie szkoleń i kursów podyplomowych)
Partnerzy, czyli organizacje, z którymi realizuje się różnego rodzaju wspólne przedsięwzięcia (np. inne uczelnie lub firmy szkoleniowe, z którymi NSZiP realizuje wspólne programy dzielące się nakładami, ryzykiem i korzyściami)
Konkurenci, czyli organizacje oferujące te same produkty na tych samych rynkach, niekiedy będący zarazem partnerami (w przypadku opisywanej uczelni to warszawskie i nie tylko wyższe uczelnie kształtujące na kierunkach „zarządzanie i marketing”, „finanse i bankowość” oraz firmy szkoleniowe oferujące kursy i programy kształcenia podyplomowego).
Grupy nacisku to typowe dla społeczeństwa obywatelskiego zorganizowane grypy, które dążą do przeforsowania ważnych dla siebie rozwiązań w sferze legislacji lub funkcjonowania jakiś organizacji (w sferze edukacji wyższej działają np. stowarzyszenia na rzecz bezpłatnej edukacji lub też regionalne grupy, które chciałyby założyć filii wyższych uczelni na swoim terenie)
Dostawcy to organizacje, które sprzedają organizacji dobra i usługi potrzebne dla jej dalszego funkcjonowania i rozwoju ( w przypadku NSZiP są to na przykład: dostawcy komputerów, sprzętu biurowego itp.)
Związki zawodowe i profesjonalne grupujące pracowników i często wymagające od swoich członków przestrzegania norm profesjonalnego zachowania, przestrzegania „reguł sztuki”, „etyki zawodowej” itp. (w NSZiP wielu pracowników należy do krajowych i międzynarodowych stowarzyszeń profesjonalnych: ekonomistów, socjologów, organizatorów, inżynierów itp. A rektor należy do stowarzyszeń rektorów uczelni wyższych)
Otoczenie ogólne określa warunku funkcjonowania organizacji stwarzając jej bariery, zagrożenia i szanse.
Hatch wyróżnia w ramach otoczenia ogólnego następujące sektory:
Sektor prawny, z którego pochodzą normy regulujące funkcjonowanie organizacji ( w przypadku szkolnictwa w Polsce to m. in. Ustawa o Szkolnictwie Wyższym, Ustawa o Stopniach i Tytule Naukowym, Prawo Pracy).
Sektor środowiska fizycznego, obejmujący zarówno środowisko naturalne w którym organizacja działa, jak i urbanistykę, architekturę, system transportowy ( w przypadku NSZiP są to pofabryczne budynki na Pradze Północ stopniowo zmieniające swój charakter, w określony sposób usytuowane w układzie transportowym Warszawy).
Sektor środowiska ekonomicznego to rynki, w których organizacja uczestniczy: wytwarzanych i nabywanych dóbr i usług, pracy i kapitału (dla uczelni szczególnie ważne elementy środowiska ekonomicznego to rynek usług edukacyjnych z jego cechami i wymaganiami, rynek pracy wykładowców, rynek nieruchomości, sprzętu komputerowego oraz rynek kapitałowy określający dostępność i cenę kredytu).
Sektor środowiska technologicznego, z którego pochodzą wiedza i informacja na temat technologii stosowanej w wytwarzaniu produktu oferowanego przez organizację ( w przypadku uczelni wyższych chodzi tu przede wszystkim o technologie i metody nauczania, takie jak na przykład metody nauczania „na odległość” w internecie, podręczniki programowane, analizy przypadków, gry symulacyjne, rozwiązania sal i budynków dydaktycznych, ich wyposażenia itp.).
Sektor środowiska społecznego obejmuje strukturę społeczną (zawodową, wiekową, dochodową, przestrzenną itp.) oraz jej zmiany ( z punktu widzenia uczelni zasadnicze znaczenie ma liczebność grupy absolwentów szkół średnich w poszczególnych regionach i grupach dochodowych, a także struktury zawodowa i skłonności poszczególnych grup zawodowych do korzystania z różnych rodzajów usług edukacyjnych).
Sektor środowiska politycznego jest źródłem zmian legislacyjnych i zmian polityki rządu istotnych z punktu widzenia funkcjonowania i rozwoju organizacji (dla uczelni szczególnie ważne są m. in. regulacje dotyczące odpłatności za studia w szkołach publicznych, kredytów studenckich, uprawnień do nadawania stopni i tytułów naukowych, nowych kierunków kształcenia i filii, polityki państwa w zakresie koncesjonowania uczelni wyższych, finansowania badań naukowych i inwestycji w szkolnictwie wyższym).
Sektor środowiska kulturalnego, w którym „zanurzona” jest organizacja, jest źródłem obowiązujących w niej norm ( w tym etycznych) i wartości oraz rytuałów i symboli ( w przypadku niepaństwowej uczelni wyższej szczególnie ważna jest z tego punktu widzenia kultura akademicka i menedżerska oraz interakcje między nimi).
Otoczenie międzynarodowej i globalne – chodzi tu przede wszystkim o całą globalną infrastrukturę informacyjną, komunikacyjną i finansową, która umożliwia swobodny ruch dóbr, usług, wartości, informacji, wiedzy, ludzi i kapitału, a tym samym przenosi konkurencję na płaszczyznę międzynarodową i globalną. Po drugie międzynarodowe i globalne otoczenia organizacji obejmuje coraz bardziej zunifikowane gusty, upodobania i potrzeby z jednej strony, a produkty i technologie z drugiej. Po trzecie wreszcie, otoczenie międzynarodowe i globalne obejmuje międzynarodowe porozumienia i sojusze.
NSZiP jest poddana silnym oddziaływaniom środowiska międzynarodowego i globalnego. Oto niektóre z nich:
Standardy kształcenia w dziedzinie zarządzania stają się w coraz większym stopniu globalne.
Zagraniczne uczelnie i firmy szkoleniowe coraz częściej oferują swoje produkty w Polsce, zwłaszcza w obszarze kształcenia podyplomowego.
Unia Europejska finansuje badania naukowe w krajach stowarzyszonych oraz wymianę studentów i wykładowców.
Ranga i prestiż uczelni coraz bardziej zależy od aktywności naukowej jej profesorów na arenie międzynarodowej.
Otoczenie NSZiP charakteryzuje się umiarkowaną niepewnością, za to wysoce niepewne są segmenty:
Otoczenie prawne zdominowane przez częste inicjatywy zmian ustawodawstwa regulującego działanie szkolnictwa wyższego.
Otoczenie ekonomiczne ciągle charakteryzuje się wysoką niepewnością co do podstawowych parametrów makroekonomicznych takich jak inflacja, bezrobocie itp. Parametry te zaś oddziałują bezpośrednio zarówno na rynek usług edukacyjnych jak i na rynki czynników stosowanych w procesie wytwarzania.
Otoczenie polityczne jest źródłem sprzecznych sygnałów ze strony stronnictw i partii, które w różny sposób próbują wykorzystać w walce politycznej takie „gorące” tematy jak: odpłatność za studia, nakłady na naukę i szkolnictwo wyższe itd. Wyniki każdorazowej rozrywki politycznej mogą więc przenosić się na warunki działania szkolnictwa wyższego, a szczególnie niepaństwowej uczelni położonej w Warszawie.
Trudne do oszacowania są też skutki integracji europejskiej w takich obszarach jak na przykład: standardy programowe, systemy zaliczenia, uznawalność dyplomów, finansowanie szkolnictwa wyższego.
CYKL ŻYCIA ORGANIZACJI
Model cyklu życia organizacji, obejmuje następujące fazy:
Fazę przedsiębiorczości, gdy podstawowym celem jest przekroczenie progu przetrwania poprzez szybko wzrost i pozyskiwanie nowych zasobów; organizacja w fazie przedsiębiorczości zorientowana jest na zewnątrz, na rynek, na klientów, na występujące w otoczeniu wolne zasoby, które można pozyskać; cechuje ją elastyczność działania, innowacyjność i kreatywność uczestników.
Fazę zespołowości, gdy następuje stopniowa reorientacja organizacji do wewnątrz, a podstawowym cele jest doskonalenie umiejętności pracy w zespole i współdziałania uczestników; w tej fazie organizacja charakteryzuje się wysokim morale uczestników, którzy silnie utożsamiają się z nią i wspólnie realizują misję i cele strategiczne.
Fazę formalizacji, gdy zaczyna dominować orientacja wewnętrzna i podstawowymi celami stają się stabilność i przewidywalność oraz sterowność i wydajność; pojawiają się wyspecjalizowane i sformalizowane struktury realizujące precyzyjnie określone zdania.
Fazę odnowy, gdy organizacja przełamuje inercję i rutynę nabytą w fazie formalizacji i ponownie otwiera się na zewnątrz; podstawowym celem staje się przyspieszenie rozwoju poprzez zwiększenie zakresu ekspansji i dywersyfikację działalności; następuje decentralizacja oraz rozluźnienie i spłaszczenie struktur organizacyjnych.
Tabela Adizesa
| Organizacje rosnące | Organizacje starzejące się |
|---|---|
| Sukces osobisty wynika z podejmowanego ryzyka | Sukces osobisty wynika z unikania ryzyka |
| Oczekiwania przerastają rezultaty | Rezultaty przerastają oczekiwania |
| Małe rezerwy finansowe | Duże rezerwy finansowe |
| Treść jest ważniejsza niż forma | Forma jest ważniejsza niż treść |
| Kierownictwo zadaje sobie pytania „dlaczego?” i „co?” | Kierownictwo zadaje sobie pytania „jak?” i „kto?” |
| Ludzie są zatrudnieni z powodu ich wkładu, pomimo ich osobowości | Ludzie są zatrudnieni z powodu ich osobowości, pomimo ich wkładu |
| Dozwolone jest to wszystko, co nie jest wyraźnie zabronione | Zabronione jest to wszystko, co nie jest wyraźnie dozwolone |
| Problemy postrzegane są jako szanse | Szanse postrzegane są jako problemy |
| Najważniejsze są działy marketingu i sprzedaży | Najważniejsze są działy rachunkowości i finansów |
| Linia prowadzi grę | Sztab prowadzi grę |
| Możliwość działania przerasta władzę formalną | Władza formalna przerasta możliwości działania |
| Kierownictwo rządzi organizacją formalną | Organizacja formalna rządzi kierownictwem |
| Kierownictwo przejawia inicjatywę | Kierownictwo zachowuje się rutynowo |
| Zamiana kierownictwa prowadzi do zmian w funkcjonowaniu organizacji | Jedynie zmiana systemu formalnego może doprowadzić do zmian w funkcjonowania organizacji |
| Potrzebni są konsultanci | Potrzebny jest „wstrząs” |
| Orientacja na sprzedaż | Orientacja na zysk |
| Celem jest wartość dodana | Dominują rozgrywki polityczne i walki frakcyjne |