Pismo procesowe - dokument obejmujący wnioski i oświadczenia stron postępowania składane poza rozprawą w postępowaniu cywilnym.

Pismo procesowe winno odpowiadać wymogom formalnym, określonym w art. 126 Kodeksu postępowania cywilnego. W myśl tego przepisu pismo procesowe winno zawierać:

• oznaczenie sądu, do którego jest skierowane,

• imiona i nazwiska albo nazwy stron, ich przedstawicieli ustawowych lub pełnomocników,

• oznaczenie rodzaju pisma,

• osnowę wniosku lub oświadczenia i dowody na przedstawione tam okoliczności,

• podpisy stron, przedstawicieli ustawowych lub pełnomocników,

• wymienienie załączników.

Kolejne pisma procesowe powinny zawierać również sygnaturę akt sprawy, w której zostały złożone. Jeśli przepisy szczególne tak stanowią, pismo procesowe składać należy na urzędowym formularzu lub na elektronicznych nośnikach informacji.

Wśród pism procesowych przepisy kpc wyróżniają pozew i odpowiedź na pozew, stawiając im dalsze wymagania co do treści i formy. Specyficzną kategorią są również pisma procesowe mające na celu przygotowanie rozprawy, w których strona winna przytoczyć zwięźle stan sprawy, wypowiedzieć się co do twierdzeń strony przeciwnej i wypowiedzieć się w sprawie przytoczonych przez nią dowodów, a następnie wskazać dowody mające istotne znaczenie w sprawie.

Jeśli pismo procesowe nie spełnia wymogów formalnych przewodniczący wzywa stronę do poprawienia pisma, uzupełnienia lub opłacenia go w terminie 7 dni, pod rygorem jego zwrotu. Przez poprawienie pisma rozumie się również wniesienie pisma na urzędowym formularzu, jeżeli wymóg ten nie został dochowany.

Równie ważne jak wygląd pisma, jest jego forma wewnętrzna. Sposób zredagowania pisma powinna cechować:

- Zwięzłość; pewne części pisma można ujmować w formie punktów.

- Jawność i zrozumiałość; przewaga zdań pojedyńczych rozwiniętych nad złożonymi

- Konkretne sformułowania; przedmiot sprawy powinien być jednoznacznie określony, można posługiwać się gotowymi formułami, które występują w pismach handlowych(umowach i ofertach) oraz w protokołach.

- Uprzejma forma; w granicach uprzejmości i życzliwości można utrzymać nawet bardzo stanowcze stanowisko czy negatywna decyzje. Nie wolno stosować słów obrażliwych lub pogróżek. Dozwolone są jedynie groźby legalne - prawnie uzasadnione, np.: Jeżeli do dnia.... nie zostanie uregulowana należność w kwocie..... to zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawa zostanie skierowana do sądu administracyjnego. Starajmy się nie używać zwrotów naiwnych lub przestarzałych, np,: Za pozytywne załatwienie mojej prośby z góry dziękuje lub Zwracam się z uprzejmą prośba ( lepiej Zwracam się z prośbą - to prawidłowy zwrot).
- Kompletność; w pismie muszą być zawarte wszystkie istotne iformacje związane z celem pisma.

- Poprawność; pod względem stylistycznym, gramatycznym i ortograficznym.

- Sugestywność; dla odbiorcy - oparcie na faktach, uzasadnienie zajętego stanowiska i właściwą argumentacją.

- Autorskie; przekonanie o słuszności prezentowanego stanowiska i wczucie się w sposób myślenia i reagowania odbiorcy.