Uzasadnienie biznesowe w PRINCE 2:
- korzyści biznesowe
- ocena ryzyka
- zarządzanie ryzykiem
Cykl życia projektu i procesy w PRINCE
1. przygotowanie założeń projektu
2. Inicjowanie projektu
3. Realizacja projektu (etapy)
4. Zamykanie projektu
Przygotowanie założeń projektu:
-wybór Komitetu sterującego i Szefa projektu
- wyznaczenie zespołu zarządzania projektem
- stworzenie opisu projektu – założenia
- określenie formuły realizacyjnej
- opracowanie planu inicjowania projektu
Organizacja zespołu projektu:
- Sponsor projektu
- Komitet Sterujący
- Szef Projektu
- Zespoły techniczne
- Komitet Kontroli Zmian
Opcjonalnie
- Szef Projektu ze strony klienta
- Komitet Adaptacyjny
Sponsor projektu:
- jest właścicielem projektu
- mianuje przewodniczącego Komitetu Sterującego i zatwierdza członków KS
- odbiera produkt
- podejmuje decyzje strategiczne
- mediator w konfliktach
Komitet Sterujący:
- odpowiada wobec sponsora za dostarczenie końcowego wyniku projektu
- jest najwyższym zwierzchnikiem projektu
- odpowiada za inicjatywę i zamknięcie
- wyznacza szefa projektu
- zatwierdza wnioski o zmianę na poziomie taktycznym
Szef Projektu
- odpowiada z punktu decyzji taktycznych i operacyjnych za wytworzenie produktów projektu
- najwyższa operacyjna władza w projekcie
- zatwierdza wnioski o zmianę na poziomie operacyjnym
Komitet Kontroli Zmian:
- ciało mediacyjne dla stron dostawcy i klienta
- rozpatruje wnioski o wprowadzenie zmian w projekcie
- podlega pod Komitet sterujący
Zespół Zarządzający:
- grupa odpowiedzialna za planowanie i zarządzanie oraz sterowanie projektem
- definiowanie ról i odpowiedzialności członków zespołu
- powoływany przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego i Szefa Projektu
Przygotowanie założeń projektu:
- wybór Przewodniczącego Komitetu Sterującego i Szefa Projektu
- plan zarządzania projektem
- powołanie zespołu projektowego
- opis oraz podstawowe założenia projektu
- rejestr ryzyka strategicznego
- plan inicjowania projektu
Cele projektu:
-co projekt ma osiągnąć?
- dlaczego osiągnięcie celu jest istotne?
- określenie celów z uwzględnieniem zasady SMART
- oddzielenie celów od wyników
Uzasadnienie biznesowe na tym etapie oznacza spodziewane korzyści biznesowe.
Inicjowanie projektu:
- planowanie jakości
- planowanie projektu
- doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego i ryzyk
- ustanowienie składowych monitorowania
- ustanowienie systemu dokumentacji
- scalenie dokumentu inicjującego projekt - PID
Zarządzanie jakością
- PRINCE 2 jest zgodny z ISO 9001 i odnosi się do normy w wielu fragmentach zarządzania jakością
- przed przystąpieniem do realizacji standardy muszą być określone
- podstawa jest zapewnienie jakości wobec klienta
Plan zarządzania jakością:
- powstaje po stworzeniu opisów dla wszystkich wymienionych produktów projektu
- plan odnosi się do techniki oceny jakości
- jest zintegrowany z harmonogramem czasowym i planami zasobów
- dotyczy również dostawców i podwykonawców
Ocena jakości w odniesieniu do produktu:
- przygotowanie – sprawdzenie produktu zgodnie z jego opisem
- spotkanie Komitetu Sterującego w sprawie oceny jakości – omówienie wyników oceny i stworzenie listy działań
- spotkanie Komitetu Sterującego w sprawie oceny wad produktu
Rodzaje planów:
- projektu
- etapów
- zespołów
- awaryjne
Dziesięć kroków planowania projektu:
Ustalenie i zdefiniowanie produktów
Ustawienie ich w kolejności wytwarzania
Określenie działań prowadzących do ich realizacji
Określenie zapotrzebowania na zasoby i ustalenie czasów trwania poszczególnych zadań
Stworzenie harmonogramu czasowego
Określenie harmonogramu zasobów
Analiza harmonogramu pod kątem ryzyka i określenie poziomów ewentualnych rezerw
Podsumowanie całości planu
Uzyskanie zgody kierownictwa
Rodzaje produktów:
- zarządcze
- merytoryczne
- w zakresie zarządzania jakością
Produkty zarządcze:
- dokument inicjacji projektu
- uzasadnienie biznesowe
- lista produktów
- plany etapów
- dokumentacja zarządzania ryzykiem
- rejestr doświadczeń
- ocena stanu zaawansowania prac
- zawiadomienia o rozpoczęciu i zakończeniu projektu
Produkty merytoryczne:
- koncepcja projektu
- kontrakt
- sprzęt
- oprogramowanie
- system czy usługa przetestowany
- system czy usługa przyjęta przez użytkownika
- sprawdzone produkty
- wyszkolony personel
Produkty jakości:
- charakterystyki produktów
- dokumenty oceny jakości
- rejestr zmian w projekcie
- rejestr jakości
- system dokumentacji projektu
Opis produktów:
- nazwa i identyfikacja
- przeznaczenie
- skład
- materiał
- rozmiary i wygląd
- osoba odpowiedzialna
- standardy jakościowe
Tworzenie budżetu projektu
- konstruowanie budżetu odbywa się na różnych poziomach dokładności
- ostateczny budżet może zostać stworzony dopiero po zdefiniowaniu SPP
- budżet projektu stanowi sumę kosztów poszczególnych zadań w projekcie
- plan dla budżetu zazwyczaj zmienia się dynamicznie w miarę realizacji projektu
Zarządzanie ryzykiem w PRINCE 2:
- proces w gestii Szefa Projektu
- metodyka nie wskazuje na konkretne techniki zarządzania ryzykiem w projekcie
- proponuje listę oceny ryzyka obrazującą szacowanie ryzyka przez Szefa Projektu
- Szef Projektu przekazuje sugestie Komitetowi Sterującemu
Ryzyko – to niebezpieczeństwo wystąpienia błędów w procesie zarządzania projektem, które może doprowadzić do powstania negatywnych odchyleń między osiągniętym, a zamierzonym wynikiem projektu
Obszary zarządzania ryzykiem w projekcie:
- zarządzanie projektem
- zespół projektu
- charakter projektu
- dojrzałość organizacji dostawców
- dojrzałość klienta
-dojrzałość kontraktu
TECZKA PROJEKTU
Organizacja projektu
Plany
Uzasadnienie biznesowe
Rejestr ryzyka
Dokumenty dotyczące sterowania
Listy produktów
TECZKA JAKOŚCI
Charakterystyka produktów
Ocena jakości
Zarządzanie zmianą (problemy)
Rejestr zmian (problemów)
Lista wad
Rejestr jakości
TECZKA ETAPU
Organizacja i opisy stanowisk
Plany etapu
Dziennik etapu
Korespondencja
Lista produktów
Sprawozdania z odchyleń
TECZKA MERYTORYCZNA
Elementy konfiguracji projektu
Historia konfiguracji
Rejestr konfiguracji
Lokalizacja elementów
Poprawki specyfikacji
Korespondencja specjalistyczna
Dokumentacja – podstawowe założenia projektu:
- cel dokumentu
- przesłanki projektu
- cele projektu
- zakres projektu i jego styk z innymi podmiotami
- najważniejsze produkty projektu
- ograniczenia
- złożenia przy jakich projekt ma być realizowany
- ogólne korzyści biznesowe i ich uzasadnienie
- wstępna ocena ryzyka
- oczekiwania klienta co do jakości
- kryteria akceptacji
- ogólny plan projektu
- ocena stanu realizacji i składanie sprawozdań
- wymagania finansowe i budżetowe
- czas realizacji
- inne informacje istotne dla powodzenia projektu
Realizacja projektu:
- faza projektu polegająca na wykonaniu wcześniejszego planu – realizacja etapów
- podstawowe zadania Szefa Projektu:
Koordynowanie i synchronizacja realizacji zadań cząstkowych
Koordynowanie czynników wpływających na realizację zadań
Bieżące szacowanie i monitorowanie ryzyka
Przewidywanie zmian i zakłóceń
Przygotowywanie raportów i sprawozdań
Etap – to część projektu zakończona ważnymi punktami decyzyjnymi lub powstaniem określonego produktu
Etapy zarządcze – etapy w których alokuje się zasoby i środki. Występuje etap inicjowania i etapy realizowania. Etapy zarządcze następują po sobie.
Etapy techniczne – działania techniczne prowadzone w celu otrzymania produktu. Często nakładają się na siebie lub są prowadzone równolegle.
Komitet Kontroli Zmian:
- jest niezbędny w każdym projekcie
-składa się z przedstawicieli obu stron
- często są w nim Szefowie projektów
- ma charakter mediacyjny
- wnosi wnioski o zmianę planów
- każda zmiana jest natychmiast uwzględniana w głównym planie i dokumentowana
Przyczyny zmian:
- błędy w planowaniu projektu
- zmiany dotyczące mojej organizacji lub organizacji klienta
- pojawienie się nowych rozwiązań
- problemy z zasobami
- problemy z podwykonawcami i dostawcami
- otoczenie rynkowe
- otoczenie prawne
Zmiany w projekcie mogą dotyczyć:
- celów projektu
- produktu
- budżetu
- planów i harmonogramu
- źródeł
- osób
Kroki w przeprowadzaniu zmiany:
- przygotowanie wniosku o zmianę
- szacowanie wpływu zmiany
- propozycje modyfikacji
- negocjacje
- decyzja bezwarunkowa lub warunkowa
- wpisanie decyzji do wniosku
- uaktualnienie planu realizacji projektu
Proces zamykania projektu:
-sprawozdanie z zakończenia projektu
- raport doświadczeń
- zalecenia działań powdrożeniowych
- plan przeglądu powdrożeniowego
- zatwierdzenie obsługi
- przejecie przez klienta
- zalecenia zamknięcia projektu