1 POJECIE I KLASYFIKACJA AW

POJĘCIE I KLASYFIKACJA AW

2. Definiowanie audytu wewnętrznego

Audyt wewnętrzny to działalność niezależna obiektywnie zapewniająca i doradcza, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji.

Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i governance.

Obiektywizm -niezależna postawa intelektualna, która wymaga od audytorów wewnętrznych przeprowadzania zadania z pełną wiarą w efekty swojej pracy oraz przekonania o unikaniu znaczących kompromisów w sprawach jakości.

Obiektywizm wymaga od audytorów wewnętrznych niepodporządkowywania swoich rozstrzygnięć w sprawach audytu opiniom innych osób.

Usługi zapewniające -obiektywne badanie dowodów w celu dostarczenia niezależnej oceny procesów zarządzania ryzykiem, kontroli oraz governance w organizacji.

Usługi te mogą obejmować zadania w zakresie bezpieczeństwa systemów i przegląd typu due diligence.

Usługi doradcze -zakres usług audytu wewnętrznego wykraczający poza usługi zapewniające, które audytor wewnętrzny może świadczyć dla wspomagania kierownictwa w osiąganiu celów.

Charakter i zakres usług konsultingowych jest uzgadniany z usługobiorcą.

Przysporzenie wartości -organizacje istnieją po to, aby wytwarzać wartość lub przynosić korzyści właścicielom interesariuszomoraz klientom. Idea ta jest celem ich istnienia. Wytwarzanie wartości następuje poprzez rozwój produktów i usług oraz wykorzystanie zasobów do ich promocji.

Podczas procesu gromadzenia danych w celu zrozumienia i oceny ryzyka, audytorzy wewnętrzni uzyskują wgląd w działalność operacyjną i zauważają możliwości usprawnień, co może okazać się niezwykle korzystne dla organizacji.

Ryzyko -niepewność związana z wystąpieniem zdarzeń, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie zamierzonych celów.

Ryzyko jest mierzone w kategoriach następstw i prawdopodobieństwa.

Kontrola -każde działanie podejmowane przez kierownictwo, władze lub inne podmioty dla poprawy zarządzania ryzykiem i zwiększenia prawdopodobieństwa zrealizowania ustalonych celów i zadań.

Kierownictwo planuje, organizuje i kieruje wykonaniem właściwych działań, które zapewnią, że cele i zadania zostaną zrealizowane.

Proces governance -procedury wykorzystane przez przedstawicieli grup powiązanych z organizacją (na przykład, udziałowców) do nadzorowania procesów zarządzania ryzykiem i procesów kontroli stosowanych przez kierownictwo.

Ustawa o finansach publicznych

1.Niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów,

2.Czynności doradcze, w tym składanie wniosków mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki,

3.Badanie systemów zarządzania i kontroli dotyczące w szczególności:

a)Zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi,

b)Efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,

c)Wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu.

Kryterium	Zakres badania
Legalność	1. Zgodność funkcjonowania jednostki lub audytowanej działalności z obowiązującymi przepisami prawa 2. Prawidłowość stanowienia przepisów wewnętrznych obowiązujących w jednostce w ramach wykonywanych zadań 2. Zgodność audytowanej działalności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi i innymi obowiązującymi aktami i normami 3. Zaniechanie działalności mimo prawnie określonego obowiązku
Gospodarność	1. Zapewnienia oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków 2. Uzyskanie właściwej relacji nakładów do efektów 3. Wykorzystanie możliwości zapobiegania lub ograniczania wysokości szkód powstałych w działal. jednostki
Celowość	1. Zapewnienie zgodności działań jednostki z jej celami statutowymi 2. Zapewnienie optymalizacji zastosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do osiągnięcia założonych celów 3. Zakres przyjętych przez kierownictwo kryteriów, faktów i okoliczności
Rzetelność	1. Wypełnianie obowiązków pracowniczych z należytą starannością, sumiennie i terminowo 2. Dokumentowanie działań i stanów faktycznych we właściwej formie, w wymaganych terminach, z uwzględnieniem faktów i okoliczności
Przejrzystość	1. Klasyfikowanie dochodów i wydatków publicznych 2. Stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości 3. Prowadzenie sprawozdawczości
Jawność	1. Udostępnianie sprawozdań dotyczących finansów i działalności jednostki 2. Udostępnianie innych informacji dotyczących funkcjonowania jednostki i podejmowanych decyzji

3. Klasyfikacja AW - Rodzaje audytów

W Polsce wyróżnia się najczęściej następujące podstawowe rodzaje audytów:

audyt informatyczny,

audyt finansowy,

audyt operacyjny.

Audyt finansowy dotyczy oceny sprawozdao finansowych zgodnie ze standardami rewizji finansowej

badanie dowodów księgowych

sprawdzanie zapisów w księgach rachunkowych

ocena organizacji rachunkowości

analiza i ocena sprawozdań finansowych

sprawdzanie efektywności wykorzystania majątku jednostki

badanie płynności finansowej

ocena sposobu finansowania działalności

Audyt działalności Obejmuje ocenę efektywności, skuteczności i oddziaływania zdarzeń na funkcjonowanie jednostki

ocena realizacji celów operacyjnych

ocena realizacji celów długookresowych

badanie efektywności działalności

badanie gospodarności ośrodków odpowiedzialności

Audyt systemów polega na monitorowaniu funkcjonujących w jednostce systemów

ocena systemu zaopatrzenia, produkcji i zbytu

ocena zarządzania należnościami i zobowiązaniami

ocena systemu gromadzenia i wydatkowania środków pieniężnych

audyt systemu informatycznego

Audyt zgodności

To analiza oceniająca i sprawdzająca, czy działania prowadzone przez jednostkę odpowiadają ustalonym procedurom, wytycznym i aktom prawnym

ocena zgodności zawieranych umów z przepisami prawa

ocena przestrzegania przepisów regulujących działalności jednostki, na przykład Kodeksu spółek handlowych, Kodeksu pracy, instrukcji inwentaryzacyjnej, procedur przetargów publicznych,

ocena przestrzegania zasad rachunkowości

analiza przestrzegania terminów sprawozdawczych

Audyt operacyjny

Opiniuje obszary badania pod względem ich zgodności z celami organizacji

ocena funkcjonowania jednostek organizacyjnych firmy

ocena technologii i produktów

ocena kontaktów z otoczeniem zewnętrznym

ocena procesów rozwoju kadr i kultury organizacyjnej

ocena bezpieczeństwa systemów informatycznych

4. Ewolucja audytów

Pierwsza generacja (przed 1980 rokiem) koncentrowała uwagę na systemie kontroli wewnętrznej i na weryfikacji zgodności procesów ze stanem udokumentowanym w procedurach (ex post).

Druga generacja (lata 1980-1989) ewoluowała od charakteru ex post do ex ante. Audytorzy zaczęli identyfikować ryzyko finansowe i obszary najbardziej istotne dla funkcjonowania organizacji oraz oceniać prawidłowość procesów kontroli wewnętrznej.

Trzecia generacja (lata 1990-1998) rozszerzyła identyfikację ryzyka z obszarów finansowych na obszary działalności operacyjnej. Jednocześnie system kontroli wewnętrznej był oceniany pod względem skoordynowania i efektywności mechanizmów kontrolnych.

Czwarta generacja (po 1999 roku) charakteryzuje się aktywną polityką zarządzania ryzykiem, efektywnością działań audytowych, terminowością przekazywania rekomendacji dotyczących usprawnień procesów zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej.

FUNKCJE AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

1. Filozofia audytu wewnętrznego

B. Sawyer, amerykański autor z zakresu audytu wewnętrznego:

A. Pozostaw każde miejsce trochę lepszym niż je zastałeś

Wykrywając nieuczciwą sytuację, nie można jej pozostawić bez usunięcia przyczyn.

B. Nie możesz stawiać ciężkich kroków, kiedy jesteś na kolanach… Znaj cele.

Walka na kolanach jest trudna

Bez koniecznego autorytetu wszystkie szlachetne próby, aby pozostawić miejsce nieco lepsze, są tylko mrzonką.

Audytor powinien mieć wsparcie ze strony zarządu, ponieważ wtedy jest osobą szanowaną przez pracowników.

Zaufanie zarządu oznacza dostęp do wszystkich dokumentów.

Znaj cele

Pierwszym krokiem w audycie jest znajomość celu przedsiębiorstwa, działu lub funkcji, która jest audytowana.

Badając jakąś operację, należy ją oceniać pod kątem celu.

Zidentyfikowane cele będą regulowały przebieg audytu

Identyfikacja fundamentalnych celów często nie jest łatwa

C.Nic się nigdy nie wydarza, dopóki ktoś czegoś nie sprzeda.

Dla audytora sprzedaż oznacza przekonanie pracowników do naprawienia błędu

•Sprzedaż rozpoczyna się od momentu rozpoczęcia audytu, a kończy na wprowadzeniu korekt do niepożądanych działań.

•Dla przekonania audytowanego audytor powinien przeprowadzić z nim rozmowę, w której zapewni, że sprawdzi, czy system kontroli wewnętrznej zapewnia efektywne osiągnięcie celów.

D.Każda niedoskonałość wynika z naruszeniu jakiejś zasady dobrego zarządzania.

Wadliwe zarządzanie

Niedoskonałości menedżerów można uzupełnić dobrymi audytorami.

E. Nigdy nie wierz w to, co mówi ci pierwsza osoba

Audytorzy wewnętrzni obserwują fakty, wyciągają z nich wnioski i rekomendują usprawnienia.

Jakość wniosków i rekomendacji zależy od oceny faktów i ich udokumentowania

Jakość dowodów audytowych

Wszystkie dowody powinny charakteryzować się następującymi cechami:

1.Być wystarczające, przekonujące i dawać przeświadczenie, że nie ma potrzeby zbierania dodatkowych dowodów;

2.Być pewne i solidne, potwierdzone oryginałem dokumentu;

3.Być logicznie związane z faktem;

4.Być ostateczne, z możliwością powrotu do ludzi i okoliczności udokumentowanych.

F.Najlepszym pytaniem jest: „Panie kierowniku, jak Pan się przekonuje , ze... .

Jeżeli menedżer kontroluje sytuację, będzie zadowolony, mogąc o tym powiedzieć.

Jeżeli nie udzieli odpowiedzi, to znaczy, że potrzebuje pomocy audytora, który powinien wnikliwie zająć się tą tematyką.

G.Polityka i kultura przeważnie wygrywa z zasadami i regulacjami.

Audytor a kultura organizacji

Istotą polityki jest sprawowanie władzy, a istotą kultury -przekonania i tradycje.

Ludzkim zachowaniem rządzą procedury i regulacje. Jeżeli regulacje wejdą w sprzeczność z polityką lub kulturą, to wygrywa polityka i kultura.

Dobrze więc, żeby audytorzy byli świadomi polityki i kultury organizacji.

H.Kiedy pokazujesz palcem, upewnij się, że paznokieć jest czysty.

Najlepszym sposobem na uzyskanie akceptacji audytowanych jest użycie formularza, który doprowadzi do potwierdzenia wyniku badania.

W formularzu należy wskazać fakty, rodzaje błędów i rekomendacje oraz osoby, z którymi fakty były dyskutowane i co zostało na ten temat powiedziane

Nie można dopuścić do kwestionowania opinii audytora.

I. Murphy był optymistą„

Jeżeli cokolwiek może pójść źle, na pewno tak będzie".

Audytor powinien być na to przygotowany.

Jeżeli będzie przestrzegał wszystkich standardów, pozostanie w przekonaniu, że dobrze wykonał swoje zadanie.

Zadanie audytu

Zadaniem audytu jest świadczenie usług kierownictwu, z korzyścią dla całej organizacji, poprzez prowadzenie obiektywnych przeglądów rzetelności systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem i rządzenia firmą

2. Zadania audytu wewnętrznego

Do zadań podstawowych audytu zalicza się:

•przeprowadzenie analizy i oceny systemu kontroli wewnętrznej,

•wydanie opinii o wiarygodności sprawozdania finansowego po dokonaniu oceny systemu kontroli wewnętrznej,

•przedstawienie opinii o efektywności zarządzania ryzykiem,

•ocenę racjonalności zarządzania.

Funkcje audytu wewnętrznego:

•Kierowanie audytorów do obszarów najbardziej priorytetowych;

•wykonywanie pracy zgodnie z profesjonalnymi normami postępowania;

•bezstronne badanie rzeczy mających rzeczywiste znaczenie dla przedsiębiorstwa;

•dostarczanie wystarczających i rzetelnych dowodów na potwierdzenie wniosków z audytu;

•informowanie kierownictwa firmy o sposobach doskonalenia kontroli wewnętrznej;

•współpraca z kierownictwem i personelem na rzecz zapewnienia, by w całej organizacji funkcjonowała kontrola wewnętrzna.

Najważniejszą funkcją nowoczesnego audytu wewnętrznego jest niezależna identyfikacja, ocena i selektywne testowanie systemów kontroli wewnętrznej

Funkcjonowanie audytu

wyłania kluczowe obszary tworzenia wyniku finansowego oraz istotne operacje, programy i projekty organizacji;

ocenia systemy kontroli i ustalone mechanizmy kontroli wewnętrznej w stosunku do celów, ryzyka, praktyki i okoliczności, wyłaniając mocne i słabe strony systemu kontroli i oceniając prawidłowość rozwiązań stosowanych przez kierownictwo firmy;

ustala, czy systemy kontroli są należycie wdrażane i czy działają na rzecz osiągania celów korporacyjnych i operacyjnych oraz ochrony przed istotnym ryzykiem;

formułuje opinie i raporty na temat poziomu kontroli, możliwości poprawy działania operacyjnego oraz podaje przykłady istotnych strat, błędów, nieprawidłowości lub zagrożeń;

proponuje rozsądne, praktyczne i efektywne kosztowo rozwiązania na rzecz wzmocnienia kontroli i rozwiązywania problemów.

Zakres audytu wewnętrznego

Zakres audytu wewnętrznego dotyczy:

•wszystkich czynności organizacji: finansowych, operacyjnych, administracyjnych, kierowniczych, handlowych i innych;

•wszystkich poziomów struktury organizacyjnej: od spraw strategicznych, korporacyjnych, czy polityki firmy z udziałem członków zarządu i dyrekcji, po lokalne zdecentralizowane czynności bieżącego zarządzania merytorycznego;

•wszystkich obszarów działalności gospodarczej

Audyt nie może i nie powinien…

•nie może i nie powinien kontrolować wszystkiego,

•jest zasobem, który nie powinien być wykorzystywany jako instrument kierownictwa,

•jego niezależność nie oznacza izolacji i odmowy uczestnictwa w kontroli działalności,

•audytorzy nie powinni przejmować odpowiedzialności dyrektorów i tym samym zwalniać ich z pewnych obowiązków.

Zadania audytu

1.Przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych,

2.Ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej,

3.Ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy,

4.Ocenę zabezpieczenia mienia jednostki,

5.Ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki,

6.Przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami,

7.Ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli.

3. Usługi doradcze audytu wewnętrznego

Audyt wewnętrzny szczególnie nadaje się do tego, aby wykonywać czynności doradcze, ponieważ przeprowadza kompleksowe kontrole wszystkich działów przedsiębiorstwa.

Jeśli audytor wewnętrzny ogranicza się tylko do działań kontrolnych, to jest to marnotrawstwo zasobów przedsiębiorstwa

Zastrzeżenia funkcji doradczych

neutralność, obiektywizm i bezstronność audytora wewnętrznego w procesie kontroli może ulec ograniczeniu, jeżeli przedmiot doradztwa będzie później obiektem kontroli;

doradztwo może spowodować wzrost wymagań stawianych audytowi wewnętrznemu;

audyt wewnętrzny może zagrozić swojej egzystencji, jeżeli zaniedba kontrole;

współpraca, na przykład działem controllingu lub organizacjami zewnętrznymi, stwarza szanse rozszerzenia doradztwa.

Kategorie działań doradczych w przedsiębiorstwie:

1.Strategia/planowanie,

2.Fuzje i przejęcia/prywatyzacja,

3.Restrukturyzacja/obniżka kosztów,

4.Marketing/dystrybucja,

5.Organizacja/zarządzanie/reengineering,

6.Technologia,

7.Systemy informacyjne.

WPŁYW WYTYCZNYCH UE NA WPROWADZENIE AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W RP

1. Wytyczne unijne w sprawie kontroli finansów publicznych

Komisja Europejska zaleciła Polsce:

opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania finansowego i kontroli,

wprowadzenie do administracji publicznej audytu wewnętrznego jako narzędzia oceny i doradztwa dla gremiów kierowniczych,

opracowanie metodologii wytyczania ścieżek audytu,

stosowanie międzynarodowych standardów kontroli finansowej i audytu wewnętrznego.

2. Regulacje prawne audytu wewnętrznego

Komisja Europejska zaproponowała cztery kryteria kontroli:

spójną i wszechstronną podstawę ustawową, określającą zasady i sposób funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli finansowej, łącznie z mechanizmami audytu wewnętrznego;

właściwe systemy i procedury zarządzania i kontroli finansowej;

funkcjonalnie niezależny audyt wewnętrzny z określonym zakresem kompetencji i czynności, działający według powszechnie przyjętych międzynarodowych standardów;

systemy zapobiegające i umożliwiające przeciwdziałanie nieprawidłowościom oraz odzyskiwanie utraconych kwot.

Prawne regulacje audytu wewnętrznego w Polsce:

Ustawa z 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (DzU2005 r., nr 249, poz. 2104, z późn. zm.);

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (DzUnr 112, poz. 765);

Komunikat Nr 11 Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 roku w sprawie ogłoszenia standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, DzUrzMin.Fin. nr 7, poz. 56.

Komunikat Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia „Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" i „Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych". DzUrzMin. Fin. nr 9, poz. 70.

Jednostki zobowiązane do wdrożenia audytu wewnętrznego(rys)

Minister Finansów w drodze rozporządzenia określił kwoty przychodów i wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego. Kwota ta wynosi 40 mln złotych.

Zawartość rozporządzenia w sprawie prowadzenia audytu

1.Sposób dokumentowania wyników audytu wewnętrznego;

2.Szczegółowe warunki planowania audytu wewnętrznego, w tym wzór planu audytu wewnętrznego;

3.Tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz sposób współpracy z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny;

4.Tryb sporządzania i elementy sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego.

Zawartość standardów audytu wewnętrznego w jsfp

1.Podstawowych zasad organizacji audytu wewnętrznego,

2.Podstawowych wymagań dotyczących wykonywania zawodu audytora wewnętrznego,

3.Podstawowych zasad przeprowadzania audytu wewnętrznego,

4.Kryteriów i sposobów oceny audytu wewnętrznego, a w konsekwencji usprawnienie organizacji, procesów i działań komórki audytu wewnętrznego oraz całej jednostki.

„Kodeks etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych"

Celem „Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" jest przyczynienie się do rzetelnego, godnego i uczciwego postępowania audytora wewnętrznego.

Kodeks uzupełnia standardy audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

„Karta audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych

Określa ogólne reguły funkcjonowania audytu wewnętrznego, poprzez wyznaczenie:

ogólnych celów i zasad audytu wewnętrznego,

praw i obowiązków audytora wewnętrznego,

warunków niezależności audytora wewnętrznego,

zakresu audytu wewnętrznego,

procedury sporządzania i przekazywania sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego,

sposobu koordynacji działalności komórki audytu wewnętrznego,

relacji z Najwyższą Izbą Kontroli (NIK) i innymi instytucjami kontrolnymi

Audyt wewnętrzny w jednostkach samorządu terytorialnego

Audytorzy wewnętrzni zatrudnieni w jednostkach samorządu terytorialnego nie mają obowiązku przesyłania ministrowi finansów rocznych planów audytu i sprawozdań z ich wykonania, nie podlegają też ocenie prowadzonej przez pracowników Departamentu Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Finansów. Rozwiązanie stosunku pracy z samorządowym audytorem nie wymaga zgody ministra finansów.

3. Organizacja audytu wewnętrznego

Poziomy organizacji audytu wewnętrznego:

poziom centralny,

poziom jednostek sektora finansów publicznych

Między poziomami istnieją wyłącznie powiązania o charakterze funkcjonalnym, a nie organizacyjnym

Kompetencje ministra finansów

1.Działalność normodawczaw zakresie wydawania rozporządzeń wykonawczych;

2.Określanie standardów audytu wewnętrznego zgodnie z powszechnie uznawanymi standardami;

3.Działalność informacyjna i propagatorska przez upowszechnienie standardów audytu wewnętrznego;

4.Prowadzenie współpracy międzynarodowej z instytucjami zajmującymi się audytem wewnętrznym;

5.Dokonywanie ocen stosowania przepisów ustawy w zakresie kontroli finansowej i audytu wewnętrznego oraz wdrażania ustalonych dla tych funkcji standardów;

6.Uzyskiwanie, gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie informacji związanych z wykonywaniem audytu wewnętrznego i podejmowanie działań w celu poprawy jego funkcjonowania;

7.Funkcja sprawozdawcza, obejmująca obowiązek przedstawiania przez ministra finansów Radzie Ministrów co najmniej raz w roku zbiorczego sprawozdania z funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

Departament Koordynacji Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego

1.Opracowywanie i upowszechnianie standardów kontroli finansowej i audytu oraz materiałów dotyczących sposobów przeprowadzenia kontroli i audytu

2.Ewidencjonowanie planów audytu oraz niewykonywania zaleceń audytu wewnętrznego Przygotowanie i przeprowadzenie ocen funkcjonowania audytu przez upoważnionych pracowników

3.Przygotowanie zbiorczego sprawozdania z realizacji kontroli finansowej i audytu Inicjowanie i przeprowadzanie działań zmierzających do poprawy kontroli finansowej i audytu

4.Przygotowanie projektów stanowisk dotyczących wyrażenia zgody (lub odmowy zgody) na rozwiązanie stosunku pracy z audytorami wewnętrznymi

5.Podejmowanie i prowadzenie współpracy z zagranicznymi instytucjami zajmującymi się audytem, Najwyższą Izbą Kontroli (w zakresie metodyki koordynacji kontroli i czynności audytorskich) oraz krajowymi organizacjami zrzeszającymi audytorów wewnętrznych i zawody pokrewne

6.Opracowywanie urzędowych interpretacji przepisów z zakresu kontroli finansowej i audytu wewnętrznego

Ogniwa organizacji audytu wewnętrznego w jsfp

Kierownik jednostki organizacyjnej,

Komórka audytu wewnętrznego (KAW),

Audytor wewnętrzny

Zadania kierownika jednostki w zakresie audytu wewnętrznego

Zapewnienie organizacyjnej odrębności wykonywania zadań audytu przez powołanie KAW

Zatrudnianie audytora wewnętrznego i zwalnianie go ze stanowiska

Udział w przygotowywaniu planów audytu opracowywanych przez audytora wewnętrznego

Upoważnienie każdorazowo (i imiennie) audytora wewnętrznego do przeprowadzenia audytu oraz wyrażanie zgody na powołanie przez audytora rzeczoznawcy

Zapewnienie współpracy kierowników komórek organizacyjnych z audytorem wewnętrznym w trakcie wykonywania audytu

Przyjmowanie sprawozdań z przeprowadzenia audytu

Rozpatrywanie sprawozdań z audytu i podejmowanie działań doradczych

Poinformowanie ministra finansów oraz audytora wewnętrznego oraz przedstawienie uzasadnienia niepodjęcia działań naprawczych

Zadania kierownika KAW

1.Rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu oraz zadań pozaplanowych;

2.Efektywną koordynację działalności komórki audytu wewnętrznego zgodnie ze standardami audytu wewnętrznego w jsfpi uznaną praktyką;

3.Zapewnienie, że komórka audytu wewnętrznego nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za działania podlegające audytowi ani ich nie nadzoruje;

4.Opracowanie, na podstawie wyników analizy ryzyka, długoterminowego (strategicznego) planu audytu obejmującego wszystkie obszary działania jednostki;

5.Opracowanie rocznego (operacyjnego) planu audytu na podstawie wyników analizy ryzyka;

6.Opracowanie planu rekrutacji i doskonalenia zawodowego podległych mu pracowników.

7.Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest niezależny w planowaniu pracy komórki, przeprowadzaniu audytu wewnętrznego i składaniu sprawozdań.

OGÓLNE ZAGADNIENIA AW

Definicje audytu wewnętrznego

Zgodnie z definicją Instytutu Audytorów Wewnętrznych

„audyt wewnętrzny jest niezależną, obiektywną działalnością o charakterze zapewniającym i doradczym, prowadzoną w celu wniesienia do organizacji wartości dodanej i usprawnienia jej funkcjonowania. Audyt wewnętrzny wspiera organizację w osiąganiu wytyczonych celów poprzez systematyczne i konsekwentne działanie służące ocenie i poprawie efektywności zarządzania ryzykiem, systemu kontroli oraz procesów zarządzania organizacją"

Ustawa o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005

„ogół działań obejmujących:

niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej (...), w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów;

czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki".

Audyt wewnętrzny obejmuje:

ogół działań oceniających funkcjonowanie jednostki pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości i jawności przez niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, a także

czynności doradcze mające usprawnić funkcjonowanie jednostki i zarządzanie nią.

Kolejność czynności audytora:

1.ocena obszarów ryzyka,

2.przygotowanie planu audytu wewnętrznego,

3.przygotowanie programu zadania audytowego,

4.przeprowadzenie zadania audytowego,

5.sporządzenie sprawozdań z audytu,

6.czynności sprawdzające.

Audyt wewnętrzny służy kierownikowi jednostki do uzyskania pewności, że:

cele postawione przed jednostką są właściwie realizowane,

są wdrażane i przestrzegane zasady i procedury wynikające z przepisów obowiązującego prawa oraz wprowadzone przez kierownika jednostki,

przyjęty system kontroli wewnętrznej jest adekwatny i skuteczny, umożliwiając prawidłową ocenę działalności jednostki.

Różnice pomiędzy audytem wewnętrznym i zewnętrznym

Kryteria	AZ	AW
Cel A	służy podmiotom zew., które są zainteresowane sytuacją danej firmy	wniesienie wartości dodanej do jednostki
Zakres A	Badanie skupia się na finansowych aspektach działalności jednostki	Wszystkie obszary działalności jednostki – fin-e i niefin-e
Okres objęty badaniem	Zdarzenia zaistniałe: w szczególności ocena inf-cji zawartych w sprawozdaniach fin-ch	Stan obecny: w mniejszym stopniu zdarzenia ex post
Częstotliwość badań	najczęściej raz do roku	Wg planu, przez cały rok
Znajomość jednostki	Audytor zew musi poznać jednostkę bezpośrednio przed badaniem lub w trakcie realizacji zadania audytowego	Audytor wew zna swoją jednostkę
Podmiot badający	podmiot niezależny od organizacji	audytor zatrudniony w organizacji (choć nie wyklucza się zlecenia tego zadania podmiotowi z zew). W sektorze finansów publ audytor wew jest zatrudniony w JSFP,a w przypadkach okr w ustawie audytor wew jest zatrudniony w jednnadrzednej/nadzorującej

Zakres audytu

Audytem wewnętrznym są objęte wszystkie działania prowadzone przez organizację podlegającą obowiązkowi prowadzenia audytu, a także wchodzące w jej skład jednostki.

Kryteria audytu

1.Legalność

2.Gospodarność

3.Celowość

4.Rzetelność

5.Przejrzystość

6.Jawność

Przedmiotowy zakres audytu

Przedmiot audytu to system kontroli wewnętrznej

Obszar audytuto każdy obszar działania jednostki, dla którego audytor wyodrębnił obszary ryzyka.

Obszarami ryzykatymi są procesy, zjawiska i działania, których nieprawidłowy przebieg może zagrażać osiągnięciu przez jednostkę zamierzonych celów.

Zadanie audytowe, mieści się w obszarze ryzyka .

Obiekty audytuto części zadań audytowych mogą zostać podzielone na jeszcze mniejsze części, zwane. Wybór zadania audytowego zależy od osądu audytora.

Podmiotowy zakres audytu wewnętrznego

W Polsce ustawowym obowiązkiem prowadzenia audytu wewnętrznego są objęte następujące jednostki:

Kancelaria Sejmu, Kancelaria Senatu, Kancelaria Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Sąd Najwyższy, Trybunał Konstytucyjny, Krajowa Rada Sądownictwa, sądownictwo powszechne i administracyjne, Najwyższa Izba Kontroli, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka, Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, Instytut Pamięci Narodowej -Komisja Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, Krajowe Biuro Wyborcze oraz Państwowa Inspekcja Pracy;

Rodzaje audytu wewnętrznego

audyt finansowy,

audyt operacyjny,

audyt informatyczny.

Audyt wewnętrzny i kontrola wewnętrzna

Na system kontroli wewnętrznej składają się: mechanizmy kontroli i środowisko kontroli. Kontrola wewnętrzna może być prowadzona z wykorzystaniem różnych mechanizmów kontroli. Należą do nich wszelkie środki kontroli wewnętrznej, mające na celu zapobieganie, wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości, stosowane przez kierownictwo jednostki dla:

1.zapewnienia uporządkowanego i skutecznego prowadzenia działalności,

2.zgodności z przyjętą polityką wewnętrzną,

3.zabezpieczenia majątku,

4.wykrywania oszustw i nieprawidłowości,

5.prowadzenia dokładnej i rzetelnej ewidencji księgowej,

6.przygotowania na czas rzetelnych informacji finansowych.

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

a)dokumentowanie systemu kontroli finansowej,

b)dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

c)zatwierdzanie operacji finansowych (autoryzacja),

d)podział obowiązków,

e)weryfikacje,

f)nadzór,

g)rejestrowanie odstępstw,

h)ciągłość działalności,

i)ochrona zasobów.

Regulacje w zakresie audytu wewnętrznego

Międzynarodowe standardy audytu wewnętrznego

Krajowy standard audytu wewnętrznego

Akty prawne w zakresie audytu wewnętrznego w Polsce:

oUstawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, DzUnr 249, poz. 2104.

oRozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzenia audytu wewnętrznego, DzUnr 112, poz. 765.

Ustawa o finansach publicznych odnosi się do:

1.Istoty audytu (art. 48 ufp),

2.Podmiotowego zakresu audytu wewnętrznego (art. 49 ufp),

3.Osób i komórek przeprowadzających audyt wewnętrzny (art. 50-52 ufp),

4.Opracowania planu audytu wewnętrznego (art. 53 ufp),

5.Upoważnień osób przeprowadzających audyt (art. 54 ufp),

6.Zawiadomienia audytowanej komórki o przedmiocie i czasie trwania audytu wewnętrznego oraz obowiązków audytora i audytowanej komórki (art. 55 ufp)

7.Sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego (art. 56 ufp),

8.Delegacji dla ministra finansów w zakresie wydania rozporządzeń w sprawach: opracowania planu audytu, sposobu dokumentowania wyników audytu wewnętrznego, współpracy audytora z pracownikami audytowanej komórki, trybu sporządzania oraz elementów sprawozdania z audytu (art. 57 ufp),

9.Kwalifikacji i cech osób ubiegających się o uprawnienia audytora wewnętrznego (art. 58 ufp),

10.Organów i zasad koordynacji kontroli finansowej i audytu wewnętrznego (art. 62-63 ufp).

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu określa:

1.Sposób dokumentowania wyników audytu wewnętrznego,

2.Szczegółowe warunki planowania audytu wewnętrznego oraz wzór planu audytu,

3.Sposób współpracy z pracownikami komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

4.Tryb sporządzania i elementy sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego

RYZYKO I JEGO ANALIZA NA POTZREBY AW

Istota ryzyka

Ryzyko określane jest jako prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki albo które przeszkodzi w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań.

Ryzyko może być definiowane jako niepewność co do wystąpienia danego zjawiska w przyszłości.

Natura ryzyka

1.Ryzyko nie jest zjawiskiem jednorodnym, a zatem jednoznacznie definiowalnym.

2.Ryzyko występuje w co najmniej dwóch aspektach:

1.obiektywnym,

2.subiektywnym.

3.Ryzyko może być badane w różnych kontekstach, na przykład jako:

1.niebezpieczeństwo,

2.hazard,

3.niepewność,

4.prawdopodobieństwo.

4.Ryzyko jest czymś zmiennym i stadialnym, czyli jest raczej procesem niż stanem otoczenia.

Zewnętrzne zmienne ryzyka związane z:

infrastrukturą np. zakłócenia w dostawach energii,

warunkami ekonomicznym, np. zmiany stóp procentowych, kursów walut, poziomu inflacji,

zmianami politycznymi, np. zmiana rządu, władz samorządowych,

środowiskiem prawnym, np. zmiana przepisów prawa, brak regulacji prawnych, niejasne przepisy,

środowiskiem naturalnym, np. katastrofy ekologiczne, protesty społeczne,

zdarzeniami losowymi, np. pożar, powódź, trzęsienie ziemi,

umowami z kontrahentami, np. monopolistyczna pozycja dostawcy, wymuszone długie terminy płatności,

konkurencją np. nowe technologie, niższe ceny zbytu,

innymi zagrożeniami, np. terroryzm, lobbing, presja społeczna lub polityczna.

Wewnętrzne zmienne ryzyka związane z:

specyfiką działalności podstawowej jednostki, np. skomplikowanie działalności, kompetencje zawodowe pracowników,

przepływem informacji, np. naruszanie poufności informacji, utrata informacji, niewłaściwe opracowanie informacji na potrzeby podejmowania decyzji,

stabilnością działalności jednostki, np. zmiana rozmiarów i charakteru działalności,

technologią wytwarzania, np. zakłócenia w procesie produkcji, wdrażanie nowych technologii,

jakością zespołu zarządzającego, np. częste zmiany na stanowiskach kierowniczych, niewystarczające kwalifikacje kierownictwa,

organizacją jednostki, np. niewłaściwa struktura organizacyjna, brak zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk pracy,

zarządzaniem zasobami ludzkimi, np. niskie wymagania, brak systemu motywacyjnego, brak szkoleń,

wielkością środków finansowych jednostki, np. zmiana źródeł finansowania, projekty inwestycyjne, problemy finansowe głównych klientów.

Powtarzalność ryzyka

Ryzyko systematyczne - Odnosi się do czynników, które wywierają wpływ na podmioty, ale są od nich niezależne, a więc nie mogą być przez nie kontrolowane. Źródłami ryzyka systematycznego mogą być np.: zmiany stopy procentowej, inflacja, zmiany prawa podatkowego lub zmiany sytuacji polityczno-ekonomicznej.

Ryzyko specyficzne - Jest związane z przyszłymi zdarzeniami, które można częściowo kontrolować albo przewidywać, jako źródła ryzyka specyficznego należy wymienić: zarządzanie jednostką, konkurencję, dostępność surowców, płynność, poziom dźwigni finansowej lub dźwigni operacyjnej.

Każde zidentyfikowane ryzyko powinno być poddane analizie pod kątem jego możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia

Analiza ryzyka to oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego wpływu na działalność jednostki.

Analiza zidentyfikowanego ryzyka

określenie przyczyn i skutków ryzyka,

sprawdzenie ryzyka krzyżowego (duplikacji i eskalacji ryzyka),

oddzielenie niewielkiego ryzyka od istotnego ryzyka,

ocena rodzaju i kategorii ryzyka,

powiązanie ryzyka z celami organizacji.

Ryzyko krzyżowe polega na tym, że niektóre zidentyfikowane rodzaje ryzyka mogą powtórzyć się przy wykonywaniu wielu różnych czynności w innych jednostkach organizacyjnych

Mierzalność ryzyka

Ryzyko finansowe - Jego cechą charakterystyczną jest mierzalność oraz możliwość bezpośredniego ustalenia jego wpływu na wynik finansowy.

Ryzyko pozafinansowe - Trudność bezpośredniego uchwycenia i zmierzenia jego wpływu na wynik finansowy podmiotu gospodarczego.

Definicje z zakresu analizy ryzyka

Obszar audytu to każdy obszar działania jednostki, w obrębie którego wyodrębniono obszary ryzyka.

Obszar ryzyka to procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu.

Czynnik ryzyka - Zdarzenie, działanie lub zaniechanie działania, które sprzyja wystąpieniu ryzyka. Czynnikom ryzyka należy przyporządkować określone wagi w celu przeprowadzenia oceny ryzyka.

Miary ryzyka to skala ocen wysokości ryzyka.

Waga ryzyka - Określenie wpływu danego czynnika ryzyka na badany system za pomocą przypisania temu czynnikowi określonej wagi, najczęściej mniejszej od jedności. Suma wag zawsze wynosi jeden.

Zadanie audytowe - procesy, które wymagają oceny i uporządkowania.

Wyłączną odpowiedzialność za wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem i jego funkcjonowanie ponosi kierownictwo jednostki

Rola audytora wewnętrznego to czynności doradcze:

prowadzenie szkoleń z zakresu metod identyfikacji i analizy ryzyka,

wspieranie procesu samooceny ryzyka,

udostępnianiu kierownictwu i pracownikom wiedzy i doświadczenia audytorów w zakresie narzędzi i technik oceny ryzyka,

przygotowanie kwestionariuszy samooceny ryzyka.

Czynniki ryzyka

Zewnętrzne:

Klienci - Zmiany popytu na produkty jednostki, zmiany oczekiwań klientów

Dostawcy - Niestabilne zaopatrzenie, monopolistyczna pozycja dostawców

Infrastruktura - Zakłócenia w dostawach energii, uzależnienie od Internetu i poczty elektronicznej, spóźnienia pracowników

Środowisko naturalne - Zanieczyszczenie środowiska, protesty ekologów

Otoczenie prawne - Zmiany przepisów, brak regulacji prawnych w danym zakresie, poziom skomplikowania przepisów

Otoczenie polityczne - Działalność lobbingowa, presja społeczna

Otoczenie ekonomiczne - Zmiany stóp procentowych, zmiany poziomu inflacji, zmiany kursów walut

Finansowe czynniki ryzyka

Środki finansowe - Zmiany wysokości dochodów, wydatki w skali rocznej

Płynność - Zatory płatnicze, bankructwo klienta

Inwestycje - Niewłaściwe decyzje inwestycyjne, wzrost kosztów inwestycji

Sprawozdawczość finansowa - Zmiany w systemie ewidencji księgowej, częste zmiany pracowników odpowiedzialnych za sprawozdania

Operacyjne czynniki ryzyka

Działalność podstawowa - Skomplikowanie działalności, niedawne zmiany pracowników, niewystarczające doświadczenie pracowników

Technologia - Wdrażanie nowych technologii, poziom uzależnienia od technologii informacyjnej

Stabilność - Ograniczenie lub wzrost zadań, stabilność poziomu produkcji

Innowacyjność - Opór pracowników, brak skłonności do zmian

Reputacja - Spadek reputacji na skutek np. niewłaściwego działania lub zaniedbań pracowników

Ryzyko jakości zarządzania

Zespół zarządzający - Niewystarczające kwalifikacje pracowników, częste zmiany na stanowiskach kierowniczych

Organizacja jednostki - Brak zakresów obowiązków kierownictwa, nieefektywny system przepływu informacji

Zarządzanie zasobami ludzkimi - Nieefektywna rekrutacja, niesprawiedliwy system wynagradzania, brak działań motywacyjnych

Funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej

Nadzór - Brak kryteriów oceny i wyznaczników błędów, brak pisemnych procedur

Dokumentacja - Braki w dokumentacji, dokumenty sporządzane po terminie

Podział obowiązków - Brak podziału obowiązków, brak obowiązku autoryzacji

Obszary ryzyka to procesy, zjawiska lub problemy wymagające objęcia audytem. Są identyfikowane przez audytora wewnętrznego według własnej zawodowej oceny. Ich rozpoznanie zależy od wiedzy i intuicji audytora, a w szczególności znajomości celów, działań, struktury danej jednostki

Zadania audytowe

ocenę polityki (zasad) rachunkowości,

ocenę dokumentacji operacji gospodarczych,

ocenę terminowości i prawidłowości sprawozdawczości finansowej i budżetowej,

ocenę komputeryzacji rachunkowości.

Przykładowe obszary ryzyka i zadania audytowe

L.p.	OBSZAR RYZYKA	ZADANIE AUDYTOWE
1	Rachunkowość budżetowa	Prawidłowość obiegu dokumentacji finansowej Poprawność procedur przetwarzania informacji
2	Zarządzanie kadrami	Rekrutacja pracowników Awanse pracowników
3	Pozyskiwanie i rozliczanie funduszy unijnych	Rozliczenie zadań finansowanych z funduszy UE
4	Zamówienia publiczne	Realizacja zamówień publicznych
5	Inwestycje	Proces przygotowania inwestycji
6	Dochody i przychody budżetowe	Windykacja należności
7	Wydatki	Dotacje udzielane jednostkom spoza sektora finansów publicznych

Uwaga praktyczna

W praktyce najcenniejszym źródłem informacji o ryzyku związanym z określonym obszarem są rozmowy z pracownikami jednostki, którzy w tym zakresie mają na ogół większą wiedzę niż audytor.

Metody szacowania ryzyka

metoda szacunkowa (delficka)

metoda matematyczna

metody mieszane

1. Metoda szacunkowa (delficka) analizy ryzyka - Bazuje na analizie zadań audytowych przeprowadzanej przez grupę ekspertów

Etapy metody delfickiej

1.Utworzenie grupy ekspertów

2.Przypisanie punktów zadaniom przez ekspertów

3.Sumowanie punktów dla poszczególnych zadań

4.Hierarchizacja zadań audytowych

5.Ustalenie wyniku w procentach

6.Wytypowanie zadań do audytu

Na podstawie punktacji przedstawionej w tabeli ocena ryzyka dla zadania audytowego nr l jest dokonywana następująco:

(13:51) ×100% = 25,5%

2. Przykład metody matematycznej

Jej celem jest ustalenie ryzyka całkowitego obszaru (RC) w skali punktowej zawartej w przedziale od 1,00 do 4,00.

Wraz z ustaleniem wartości ryzyka całkowitego (RC) zostaje określona „ważność" obszaru ryzyka w trzystopniowej skali (niska, średnia, wysoka).

Efektem zastosowania metody jest uszeregowanie obszarów wg ich ryzyka całkowitego od największego do najmniejszego.

Punktowanie grup ryzyka

Przy określaniu wartości ryzyka obszaru z zastosowaniem metody matematycznej „analizy wag i poziomu ryzyka" poszczególne grupy ryzyka oceniane są punktowo.

Małe ryzyko 1 punkt

Umiarkowane ryzyko 2 punkty

Średnie ryzyko 3 punkty

Wysokie ryzyko 4 punkty

Skala ważności zadania audytowego

Mapa ryzyka

Przedstawia wyniki badania ryzyka w postaci mapy ryzyka, w której przedstawia się ujawnione obszary ryzyka wraz z oceną ich wpływu na jednostkę

Interpretacja mapy ryzyka

I -toleruj ryzyko; jeżeli występuje, to wywoła niewielką stratę,

II -wykrywaj i monitoruje ryzyko; duże ryzyko wystąpienia, ale mała strata w przypadku zaistnienia,

III -wykrywaj i przeciwdziałaj; ryzyko bardzo poważne z dużym prawdopodobieństwem wystąpienia i dużą skalą strat.

IV -wykrywaj i monitoruj ryzyko; ryzykoumiarkowane przy niskim prawdopodobieństwie wystąpienia, ale dużej stracie,

Na ryzyko audytu (RA) wewnętrznego składa się

ryzyko kontroli (RK),

ryzyko nieodłączne (RN),

ryzyko przeoczenia (RP),

Ryzyko kontroli oznacza prawdopodobieństwo, że istniejący system kontroli wewnętrznej nie zapobiegnie lub nie wykryje błędu o znaczącej istotności.

Jest ono zależne od jakości projektowania i funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej

Ryzyko nieodłączne: występuje, gdy nie działa system kontroli wewnętrznej i jest możliwe nieujawnienie błędu o znaczącej istotności

Ryzyko przeoczenia jest funkcją skuteczności procedury audytowej.

Testy przeprowadzone przez audytora wewnętrznego nie dają gwarancji, że nie pozostaną niewykryte błędy istotne.

Audytor może wybrać niewłaściwą technikę badania, źle zastosować właściwą technikę, albo źle zinterpretować wyniki

Zarządzanie ryzykiem jako czynność doradcza audytora

W trakcie zarządzania ryzykiem należy przewidzieć:

co może stać się nie tak jak zamierzano?

jakie jest prawdopodobieństwo takiego obrotu sprawy?

co się stanie, jeżeli realizacja będzie odmienna od zamierzeń?

co należy zrobić, by usunąć zagrożenie niepożądanych działań?

jak można zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia niewłaściwych czynności?

Najczęściej stosowane sposoby na ograniczenie ryzyka, to:

wkalkulowanie ryzyka w cenę,

tworzenie rezerw na ryzyko,

przeniesienie ryzyka przez kontrakt handlowy,

przeniesienie ryzyka na ubezpieczyciela,

kompensata ryzyka jednej transakcji w innych transakcjach.

METODYKA PRAC AUDYTOWYCH

Zagadnienia:

Planowanie zadań audytowych
Realizacja zadań audytowych
Sprawozdanie z zadania audytowego

Zasady ogólne planowania audytu

Wybór obszarów poddanych audytowi na podstawie udokumentowanej analizy ryzyka
Poddanie audytowi wszystkich systemów zarządzania i kontroli w możliwie krótkim czasie
Duże systemy zarządzania należy badać metodą próbkowania
Jak najmniej audytów poza planem

PLANOWANIE ZADAŃ AUDYTOWYCH

Plan audytu zawiera:

Aprioryczną ocenę ryzyk,
Uporządkowane, tematy (obszary) audytu wewnętrznego,
Proponowany harmonogram przebiegu audytu wewnętrznego,
Wielkość potrzebnych środków materialnych i zasobów ludzkich.
Zasygnalizowanie ewentualnej konieczności pozyskania ekspertyz z zewnątrz i określenie kosztów ich nabycia,
Obszary zaplanowane do przeprowadzenia audytu wewnętrznego na przestrzeni kolejnych lat.

Lista weryfikacyjna planu audytowego

Wcześniejszych dokumentów roboczych audytu, i sprawozdań z ich przeprowadzenia oraz ustaleń dotyczących konkretnych działań następczych,
Okresu trwania poprzednich zadań w zestawieniu z ustaleniami i zaleceniami z przeprowadzonych audytów oraz ustalenia ich wpływu na bieżące zadania audytowe,
Oceny ryzyka bieżącego zadania audytowego i identyfikacji spraw wzbudzających szczególne obawy z punktu widzenia bieżącego audytu,
Znajomości działalności operacyjnej komórki poddawanej zadaniu audytowemu,
Koordynacji audytu z audytorami zewnętrznymi oraz ustalenia wpływu ich pracy na zakres bieżącego zadania audytowego,
Ustalenia konkretnych celów zadania audytowego,
Oszacowania czasu i zasobów koniecznych do osiągnięcia celów zadania audytowego.

Przykład planowania audytu

Rozporządzenie Ministra Finansów z 10 kwietnia 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzenia audytu wewnętrznego

Przegląd wstępny

Ułatwia programowanie zadania audytowego:

zrozumienie badanej działalności,
wyodrębnienie istotnych obszarów, wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania audytowego,
zidentyfikowanie istniejących mechanizmów kontroli,
uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego,
ustalenie, czy konieczne jest przeprowadzenie zadania audytowego na danym obszarze.

Zadanie audytowe

Program zadania audytowego opracowuje audytor po zakończeniu etapu planowania

Zawartość zadania audytowego

oznaczenie zadania ze wskazaniem jego tematu,
cel zadania,
podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,
wskazówki metodyczne,
założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania.

Wskazówki metodyczne

planowane techniki przeprowadzania zadania,
problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach,
rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania

Program zadania audytowego

Podręcznik audytu wewnętrznego w administracji publicznej

Ministerstwo Finansów

Marzec 2003

REALIZACJA ZADAŃ AUDYTOWYCH

Narada otwierająca
Realizacja zadania audytowego
Narada zamykająca

Narada otwierająca

Uczestnicy:

Audytorzy
Przedstawiciele komórki audytowanej

Audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego, aby zminimalizować zaburzenia w pracy komórki organizacyjnej poddawanej audytowi

Realizacja zadania audytowego

Wybór technik audytu:

Zapoznanie się z dokumentacją
Wyjaśnienia i informacje pracowników
Obserwacje pracowników
Oględziny
Rekonstrukcja wydarzeń lub obliczeń
Sprawdzenie rzetelności informacji
Porównanie zbiorów danych
Graficzna analiza procesów
Pobieranie próbek losowych

Czynności audytorskie

wstępny przegląd organizacji oraz zestawu jej mechanizmów kontroli
wstępną ocenę funkcjonowania mechanizmów kontroli,
testowanie i ponowną ocenę, czyli potwierdzenie, zmianę lub odrzucenie wstępnej próby oceny systemu mechanizmów kontroli wewnętrznej

Testy audytowe

Testy polegają na określeniu i doborze reprezentacyjnej próbki operacji, zbadaniu ich i porównaniu wyników z oczekiwaniami.

Rodzaje testów:

testy zgodności - Przeprowadza się dla uzyskania dowodów, że dany system działa zgodnie z oczekiwaniami audytora, który w wyniku oceny systemu kontroli wewnętrznej uzyskał pewność, że mechanizmy kontroli istnieją są stosowane i skuteczne
testy wiarygodności :

Służą one do sprawdzenia, czy zawarte w dokumentacji informacje są dokładne, kompletne i odzwierciedlają stan faktyczny.
Zazwyczaj przeprowadza się po testach zgodności, ale dopuszczalne jest także połączenie tych dwóch rodzajów testów.

Podsumowanie procedury badania i oceny mechanizmów kontroli wewnętrznej

Obejmują one:

Wstępny przegląd dla uzyskania obrazu funkcjonowania mechanizmów kontroli wewnętrznej u klienta audytu
Analizę funkcjonowania tych mechanizmów
Ustalenie faktów za pomocą analizy i dociekania jakie ustalono mechanizmy kontroli
Wstępne próby zarysowania schematów organizacyjnych, analiz graficznych procesów oraz notatki je opisujące
Prześledzenie procesów – śledzenie wybranych transakcji przez cały system dla stwierdzenia funkcjonowania zgodnego z opisem
Dokumentowanie przebiegu audytu
Ocena wstępnej próby
Testowanie i ponowna ocena wstępnej próby
Udokumentowanie wyników

SPRAWOZDANIE Z ZADANIA AUDYTOWEGO

Powinno zawierać elementy:

Stwierdzenie stanu istniejącego (co jest?)
Kryteria (co powinno być?)
Skutek (co z tego wynika?)
Przyczyna (dlaczego tak się stało?)
Zalecenia (co należy zrobić)

Sprawozdanie z audytu

Powinno być zrozumiałe, przejrzyste, obiektywne i bezstronne, czyli oparte na faktach, konstruktywne, kompletne i sporządzone w określonym terminie.

Rozporządzenie MINISTRA FINANSÓW

z dnia 24 czerwca 2006 r.

w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego

ZAKRES ZASTOSOWAŃ AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

1.Audyt wewnętrzny jako element corporate governance(ładu korporacyjnego)

2.Audyt wewnętrzny jako źródło monitoringu przedsiębiorstwa

3.Outsourcing audytu wewnętrznego

Ład koroporacyjny

•Ład korporacyjny to zasady oraz normy odnoszące się do szeroko rozumianego zarządzania organizacją.

•Ład korporacyjny to inicjatywy, opracowania i wdrożenia reguł (zasad) dobrych praktyk w organizacjach sektora prywatnego i publicznego, a w szczególności w spółkach publicznych.

•Ład korporacyjny odnosi się do konkretnej organizacji i obejmuje zindywidualizowane zasady zarządzania i nadzoru oraz relacje między akcjonariuszami w związku z udziałem w danej organizacji.

Zasady ładu (nadzoru) korporacyjnego -corporategovernance–zostały wydane przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) w kwietniu 1999 roku.

Opracowano je na podstawie raportów:

•RaportCadbury'ego,

•RaportyGreenbury'egoiHampela,

•Raport Turnbulla.

Raport Cadbury'ego

•Wobec prawa zarząd i rada nadzorcza są odpowiedzialni za gospodarowanie majątkiem spółki oraz zapewnienie niezbędnej i skutecznej kontroli nad jej działalnością.

•Wszystkie spółki publiczne ustanowiły komitety audytu, podporządkowane bezpośrednio radzie nadzorczej.

•Komitety audytu powinny być niezależne, obiektywne i mieć upoważnienie do przeprowadzenia dochodzenia w każdej sprawie oraz niezbędne do tego środki.

Raporty Greenbury'ego i HampelaPozytywna ocena raportu Cadbury’ego co do sensu ładu korporacyjnego ale i odnotowanie niechęci do oświadczeń w sprawie oceny efektywności kontroli wewnętrznej i powiązań z zarobkami

Poradnik dla zarządzających Raport Turnbulla

Cele Poradnika

1. Wytyczne mają na celu:

wskazanie rzetelnych praktyk kierowania firmą („Corporate Governance"), w których system kontroli wewnętrznej jest włączony w procesy zarządzania, które spółka wykorzystuje do osiągnięcia swoich celów biznesowych;

bycie stałym punktem odniesienia przy zmieniającym się otoczeniu gospodarczym spółki;

umożliwienie każdej firmie zastosowanie ich w sposób uwzględniający specyficzne warunki i otoczenie spółki.

•System kontroli wewnętrznej odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu ryzykiem, które z kolei istotnie wpływa na realizację celów gospodarczych.

•Dobry system kontroli wewnętrznej ogranicza, lecz nie eliminuje, możliwości podejmowania błędnych decyzji, omijania procedur i unieważnienia wyników kontroli.

•Kierownictwo firmy powinno wyegzekwować otrzymywanie sprawozdań dotyczących efektywności kontroli wewnętrznej i dopilnować przeprowadzenia corocznej oceny systemu kontroli wewnętrznej.

•W sprawozdaniu z działalności kierownictwo powinno stwierdzić, że w spółce wdrożono proces ciągłego identyfikowania, oceny i zarządzania ryzykiem, że funkcjonował on w okresie objętym danym sprawozdaniem i jest monitorowany przez zarząd.

•Zalecenia dotyczące rozważenia potrzeby utworzenia komórki audytu wewnętrznego.

Ustawa Sarbanesa-Oxieya(SOX)

•Głównym celem SOX było przywrócenie zaufania inwestorów poprzez znaczne zaostrzenie wymogów wobec przedsiębiorstw rynkowych w zakresie efektywności kontroli wewnętrznej (SEC).

•O efektywności kontroli wewnętrznej traktuje Dział 404 SOX, w którym określono warunki zapewniające efektywność kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową.

•Ustawa narzuca obowiązek opracowywania sprawozdań kwartalnych i rocznych, które powinny być zatwierdzone przez prezesa zarządu lub dyrektora

Dział 404

Dyrektor generalny (prezes zarządu) i dyrektor finansowy spółki mają obowiązek dołączyć do rocznego sprawozdania finansowego oświadczenia dotyczące systemu kontroli wewnętrznej spółki określające:

•odpowiedzialność kierownictwa za ustalenie i utrzymywanie odpowiednich mechanizmów sprawozdawczości finansowej spółki;

•ocenę kierownictwa na temat skuteczności kontroli wewnętrznej spółki oraz procedur sprawozdawczości finansowej na koniec ostatniego roku obrotowego spółki;

•fakt, że biegły rewident zatrudniony przez spółkę poświadczył ocenę kontroli wewnętrznej i procedur sprawozdawczości finansowej przez kierownictwo.

•ocena kierownictwa musi opierać się na procedurach wystarczających do oceny systemu i zbadania efektywności kontroli,

•kierownictwo powinno przechowywać dokumentację będącą podstawą oceny systemu kontroli wewnętrznej przez 7 lat (norma ISO 15489),

•jeżeli wystąpią istotne słabości kontroli wewnętrznej, to kierownictwo nie może stwierdzać, że jest ona skuteczna.

Komisja Europejska

Zamiarem Komisji Europejskiej jest wprowadzenie na obszarze Unii Europejskiej międzynarodowych standardów dla wszystkich ustawowo wymaganych audytów

Polska

Zasady przygotował Komitet Dobrych Praktyk Forum Corporate Governancei zostały one przyjęte przez Warszawską Giełdę Papierów Wartościowych w 2002 roku

Zasady dotyczące organizacji funkcjonowania trzech głównych organów spółki: walnych zgromadzeń, rad nadzorczych i zarządów.

Audyt wewnętrzny jako źródło monitoringu przedsiębiorstwa

Aby optymalnie odegrać rolę instrumentu monitoringu przedsiębiorstwa, audyt wewnętrzny potrzebuje:

określenia przynależności organizacyjnej, której towarzyszyłoby silne wsparcie komitetu audytu, rady nadzorczej i kierownictwa przedsiębiorstwa;

zasobów ludzkich, metodologii i wiedzy fachowej.

AUDYT OPERACYJNY

1. DEFINIOWANIE AUD OPERACYJNEGO

Management audit (audyt zarządzania), czyli ocena procesów zarządzania i realizowania zadań.

Performance audit (audyt działalności), jako audyt specyficzny dla sektora publicznego.

Valuefor Money Audit (ocena relacji nakładów do efektów

Best ValueAudit, termin używany w samorządzie lokalnym w Wielkiej Brytanii.

ComprehensiveAuditing (audyt wszechstronny), badania prawidłowości, legalności i wydajności środków publicznych.

Management orientedauditing (audyt zorientowany na zarządzanie), czyli dokonywanie przeglądu działań organizacji z perspektywy menedżera lub konsultanta.

Audyt operacyjny, to badanie pod względem oszczędności, wydajności i skuteczności operacji

2. STANDARDY AUD OPERACYJNEGO

IIA Instituteof InternalAuditors

Poprzez adekwatność systemów zarządzania rozumie się sytuację, w której zarządzający opracowali je w taki sposób, aby dawały realne zapewnienie osiągania celów w sposób wydajny i oszczędny.

Skuteczność jest spełniona, gdy istnieje realne zapewnienie, że cele w istocie będą osiągnięte

Standardy audytu operacyjnego

GenerallyAcceptedGovernmentAuditing Standards (GAGAS)

Sprawdzenie efektywności i wyników danego programu

Sprawdzenie wydajności i oszczędności

Sprawdzenie systemu kontroli wewnętrznej w zakresie procedur i procesów planowania, organizacji, kierowania i kontrolowania poszczególnych operacji

Opracowanie perspektywicznej analizy, wskazówek dotyczących najlepszej praktyki lub innych informacji, które wykraczają poza ramy programu lub całości organizacyjnej, lub też zestawienia informacji na temat kwestii audytowanych w przeszłości.

Standardy audytu operacyjnego

International Organisation of Supremę Audit Institutions (INTOSAI)

niezależne zbadanie realizacji programów rządowych pod względem oszczędności, wydajności i skuteczności w celu rozliczenia danej instytucji lub przedstawienia wyników organowi nadzorującemu,

wskazanie oraz poddanie analizie symptomów braku oszczędności, wydajności i skuteczności lub obszarów potencjalnie słabej realizacji zadań w celu pomocy audytowanej organizacji w poprawie działań,

raportowanie na temat zamierzonych lub niezamierzonych, pośrednich lub bezpośrednich skutków programu oraz realizacji zamierzeń.

3.KRYTERIA AUDYTU OPERACYJNEGO

3 E

Economy–oszczędność

Efficiency–wydajność

Effectivness-skuteczność

Oszczędność

oznacza minimalizację kosztów wykorzystywanych zasobów przez jednostkę przy jednoczesnym utrzymaniu odpowiedniej ich jakości

Pytanie audytora: Czy można wydawać mniej?

Wydajność

odnosi się do związku, jaki występuje pomiędzy wykorzystaniem posiadanych zasobów a osiąganymi rezultatami -uzyskiwać maksymalne wyniki.

Pytanie audytora Czy można wydawać lepiej?

Skuteczność

dotyczy osiągania celów i jest zależnością pomiędzy wyznaczonymi celami a osiągniętymi rezultatami

Pytanie audytora Czy można wydawać mądrzej?

4. ROLA AUDYTORA W OCENIE WYKONANIA ZADAŃ

Zarządzanie zadaniami –założenia

1.Etap planowania

2.Etap wykonywania

3.Etap weryfikacji

4.Etap działania

Rola audytora

Rola 1: badanie systemów zarządzania zadaniami

1.Wskazuje zasoby wejściowe, sposób ich przetwarzania, a także cele i rezultaty.

2.Opracowuje system pomiaru sprawności wykonywania zadań

3.Ocenia adekwatność odpowiedzialności za osiągnięcie celów poprzez ocenę realizację przydzielonych zadań

Rola 2: ocena jakości informacji na temat wykonywania zadań.

1.Ocenę wiarygodności informacji (dokładność, rzeczywistość, adekwatność w stosunku do poprzednich okresów),

2.Ocenę odpowiedniości informacji (użyteczność, kompletność, terminowość i przejrzystość),

3.Wydawanie formalnej opinii na temat konkretnych raportów.

Rola 3: opracowywanie wskaźników/mierników realizacji zadań lub dokonywanie oceny realizacji zadań poza zakresem zadań audytu.

Przy opracowywaniu wskaźników audytor może wykorzystywać dane historyczne, wymagania związane z danym przedsięwzięciem, oczekiwania klienta, standardy branżowe, a także benchmarking: wewnętrzny i zewnętrzny.

Rola 4: działania podnoszące świadomość, planowanie, projektowanie, ulepszanie systemów zarządza wykonywania zadań.

Jest to typowa działalność, która dotyczy czynności o charakterze doradczym. Może ona polegać na różnego rodzaju zabiegach mających zachęcić kierownictwo do opracowania i wdrożenia systemu zarządzania wykonaniem zadań.

Rola 5: sprawozdawczość zewnętrzna oraz działalność na rzecz lepszego spożytkowania informacji uzyskiwanych w trakcie zarządzania wykonywaniem zadań.

Działalność tę charakteryzuje znaczące zaangażowanie się w komunikację z partnerami zewnętrznymi, takimi jak obywatele, organizacje non-profit organizacje biznesowe, media a także organy władzy

5. AUDYTORSKA OCENA CELÓW ORGANIZACJI

Przyjmuje się, że cele powinny być zgodne z formułą SMART:

Specific-szczegółowe

Measurable-mierzalne

Agreed-uzgodnione

Realistic-realistyczne

Time bound-umieszczone w pewnych ramach czasowych.

Misja

Pozwala ona wszystkim pracownikom na głębszą identyfikację z celami przedsiębiorstwa oraz daje sygnał jego wszystkim partnerom i kontrahentom.

W sektorze prywatnym takim ogólnym celem jest niewątpliwie osiąganie zysku,

W sektorze publicznym -świadczenie usług dla społeczeństwa.

Pytania audytora

Czy została opracowana misja organizacji ?

Czy misja została przyjęta w sposób formalny przez kierownictwo ?

Czy pracownicy różnych szczebli brali aktywny udział w formułowaniu misji?

Czy pracownicy znają i rozumieją misję ?

Czy misja jest sformułowana w sposób jasny i zrozumiały?

Czy misja jest możliwa do zrealizowania ?

Czy w procesie opracowywania misji uwzględniono słabe i mocne strony organizacji?

Cele strategiczne

Przykład celów strategicznych:

bycie pierwszym lub drugim pod względem wielkości usługodawcą w województwie,

osiągnięcie uznania jako najlepszej pod względem jakości firmy w województwie.

Przykład sposobu osiągania celów:

nawiązać kontakty z nowymi klientami,

uzyskać wysokiej klasy podwykonawców,

wprowadzić specjalne usługi dla MŚP

Pytania audytora

Czy cele są zgodne z misją organizacji?

Czy dla określenia budżetów związanych z realizacją poszczególnych celów stosowano prognozy zdarzeń oraz prognozy finansowe?

Czy prognozy zostały udokumentowane?

Czy określone cele są mierzalne?

Czy zostały wprowadzone mechanizmy monitorowania realizacji celów?

Czy została nałożona odpowiedzialność na odpowiednie osoby za realizację poszczególnych celów?

Czy zostały określone sposoby realizacji celów?

Cele departamentu

Przykłady celów departamentu:

określić, co może zachęcić najlepszych ekspertów zewnętrznych do w pracy oraz przyciągnąć ich korzystnymi warunkami umów,

określić 10 największych potencjalnych klientów i wynegocjować umowy długoterminowe,

nawiązać kontakty z firmami sektora MSP celem identyfikacji ich potrzeb i opracować nowe usługi.

Pytania audytora

Audytor powinien pytać o to, czy:

Powiązania z celami strategicznymi

Czy został zapewniony budżet na realizację celów departamentu?

Czy cele zostały określone zgodnie z formułą SMART?

Cele stanowiska/pracownika

Przykłady celów pracownika:

analiza warunków usług oferowanych przez firmy konkurencyjne oraz rozpoznanie ich słabości,

opracowanie -na podstawie tej analizy -warunków nowej usługi i uzgodnienie jej z działem marketingu,

doskonalenie swojej znajomości języka angielskiego i zdanie egzamin LCCI.

Pytania audytora

Audytor powinien dążyć do uzyskania odpowiedzi na pytania, czy:

Cele pracowników są zgodne z celami departamentu oraz celami strategicznymi?

Cele dla zatrudnionych osób zostały określone zgodnie z formułą smart?

Pracownicy uczestniczyli w określaniu celów?

Realizacja celów jest monitorowana?

Odbywaj ą się spotkania pomiędzy przełożonym a pracownikiem, na których omawiane są cele oraz ich realizacja?

Czy stosuje się narzędzia motywowania pracowników?

Sprawozdania z realizacji celów

1.Jakość sprawozdań z realizacji celów

2.Terminowość dostarczania danych kierownictwu.

3.Wiarygodność danych.

6. ETAPY AUDYTU OPERACYJNEGO

1. Planowanie audytu

Podstawowe cele planowania, to:

1.Zebranie informacji o obszarze poddawanym badaniu,

2.Zrozumienie obszaru poddawanego badaniu,

3.Oszacowanie ryzyka,

4.Ustalenie celów i zakresu audytu,

5.Identyfikacja kryteriów porównawczych dla badanej działalność

Kategorie informacji

otoczenie prawne

system organizacyjny

informacje finansowe

polityki i procedury

inne informacje o ryzykach

Zrozumienie obszaru audytu. W tym:

wymagań i odpowiedzialności związanej z otoczeniem prawnym

celów, rodzaju i miejsca działalności,

nazwisk osób odpowiedzialnych,

wskazania polityk i procedur w firmie,

struktury organizacyjnej (organigram)

budżetu działalności (planowanego i zrealizowanego, kontraktacja i rozliczenie).

Oszacowanie ryzyka

Typowe ryzyka identyfikowane w ramach audytu operacyjnego

Nieosiąganie celów przez poszczególne komórki organizacyjne lub przez organizację jako całość

Niewłaściwa ochrona posiadanych zasobów

Niewłaściwa jakość lub/i ilość produktów

Koszt wytworzenia przewyższa cenę sprzedaży

Marnotrawienie zasobów

Finansowanie niepotrzebnych działań

Ustalenie celów i zakresu audytu

sprawdzić, czy funkcja/komórka organizacyjna realizuje cele organizacji;

sprawdzić, czy rezultaty projektu są zgodne z zamierzeniami,

ustalić, czy działania zostały wykonane zgodnie z ustalonymi celami

dokonać oceny racjonalności zlecenia usług sprzątania/prowadzenia rachunkowości/obsługi kadrowej firmie zewnętrznej,

ustalić, czy zakupy dokonywane są we właściwej ilości, ze zwrócenie uwagi na ich jakość,

wskazać źródła marnotrawienia zasobów oraz zaproponować środki zaradcze,

ustalić przyczyny braku skuteczności funkcji/programu/komórki organizacyjnej,

wskazać sposób poprawienia dostaw

Kryteria oceny działań

Przykłady wskaźników do kryteriów oceny realizacji działań
Pracownicy
Produkcja
Środki pieniężne

2. Czynności audytorskie

przegląd dokumentacji -takiej jak sprawozdania finansowe i operacyjne, procedury, polityki, umowy, wytyczne, korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, dokumentacja techniczna;

przeprowadzanie wywiadów na temat badanej działalności. Należy pamiętać o konieczności weryfikacji informacji uzyskanej w wyniku wywiadu;

obserwacje-pozwalają audytorowi zrozumieć badaną działalność a także zweryfikować istnienie oraz stan środków trwałych i innych materiałów;

benchmarkii wskaźniki -są szczególnie istotne w audycie operacyjnym. Istotne jest, aby nie dokonywać prostego bezpośredniego przełożenia wzorca na badaną sytuację.

3. Sprawozdawczość z audytu operacyjnego

Sprawozdanie jest ukoronowaniem procesu audytu.

Jego celem jest informowanie o zbadanym obszarze (jak jest), wskazanie przyczyn zaistniałego stanu rzeczy (dlaczego) oraz zaproponowanie sposobu osiągnięcia pożądanego (jak powinno być).

Przykłady zaleceń audytorskich

skrócić proces podejmowania decyzji,

określić odpowiedzialność w sposób precyzyjny i uniemożliwiają potrzebne powielanie obowiązków,

dokonywać analizy potencjalnych korzyści przed podjęciem decyzji skutkujących obciążeniami finansowymi,

kierować osoby o wysokich kwalifikacjach i umiejętnościach do prac wymagających takich kompetencji,

doprowadzić do właściwego wykorzystywania czasu pracy,

zmniejszyć ilość kopiowanych dokumentów

ograniczyć/zmodyfikować obowiązek archiwizacji dokumentów (rprzez skanowanie dokumentów),

scentralizować/zdecentralizować niektóre funkcje,

AUDYT SYSTEMU KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

Głównym zadaniem kontroli wewnętrznej jest sprzyjanie realizacji zadań jednostki gospodarczej z zagwarantowaniem racjonalnej pewności, że cele jednostki zostaną osiągnięte.

Przypomnienie

Istotą kontroli wewnętrznej jest ocena określonego stanu lub zdarzenia w odniesieniu do przyjętej podstawy porównań, którą mogą być określone wzorce lub zadania, a także obowiązujące przepisy, regulaminy bądź instrukcje.

Kontrolujący:

kontrola instytucjonalna, którą wykonują wyspecjalizowane komórki (stanowiska) wyodrębnione w tym celu w strukturze organizacyjnej danej jednostki gospodarczej,

kontrola funkcjonalna, która jest przypisana do zakresu obowiązków służbowych stanowisk kierowniczych na różnych szczeblach struktury organizacyjnej danej jednostki.

Zakres kontroli:

kontrola kompletna, obejmująca całokształt zagadnień,

kontrola problemowa,skoncentrowana na określonym zagadnieniu,

kontrola doraźna, wykonywana w razie potrzeby w odniesieniu do wybranych zagadnień,

kontrola sprawdzająca, przeprowadzana w celu ustalenia, czy zostały wykonane zalecenia pokontrolne.

Kryterium czasu:

kontrolę wstępną, odnoszącą się do operacji, które wystąpią w przyszłości,

kontrolę bieżącą, dotyczącą operacji w trakcie ich wykonywania lub tuż po ich wykonaniu,

kontrolę następną, która obejmuje operacje już wykonane.

Zadania kontroli wewnętrznej

zapewnienie realizacji celów oraz efektywności i skuteczności działania jednostki gospodarczej,

ochrona jej mienia i sprzyjanie racjonalnemu wykorzystaniu zasobów,

zagwarantowanie wiarygodności i dokładności informacji ekonomicznych oraz ich ochrona.

Obszary kontroli wewnętrznej w jsfp

Środowisko systemu kontroli finansowej

Zarządzanie ryzykiem

Informacja i komunikacja

Mechanizmy systemu kontroli wewnętrznej

Ocena i audyt wewnętrzny

Zasady sprzyjające funkcjonowaniu kontroli wewnętrznej

1.Żaden pracownik nie powinien wykonywać wszystkich czynności związanych z realizacją, ewidencją i kontrolą operacji gospodarczych,

2.Całość spraw związanych z określonym procesem lub pojedynczą operacją gospodarczą dzieli się na odrębne etapy,

3.Każdy pracownik zajmujący się określoną operacją gospodarczą wykonuje tylko te czynności, które zostały mu przydzielone w granicach danego etapu,

4.Organizacja pracy powinna przewidywać stopniowe i skoordynowane przechodzenie spraw od jednego pracownika do innego,

5.Każdy pracownik wykonujący pracę dalszego etapu powinien sprawdzić prawidłowość wykonania czynności przez swojego poprzednika,

6.Nie powinno być takiego przypadku, aby czynność wykonana przez jedną osobę nie była sprawdzona przez innego pracownika,

7.Wystawianie dokumentów i prowadzenie ewidencji musi być oddzielone od czynności związanych z przyjmowaniem i wydawaniem środków pieniężnych i rzeczowych składników majątkowych,

8.Musi być ściśle sprecyzowany zakres i rodzaj odpowiedzialności każdego pracownika za załatwianie spraw dotyczących określonych transakcji i operacji gospodarczych,

9.Należy stosować w możliwie najszerszym zakresie nowoczesną technikę informacji (it) i najnowsze rozwiązania organizacyjne, zwiększające szybkość i dokładność prac związanych z poszczególnymi transakcjami i operacjami gospodarczymi,

10.Kontrola wewnętrzna powinna być wykonywana nieustannie i efektywnie.

Czynności audytora

audytor powinien poznać i ocenić środowisko, w którym działa jednostka

ocena koncepcji systemu kontroli wewnętrznej i jej wdrożenia

ustalenie, w jaki sposób kierownictwo jednostki rozpoznaje ryzyko związane z działalnością gospodarczą

Rozpoznając ryzyk audytor powinien:

Rozpoznać ryzyko w toku procesów, które służą poznaniu jednostki i jej środowiska, w tym kontroli dotyczących ryzyka,

Rozważyć, czy ryzyko mogło doprowadzić do wystąpienia istotnej nieprawidłowości,

Ocenić stopień prawdopodobieństwa, że ryzyko spowodowało istotną nieprawidłowość.

Zasady prawidłowej kontroli wewnętrznej