1. Pojęcie i istota negocjacji.
Negocjacje jako dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy zaangażowane strony związane są pewnymi interesami, z których jedne są wspólne, a inne konfliktowe.
Negocjacje to proces, w którym przynajmniej dwie strony, mające różne opinie, potrzeby i motywacje, starają się dojść do porozumienia w ważnej dla nich kwestii.
2. Są 3 sposoby na podwyższanie zysków:
Zwiększenie sprzedaży – walka na rynku z konkurencją, wprowadzenie nowych towarów itp. (ponosimy dodatkowe koszty i ryzyko).
Redukcja kosztów – redukcja personelu, inwestycje w kosztowe urządzenia zastępujące pracę ludzi itp.
Wynegocjowanie lepszych warunków od swoich dostawców, tj. przejęcie części ich zysków.
3. Negocjacje w prowadzeniu działalności gospodarczej (biznesowej) najczęściej dotyczyć będą warunków współpracy, np.:
cen za świadczenie usługi, dostarczane surowce
kosztów zakupu i sprzedaży różnych towarów
zasad dokonywania ewentualnego zwrotu towarów
terminów płatności oraz form rozliczeń strat i uzasadnionych roszczeń
sposobów zabezpieczenia płatności
4. Podejście do negocjacji
Psychologia negocjacji interesuje się podmiotami procesu negocjacji, czyli „czynnikiem ludzkim”, a na szczególną uwagę zasługują:
błędy percepcyjne poczynione przez człowieka
emocje
komunikowanie się.
5. Błędy percepcyjne wg K. Thomas
Ślepota poznawcza – strony się nie znają (np. bariery językowe, kulturowe), lecz dostrzegają różnicę pomiędzy sobą, którą wartościują z góry negatywnie; „to co u nas jest uzasadnione, w ich przypadku nie do przyjęcia”.
Selektywność percepcji – Własne cechy negatywne przypisuje się drugiej stronie (mechanizm projekcji), „to oni nie chcą zgody”, „to oni są winni”.
Upraszczanie poznawcze – Jest to świadome lub nieświadome upraszczanie rzeczywistości, a nawet jej fałszowanie. Strona wyolbrzymia pozytywną rolę, np. przyjmuje na siebie rolę jedynego obrońcy przed złem.
Dialog głuchych – Strony nie słuchają siebie nawzajem. Dopuszczają wprawdzie drugich do głosu, lecz koncentrują się wyłącznie na własnej interpretacji.
Autystyczna wrogość
-Obserwuje się sukcesywne narastanie wrogich uczuć, całkowity brak kontaktu, bariery porozumienia są bardzo silne. Pojawiają się przedwczesne oceny przeciwnika (jest on słaby bądź nic nie warty). Narastają fantazje wokół celów drugiej strony, tworzą się mity i legendy. Łatwo wtedy o zabójstwa polityczne czy religijne „w obronie świętej wiary”.
Substytucja celów
Głównym celem staje się pokonanie przeciwnika za wszelką cenę, danie mu nauczki.
Nawet jeśli okazuje się, że jest on sympatyczny, otwarty, współczujący, to według naszej percepcji mamy doskonałą okazję, by okazać mu naszą siłę i dać mu nauczkę.
6. Emocje w negocjacjach
Emocje towarzyszą nam nieustannie każdego dnia, są nieodzowną częścią naszego życia – w istotny sposób mogą również wpłynąć na przebieg negocjacji i końcowy ich wynik, a także przyszłe relacje między stronami.
Uważa się, że najlepszymi negocjatorami są tzw. „inwalidzi emocjonalni”.
Emocje – kluczowy element
Osoby z pozytywnym nastawieniem emocjonalnym uzyskują w negocjacjach większy poziom ustępstw od swoich przeciwników i potrafią efektywniej zbudować lepsze relacje przy stole negocjacyjnym.
Negocjacje to jednak domena negatywnych emocji.
- Negatywnym emocjom poświęca się największą uwagę, głównie w aspekcie radzenia sobie z dyskomfortem związanym z ich pojawieniem się w rozwiązywaniu sytuacji konfliktowych.
Znaczenie emocji w procesie negocjacji
Wpływają na lepsze wyniki w negocjacjach (emocje pozytywne), ale jednak:
- upośledzają racjonalne myślenie
- wpływają na zniekształcenie procesu pobierania i przetwarzania informacji
- uniemożliwiają nasze działanie i osiąganie założonych celów
- wpływają na nasze decyzje poza naszą świadomością (podświadomie)
7. Dylematy stron w podejściu do negocjacji:
Co jest zasadniczym celem negocjacji: porozumienie, kompromis czy zwycięstwo – wykazanie, podkreślenie swojej przewagi?
Jak drugą stronę będziemy traktować – jako partnera czy przeciwnika.
Jaki przyjąć styl negocjowania – miękki, twardy czy rzeczowy?
W rozmowie być szczerym i otwartym czy też manipulować drugą stroną ukrywając przed nim jak najwięcej informacji i swoje intencje?
Czy drugiej stronie powinniśmy ufać czy nie?
8. Harvardzki model negocjacji.
Wyróżnia się cztery podstawowe zasady:
ODDZIEL LUDZI OD PROBLEMU – „Bądź miękki wobec partnerów, twardy wobec problemu”.
KONCENTRUJ SIĘ NA INTERESACH, A NIE NA STANOWISKACH. Sens negocjacji polega na dążeniu do osiągnięcia określonego celu wyznaczającego interesy każdej ze stron – (interesy są niezmiennym elementem negocjacji – ich zmiana oznaczałaby rezygnację lub przewartościowanie celu). Stanowiska natomiast mogą ulegać zmianie – wyjściowe stanowisko możemy zastąpić innym, które lepiej będzie dopasowane do sytuacji.
STARAJ SIĘ WYPRACOWAĆ ROZWIĄZANIA KORZYSTNE DLA OBU STRON – uwaga postaraj się, aby każda ze stron poczuła się jak „zwycięzca”.
KORZYSTAJ Z OBIEKTYWNYCH KRYTERIÓW. Propozycje – zarówno swoje jak i drugiej strony – powinniśmy odnosić do kryteriów niezależnych od obu stron i uzasadnionych.
Macierz modelu harvardzkiego:
|
|
---|---|
|
|
|
|
|
9. Najbardziej charakterystyczne sprawy dla procesu negocjacji to:
Negocjacje angażują co najmniej dwóch partnerów.
Strony (lub strona) mają poczucie, że ich interesy, zachowania, wartości czy cele są sprzeczne (kolidują ze sobą) w co najmniej jednym obszarze spraw. Także powinny założyć, że obok sprzeczności istnieją też (choć nie zawsze) jakieś interesy wspólne (lub chociażby jeden).
Strony przysępują do negocjacji względnie dobrowolnie, niezależnie od uprzednich doświadczeń, preferując przekonanie, iż jest to konieczny sposób postępowania.
Strony podejmują działania negocjacyjne dotyczące:
podziału lub wymiany co najmniej jednego dobra
rozstrzygnięcia jednego lub więcej problemów
Działania negocjacyjne przebiegają sekwencyjnie ( a nie równocześnie) na zasadzie:
akcja – ocena – reakcja – ocena – kontrakcja – ocena itd.
10. Negocjacje jako proces
Negocjowanie to proces interakcji – wzajemnego oddziaływania podmiotów (osób, grup, instytucji) na siebie nawzajem. Podmioty mogą się różnić od siebie np. sferą poznawczo emocjonalną, kulturą, etyką, światem wartości itp.
Negocjowanie to proces komunikacji – strony prowadzą nieustanne komunikowanie się, wymianę informacji, podejmowanie decyzji, wykonywanie decyzji. Przykładowo, jedna ze stron wysuwa propozycję, druga na to kontrpropozycję i znów jest kolej na następny ruch komunikacyjny.
11. Prowadząc negocjacje należy pamiętać o:
Negocjacje nie są walką. Są sposobem osiągania porozumienia, chodzi bowiem nie tylko o teraźniejszość, ale i o przyszłość wzajemnych relacji między stronami oraz o to, jakie będą późniejsze skutki dziś podjętych decyzji.
Negocjacje to poszukiwanie wspólnych płaszczyzn (celów, interesów, wartości), nie chodzi w nich o to jak uzyskać wszystko od przeciwnika nie dając nic w zamian, ale o ugodzenie się co do wspólnych zysków i strat
Negocjacje muszą zakładać konieczność wzajemnego zaufania – brak zaufania do partnera, podejrzliwość, prowadzą do impasu i złamania rozmów
Negocjacje są więc podstawowym sposobem uzyskiwania od innych tego co chcemy osiągnąć drogą pokojową.
12. Kryteria oceny negocjacji:
Rozsądek – cechy rozsądnych rozwiązań to:
Obustronna, a nie jednostronna korzyść, tj. uzasadniona korzyść
Uczciwe – zarówno w odniesieniu do przepisów prawa jak obowiązującymi obyczajami (prawa niepisane, przestrzeganie zasad moralnych, uczciwe traktowanie partnera i rzetelne składanie zobowiązań czy oświadczeń)
Wytrwałość rezultatu – uwzględniające wszystkie możliwe czynniki działające w otoczeniu, przydatność społeczną tj. zapewnić trwałość w ujęciu statycznym jak i dynamicznym
Sprawność – wymaga poczucia rozsądku i prowadzenia ich w ograniczonym czasie tj. znaczenie ich wartości w czasie, koszty prowadzenia negocjacji (tym nie mniej koszty trzeba ponieść, a strona bardziej skłonna do ich ponoszenia zyskuje pewną przewagę moralną).
Kontekst – określa ogólny stan kontaktów między stronami (obecny zysk jest ważny, ale należy mieć na uwadze także przyszłe interesy), które powinny prowadzić do pogłębiania dobrych relacji między pertraktującymi stronami.
13. Aspekty negocjacji:
Aspekt emocjonalny – negocjacje mają prowadzić do osiągnięcia celu – obawa o rezultat może prowadzić do dyskomfortu poprzez napięcie aż do silnego stresu. Zachowanie drugiej strony w trakcie negocjacji może wywołać u nas silne emocje, które mogą utrudnić racjonalne myślenie i obniżyć sprawność negocjatora.
Aspekt racjonalny – obie strony są zadowolone z osiągniętych przez siebie celów lub porozumienia – o ile osiągnięcie porozumienia jest możliwe.
Aspekt proceduralny – w każdej kulturze jest pewien zestaw oczekiwać dotyczących przebiegu negocjacji i zachowań negocjatora.
Aspekt organizacyjny – dotyczy celu organizacji (uwzględni udział innych osób lepiej przygotowanych do negocjacji w określonym zakresie.
14. Rodzaje negocjacji:
Negocjacje pozycyjne. Związane z sytuacją, gdy interesy stron są całkowicie sprzeczne, zysk jednej ze stron odpowiada stracie drugiej, a każda strona próbuje zmaksymalizować wynik negocjacji
Negocjacje problemowe. Polega na wspólnym rozwiązaniu sytuacji konfliktowej, w taki sposób, aby obie strony doszły do satysfakcjonującego porozumienia; takie porozumienie jest możliwe dzięki temu, że negocjujące strony koncentrują swą uwagę na znalezieniu konstruktywnych rozwiązań
15. Typ negocjacji:
Umożliwia sprecyzowanie uniwersalnych i specyficznych cech tych negocjacji oraz ich zakresu i celów a co za tym idzie- wypracowanie efektywnych narzędzi metodycznych, zwłaszcza ich planowania. Wyróżniamy dwa rodzaje typów negocjacji:
wielofazowe – jeśli je prowadzisz wykorzystaj fazy początkowe do zbudowania wzajemnego zaufania i poznania drugiej strony.
wielostronne – mogą się różnić od dwustronnych pod jednym ważnym względem: strony mogą zawiązywać koalicje. Pozwalają one stronom słabszym zebrać wystarczająco duże siły, by wysuwać własne propozycje lub przynajmniej blokować te, które są dla nich niemożliwe do zaakceptowania.
16. Cele negocjacji
Jest to zaspokojenie określonych potrzeb lub ochrona ich aktualnego stanu zaspokojenia. Określa się minimalne oraz idealne cele negocjacji:
Cel minimalny, określa się minimalną granicę, poza którą negocjacje tracą sens. Negocjator uwzględnia go na dopiero na koniec negocjacji.
Cel idealny, określa maksymalną przez ciebie ustalaną wartość negocjacji, która przyniesie tobie największą satysfakcję. Negocjator rozpoczyna swoje negocjacje od próby ustanowienia swojego celu idealnego.
17. Elementy pozwalające uzyskać przewagę w negocjacjach:
władza, jaką daje tytuł
władza karania
władza wynikająca z autorytetu
władza eksperta
władza dzięki posiadanym informacjom
FAZY NEGOCJACJI
18. Etap przed negocjacyjny.
Etap ten rozpoczyna się powstaniem pomysłu (planu) rozpoczęcia negocjacji i trwa do momentu ich bezpośredniego rozpoczęcia. Polega na uświadomieniu problemu i uznaniu, że negocjacje są drogą do jego rozwiązania
Wyróżnia się dwie fazy tego etapu:
Przygotowanie merytoryczne. Określa się zakres przyszłych negocjacji oraz określa się cele minimalne i idealne. Wówczas jedna ze stron określa BATNA. Jest to sposób postępowania, który gwarantuje najlepszą realizację interesów strony negocjującej bez porozumienia z drugą stroną. Im więcej jedna ze stron ma alternatyw, tym lepsza jest jej BATNA.
Przygotowanie proceduralne. Strony powinny porozumieć się co do procedury prowadzenia negocjacji. Powinny ustalić miejsce, czas, termin spotkania i jego ogólne zasady, kolejność rozpatrywania poszczególnych kwestii negocjacyjnych. Na tym etapie następuje ustalenie reguł postępowania w dalszym procesie.
Ponadto określa się reprezentantów strony negocjacji. Są to:
lider – powinien to być ktoś, kto potrafi sprawnie organizować pracę zespołu i posiada kompetencje do podejmowania decyzji. Cechy lidera – powinien posiadać kompetencje merytoryczne, intelektualne, emocjonalne, specjalistyczne
protokolant – którego zadaniem jest notowanie wszystkich ustaleń podejmowanych w trakcie dyskusji i podsuwania najważniejszych danych, czuwania nad kolejnością zagadnień i krótkiego podsumowania
słuchacz – jego rola polega Ne tym, aby pamiętał wszystko, co było mówione (najtrudniejsza funkcja). Musi być również dobrym obserwatorem
krytyk – prowadzi oceny pod kątem krytycznej oceny postępów w negocjacjach
kontroler - pełni ją osoba o najwyższej pozycji, autorytet
Dodatkowo określa się miejsce prowadzenia rozmów. Miejsce prowadzonych negocjacji musi być tak samo komfortowe dla obydwu stron, tak, aby druga strona czuła się jak partner, a nie jak wróg.
Aby dobrze rozpocząć tą fazę negocjacji należy ustalić dodatkowo jeszcze parę rzeczy:
Poznać BATNĘ drugiej strony, tak, aby nasza strona negocjacji była bardziej konkurencyjna od alternatyw.
Ustalić ZOPĘ. ZOPA jest to obszar możliwego porozumienia, który wyznaczają granice ustępstw obu negocjatorów. Występuje wtedy, gdy w danych negocjacjach oczekiwania stron mają wspólny obszar, a więc możliwe jest osiągnięcie porozumienia korzystnego jednocześnie dla obu stron (wygrana wygrana) i zarazem lepszego niż alternatywy BATNA, które posiadają poszczególne strony.
Cena brzegowa. Jest to cena, przy której racjonalny negocjator odejdzie od stołu.
Budowa wartości w negocjacjach. Jest to możliwa jest w sytuacji gdy strona ma coś do zaoferowania, co dla niej jest niewiele warte, a przedstawia dużą wartość dla drugiej strony – i vice versa – korzyść dla obu stron.
19. Etap otwarcia rozmów.
W przypadku tego etapu określa się dwie podstawowe fazy:
Rozgrzewka. Polega na zbudowaniu zaufania obydwu stron do siebie. Należy ustalić uczciwą ofertę, aby wywarła ona pozytywne wrażenie na drugiej stronie. Ponadto określa się sposób prowadzenia negocjacji, zakres, czas trwania oraz procedury.
Eksploracja. Poprzez rozmowę obydwie strony przeprowadzają wywiad. Określa się podstawowe kwestie związane z tym, czy druga strona posiada wystarczającą władzę, aby móc podejmować ważne decyzje. Ponadto obydwie strony określają, czy należy zostały przewidziane cele i korzyści drugiej strony.
20. Etap przedstawienia propozycji.
Obydwie strony zaczynają określać co chcą uzyskać podczas tych negocjacji. Ważne jest, aby propozycje były konkretne, a podczas ich przedstawiania przez jednej ze stron, druga ze stron nie powinna przeszkadzać. Najlepiej jest przedstawiać propozycję w postaci warunkowej, tak, aby zmaksymalizować wynik negocjacji. Wyróżnia się dwie zasady przedstawiania propozycji.
Zasada coś, za coś. Jeśli negocjator ustępuje w jakiejś kwestii, to druga strona też powinna ustąpić. Ustępstwa powinny być prowadzone małymi etapami. Określa się margines negocjacyjny, czyli różnicę pomiędzy pierwszą ofertą, a oczekiwanym kontraktem.
Zasada obszaru środkowego. Pozwala na złagodzenie różnic pomiędzy obydwiema stronami. Lepiej jest często obniżać ofertę o małą kwotę lub rzadko o dużą kwotę.
Zasady tego etapu:
Klient powinien jako pierwszy ustępować
Ewentualne upusty nie powinny być okrągłymi wartościami. Najlepiej, jeśli będą z przecinkiem, tak, aby druga strona miała wrażenie dokładnych wyliczeń negocjatora.
Każde ustępstwo powinno być mniejsze od poprzedniego, tak, aby druga strona zaczęła widzieć granicę opłacalności transakcji.
21. Etap zakończenia negocjacji.
W przypadku zakończenia negocjacji niezbędne jest ustalenie kontraktu końcowego, czyli spisania na piśmie wszystkich ustaleń i warunków negocjacji. Taki kontrakt powinien zawierać:
Wstęp. Zawiera ogólnych informacji o kontrakcie oraz jednoznaczne określenie negocjujących stron.
Zakres kontraktu. Zawiera szczegółowe dane, czyli czego dotyczy kontrakt oraz obowiązki stron.
Sposób dostarczenia towaru
Cena oraz okres płatności
Dokumentację techniczną wraz z gwarancją
Warunki zerwania umowy na wskutek zdarzeń losowych
Do kontraktu końcowego można dodać szereg dodatkowych klauzul:
Klauzula siły wyższej
Klauzula kar umownych
Klauzula niezależności patentowej, zastrzeżenia loga.
Termin reklamacji
Klauzula określająca warunki odbioru i akceptacji towaru
22. Pojęcie oraz istota zakupów.
ZAKUP to ogół działań, za pomocą których przedsiębiorstwo lub osoba fizyczna NABYWCA – nabywa (kupuje) od innego przedsiębiorstwa lub osoby fizycznej własność dóbr lub korzyści ze świadczenia usług w zamian za wynegocjowane i zaakceptowane warunki (kwotę, terminy, miejsce itd.)
Celem funkcji zakupów w przedsiębiorstwie jest zapewnienie mu określonej ilości i jakości surowców, półfabrykatów, wyrobów gotowych lub usług w terminach odpowiadających jego potrzebom.
W znaczeniu ogólnym do podstawowych działań składających się na tę funkcję należą:
negocjowanie warunków dostaw z dostawcami (sprzedawcami)
przygotowanie i składanie zamówień we współpracy z innymi funkcjami (częściami) przedsiębiorstwa
nadzorowanie realizacji i kontrola dostaw
23. Stawki zakupów
Zysk. Od dobrych umiejętności nabywcy zależy doprowadzenie do rzeczywistej konkurencji pomiędzy różnymi źródłami zaopatrzenia. Ustala się rodzaje produktów i jest możliwość zastosowania nowych metod negocjacji.
Jakość zakupywanego produktu. Z listy dostawców można wyrzucić tych dostawców, których produkty cechuje częsta wadliwość. Wówczas z uzyskanej listy można określić wymarzonego partnera zakupów, który zapewni najlepszą jakość produktu, zgodnie z normami technicznymi.
Usługa. Określone terminy dostaw, usługi gwarancyjne, konserwacja. Dostawca, na wniosek nabywcy może te dodatkowe usługi świadczyć wobec kupującego. Nabywca może łatwo określić, czy opłaca mu się podpisanie jednej umowy z jednym dostawcą, czy wielu umów z wieloma dostawcami, oferującym wyżej wymienione usługi
Marka produktu. Jest to stawka pozwalająca w długim okresie ocenić produkt, a sprzedający może właśnie przez nią dostrzec dogodne kontakty zawodowe z kupującym. Służy to podniesieniu profesjonalizmy nabywców oraz uznania roli nabywcy jako koordynatora całego przedsięwzięcia(w fazie przedprodukcyjnej). Ponadto określa się w ten sposób etykę zawodową na zasadzie wygrany-wygrany.
24. Technika negocjacji oraz jej przykład.
Jest to sposób werbalizowania żądań, czynienia ustępstw, kamuflowania nadmiernej chęci szybkiego osiągnięcia porozumienia, stosowania oporu przed zabiegami oponenta do przechylenia korzyści negocjacyjnych na swoją stronę, stosowania presji psychologicznej mającej osłabić sprawność negocjacyjną. Przykładem techniki negocjacji może być może technika oferty końcowej polegającej na właściwym wyborze momentu i przedstawienia propozycji końcowej. Ta propozycja powinna być dobrze przemyślana, tak, aby druga strona negocjacji była skłonna ją zaakceptować. Powinna być uczciwa, bo w przeciwnym wypadku druga strona ją odrzuci, a to sprawi, że negocjacje będzie trzeba robić na nowo.
25. Strategia negocjacji oraz jej przykład.
Jest to ogólna charakterystyka stosowanego lub planowanego sposobu osiągania planowanego celu w złożonej sytuacji decyzyjnej, ułatwia dochodzenie do optymalnych rozwiązań przez możliwość korzystania z nagromadzonych w danej dziedzinie doświadczeń. Przykładem strategii negocjacji może być strategia wygrana- wygrana. Wówczas występuje sytuacja idealna, pozwalająca na satysfakcję obydwu stron. Podstawowym jej założeniem jest ustalone wcześniej partnerstwo, a nie wrogość obydwu stron. Należy wybrać takie rozwiązanie, które przyniesie jak największą korzyść obydwu stronom. Stosowanie tej strategii daje długofalowy skutek w możliwościach dalszej współpracy z racji jej dobrej atmosfery.
26. BATNA oraz jej przykład.
BATNA jest to Jest to sposób postępowania, który gwarantuje najlepszą realizację interesów strony negocjującej bez porozumienia z drugą stroną. Im więcej jedna ze stron ma alternatyw, tym lepsza jest jej BATNA. Określa się ją w fazie przed negocjacyjnym, a każda strona negocjacji powinna posiadać chociaż jedną BATNĘ. Przykładem BATNY może być chociażby zakup laptopa LENOVO w sklepie komputerowym. Klient, który ma zamiar zakupu takiego laptopa sprawdza wszystkie jego parametry techniczne oraz opinie na temat tego sprzętu. Jego BATNĄ jest albo przejście do innego sklepu komputerowego, gdzie za identyczną cenę może otrzymać dodatkowo wgrany jakiś drogi program, albo zakup laptopa o identycznych parametrach technicznych u konkurencji, np. HP.
27. ZOPA oraz jej przykład.
ZOPA jest to obszar możliwego porozumienia, który wyznaczają granice ustępstw obu negocjatorów. Występuje wtedy, gdy w danych negocjacjach oczekiwania stron mają wspólny obszar, a więc możliwe jest osiągnięcie porozumienia korzystnego jednocześnie dla obu stron (wygrana wygrana) i zarazem lepszego niż alternatywy BATNA, które posiadają poszczególne strony. Występuje w fazie przed negocjacyjnej, a jej ustalenie, czyli ustalenie celu minimalnego, jest niezbędne w każdej negocjacji. Przykładem ZOPY może być zakup futra na zakopiańskim rynku. Kupujący widząc drogie, owcze futro próbuje negocjować, tak, aby zbić trochę jego cenę. Ze swojej strony określa ile może maksymalnie wydać na to futro, a baca, jako sprzedający określa o ile maksymalnie może obniżyć cenę towaru. Jeśli ZOPA będzie zadowalała obydwie strony, to kupujący może zakupić z satysfakcją to futro.