Akt notarialny to szczególna forma dokumentu urzędowego, która ma na celu potwierdzić dokonanie czynności prawnej, jeśli wymagają tego przepisy prawa lub wynika to z woli stron. Zapewnia pewność i bezpieczeństwo obrotu prawnego.
Jeżeli przepis zastrzega dla czynności prawnej formę aktu notarialnego, jest to forma pod rygorem nieważności (ad solemnitatem) - jej niezachowanie powoduje bezskuteczność czynności prawnej i jej nieważność.
Rygor nieważności
forma ad solemnitatem – forma zastrzeżona pod rygorem nieważności; czynność dokonana nie w zastrzeżonej formie prowadzi do bezwzględnej nieważności np. umowa sprzedaży nieruchomości w formie zwykłej pisemnej zamiast w formie aktu notarialnego np. udzielenie pełnomocnictwa ogólnego art. 99 § 2 k.c.;
Forma aktu notarialnego jest zastrzeżona przede wszystkim dla następujących czynności:
umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości i umowa przenosząca własność, która zostaje zawarta w celu wykonania istniejącego uprzednio zobowiązania do przeniesienia własności nieruchomości ; (art. 158 kc)
umowa o przedłużenie użytkowania wieczystego (art. 236 §3 kc)
przeniesienie użytkowania wieczystego (art. 237 w zw. z art. 158 kc);
oświadczenie właściciela ustanawiającego ograniczone prawo rzeczowe na nieruchomości (art. 245 §2 kc) ;
oświadczenie darczyńcy przy umowie darowizny (art. 890 §1 kc) ;
umowa działu spadku, jeżeli do spadku należy nieruchomość (art. 1037 §2 kc);
umowa zrzeczenia się dziedziczenia spadkobiercy ustawowego z przyszłym spadkodawcą (art. 1048 i 1050 kc);
umowa zobowiązująca do zbycia spadku (art. 1052 §3 kc);
istnieje możliwość sporządzenia testamentu w formie aktu notarialnego (art. 950 kc).;
strony mogą nadać formę aktu notarialnego umowie przedwstępnej sprzedaży nieruchomości, umowie majątkowej małżeńskiej niedotyczącej nieruchomości, umowie leasingu i pożyczki.
W prawie spółek handlowych
Forma aktu notarialnego, w prawie spółek, jest zastrzeżona przede wszystkim dla następujących czynności:
umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (art. 157 §2 ksh),;
umowa spółki komandytowej (art. 106 ksh);
statut spółki komandytowo-akcyjnej (art. 131 ksh);
statut spółki akcyjnej (art. 301 §2 ksh);
W prawie spółdzielni mieszkaniowych
Forma aktu notarialnego jest zastrzeżona przede wszystkim dla następujących czynności:
umowa zbycia ekspektatywy odrębnej własności lokalu;
protokół posiedzenia wspólnot mieszkaniowych dotyczącego pełnomocnictwa;
umowy zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu (art. 17² ust. 4 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych).
Akt notarialny jest sporządzany przez notariusza, są jednak pewne odstępstwa od tej reguły:
Za granicą akt notarialny może sporządzić również konsul polski, po uzyskaniu pisemnego upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, wydanego na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych. Jest to jednak szczególna sytuacja.
Protest z powodu niezapłacenia może sporządzić urząd pocztowy
Poświadczać podpisy na niektórych dokumentach mogą banki lub przewodniczący zarządu gminy w miejscowości, w której nie ma kancelarii notarialnej.
Akt notarialny jest szczególnym dokumentem. Powinien zawierać wcześniej złożone ustnie przez strony oświadczenia woli (notariusz współuczestniczy w redagowaniu treści oświadczeń woli, spisuje treść tych oświadczeń), a także powinien być odczytany przez notariusza bądź też przez inną osobę w jego obecności. Po stwierdzeniu przez strony, że jego treść jest zgodna z zamierzeniami zainteresowanych, zostaje podpisana przez notariusza oraz strony. Jeżeli w akcie bierze udział osoba, która nie umie lub nie może pisać, notariusz stwierdza, że osoba ta aktu nie podpisała, i podaje, z jakich powodów.
Forma aktu notarialnego wymaga zachowania zasady jedności osób, miejsca i akcji.
Wszelkie wywabiania i wyskrobywania są niedopuszczalne; wolne miejsca powinny być przekreślone, a poprawki należy omówić na końcu aktu przed złożeniem podpisu przez osoby biorące udział w czynności lub przed złożeniem podpisu przez notariusza, jeżeli poprawka dotyczy aktu niepodpisywanego przez strony. Zbędne wyrazy albo ich części powinny być przekreślone w ten sposób, aby można je było odczytać, a przekreślenia te należy na końcu aktu omówić przed złożeniem podpisów.
Oryginalne akty notarialne zawsze pozostają w kancelarii notarialnej, natomiast strony otrzymują ich wypisy, które są dosłownym powtórzeniem oryginałów i mają wartość dokumentów oryginalnych. Oryginały aktów notarialnych są przechowywane przez notariusza, który je sporządził, przez okres 5 lat. W tym czasie nie można ich wydawać poza kancelarię. Po upływie pięcioletniego okresu oryginały przekazywane są do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.
Jak wygląda akt notarialny?
Wyliczenie niezbędnych elementów aktu notarialnego znajduje się w art. 92 §1 ustawy Prawo o notariacie z dnia 14 lutego 1991 r. Tam znajdziemy wszelkie informacje na temat tego co powinno znajdować się w akcie notarialnym. Akt notarialny nie zawierający tych elementów jest bowiem nieważny. Według prawa polskiego akt notarialny powinien być sporządzony w języku polskim.
Akt notarialny można podzielić na pięć zasadniczych części.
Część druga to tzw. Właściwy akt
W tej części aktu notarialnego zawarte są
oświadczenia stron,
powołanie się na okazane (załączone do aktu) dokumenty.
Na żądanie stron może się znajdować
stwierdzenie faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu.
Pouczenia
W treści aktu notarialnego najczęściej znajdują się różnego rodzaju pouczenia i wskazówki dla stron. Są to informacje o odpowiedzialności karnej lub karnoskarbowej, informacje o powstałym obowiązku podatkowym.
Informacje o kosztach
W końcowej części aktu znajdują się dane dotyczące kosztów aktu notarialnego, wysokości taksy notarialnej oraz pobranych podatków z tytułu dokonanej czynności prawnej.
Zakończenie i podpisy
Każdy akt musi zawierać formułę o tym, że został odczytany, przyjęty i podpisany. Na oryginale aktu notarialnego podpisują się strony i sporządzający dokument notariusz. Akt podbijany jest pieczęcią z godłem państwowym. Oryginał aktu przechowywany jest przez notariusza w kancelarii notarialnej natomiast stroną wydawane są odpisy tego aktu.
Należy pamiętać, że oryginały aktów notarialnych są przechowywane przez notariusza, który je sporządził, przez okres 5 lat. W tym czasie nie można ich wydawać poza kancelarię. Po upływie pięcioletniego okresu oryginały przekazywane są do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.
W lewym górnym rogu aktu znajduje się numer „Repertorium”, pod którym w danej kancelarii został wpisany sporządzony akt notarialny, natomiast po środku znajduje się tytuł „Akt notarialny”.
Jeżeli akt notarialny jest sporządzony na dwóch lub więcej arkuszach, to arkusze te powinny być ponumerowane, parafowane i połączone.
Na akcie notarialnym znajduje się także informacja o pobranych opłatach, w szczególności o taksie notarialnej.
Co nie może się znaleźć na akcie notarialnym
Wszelkie wywabiania i wyskrobywania są niedopuszczalne. Wolne miejsca powinny być przekreślone, a poprawki należy omówić na końcu aktu przed złożeniem podpisu przez osoby biorące udział w czynności lub przed złożeniem podpisu przez notariusza, jeżeli poprawka dotyczy aktu niepodpisywanego przez strony.
Zbędne wyrazy albo ich części powinny być przekreślone w ten sposób, aby można je było odczytać, a przekreślenia te należy na końcu aktu omówić przed złożeniem podpisów. Przekreślenia nieomówione uważa się za niedokonane.
Odpisy aktów notarialnych mogą być przydatne do prowadzenia egzekucji komorniczej, przy załatwianiu spraw w banku lub urzędzie.
Strona dokonując czynności prawnej u notariusza najczęściej dostaje odpis aktu notarialnego dla siebie. Jednakże gdyby odpis aktu zginął lub uległ zniszczeniu strona może w każdej chwili u notariusza otrzymać kolejny odpis aktu notarialnego. W tym celu należy przyjść do kancelarii notarialnej, w której akt był sporządzony, i zażądać wydania takiego dokumentu. Warto jednak pamiętać, że nie ma jednego oficjalnego spisu aktów notarialnych. Dlatego też jeżeli chcemy uzyskać odpis aktu musimy zgłosić się do kancelarii notarialnej w której akt był sporządzony. Odpis aktu może być wydany jedynie stronie albo osobie mającej w tym interes prawny (np. następca prawny strony). Trzeba zdawać sobie sprawę, że każdy odpis aktu notarialnego jest dodatkowo płatny, a jego cena uzależniona jest od ilości stron i jest powiększana o podatek VAT.