Obowiązki biur rachunkowych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu do niedawna nosiła tytuł ustawy o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu. Ustawa ta określa zasady oraz tryb przeciwdziałania praniu pieniędzy, przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu, stosowania szczególnych środków ograniczających przeciwko osobom, grupom i podmiotom oraz obowiązki podmiotów uczestniczących w obrocie finansowym w zakresie gromadzenia i przekazywania informacji.

Zakres instytucji zobowiązanych do stosowania ustawy (tak zwanych „instytucji obowiązanych”) rozszerzył się od 22 października 2009 r., obejmując między innymi podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Niniejszy komentarz prezentuje obowiązki, jakie, w związku z zaistniałą sytuacją, ciążą na biurach rachunkowych.

1. Wstęp

Przez pranie pieniędzy, zgodnie z art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 46, poz. 276) - dalej u.p.p.p., należy rozumieć zamierzone postępowanie polegające na:

a) zamianie lub przekazaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub z udziału w takiej działalności, w celu ukrycia lub zatajenia bezprawnego pochodzenia tych wartości majątkowych albo udzieleniu pomocy osobie, która bierze udział w takiej działalności w celu uniknięcia przez nią prawnych konsekwencji tych działań,

b) ukryciu lub zatajeniu prawdziwego charakteru wartości majątkowych lub praw związanych z nimi, ich źródła, miejsca przechowywania, rozporządzania, faktu ich przemieszczania, ze świadomością, że wartości te pochodzą z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności,

c) nabyciu, objęciu w posiadanie albo używaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności,

d) współdziałaniu, usiłowaniu popełnienia, pomocnictwie lub podżeganiu w przypadkach zachowań określonych w lit. a-c

- również jeżeli działania, w ramach których uzyskano wartości majątkowe, były prowadzone na terytorium innego państwa niż Rzeczpospolita Polska.

Finansowaniem terroryzmu jest natomiast czyn określony w art. 165a ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.), czyli gromadzenie, przekazywanie lub oferowanie środków płatniczych, instrumentów finansowych, papierów wartościowych, wartości dewizowych, praw majątkowych lub innego mienia ruchomego lub nieruchomości w celu sfinansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym.

2. Obowiązki biur rachunkowych

2.1. Rejestracja transakcji

Rejestracji podlegają dwa rodzaje transakcji:

1) transakcji o wartości przekraczającej 15.000 euro oraz

2) transakcji, których charakter wskazuje na związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Na podstawie art. 8 u.p.p.p. instytucja obowiązana ma obowiązek rejestrować transakcje o wartości przekraczającej 15.000 euro. Przy ustalaniu tej wartości stosuje się średni kurs Narodowego Banku Polskiego dla danej waluty, obowiązujący w dniu dokonywania transakcji lub w dniu złożenia dyspozycji, lub w dniu zlecenia przeprowadzenia transakcji.

Obowiązek rejestracji dotyczy także transakcji o równowartości przekraczającej 15.000 euro, które są przeprowadzane za pomocą więcej niż jednej operacji, jeżeli okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia obowiązku rejestracji.

Przez transakcje objęte obowiązkiem rejestracji należy rozumieć dokonywane we własnym, jak i w cudzym imieniu, na własny, jak i na cudzy rachunek:

a) wpłaty i wypłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej, zlecone zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i poza nim,

b) kupno i sprzedaż wartości dewizowych,

c) przeniesienie własności lub posiadania wartości majątkowych (czyli środków płatniczych, instrumentów finansowych, papierów wartościowych lub wartości dewizowych, praw majątkowych, rzeczy ruchomych oraz nieruchomości), w tym oddanie w komis lub pod zastaw takich wartości, oraz przeniesienie wartości majątkowych pomiędzy rachunkami należącymi do tego samego klienta,

d) zamianę wierzytelności na akcje lub udziały.

Obowiązek rejestracji nie dotyczy:

1) przelewu z rachunku na rachunek lokaty terminowej, które należą do tego samego klienta w tej samej instytucji obowiązanej;

2) przelewu na rachunek z rachunku lokaty terminowej, które należą do tego samego klienta w tej samej instytucji obowiązanej;

3) przelewów przychodzących, z wyjątkiem przelewów przychodzących z zagranicy;

4) transakcji związanych z gospodarką własną instytucji obowiązanych;

5) transakcji zawieranych na rynku międzybankowym;

6) banków zrzeszających banki spółdzielcze, o ile transakcja została zarejestrowana w zrzeszonym banku spółdzielczym;

7) transakcji tymczasowego przewłaszczenia na zabezpieczenie wartości majątkowych, wykonanej na czas trwania umowy przewłaszczenia z instytucją obowiązaną;

8) gdy klient jest podmiotem świadczącym usługi finansowe, mającym siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego;

9) transakcji:

a. organów administracji rządowej, organów samorządu terytorialnego oraz organów egzekucyjnych,

b. umów ubezpieczenia na życie, w przypadku gdy składka roczna nie przekracza równowartości 1.000 euro lub składka jednorazowa nie przekracza równowartości 2.500 euro,

c. polis ubezpieczeniowych występujących w powiązaniu z ubezpieczeniem emerytalnym, o ile warunki ubezpieczenia nie zawierają klauzuli o odpłatnym zrzeczeniu się przez ubezpieczonego praw wynikających z polisy oraz o ile polisy te nie mogą być użyte jako zabezpieczenie kredytu lub pożyczki,

d. pieniądza elektronicznego, jeżeli maksymalna kwota przechowywana na nośniku nie przekracza:

i. równowartości 150 euro - w przypadku urządzenia, które nie może zostać ponownie naładowane, lub

ii. równowartości 2.500 euro w danym roku kalendarzowym - w przypadku urządzenia, które może zostać ponownie naładowane, chyba że kwota wykupu wynosi co najmniej równowartość 1.000 euro w danym roku kalendarzowym.

Obowiązek rejestracji transakcji nie dotyczy przedsiębiorców:

- prowadzących działalność w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami,

- instytucji pieniądza elektronicznego,

- oddziałów zagranicznych instytucji pieniądza elektronicznego,

- agentów rozliczeniowych,

- adwokatów, radców prawnych i prawników zagranicznych oraz

- biegłych rewidentów i doradców podatkowych.

Drugim rodzajem transakcji podlegających rejestracji są transakcje, których okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. W takich przypadkach obowiązek rejestracji powstaje bez względu na wartość i charakter tej transakcji.

To właśnie ta druga grupa transakcji będzie zapewne najczęściej rejestrowana przez biura rachunkowe, które przecież rzadko przeprowadzają transakcje o wartości powyżej 15.000 euro. Artykuł 8 ust. 3a u.p.p.p. stanowi, że w przypadku gdy instytucja obowiązana nie przyjmuje dyspozycji lub zlecenia do przeprowadzenia transakcji, obowiązek rejestracji stosuje się także, gdy instytucja ta wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinna wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z klientem.

Rejestracji transakcji dokonuje się poprzez wprowadzenie danych do rejestru - czego należy dokonać bezzwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji.

Rejestr transakcji, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, musi być przechowywany przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane. W przypadku likwidacji, połączenia, podziału oraz przekształcenia instytucji obowiązanej do stosowania u.p.p.p. do przechowywania rejestrów i dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy art. 76 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223) stanowiącego, iż zbiory:

1) jednostek, które zakończyły swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej - przechowuje jednostka kontynuująca działalność;

2) jednostek, które zostały zlikwidowane - przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka; o miejscu przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy.

Sposób prowadzenia rejestru transakcji określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 września 2001 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (Dz. U. Nr 113, poz. 1210 z późn. zm.) - dalej r.r.t. - które w § 2 określa, że rejestr może być prowadzony w formie papierowej lub przy użyciu elektronicznych nośników informacji.

Rejestr w formie papierowej jest prowadzony w postaci zbroszurowanych i kolejno ponumerowanych kart transakcji (wzór karty jest załącznikiem nr 1 do r.r.t.), sporządzanych i wypełnianych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji.

Karty transakcji powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo, w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone błędy poprawia się przez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,

2) umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.

Rejestr prowadzony przy użyciu elektronicznych nośników informacji składa się z zapisów elektronicznych sporządzanych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji (strukturę zapisu elektronicznego określa załącznik nr 2 do r.r.t.). Rejestr powinien być prowadzony w systemie informatycznym, umożliwiającym niezwłoczny odczyt lub wydruk całości lub części zapisanych danych. Instytucja prowadząca rejestr przy użyciu elektronicznych nośników informacji, powinna:

1) posiadać określoną na piśmie, szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia rejestru,

2) stosować system informatyczny uniemożliwiający likwidację lub zmianę raz wprowadzonych zapisów elektronicznych i gwarantujący poprawność formatu danych przekazywanych Generalnemu Inspektorowi.

Błędy w rejestrze elektronicznym są poprawiane za pomocą zapisu korygującego.

2.2. Środki bezpieczeństwa finansowego

Instytucje zobowiązane do stosowania przepisów u.p.p.p. - w tym biura rachunkowe - stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego, polegające na:

1) identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych (przy czym identyfikacja dotyczy także stron transakcji niebędących klientami i obejmuje ustalenie i zapisanie ich nazwy (firmy) lub imienia i nazwiska oraz adresu, w zakresie, w jakim dane te instytucja obowiązana może ustalić przy zachowaniu należytej staranności)

2) podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i stosowaniu uzależnionych od oceny ryzyka odpowiednich środków weryfikacji jego tożsamości;

3) uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych;

4) bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia, że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a także, w miarę możliwości, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji.

Identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości obejmuje:

a) w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli - ustalenie i zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imienia, nazwiska, obywatelstwa oraz adresu osoby dokonującej transakcji, a ponadto numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość cudzoziemca, lub kodu kraju w przypadku przedstawienia paszportu;

b) w przypadku osób prawnych - zapisanie aktualnych danych z wyciągu z rejestru sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę (firmę), formę organizacyjną osoby prawnej, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną;

c) w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, siedzibę i jej adres, numer identyfikacji podatkowej, a także imienia, nazwiska i numeru PESEL lub daty urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę.

Zakres stosowania środków bezpieczeństwa finansowego jest określany na podstawie analizy ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, uwzględniającej w szczególności rodzaj klienta, stosunki gospodarcze, produkty lub transakcje.

Przy dokonywaniu analizy w celu określenia wysokości ryzyka instytucja obowiązana powinna uwzględnić w szczególności następujące kryteria:

1) ekonomiczne - polegające na ocenie transakcji klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;

2) geograficzne - polegające na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej zawieranych z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu;

3) przedmiotowe - polegające na prowadzeniu przez klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu;

4) behawioralne - polegające na nietypowym, w danej sytuacji, zachowaniu klienta.

Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane w szczególności:

1) przy zawieraniu umowy z klientem;

2) przy przeprowadzaniu transakcji z klientem, z którym instytucja obowiązana nie zawarła uprzednio umowy, której równowartość przekracza 15.000 euro, bez względu na to czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane;

3) gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta;

4) gdy zachodzi wątpliwość czy otrzymane wcześniej dane klienta są prawdziwe lub pełne.

Środków bezpieczeństwa finansowego nie trzeba stosować:

1) gdy klient jest podmiotem świadczącym usługi finansowe, mającym siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego;

2) w stosunku do:

a) organów administracji rządowej, organów samorządu terytorialnego oraz organów egzekucyjnych,

b) umów ubezpieczenia na życie, w przypadku gdy składka roczna nie przekracza równowartości 1000 euro lub składka jednorazowa nie przekracza równowartości 2500 euro,

c) polis ubezpieczeniowych występujących w powiązaniu z ubezpieczeniem emerytalnym, o ile warunki ubezpieczenia nie zawierają klauzuli o odpłatnym zrzeczeniu się przez ubezpieczonego praw wynikających z polisy oraz o ile polisy te nie mogą być użyte jako zabezpieczenie kredytu lub pożyczki,

d) pieniądza elektronicznego, w rozumieniu ustawy z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (Dz. U. Nr 169, poz. 1385 z późn. zm.), jeżeli maksymalna kwota przechowywana na nośniku nie przekracza:

i. równowartości 150 euro - w przypadku urządzenia, które nie może zostać ponownie naładowane, lub

ii. równowartości 2500 euro w danym roku kalendarzowym - w przypadku urządzenia, które może zostać ponownie naładowane, chyba że kwota wykupu wynosi co najmniej równowartość 1000 euro w danym roku kalendarzowym.

W przypadku, gdy klient jest spółką, której papiery wartościowe są dopuszczone do publicznego obrotu na rynku regulowanym w co najmniej jednym państwie członkowskim Unii Europejskiej lub w państwie równoważnym, instytucje obowiązane do stosowania przepisów u.p.p.p., przy uwzględnieniu ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, mogą ograniczyć stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego do identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych i stosować je jedynie przy zawieraniu umowy z klientem oraz gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta.

2.3. Przekazywanie informacji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej

Informacje o zarejestrowanych transakcjach instytucje obowiązane do stosowania u.p.p.p. - a zatem także biura rachunkowe - przekazują Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Przekazanie takie polega na przesłaniu lub dostarczeniu danych z rejestru transakcji, także z wykorzystaniem informatycznych nośników danych. Przekazane informacje powinny zawierać w szczególności następujące dane:

1) datę przeprowadzenia transakcji;

2) dane identyfikacyjne stron transakcji;

3) kwotę, walutę i rodzaj transakcji;

4) numery rachunków, które zostały wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, w przypadku transakcji z udziałem takich rachunków;

5) w przypadku przekazywania informacji o transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu -uzasadnienie oraz miejsce, datę i sposób złożenia dyspozycji, a także dodatkowe dane o stronach transakcji, będące w posiadaniu instytucji obowiązanej, w tym informacje o ich rachunkach osobistych oraz związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, niewykorzystanych w przedmiotowej transakcji.

Informacje przekazuje się do Generalnego Inspektora:

1) w terminie 14 dni po upływie każdego miesiąca kalendarzowego - w przypadku transakcji, której wartość przekracza 15.000 euro;

2) niezwłocznie - w przypadku transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

2.4. Wykonywanie obowiązków u.p.p.p.

Instytucje obowiązane do stosowania u.p.p.p. - a więc także biura rachunkowe - muszą wprowadzić w formie pisemnej wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Procedura ta powinna w szczególności zawierać określenie:

- sposobu wykonania środków bezpieczeństwa finansowego,

- rejestracji transakcji,

- sposobu analizy i oceny ryzyka,

- przekazywania informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi,

- procedury wstrzymania transakcji, blokady rachunku i zamrożenia wartości majątkowych,

- sposób przyjmowania oświadczeń, czy dany klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, o ile są przyjmowane, oraz

- sposób przechowywania informacji.

Termin dostosowania - a w przypadku biur rachunkowych termin stworzenia - procedur wewnętrznych został ustalony na 22 kwietnia 2010 r.

W celu realizacji obowiązków wynikających z u.p.p.p. należy wyznaczyć osoby za to odpowiedzialne. W przypadku instytucji obowiązanych będących kapitałowymi spółkami handlowymi, bankami spółdzielczymi lub państwowymi, osobą odpowiedzialną za wykonanie obowiązków określonych w ustawie jest członek zarządu wyznaczony przez zarząd, a w odniesieniu do oddziałów banków zagranicznych lub instytucji kredytowych taką osobą jest dyrektor oddziału.

W przypadku instytucji obowiązanych wykonujących działalność jednoosobowo, osobą odpowiedzialną jest osoba wykonująca tę działalność.

Instytucje obowiązane do stosowania u.p.p.p. zapewniają udział pracowników, wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w instytucji obowiązanej, w programach szkoleniowych dotyczących tych obowiązków. Do udziału w szkoleniach są zobowiązani także przedsiębiorcy wykonujący działalność jednoosobowo.

3. Podsumowanie

Od 22 października 2009 r. biura rachunkowe są zobowiązane w szczególności:

- rejestrować przeprowadzone transakcje, których równowartość przekracza 15.000 euro,

- rejestrować transakcje, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, a o których biura dowiedziały się, świadcząc usługi swoim klientom,

- przekazywać informacje o zarejestrowanych transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej,

- powiadamiać Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w przypadku posiadania informacji o planowanych transakcjach, które mogą mieć związek z finansowaniem działalności terrorystycznej lub z dysponowaniem środkami płatniczymi, instrumentami finansowymi, papierami wartościowymi, wartościami dewizowymi, prawami majątkowymi lub innym mieniem ruchomym lub nieruchomościami, pochodzącymi z korzyści związanych z popełnieniem czynu zabronionego,

- stosować wobec klientów środki bezpieczeństwa finansowego (identyfikacja klientów i celów dokonywanych przez nich transakcji),

- wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonywanie obowiązków wynikających z u.p.p.p.

Podmiotom niewypełniającym swoich obowiązków wynikających z u.p.p.p. grozi kara pieniężna do kwoty 750.000 zł oraz pozbawienie wolności.

108282

Dz.U.2010.46.276: art. 2 pkt 9; art. 8

Dz.U.2001.113.1210: ogólne

Dz.U.1997.88.553: art. 165(a)

---