Procedury controllingu
Procedury dla systemów controlingu , aby były skutecznie i efektywnie wykorzystane w rozwiązaniach praktycznych powinny spełniać dwa warunki:
formalizować i porządkować działania,
umiejętnie adaptować wykorzystywane narzędzie zarządzania do warunków rzeczywistych.
By spełnić te warunki należy uwzględnić je i wdrożyć do dynamicznego modelu controlingu.
Zbiór procedur potrzebnych do praktycznego wykorzystania składa się z czterech podstawowych elementów strukturalnych: Procedura „0” „1” „2” „3”.
Jeżeli chodzi o controlling procesów gospodarczych składa się ona z 3 części:
Planistycznej – obejmuje wybrane wielkości rynkowego planu techniczno- ekonomicznego wykorzystywane w controllingu
Sprawozdawcza – obejmuje typowe wartości związane ze sprawozdawczością z działalności gospodarczej i finansowej
Sterującej – obejmującej mierniki i parametry finansowe, ekonomiczne, organizacyjne i techniczno-użytkowe wybrane do wykorzystania w controlingu.
Wszystkie procedury controllingu powinny być ze sobą zsynchronizowane poprzez ujednolicenie formalnych zasad budowy tablic oraz struktury przedmiotu badania. Przestrzeganie tych zasad umożliwia praktyczne działania uwiarygodniając otrzymane wyniki a tym samym ogranicza to ilość popełnianych błędów takich jak:
wykorzystanie niekompletnych /niewiarygodnych danych,
nieprzestrzegania jednolitego trybu przebiegu dla procesów w różnych elementach strukturalnych controllingu
przyjęcie różnych zasad dla procesów monitorowania , analizy, oceny i wnioskowania.
Procedura „0” bazowa zawiera prognostyczne, planistyczne i normatywne wielkości wykorzystywane w controlingu. Ważne jest by w tej procedurze dokładnie odwzorować cele i zachować zasady, które należy przestrzegać przy jej projektowaniu.
Klasyfikacja celów potrzebna do projektowania systemów controlingu, wyznacza cztery szczeble celów: cele o charakterze misji, strategiczne, taktyczne oraz operacyjne.
Przy wyznaczaniu celów odwzorowanych w procedurze bazowej niezależnie jakiego obszaru dotyczą należy przyjąć pewne zasady.
cele powinny być ilościowe i jakościowe, finansowe i niefinansowe
adekwatne dla podmiotu gospodarczego, odzwierciedlać jego specyfikę i hierarchię organizacyjną
cele krótkoterminowe muszą być powiązane z celami długoterminowymi
budżet powinien przekładać strategię podmiotów gospodarczych na konkretne działania umożliwiając osiągnięcie wyznaczonych celów
Ważne jest aby wdrażanie controlingu poprzedzało uporządkowanie procedur sporządzania planów cząstkowych.
Controling oparty jest na planie rynkowym tworzącym podstawy bazy porównawczej, którego głównym zadaniem jest ciągłe porównywanie bazy z rzeczywistością.
Projektując bazowe wielkości planistyczne w oparciu o strukturę rynkowego planu przedsiębiorstwa należy określić:
zakres zarówno podmiotowy jak i przedmiotowy controlingu
mierniki
zakres odpowiedzialności służb w: tworzeniu bazy, za monitorowanie i ewidencje rzeczywistych wielkości, oraz analizę, ocenę i raportowanie.
Podmiotowy zakres controlingu związany jest systemem organizacyjnym obowiązującym w danym przedsiębiorstwie.
Przedmiotowy zakres dla danego planu cząstkowego obejmuje wytwarzane asortymenty, grupy wyrobów, sprzedaż, wynagrodzenie, zatrudnienie.
Wdrażanie controlingu w przedsiębiorstwie polega na opracowaniu wielu procedur do których potrzebni są szefowie licznych służb koordynujących i rozliczających realizację planów cząstkowych.
Procedura „1”- (organizacyjna) dotyczy zabezpieczenia organizacyjnego funkcjonowania systemu controlingu. Zawiera zakres odpowiedzialności i uprawnień służb współuczestniczących w controlingu. W procesie wdrażania controlingu bardzo ważną sprawą jest ustalenie odpowiedzialności poszczególnych służb odpowiedzialnych za stworzenie bazy , prowadzenie monitorowania i ewidencji rzeczywistych wielkości, a także prowadzenia oraz monitorowania odchyleń oraz robienia raportów. W przedsiębiorstwach w których wykorzystuje się controling w czasie projektowania i wdrażania procedur zazwyczaj stosuje się znormalizowane formularze. Tak tez jest w przypadku procedury „1” gdzie odpowiedni formularz służy do ustalania zakresu odpowiedzialności służb w tworzeniu bazy oraz prowadzeniu monitorowania, ewidencji analizy i oceny rzeczywistych wielkości dla mierników przyjętych w bazie prognostyczno-planistyczno-normatywnej.
Procedura „2” -(odchyleń) określa zasady tworzenia dopuszczalnych (granicznych) wielkości odchylenia wskaźnika bazowego opracowanego w procedurze „0”. Wdrażanie controlingu w przedsiębiorstwo powinno obejmować szereg etapów , które wynikają z konieczności zdobywania doświadczenia i dojrzewania przyjętych rozwiązań. Określanie dopuszczalnych wielkości odchylenia wskaźników bazowych jest jednym z trudniejszych zadań projektanta systemu controlingu. Początkowo przeważają tutaj metody statyczne, a wraz ze zdobywaniem doświadczenia są wprowadzone coraz to doskonalsze sposoby obliczeń oparte o różnego rodzaju normatywy, standardy a przede wszystkim prognozy. Dla określenia wielkości granicznych niezbędna jest współpraca różnych służb, a funkcję koordynacyjne przypadają zwykle Zespołowi Analiz Ekonomicznych, a także Zarządowi przedsiębiorstwa.
Procedura „3” -(decyzyjna) zawierająca porównania wielkości bazowych z rzeczywistymi charakteryzującymi funkcjonowanie podmiotu gospodarczego. Zakres analiz i ocen w ramach procedury „3” wynika za sposobu zarządzania przedsiębiorstwem oraz z zakresu procedury „0”, zaś harmonogram obliczania , analizy odchyleń i oceny wskaźników wynika bezpośrednio z ustaleń zawartych w procedurze „1”. Procedura „3” stanowi końcowy element modelu modułu controlingu dynamicznego zapisanego w postaci procedur.
Bibliografia
S. Marciniak, Controling. Teoria, zastosowania, wyd. Difin, Warszawa 2005, str. 101-111