Przygotowanie projektów do UE - Dr M.Margiel
wykład 16. 02. 2014 r.
Zarządzanie cyklem projektu
PCM( Project cycle management) - system zarządzania projektami stworzony na potrzeby realizacji złożonych przedsięwzięć, przyjęty przez Komisję Europejską w 1992 r. Pomysł zarządzania projektami powstał w USA w latach 70.
Prosty, wywodzący się z nauk zarządzania, model, pozwalający jasno precyzować cele, zadania i efekty projektu przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka niepowodzenia projektów.
Głównym celem stworzenia PCM było dostarczenie narzędzia pomagającego wykonanie wszystkich zamierzeń w zaplanowanym czasie, w ramach zatwierdzonego budżetu i z osiągnięciem złożonych rezultatów.
Zestaw narzędzi do tworzenia i zarządzania projektem w oparciu o strukturę logiczna, jako metodę analizy
Odzwierciedlenie procesu decyzyjnego i wdrożeniowego
Próba postanowienia jasnych i realistycznych celów poszczególnych projektów i programów oraz zapewnienia spójności z "nadrzędnymi celami polityki"
Obecnie zarządzanie projektami staje sie jednym z najważniejszych sposobów realizacji różnorodnych przedsięwzięć gospodarczych.
Coraz większa ilość firm zauważa potrzeba przeprogramowania swoich instytucji pod katem przygotowania ich do zarządzania w oparciu o projekty. Właściwe rozumienie projektów odróżnia je znacząco od bieżącej działalności instytucji, a tym samym wymaga odmiennego sposobu planowania, formułowania i realizowania.
Zarządzanie projektami- to zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań w projekcie, aby zaspokoić lub rozwinąć potrzeby i oczekiwania adresatów projektu.
W projekcie zarządzać będziemy:
Zakresem prac,
Czasem,
Zasobami,
Kosztami,
Jakością,
Komunikacja,
Ryzykiem,
Wykonawcami i umowami,
Itp.
PROJEKT
Spójny projekt, czyli określenie logicznego zestawu działań prowadzących do osiągnięcia w określonym czasie konkretnego, mierzalnego celu, zdefiniowanie struktury zarządzania z przejrzystym podziałem odpowiedzialności, zaplanowanie harmonogramu i kosztorysu oraz reguł monitoringu i ewaluacji odnoszących się do osiągania zaplanowanych rezultatów.
Projekt musi odnosić się do konkretnej, ściśle określonej grupy beneficjentów ostatecznych i odpowiadać na stwierdzone potrzeby tej grupy.
DEFINICJE PROJEKTU
Projekt to niepowtarzalne, określone w czasie przedsięwzięcie podjęte w celu osiągnięcia unikalnego produktu lub usługi.
Projekt to najmniejsza dająca się wydzielić jednostka stanowiąca przedmiot pomocy.
IPMA
Projekt jest przedsięwzięciem, które jest zasadniczo scharakteryzowane poprzez unikalność swoich uwarunkowań, tzn. celów, czasu, kosztów, jakości i innych elementów, odmienność od innych przedsięwzięć specjalnie utworzona tymczasowa organizacje.
Projekt jest przedsięwzięciem, w którym zasoby ludzkie rzeczowe i finansowe są zorganizowane w nowatorski sposób, w celu wykonania unikatowego zakresu prac z dana specyfika, z ograniczeniami kosztu i czasu.
Projekt to logiczny zestaw działań prowadzących do osiągnięcia w określonym czasie konkretnego, mierzalnego celu.
HEERKENS
Projekt jest niepowtarzalny, realizowany tylko raz, nigdy nie będzie ponownie przebiegał w taki sam sposób, z tymi samymi ludźmi, w tych samych warunkach.
PMI
Projekt to tymczasowa działalność podejmowana w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi bądź osiągnięcia unikalnego rezultatu.
Przedsięwzięcie, w którym zasoby ludzkie, rzeczowe, i finansowe są zorganizowane w nowatorski sposób, w celu wykonania unikatowego zakresu prac, z dana specyfikacja, z ograniczeniami kosztu i czasu, w okresie pełnego cyklu trwania projektu, dla uzyskania korzystnych zmian określonych przez cele jakościowe i ilościowe.
Unikatowy zestaw skoordynowanych działań, ze zdefiniowanym początkiem i końcem, przedsięwziętych przez osobę lub organizacje, aby osiągnąć określone cele w obrębie zdefiniowanego harmonogramu, kosztu i parametrów wykonania.
PROJEKT
Dobrze przygotowane projekty są:
Jasne, proste i zrozumiale
Możliwe do zrealizowania, tzn. realne/ wykonalne
Oparte na RZECZYWISTYM zrozumieniu problemu
Wykazują się zrozumieniem kryteriów przyznawania pomocy
Przedstawiają świeże podejście do problemu
Na ogol zawierają elementy zrównoważonego rozwoju
Projekt powinien mieć:
Uzasadnienie biznesowe, pokazujące korzyści i ryzyka związane z przedsięwzięciem
Posiadać unikalny zestaw właściwie określonych produktów i produktów cząstkowych
Zorganizowany i sterowany początek
Zorganizowane i sterowalne zakończenie
Obejmować odpowiedni zestaw działań służących wytworzeniu tych produktów i produktów cząstkowych
Określać właściwe zasoby zdolne do podjęcia takich działań
Mieć skończony czas trwania i właściwie zorganizowane środki do sterowania projektem
Określać strukturę organizacyjna ze zdefiniowanymi zakresami odpowiedzialności
PROJEKT A PROGRAM
PROJEKT to przedsięwzięcie, które:
Służy realizacji określonego celu
Polega na skoordynowaniu powiązanych ze sobą działań
Jest ograniczone w czasie (określony początek i koniec)
Ma wyjątkowy charakter
Ma określony budżet i zasoby
PROJEKT TO PRZEDSIĘWZIĘCIE
Ma początek i koniec
Zostało zaplanowane
Jego przebieg jest kontrolowany
Powinno doprowadzić do pozytywnego skutku
Tworzy nową jakość
PRZYKŁADY PROJEKTÓW
Budownictwo:
Budowa domu
Budowa drogi
Remont obiektu
Zarządzanie i informatyka:
Wdrożenie nowego systemu księgowego
Opracowanie nowego systemu analizy finansowej
Inne:
Przeprowadzka
Koncert
Badanie leku
PROJEKT
PROJEKT to podstawa do opracowania wniosku o dofinansowanie np. z funduszy strukturalnych
PROJEKT to zapis zrozumienia problemu, który dany projekt ma rozwiązać, wskazanie źródła finansowania dostępnego dla rozwiązania problemu.
PROJEKT, PROCES A DZIAŁANIE RUTYNOWE
W organizacjach pojawiają się różne typy zdarzeń. Są to zarówno działania rutynowe, procesy, jak i projekty.
Projekt, proces i działanie rutynowe mają także wspólne cechy:
Są wykonywane przez ludzi,
Są realizowane w ramach ograniczonych zasobów,
Są planowane, wykonywane i poddawane kontroli.
Działania rutynowe- są to proste, powtarzalne dla danej organizacji zadania oparte na doświadczeniu (rutynie), dla których podstawowym środowiskiem realizacji jest istniejąca struktura organizacyjna instytucji. Do działań rutynowych możemy zaliczyć rozliczanie delegacji, wypełnianie rachunków, czy wykonywanie prostych zadań produkcyjnych.
Procesy- zaś to powtarzalne, złożone działania oparte na istniejącej strukturze organizacyjnej, a wykonywane na podstawie przygotowanych zawczasu schematów opracowanych zgodnie z fachową wiedzą i doświadczeniem. Do procesów będziemy zaliczać obsługę klienta, system sprawozdawczości wewnętrznej, procesy logistyczne, itp.
PROJEKT A PROGRAM
W literaturze dotyczącej zarządzania projektami słowa "projekt" i "program" mogą być traktowane równorzędnie. Wówczas najczęściej mówimy o działaniach realizowanych przez jednostki administracji publicznych mających na celu przeciwdziałanie określonym problemom społecznym lub gospodarczym takie jak np. Krajowy Program Zwalczania Alkoholizmu
Pojęcie "program" jest traktowane nadrzędnie w stosunku do pojęcia „projekt". Tu projekt jest rozumiany, jako wiązka projektów służąca realizacji określonego nadrzędnego celu. Takie rozróżnienie pojęć projekt-program funkcjonuje także w ramach zarządzania projektami korzystającymi z dofinansowania z funduszy unijnych.
PROJEKT
LOGICZNY- zwięzły i spójny
PRZEJRZYSTY- zrozumiały
REALISTYCZNY- możliwy do zrealizowania
ADEKWATNY- służący rozwiązaniu problemu
INNOWACYJNY- proponujący nowe rozwiązania
EFEKTYWNY- zapewniający trwałość efektu
PROJEKT A WNIOSEK
Wniosek (aplikacja) jest formą przedstawienia projektu do realizacji.
Jest to oferta instytucji/organizacji do wybranego źródła finansowania.
Pisanie wniosków wymaga, zatem znajomości:
Struktury instytucjonalnej wdrażania danego funduszu,
Odpowiednich procedur aplikacyjnych,
Zasad wypełniania wniosku i przygotowania załączników,
Technik przedstawienia projektu w formie aplikacji.
CECHY PROJEKTOW WŁASNYCH
Kiedy realizujesz projekt posługując się jedynie własnymi środkami finansowymi, czy to wypracowanym z własnego zysku czy też zdobytymi za pomocą pożyczki lub kredytu to Ty sam i Twoja organizacja podejmujesz decyzje dotyczące Twojego projektu.
Skoro projekt jest przedsięwzięciem niestandardowym i wyjątkowym w działalności organizacji niezbędnym jest określenie najbardziej efektywnych sposobów jego realizacji.
Projekt własny pozwala na:
Dużą autonomię w wyborze celów i metod ich osiągania- to ty samodzielnie decydujesz o celach a także o tym, w jaki sposób te cele osiągniesz.
Stosowanie znanych procedur- mimo faktu unikalności projektu możesz dla celów zarządzania nim, zaaplikować te procedury, które obowiązują w Twojej organizacji, tak, aby zminimalizować ryzyko związane z realizacją projektu.
Inne podejście do kwestii wskaźników-, aby zbadać efekty, jakie wygeneruje Twój projekt sam ustalasz wskaźniki i sam określasz sposób ich pomiaru i źródła weryfikacji,
Inne podejście do kwestii ustalania czasu trwania projektu- jedynymi ograniczeniami związanymi z długością realizacji projektu są koszty i jakość, tu rozumiana, jako efektywność i skuteczność działania.
CYKL ŻYCIA PROJEKTU
Najbardziej efektywnym sposobem realizacji projektów jest dostosowanie jej do naturalno cyklu związanego z prawidłowościami występującymi w realizacji projektów. Proces związany z występowaniem zróżnicowanych sytuacji w trakcie realizacji projektu w czasie to koncepcja cyklu życia projektu.
Cykl życia projektu to sposób, w jaki projekty są planowane oraz realizowane.
Ten cykl życia może zostać podzielony na kilka faz. Podział na fazy pozwala na lepsze zarządzanie przedsięwzięciem, a zwłaszcza lepszą kontrolę nad poszczególnymi działaniami i ich skutecznością, efektywnością i prawidłowością.
ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU- FAZY
Cykl życia projektu w szczególności definiuje:
Co powinno zostać zrobione w poszczególnej fazie (np., kiedy przeanalizować problemy, jakie dotykają naszych beneficjentów, a kiedy przygotować szczegółowy harmonogram działań)
W których fazach będą powstawały poszczególne produkty cząstkowe, a co istotniejsze, w jaki sposób będą one oceniane, weryfikowane i monitorowane
Kto będzie zaangażowany w poszczególne działania w ramach kolejnych faz
Jak monitorować, kontrolować poszczególne fazy.
Cykl życia obejmuje sześć podstawowych faz:
Planowanie- następuje analiza sytuacji na poziomie krajowym i sektorowym, która zapewni możliwość określenia ram, w jakich przyszły projektodawca może realizować swój projekt.
Identyfikację- pomysły na projekt są oceniane, konsultowane z różnymi grupami społecznymi, w tym z przyszłymi beneficjentami.
Formułowanie- odpowiedni pomysł jest rozwijany i szczegółowo planowany.
Finansowanie- w wyniku weryfikacji zapada decyzja o dofinansowaniu projektów przez odpowiednie instytucje
Wdrożenie- projekt jest uruchamiany i realizowany w oparciu o zaplanowane procedury
Ewaluacja- instytucja przyznająca dofinansowanie ocenia projekt, weryfikuje osiągnięte rezultaty i wyciąga wnioski na przyszłość, które realizator projektu powinien uwzględnić w przyszłych przedsięwzięciach.
Sześć faz cyklu życia projektu następuje po sobie. Każda faza prowadzi do następnej. Podsumowanie działań i wyciągnięcie wniosków z poszczególnych faz pozwala na podpięcie spójnych i rozsądnych decyzji będących podstawą do kolejnych działań.
FAZA PLANOWANIA
Konieczne jest zastanowienie się nad:
Analizą sytuacji w kraju/ regionie
Identyfikacją problemów, przeszkód i sprzyjających uwarunkowań
Przeglądem wskaźników społecznoekonomicznych na poziomie krajowym/ regionalnym
Analizą priorytetów, programów i funduszy
Zbadaniem strategii określających kierunki działania Unii Europejskiej
By organizacja mogła określić ramy, w jakich może realizować swoje projekty musi sięgnąć do takich dokumentów jak:
Programy opisujące sposób korzystania z funduszy
Strategie rozwoju poszczególnych sektorów
Strategie rozwoju regionów
FAZA IDENTYFIKACJI
Projekty powinny być planowane tak, aby odpowiadały na zidentyfikowane przez organizację problemy przyszłych beneficjentów projektu.
Dobrze zaplanowany projekt wobec tego nie może powstać bez rzetelnej analizy sytuacji, w tym sytuacji wszystkich zainteresowanych stron.
Organizacja, zatem powinna zastanowić się i określić wszystkie możliwe osoby i grupy osób, na których przygotowany projekt wywrze wpływ- zarówno ten pozytywny, jak i negatywny.
Tak określone grupy nazywane są interesariuszami albo udziałowcami. Co istotne każda ze stron, na którą potencjalny projekt może w jakiś sposób oddziaływać będzie często zupełnie inaczej opisywać i postrzegać obecną sytuację.
Proces analizy sytuacji wszystkich zainteresowanych stron przebiegać powinien na bazie identyfikowanych problemów, na które natykają się interesariusze. Analiza problemów jest, więc niezbędnym elementem diagnozy obecnej sytuacji. Problemy następnie są systematyzowane według zasady przyczyna-skutek. Kolejnym krokiem jest analiza celów, czyli zamiana problemów na przyszłe, potencjalne cele. Organizacja w ten sposób pokazuje, do jakiej sytuacji należy dążyć.
Każda osoba, grupa osób, instytucje czy przedsiębiorstwa, na które planowany projekt może mieć potencjalny wpływ jest definiowana, jako interesariusz.
Aby zwiększyć trwałość rezultatów i ich długoterminowe oddziaływanie, a także zmniejszyć negatywny wpływ niezbędna jest analiza interesariuszy. Analiza ta powinna określić ewentualny wpływ (pozytywny lub negatywny) i jego silę.
Nie każda grupa osób lub instytucja może w taki sam sposób oddziaływać na projekt lub korzystać z jego rezultatów. Z tego względu naszych interesariuszy można podzielić na różne grupy.
Analiza interesariuszy musi mieć miejsce możliwe w jak najwcześniejszym etapie planowania projektu.
Pozwoli to na:
Przygotowanie projektu, który będzie w rzeczywisty sposób poprawiał sytuację interesariuszy
Lepszą diagnozę problemów pojawiających się w Twoim najbliższym otoczeniu
Zaangażowanie przedstawicieli interesariuszy w dalsze prace nad planowaniem projektu.
Różni interesariusze mają:
Różne znaczenie dla Twojego przyszłego projektu
Różne oczekiwania
Różne możliwości działania i oddziaływania
Często sprzeczne w stosunku do siebie interesy
W trakcie analizy interesariuszy zastanów się, jakie bariery i szanse powinieneś przeanalizować, kto i ile może zyskać lub stracić na realizacji przyszłego projektu.
ANALIZA INTERESARIUSZY
BIALI- realizacja naszego projektu może przy okazji przynieść im korzyść, więc mogą nam pomów np. wspólna sroga dojazdowa.
CZARNI- realizacja projektu bezpośrednio ich nie dotyczy, ale mogą nam zaszkodzić np. złośliwość, zazdrość, inny punkt widzenia (obwodnica Augustowa).
FAZA INDENTYFIKACJI
Zidentyfikuj, więc:
Wszystkie grupy, które mogą mieć znaczący wpływ na planowany projekt
Ich role w projekcie
Ich siłę i możliwy wkład w potencjalny projekt pod kątem ich silnych i słabych stron
Możliwy zakres kooperacji lub możliwy zakres konfliktu pomiędzy interesariuszami.
Niezbędnym, zatem w fazie identyfikacji jest:
Identyfikacja problemów, na które napotykają potencjalni beneficjenci
Przeprowadzenie konsultacji z beneficjentami
Zgłaszanie pomysłów dotyczących rozwiązania problemów
Analiza różnych możliwości działania a następnie ich ocena.
FAZA FORMUŁOWANIA
Pozwala na przekształcenie koncepcji projektu w szczegółowy plan działania poprzez zdefiniowanie, jakie zasoby są niezbędne do realizacji projektu.
Organizacja szacuje:
Czas niezbędny do zrealizowania projektu
Ludzi niezbędnych do realizacji działań
Sprzęt i inne zasoby techniczne pozwalające na wykonanie określonych zadań
Środki finansowe pozwalające na przeprowadzenie całego przedsięwzięcia.
W tym momencie pracy nad projektem powstaje struktura organizacyjna i zespół projektowy, system komunikacji pomiędzy członkami zespołu, ale także harmonogram działań i budżet przedsięwzięcia.
Wszystkie powyższe działania prowadzą w końcu do powstania aplikacji projektowej, czyli wniosku o dofinansowanie projektu.
W fazie formułowania niezbędnym jest:
Przeprowadzenie analizy wykonalności projektu,
Ocenianie trwałości rezultatów,
Określenie precyzyjnego planu działania,
Przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu.
Przygotowana przez organizację propozycja przedsięwzięcia w formie wniosku o dofinansowanie składana jest do odpowiedniej instytucji przyznającej dofinansowanie.
Prócz samego wniosku o dofinansowanie organizacja przygotowuje także szereg dokumentów formalnych potwierdzających jej zdolność do aplikowania o fundusze pomocne. Zdolność ta badana jest zarówno pod kątem posiadania określonego statusu prawnego, rodzaju statutowej działalności, ale także pod kątem zdolności do finansowania przedsięwzięcia w zakresie współfinansowania projektu.
Oferta organizacji trafia do komisji oceny projektów, gdzie jest oceniana pod względem zgodności formalnej, ale przede wszystkim pod kątem pomysłu na przedsięwzięcie, jego wykonalności i trwałości planowania rezultatów.
Propozycjom pozytywnie ocenionym przez komisję oceny projektów proponowane jest dofinansowanie.
Podstawą dofinansowania jest umowa regulująca prawa i obowiązki obu stron- zarówno organizacji realizującej projekt ja i instytucji dającej dofinansowanie. Umowa reguluje także podstawowe zasady realizacji projektu.
FAZA WDRAŻANIA
To najważniejszy etap w całym cyklu życia projektu.
Organizacja wdrażająca projekt powinna na bieżąco oceniać jego wdrażanie pod względem zgodności z planem, co umożliwia sprawdzanie, czy zostaną osiągnięte zakładane cele. Dokonuje się ego poprzez monitorowanie będące ciągły i systematycznym zbieraniem, a następnie analizowaniem informacji.
Bardzo rzadko zdarza się, iż projekt jest realizowany dokładnie zgodnie z tym, co zostało wcześniej zaplanowane. Dzieje się tak ze względu na znaczne oddalenie w czasie identyfikacji i formułowania od fazy wdrażania.
Projekty wymagają często modyfikacji i zmian niezbędnych dla osiągnięcia zakładanych celów. Potrzeba zmian powinna wynikać z wniosków wyciągniętych w trakcie monitoringu i kontroli realizacji projektu.
FAZA EWALUACJI
Zakończony projekt poddany zostaje ewaluacji.
Ewaluacja to ocena odpowiedzialności, skuteczności i efektywności finansowej i technicznej zrealizowanego projektu. Ocena ta dokonana jest w aspekcie definiowanych w fazie identyfikacji i formułowania celów projektowych. Poprzez porównanie planowanych do osiągnięcia celów z rzeczywiście osiągniętymi rezultatami i efektami.
Faza ewaluacji pozwala na stwierdzenie sukcesu projektu i jego skali. Celem oceny projektu jest wykorzystanie wniosków wyciągniętych w trakcie ewaluacji do planowania przyszłych projektów. Pozwala to uniknąć w przyszłości błędów popełnionych przy realizacji dopiero, co zakończonego projektu.
ANALIZA PROBLEMOW, CELÓW I STATEGII
Punktem wyjścia do budowy projektu jest zawsze moment zdefiniowania problemu, którego będzie on dotyczył. Jeżeli nie potrafisz znaleźć problemu to znak, iż nie jest potrzebna realizacja żadnego projektu.
Analiza problemu ma za zadanie określić negatywne aspekty sytuacji w jakiej znajdują się potencjalni interesariusze projektu. Można więc powiedzieć, że jest to pesymistyczne spojrzenie na aktualną sytuację.
Analiza problemu pozwala także na stworzenie i określenie relacji przyczynowo-skutkowej pomiędzy poszczególnymi problemami.
ANALIZA PROBLEMÓW
Standardowe postępowanie związane z prowadzeniem analizy problemów powinno obejmować trzy podstawowe etapy:
Zdefiniowanie ram i przedmiotu analizy
Identyfikacja głównych problemów dotykających interesariuszy, a zwłaszcza interesariuszy bezpośrednich (odbiorców ewentualnej pomocy) i pośrednich ( najbliższego otoczenia projektu).
Wizualizacja problemów w formie tzw. „drzewa problemów”, która ułatwi analizę przyczyn i ich skutków.
Drzewa problemowe dają całościowy obraz istniejącej zlej sytuacji.
Drzewa są narzędziem służącym ustaleniu faktycznych „wąskich gardeł”, które zainteresowani uważają za priorytetowe i próbują przezwyciężyć.
Celem jest ustalenie głównego problemu, do którego program/ projekt powinien się odnieść.
Drzewo (mapa) problemów to hierarchia zidentyfikowanych problemów z punktu widzenia zależności przyczynowo-skutkowych.
Drzewo postaje w drodze poszukiwania powiązań między parami problemów, przy czym zasada jest następująca:
Jeśli dany problem jest przyczyną drugiego, zapisywany jest o jeden poziom niżej
Jeśli dany problem jest skutkiem drugiego, opisywany jest o jeden poziom powyżej
Jeśli brak jest zależność między problemami, zapisywane są na tym samym poziomie.
DRZEWO PROBLEMÓW
PRZYKŁAD DRZEWA PROBLEMÓW (FOTKA 060)
TWORZENIE DRZEWA PROBLEMÓW
Zdefiniuj poszczególne rodzaje problemów dotyczących danej sytuacji.
Pamiętaj o dwóch największych trudnościach pojawiających się w trakcie analizy problemów:
Niedostateczne określenie problemu- twierdzenia typu „słabe kierownictwo” czy „złe planowanie”- jest to zbyt ogólne opisanie problemu, które nie pozwala zrozumieć co stanowi prawdziwy problem,
Określenie problemu w sposób uniemożliwiający jego rozwiązanie- stwierdzenia typu „brak kwalifikacji” czy „brak znajomości” nie odzwierciedlają rzeczywistości, gdyż z reguły mamy do czynienia z sytuacją, w której są „niewystarczające kwalifikacje” czy „niski stopień znajomości”.
Wybierze spośród zidentyfikowanych problemów pojedynczy problem startowy
Poszukaj problemów powiązanych z problemem startowym
Zacznij ustalać hierarchię przyczynowo-skutkową pomiędzy wybranymi problemami
Posortuj w ten sam sposób pozostałe problemy
Ustal relacje pomiędzy problemami
Przejrzyj skonstruowane przez siebie drzewo i je zweryfikuj
ANALIZA CELÓW
Jest to metoda budowania struktury logicznej przedsięwzięcia i sposób przedstawienia powiązań pomiędzy celami, wynikami i oddziaływaniem.
W efekcie zdefiniowany zostaje tzw. cel kluczowy, ogólny nadrzędny cel przedsięwzięcia.
Drzewo celów jest pozytywnym odbiciem drzewa problemów.
Nie wszystkie cele można osiągnąć w ramach pojedynczego projektu.
Negatywna sytuacja z drzewa problemów jest zamieniana na rozwiązania co obrazuje pozytywne osiągnięcia.
Te pozytywne osiągnięcia to cele jakie mamy do osiągnięcia. Związki przyczyna-skutek zamieniają się więc na związki:
Środek realizacji rezultat
Zamień negatywny obraz sytuacji na obraz pozytywny
Sprawdź połączenia środek realizacji -rezultat
Dokonaj przeglądu relacji i „zreorganizuj” połączenia, dodaj nowe cele jeśli wydają się być niezbędne do osiągnięcia celów znajdujących się na wyższym poziomie, wyrzuć cele, które wydają się być nieadekwatne.
Najważniejsza zaleta drzewa celów to osadzenie analizy celów projektu na wcześniej określonych problemach.
Na tym etapie analizy powinieneś się zastanowić nad tym, czy:
Twój potencjalny projekt powinien objąć wszystkie zidentyfikowane problemy i/lub cele czy też skupić się na wybranych
Jakie widzisz szanse na pozytywną zmianę obecnej sytuacji w kontekście Twojego potencjału i możliwości
Jaka kombinacja środków realizacji przyniesie największe rezultaty i w najbardziej będzie oddziaływać na Twoich potencjalnych interesariuszy.
W wyniku analizy strategii decydujesz, które cele będą włączone w projekt, a które znajdą się poza nim.
WYKŁAD 15.03.2014r.
Cel projektu
Jasno zdefiniowany efekt działań, jakie mają zostać wykonane w trakcie realizacji przedsięwzięcia.
Od identyfikacji celu projektu, zależy zbiór zadań, jakie należy wykonać w projekcie.
Źle zdefiniowany cel projektu = źle zrealizowany projekt
Kryterium SMART
* Simple - mądre
* Measurable - mierzalne
* Achievable - osiągalne
* Relevant - istotne
* Timely defined - określone w czasie
Koncepcja formułowania celów w dziedzinie planowania będąca zbiorem 5 postulatów dotyczących cech, którymi powinien się charakteryzować poprawnie sformułowany cel.
Formułowanie celów zgodnie z kryterium SMART
- Prosty – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiające miejsca na luźną interpretację
- Mierzalny – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji
- Osiągalny – inaczej mówiąc realistyczny; cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji
- Istotny – cel powinien być ważnym krokiem naprzód jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował
- Określony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć
- Szczegółowy – zawierający konkretny przekaz
- Mierzalny – aby można było go zmierzy, czyli liczbowo wyrazić jego realizację
- Atrakcyjny – aby nie był nudny oraz wzbudzał ciekawość i chęć do działania
- Realistyczny – aby był możliwy do osiągnięcia (poziom celów a także ich realizacja znacznie różni się w każdej metodyce)
- Terminowy – aby był określony czasowo (wyznaczony czas osiągnięcia celu mobilizuje)
Cel: Zwiększyć sprzedaż
Cel: Do końca roku 2006 zwiększyć sprzedaż nakrętek o 12 % w stosunku do roku 2004
S: ‘specific’ (konkretny) – konkretny cel łatwiej osiągnąć niż cel ogólny. Żeby ustanowić konkretny cel należy odpowiedzieć sobie na 6 pytań (6W):
- Who – Kto jest związany z celem?
- What – Co chcę osiągnąć?
- Where – Określ miejsce
- When – Określ przedział czasu, w którym cel ma zostać osiągnięty
- Which – Określ wymagania i ograniczenia związane z realizacją celu
- Why – Określ przyczyny realizacji danego celu i korzyści płynące z osiągnięcia go
Istnieje wersja rozszerzona koncepcji S.M.A.R.T. – S.M.A.R.T.E.R.:
E: ‘exciting’ (ekscytujący) – cel powinien być ekscytujący, w żadnym wypadku nie powinien on być obojętny osobie go ustanawiającej, cel ekscytujący motywuje do osiągnięcia go
R: ‘recorded’ (zapisany) – zapisanie celu spełnia kilka funkcji: nie zapomnimy o nim, zapisanie motywuje do jego osiągnięcia – w razie trudności czy ogarniającego nas lenistwa nie można udawać, że cel nigdy nie istniał, gdy jest zapisany
Znaczenie koncepcji SMART
Pomaga w prawidłowym wyznaczaniu celów, co z kolei zwiększa szansę na osiągnięcie tych celów. Wyznaczanie celów w ten sposób wymaga dogłębnego zanalizowania tego, co chcemy osiągnąć a tym samym osiągnięcie tak wyznaczonego celu zapewni nam większą satysfakcję, gdyż będzie to dokładnie to czego naprawdę zamierzaliśmy dokonać.
SMART na egzamin
Matryca logiczna
Zmusza także osoby odpowiedzialne za projekt do określenia mierników osiągniętych efektów, sposobu ich pomiaru, ale także ewentualnych zagrożeń, które mogą skutkować problemami w realizacji projektu.
W ramach niektórych programów będących podstawą udzielania wsparcia przygotowanie matrycy logicznej projektu jest obowiązkowe i stanowi jeden z załączników składanych wraz z wnioskiem o dofinansowanie.
Wyniki przeprowadzonych analiz (a zwłaszcza analizy interesariuszy, problemów, celów i strategii) są bazą do przygotowania matrycy logicznej projektu.
Matryca logiczna projektu to syntetyczny sposób na przedstawienie planowanej drogi realizacji projektu. Pokazuje ona logiczne powiązania pomiędzy poszczególnymi poziomami projektu. Praca nad matrycą logiczną projektu pozwala na stwierdzenie czy działania, rezultaty i cele są ze sobą logicznie powiązane.
Pozwoli na:
* „poukładanie” i „uporządkowanie” koncepcji projektu w logiczną całość,
* sprawdzenie spójności pomiędzy poszczególnymi poziomami projektu
* przyporządkowanie poszczególnym poziomom mierników efektów i źródeł informacji o pomiarze
* określenie założeń stanowiących często kluczowe czynniki powodzenia projektu
* łatwe przejście do harmonogramu i budżetu projektu
* bieżące monitorowanie wdrażania projektu
| Logika interwencji | Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki |
Źródła weryfikacji | Założenia |
|---|---|---|---|
| Cel ogólny | |||
| Cel projektu | |||
| Rezultaty | |||
| Działania | Środki | Koszt | |
| Założenie wstępne |
Budowa matrycy projektu jest procesem ciągłym i wielokrotnie powtarzalnym na różnych etapach planowania i wdrażania projektu.
Za każdym razem gdy przybywa nam w matrycy kolejny element, informacje wcześniej w niej zawarte powinny zostać zweryfikowane, i jeśli zachodzi taka potrzeba skorygowane.
Przygotowanie matrycy możemy więc opisać w następujący sposób:
- Jeżeli chcemy się przybliżyć do osiągnięcia celu ogólnego to musimy osiągnąć cel projektu
- Jeżeli chcemy osiągnąć cel projektu to musimy wypracować określone rezultaty
- Jeżeli chcemy wypracować rezultaty to określone działania muszą zostać podjęte
- Jeżeli chcemy podjąć działania to musimy posiadać określone środki i zasoby.
Wskaźniki mierzą projekt w wymiarze:
* jakości – jak dobrze? np. … zredukowana liczba
* grup docelowych, na które projekt ma oddziaływać – dla kogo? np. … osób bezrobotnych
* miejsc, w którym oddziaływanie projektu i jego wyniki będą realizowane – gdzie? np. … zamieszkujących tereny wiejskie gminy X
* terminów, w jakich będą osiągniętych – kiedy? np. … do roku X
Źródła weryfikacji pozwalają na określenie skąd i w jakiej formie można pozyskać informacje, które pozwolą Tobie „zmierzyć” projekt.
Określenie dobrego źródła weryfikacji wskaźników to określenie:
* formatu i sposobu zbierania, np. raporty, ankiety, oficjalne statystyki, obserwacje itp.
* osoby/instytucji odpowiedzialnej, np. zespół projektowy, agencja badawcza, inne instytucje zewnętrzne, itp.
* okresu i regularności pomiaru, np. miesięcznie, kwartalnie, rocznie itp.
Wskaźniki
- Wskaźniki produktu
- Wskaźniki rezultatu
Produkty – dobra i usługi wytworzone w ramach projektu. Materialne i trwałe efekty uzyskane w wyniku działań prowadzonych w ramach projektu.
Rezultaty – efekty prowadzonych działań. Dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły w wyniku wdrożenia projektu u ostatecznych beneficjentów, bezpośrednio po uzyskaniu przez nich wsparcia.
Rezultaty twarde i miękkie
Twarde rezultaty – rezultaty projektu będące obiektem fizycznym, mierzalnym w procesie bezpośredniego monitoringu fizycznego.
Bezpośrednie efekty realizacji działań, dające się zmierzyć w konkretnych ilościach (np. zdobycie certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje, wdrożenie nowego rozwiązania etc.)
Miękkie rezultaty – rezultaty projektu nie będące obiektami fizycznymi, mające postać niematerialną i często nie możliwą do bezpośredniej weryfikacji w procesie prostego, fizycznego monitoringu (np. zdobycie nowych umiejętności, zwiększenie zdolności instytucjonalnej).
Zmiany, jakie następują w wyniku realizacji działań projektu u osób lub instytucji, na które wpływa projekt.
Harmonogram
Przygotowanie matrycy logicznej projektu pozwala na rozpoczęcie dalszych prac uszczegółowiających działania podejmowane w ramach projektu. Uwzględnione w matrycy logicznej działania są podstawą do przygotowania harmonogramu projektu.
Harmonogram projektu to metoda przedstawienia działań podejmowanych w ramach projektu wraz z ich podziałem na zadania i czynności, która pozwala na zidentyfikowanie ich logicznej kolejności. Harmonogram pozwala także na przedstawienie wszelkich zależności pomiędzy czynnościami oraz stanowi bazę do przydzielania odpowiedzialności za ukończenie każdego działania.
Plan prac w postaci wykresu lub tabeli obrazującego wzajemnie powiązanie i czas poszczególnych czynności tej pracy. Harmonogram to plan przedstawiający:
* Kolejność
* Momenty rozpoczynania i kończenia
* Czasy trwania
Wszystkich czynności związanych z wykonaniem określonego zadania, które może również uwzględnić środki niezbędne do wykonania zadania.
Cel opracowania harmonogramu
1. Stanowi formę kontaktu, określającego co poszczególni wykonawcy mają wykonać w przyjętej perspektywie czasu
2. Jest to narzędzie do postrzegania wysiłku poszczególnych uczestników przedsięwzięcia jako części wysiłku zespołowego
3. Narzędzie kontroli przebiegu projektu i efektów pracy podzielonej na mniejsze części
Dobry harmonogram projektu pozwala na:
* odpowiednie oszacowanie czasu realizacji projektu wraz z odpowiednim marginesem bezpieczeństwa gwarantującym określenie odpowiedzialności poszczególnych osób
* określenie zaangażowania czasowego poszczególnych członków zespołu projektowego
* przystąpienie do budżetowania projektu – jednym z podstawowych elementów, od których zależy budżet projektu jest czas trwania poszczególnych działań
Wykres Gantta
Narzędzie stosowane na całym świecie
Oś pozioma prezentuje upływ czasu (skala godzin, dni, tygodni, miesięcy)
Oś pionowa poszczególne zadania planowane do realizacji
Można go narysować z dowolną szczegółowością – może to być wykres tylko pakietów działań lub działań może być także wykres poszczególnych zadań cząstkowych lub indywidualnych.
Dla zwiększenia skuteczności stosowania bardzo często na wykresie dodaje się kamienne milowe – wskazujące terminy ważnych wydarzeń (np. terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych etapów, terminów kontroli, odbiorów prac itp.)
kamień milowy na egzamin
Pierwotny układ był niedoskonały:
- Pokazywał jedynie daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, bez informacji o konsekwencjach zmian czasu ich trwania dla całego projektu
- Traktował zadania tak, jakby były niezależnymi przedsięwzięciami i nie uwzględniał powiązań miedzy nimi.
Wykres Gantta pozwala zwykle określić:
* początek, koniec i czas trwania poszczególnych zadań całego projektu
* zależności czasowe pomiędzy poszczególnymi składnikami projektu
* priorytety poszczególnych zadań (lub subprojektów)
* bieżącą procentową realizację poszczególnych zadań, potrzebne do realizacji zadań zasoby (np. osobowe)
*ścieżkę krytyczną projektu
Krok 1 – sporządzenie listy działań
Krok 2 – rozbicie działań na poddziałania
Krok 3 – określenie sekwencji działań i zależności miedzy nimi
Krok 4 – określenie początku, końca i czasu trwania każdego działania
Krok 5 – określenie początku, końca i czasu trwania całego przedsięwzięcia
Krok 6 – zdefiniowanie kamieni milowych projektu
Krok 7 – określenie wymaganych zasobów ludzkich, ilości i jakości
Krok 8 – alokacja działań i zadań pomiędzy członków zespołu projektowego
Np. Projekt polegający na przygotowaniu i realizacji szkoleń podzielisz na następujące działania:
- rekrutacja uczestników
- przygotowanie szkoleń
- realizacja szkoleń
- rozliczenie szkoleń
Działanie „przygotowanie szkoleń” podzielisz na:
- znalezienie trenerów
- przygotowanie materiałów szkoleniowych
- znalezienie miejsca szkolenia
- zapewnienie cateringu itp.
Ale nie ma już potrzeby dzielić zadania „zapewnienie cateringu” na:
- zapewnienie obiadu
- zapewnienie herbaty i kawy
- zapewnienie lunchu
Zasoby
Rodzaje zasobów: ludzie, sprzęt, materiały, środki finansowe
Musimy zaplanować zasoby, czyli określić:
* Jakie zasoby (kto? co?)
* W jakich ilościach?
* Kiedy będą potrzebne?
* Ile nas to będzie kosztowało?
WYKŁAD 30.03.2014
EGZAMIN 07.06 godz. 13:30
SZACOWANIE KOSZTÓW
CEL – identyfikacja kosztów całkowitych oraz rozkładu kosztów projektu. Podstawa dla przygotowania budżetu projektu.
Budżet umożliwia analizę rozkładu niezbędnych środków finansowych zarówno w perspektywie zakresu projektu, jak i w perspektywie rozkładu w czasie.
BUDŻET PROJEKTU
RODZAJE KOSZTÓW
Budżet projektu to zestawienie niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia kosztów (strona kosztowa) wraz ze źródłami finansowania poszczególnych rodzajów kosztów (strona dochodowa).
Budżet projektu jest jednym z krytycznych elementów powodzenia realizacji projektu. Dobre oszacowanie kosztów związanych z realizacją przedsięwzięcia to połowa sukcesu.
W przypadku projektów korzystających ze wsparcia pomocowego Twój budżet powinien zostać oszacowany na tyle szczegółowo, aby zapewnić możliwość jego oceny przez instytucje udzielające wsparcia i na tyle ogólnie , aby zapewnić Tobie elastyczność realizacji projektu.
BUDŻET PROJEKTU
Koszty kwalifikowane (które mogą zostać zrefundowane)
Aktualne, rzeczywiste (nie przybliżone)
Poniesione przez beneficjenta
Poniesione w trakcie trwania projektu
Zaksięgowane w księgach rachunkowych
Niezbędne dla realizacji celów projektu
Ekonomiczne uzasadnione
Przyporządkowane bezpośrednio do projektu
Koszty niekwalifikowalne to koszty, które ponosi projektodawca w związku z realizacją projektu, a które instytucja udzielająca wsparcia nie bierze pod uwagę przy szacowania poziomu dofinansowania. Do przykładowych kosztów niekwalifikowalnych należą najczęściej:
Podatki (przede wszystkim VAT – jeśli ktoś może go odzyskać to nie w ramach projektu NIE MOŻNA 2 RAZY OTRZYMAC PIENIEDZY ZA TO SAMO)
Koszty operacji finansowych
Koszty poniesione na przygotowanie projektu
Spłata rat kredytów, pożyczek
Mandaty, opłaty karne i wydatki na procesy sądowe
itp.
ŹRÓDŁA INFORMACJI O WYSOKOŚCI KOSZTÓW
Aby dobrze oszacować wysokość poszczególnych kosztów, które stworzą budżet Twojego projektu możesz wykorzystać różne źródła informacji.
Dobrze oszacowany budżet pomaga Ci w spokojnej realizacji projektu i umożliwia Ci ewentualne przystosowanie się do zmiany w trakcie realizacji.
ZASADY SZACOWANIA KOSZTÓW
KROK 1 - Zrób listę wszystkich planowanych kosztów
Na podstawie przygotowanego wcześniej harmonogramu działania określ wszystkie pozycje kosztowe związane z realizacją poszczególnych zadań i działań. Sam harmonogram da Ci informacje o tym jakie zasoby ludzkie musisz wykorzystać do realizacji zadania i jaki sprzęt jest niezbędny do jego wykonania
Im lepiej określisz wszystkie koszty związane z realizację zadań tym większa szansa, że dobrze zbudżetujesz cały projekt. Wykorzystaj wszystkie dostępne Ci źródła informacji.
Krok 2 – OKREŚL RODZAJ JEDNOSTKI POSZCZEGÓLNYCH KOSZTÓW
Bardzo ważnym elementem w procesie szacowania jest określenie jednostki poszczególnych kosztów. Od tego jak ustalisz jednostkę zależy całe dalsze szacowanie. Dobrze określona jednostka pozwala Ci na większą elastyczność w realizowaniu projektu. Na przykład: jednostkę przy szacowaniu kosztu materiałów biurowych wykorzystywanych do realizacji projektu możesz ustalić albo: na sztukę i w jej oparciu szacować każdy nawet najmniejszy koszt np. zakup materiałów biurowych
12 ryz papieru
20 pudełek spinaczy
40 długopisów
Itp.
Na miesiąc np. zakup materiałów biurowych (papier, spinacze, długopisy itd.) 200 zł na miesiąc.
KROK 3 – Ustal ilość jednostek danego kosztu
Aby określić wielkość planowanych kosztów po pierwsze musisz ustalić ilość potrzebnych Ci jednostek, W przypadku projektów ilość jednostek możesz oszacować biorąc pod uwagę 3 podstawowe parametry:
- czas trwania projektu -pewne koszty są uzależnione od czasu trwania zadań, działań czy wreszcie całego projektu; w oparciu o te dane możesz szacować ilość jednostek takich kosztów, jak: koszty personelu administracyjnego, energii, czynszu, materiałów biurowych czy amortyzacji.
- ilość beneficjentów projektu -wielkość kosztów będzie uzależniona także od ilości osób które zamierzasz objąć wsparciem w ramach projektu np. jeżeli w ramach projektu weźmie udział 15 osób to będziesz potrzebował np. 15 kompletów materiałów szkoleniowych 15 porcji obiadów 15 noclegów, itp.
- ilość instrumentów wykorzystywanych w ramach projektu -będzie wykorzystywać jedne lub więcej instrumentów wsparcia, to pozwoli Ci także oszacować niezbędną ilość jednostek np. jeżeli szkolenie trwa 16 godzin to będzie musiał być przemnożony razy 16 godzin.
KROK 4 - Ustal koszt jednostkowy poszczególnych rodzajów kosztów
Posługując się różnymi źródłami informacji określ wysokość kosztu jednostkowego poszczególnych pozycji. Szacujesz koszty, które pojawią się w trakcie realizacji projektu, Ustal ich koszt jednostkowy w oparciu o obecne stawki, ale pamiętaj, że mogą one się zmienić, dlatego zaplanuj ewentualne wzrosty wstawek. Przyjmij odpowiedni margines bezpieczeństwa.
KROK 5 – Zsumuj poszczególne koszty
Teraz oszacuj ile musisz wydać na cały projekt. Najpierw określ całkowite koszty w ramach poszczególnych pozycji posługując się prostą formuła:
KOSZT CAŁKOWITY = ILOŚĆ JEDNOSTEK x KOSZT JEDNOSTKOWY
Następnie podsumuj wszystkie pozycje kosztowe. W ten sposób uzyskasz całkowity koszt realizacji całego projektu.
KROK 6 Ustal, które koszty są kosztami kwalifikowanymi, a które kosztami niekwalifikowalnymi
Chcąc korzystać z dofinansowania w ramach środków pomocowych musisz zidentyfikować oszacowane koszty w kategorii ich kwalifikowalności.
Posługując się wytycznymi do programu lub konkursu podziel wszystkie koszty Twojego projektu na koszty kwalifikowane, które mogą podlegać dofinansowaniu i na koszty niekwalifikowane nie podlegające dofinansowaniu.
KROK 7 Określ możliwy poziom dofinansowania
W opisie programu lub konkursu znajdziesz informację na temat maksymalnego poziomu dofinansowania w ramach środków pomocowych. W zależności od programu może to być 35% do 100% całkowitych kosztów kwalifikowanych.
Oznacza to, iż na pokrycie pewnych kosztów kwalifikowanych musisz znaleźć inne źródła finansowania niż wsparcie udzielone w ramach środków pomocowych.
KAPITAŁ LUDZKI – 100 %
POLSKA – CZECH, POLSKA – SŁOWACJA też 100%
KROK 8 – Ustal źródła finansowania pozostałych kosztów
Skoro już teraz wiesz, że część kosztów kwalifikowanych oraz wszystkie koszty niekwalifikowane musisz pokryć z innych źródeł zastanów się nad ich ewentualnym sposobem finansowania. To jest najlepszy moment na znalezienie innych wewnętrznych (własne wypracowane środki) lub zewnętrznych źródeł finansowania (przychody, kredyt, itp.)
ZASADY SZACOWANIA KOSZTÓW c.d
Zbyt często zasoby pieniężne przeznaczone na realizację projektu są niedoszacowane.
Brak wystarczającego wykorzystania źródeł informacji
Zbyt optymistyczne planowanie; brak uwzględnienia ewentualnych wzrostów cen
Brak uwzględnienia w planowaniu systemu rozliczenia instytucji projektodawcy
Nieznajomość specyfiki poszczególnych instrumentów wsparcia
Zaplanowanie zbyt krótkiego czasu realizacji projektu, co powoduje brak uwzględnienia części kosztów stałych
Nieznajomość stawek rynkowych
BUDŻET
| KOSZTY KWALIFIKOWALNE OBJĘTE DOFINANSOWANIEM | KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE |
|---|---|
| KOSZTY KWALIFIKOWALNE OBJĘTE FINANSOWANIEM Z INNYCH ŹRÓDEŁ (NP. ZE ŹRÓDEŁ WŁASNYCH PROJEKTODAWCY) |
Całkowite koszty kwalifikowane projektu
Całkowite koszty projektu
POLITYKI HORYZONTALNE
Polityki horyzontalne to priorytety kierunki rozwoju społecznego i gospodarczego UE. Każdy projekt, który ma być realizowany z udziałem funduszy europejskich, jest oceniany w kontekście zgodności z trzema podstawowymi politykami: zrównoważonym rozwojem, równością szans oraz społeczeństwem informacyjnym.
ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ
UE stara się dbać o to, by rozwój gospodarczy Europy nie odbywał się kosztem środowiska naturalnego, Zgodnie z założeniami zrównoważonego rozwoju, przy korzystaniu z zasobów naturalnych nie należy kierować się jedynie zaspakajaniem własnych potrzeb, ale też brać pod uwagę przyszłe pokolenia i stan otaczającego środowiska.
W Polsce pojęcie zrównoważonego rozwoju jest też często definiowane jako równowaga pomiędzy trzema obszarami życia człowieka:
Sferą ekonomiczną (rozwój gospodarczy i sprawiedliwy podział korzyści z niego wynikających)
Społeczną (stały rozwój społeczny, dostęp do edukacji i służby zdrowia)
Środowiskiem naturalnym (racjonalna gospodarka zasobami środowiska, ograniczanie jego zanieczyszczenia)
Koncepcja ta wiąże ze sobą każdą ze sfer życia człowieka. Jej celem jest wypracowanie takiego modelu życia, który zapewni nam oraz naszym potomkom bezpieczną przyszłość.
Budowanie bardziej konkurencyjnej gospodarki, która będzie korzystać z zasobów w sposób racjonalny i oszczędny;
Ochrona środowiska poprzez ograniczanie emisji gazów
Tworzenie i upowszechnianie nowych przyjaznych dla środowiska technologii
Poprawianie warunków do rozwoju przedsiębiorczości, szczególnie w odniesieniu do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw
Pomaganie konsumentów w podejmowaniu świadomych wyborów
Koncepcja złożona, obejmująca wszystkie obszary działania człowieka aż po szczebel lokalny, i :
Ma na celu podniesienie jakości z życia zarówno obecnych, jak i przyszłych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania życia we wszelkich jego różnorodnych formach;
Opiera się na zasadach demokracji, rządach praca i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróżnicowania kulturowego;
Innowacyjność, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego;
Wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu.
ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ
Rozwój społeczno-gospodarczy, w którym następuje integrowanie działań mających na celu wzrost gospodarczy oraz działań społecznych, z zachowaniem równowagi przyrodniczej i trwałości podstawowych procesów przyrodniczych w celu zagwarantowania możliwości zaspokajania potrzeb poszczególnych społeczności lub obywateli, zarówno współczesnego, jak i przyszłych pokoleń.
Jak wskazują postanowienia Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską TWE 1, zrównoważony rozwój stanowi podstawowy cel realizacji wszystkich polityk UE (art. 6 TWE).
Strategiczne cele warunkujące osiągnięcie zrównoważonego rozwoju zostały określone w przyjętej przez Radę Europejską w czerwcu 2001 r. w Goteborgu Strategii Zrównoważonego Rozwoju, a następnie w przyjętej w czerwcu 2006 r. w Brukseli Odnowionej Strategii Zrównoważonego Rozwoju.
Przekazując środki finansowe w ramach funduszy, UE wymaga, aby przeznaczane były one zgodnie z zasadami, jakie przyświecają polityce zrównoważonego rozwoju. We wniosku o dofinansowanie wnioskodawca, poprzez postawienie znaku X w odpowiedniej rubryce, musi określić, czy jego projekt będzie miał charakter pozytywny, neutralny czy też negatywny w odniesieniu do zrównoważonego rozwoju.
Projekt niezgodny z politykami horyzontalnymi nie może być finansowany z unijnego budżetu. Wybór odpowiedniej opcji wymaga od wnioskodawcy również stosownego uzasadnienia. W zwięzły i jasny sposób musi on więc opisać, w jaki sposób projekt – zarówno w fazie realizacji, jak i po jej zakończeniu – pozytywnie wpłynie na środowisko lub dlaczego będzie wobec niego neutralny.
W sferze społecznej oznacza, że wzrost gospodarczy powinien prowadzić do:
Zwiększenia spójności społecznej
Zmniejszenia rozwarstwienia społecznego
Wyrównywania szans
Przeciwdziałania dyskryminacji i marginalizacji
RÓWNOŚĆ SZANS
Przedmiotem regulacji zarówno Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, jak i wydanych na jego podstawie dyrektyw, regulujących kwestię równego traktowania mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do towarów i usług oraz dostarczania towarów i usług, kwestię równego traktowania mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do zatrudnienia, kształcenia, awansu zawodowego oraz warunków pracy, kwestię równości wynagrodzeń za wykonywanie takiej samej pracy, kwestię równego traktowania kobiet i mężczyzn w zakresie ubezpieczeń społecznych, kwestię łączenia obowiązków domowych i pracy zawodowej, kwestię przeciwdziałania bezrobociu kobiet, kwestię równego traktowania osób bez względu na pochodzenie rasowe lub etniczne oraz równego traktowania w zakresie zatrudnienia, dostępu do edukacji i pracy.
Na każdym etapie wdrażania danego projektu Wnioskodawca powinien zapewnić równe traktowanie kobiet i mężczyzn, jak również nie dopuścić do dyskryminacji ze względu na inne niż płeć czynniki m. in: wiek, poglądy, pochodzenie, religia czy zdolności fizyczne. Oznacza to, że w projekcie – czy to „twardym” czy „miękkim” – nie można stosować żadnych dodatkowych kryteriów dyskryminacyjnych.
Stan docelowy oznacza tym samym możliwość wyboru przez każdego człowieka drogi życiowej bez żadnych ograniczeń, przejawiających się w stereotypowym postrzeganiu płci, przypisywaniu im określonych ról społecznych oraz funkcjonujących i powiązanych z tą perspektywą uprzedzeń (m.in. wśród pracodawców).
Realizacja polityki polega na upowszechnianiu nowoczesnych technologii informacyjnych w życiu codziennym obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej.
SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE
Oznacza działania skierowane na podwyższenie poziomu technologicznego poprzez podnoszenie umiejętności korzystania z nowoczesnych technik informacyjno-komunikacyjnych, aktualizowanie wiedzy o nowoczesnych formach zarządzania i organizacji pracy oraz podwyższanie poziomu wykształcenia społeczeństwa. Chodzi tu przede wszystkim o tworzenie społeczeństwa opartego na wiedzy, w którym szczególnego rodzaju towarem jest informacja.
Przykładem projektu, który pozytywnie wpływa na tę politykę, może być szkolenie z wykorzystaniem nowoczesnych technologii czy specjalistycznych oprogramowani. Nie można jednak określić, że projekt wykazuje pozytywny wpływ na realizację polityki społeczeństwa informacyjnego, gdy jedynym elementem jest na przykład zapisanie się na szkolenie drogą internetową.
Inicjatywy ukierunkowane na rozwój społeczeństwa informacyjnego nie powinny się skupiać jedynie na upowszechnianiu technologii informacyjnych, ale również wiedzy, umiejętności i kwalifikacji w zawodach związanych z wytwarzaniem, przechowywaniem, przetwarzaniem i przekazywaniem informacji.
Jedną z cech społeczeństwa informacyjnego są również wysokie nakłady na badanie i rozwój oraz współpraca jednostek badawczo-rozwojowych z sektorem przedsiębiorstw.
ROZWÓJ LOKALNY
Podejmowane działania mają przyczynić się, między innymi, do wzmocnienia więzi wewnętrznej wspólnot lokalnych, poprawy jakości życia społeczności oraz zwiększenia zaangażowania mieszkańców i władz lokalnych w rozwoju społeczno-gospodarczym regionu poprzez realizację działań opartych na zasadzie partnerstwa.
PARTNERSTWO
Dotyczy aktywnego udziału partnerów na wszystkich etapach programowania, wdrażania, monitorowania i ewaluacji programów unijnych. Partnerstwo w realizacji projektów niej jest wymagane, jakkolwiek może być uznane przez IOK jako ważny element ich wdrażania i wymagane kryteriami dostępu (projekty niezakładające partnerstwa będą odrzucane), bądź kryteriami strategicznymi (projekty partnerski będą otrzymywały premię punktową).
Zasada dobrego zarządzania
AKRONIM – pierwsze litery projektu np. EFS
Trwałość projektu – utrzymanie rezultatów po jego zakończeniu
WYKŁAD 12.04.2014
PARTNERSTWO PONADNARODOWE
Partnerstwo jest niezwykle ważną formą współpracy przy realizacji projektów współfinansowanych przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, gdyż daje możliwość całościowego i innowacyjnego podejścia do działania przedstawicieli wielu grup społecznych. Aby można było mówić o skutecznym projekcie partnerskim muszą być spełnione określone warunki.
W wielu programach dobranie odpowiedniego partnera i nawiązanie współpracy w ramach konsorcjum jest jednym z podstawowych wymogów.
Partnerzy powinni się nawzajem uzupełniać, lecz mogą działać w celu rozwiązania jednego wspólnego problemu objętego projektem.
Istotnym aspektem jest, by zarówno koordynator projektu, jak i inne osoby zaangażowane w proces planowania, dobrze znały problem, jaki ma być przedmiotem współpracy, co może pomóc w ujęciu wszystkich aspektów danego przedsięwzięcia, a także w dobraniu odpowiednich osób i partnerów do projektu.
Partnerstwo w ramach projektu skupia różne typy organizacji, z czego każda posiada własną kulturę i metody działania. Dlatego też koordynator projektu powinien posiadać doskonałe zdolności interpersonalne.
Partnerzy często odgrywają różne role w projekcie. Niektórzy mogą być odpowiedzialni np. za realizację strony produktowej projektu, podczas gdy inni będą zajmowali się promocją jego wyników.
Tworząc konsorcjum głównym kryterium doboru partnerów powinno być ich odpowiednie doświadczenie- nie wystarczy, że zna się poszczególnych partnerów oraz ich doświadczenie w pracy nad projektami.
Bez względu na to ile podmiotów zaangażowanych jest w realizację projektu partnerskiego, z formalnego punktu widzenia beneficjentem dofinansowania jest tylko jeden z nich-lider partnerstwa. To on składa wniosek o dofinansowanie, a w przypadku pozytywnego jego rozpatrzenia, podpisuje umowę o dofinansowanie.
Lider jest odpowiedzialny za przebieg całego przedsięwzięcia. Musi on przede wszystkim zadbać o prawidłowe wykonanie czynności projektowych zgodnie z przyjętym harmonogramem rzeczowym, czasowym i finansowym, a więc czuwać nad właściwym wykonaniem zadań przez poszczególnych partnerów.
Na barkach lidera partnerstwa spoczywa też zarządzanie budżetem całego przedsięwzięcia, przygotowywanie niezbędnej dokumentacji projektowej oraz sporządzanie raportów z bieżącego postępu w projekcie.
Role, zadania oraz zakres odpowiedzialności partnerów powinny być dokładnie opisane we wniosku. Każdy z partnerów musi odgrywać jasną i odpowiednio dobraną rolę mając na uwadze cele projektu.
Działania i doświadczenia poszczególnych członków konsorcjum powinny z jednej strony być wobec siebie komplementarne, z drugiej natomiast także wyjątkowe i zróżnicowane.
Identyfikacja profili idealnych partnerów za pomocą planu projektu
Poszukiwanie potencjalnych partnerów
Wysłanie im planu projektu oraz wyjaśnienie roli lidera i partnerów
Selekcja zmotywowanych partnerów
Formalizacja konsorcjum
Plan profilu partnera:
Kompetencje (techniczne, lingwistyczne)
Zdolności (finansowe, możliwości operacyjne)
Motywacja ( zaangażowanie organizacji, zasobów ludzkich)
Kontakty ( lider projektu, upoważnieni sygnatariusze)
PROCES OCENY WNIOSKU
Wnioski o dofinansowanie realizacji projektów ze Śródków unijnych składane są w odpowiedniej dla danego instytucji, gdzie poddawane są ocenie.
Niezależnie od rodzaju wniosku czy działania ocena składa się z minimum dwóch etapów. Pierwszy z nich to ocena formalna, drugi-merytoryczna
Ocena formalna- polega na porównaniu złożonego wniosku z kryteriami formalnymi określonymi dla danego programu.
Najczęściej sprawdza się:
Czy wniosek został złożony we właściwej instytucji?
Czy wniosek został złożony w określonym terminie?
Czy wniosek został sporządzony na obowiązującym formularzu?
Czy wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie?
Czy wniosek jest kompletny?
Czy wypełniono wszystkie wymagane pola we wniosku i złożono wymagane załączniki?
Czy wniosek został wypełniony zgodnie z wytycznymi oraz odpowiednimi przepisami prawa?
Czy suma kontrolna papierowej i elektronicznej wersji wniosku jest tożsama na wszystkich stronach wniosku?
Niespełnieni czterech pierwszych kryteriów skutkuje formalnym odrzuceniem wniosku. W przypadku wystąpienia innych uchybień (np. brak wymaganych załączników, nieścisłości w treści czy sprzeczności pomiędzy poszczególnymi polami wniosku) instytucja dokonująca oceny może wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków. Wezwanie takie ma formę pisemną, gdzie wymienione są wszystkie błędy wymagające poprawy. Wnioskodawca ma na to zazwyczaj kilka dni.
Jeżeli po złożeniu uzupełnień instytucja dokonująca weryfikacji nie ma więcej uwag, wniosek przechodzi pozytywnie ocenę formalną. Jeśli natomiast poprawiony wniosek nadal zawiera błędy-zostaje odrzucony formalnie i nie ma możliwości dokonywania dalszych uzupełnień.
W takiej sytuacji, w uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość odwołania się od decyzji instytucji, jednak jest to procedura długotrwała, a odwołanie niekoniecznie musi być rozpatrzone pozytywnie. Żeby wniosek mógł uzyskać dofinansowanie wszystkie kryteria formalne muszą zostać bezwzględnie spełnione.
Pozytywne przejście oceny formalnej skutkuje zawsze przekazaniem wniosku do kolejnego etapu- oceny merytorycznej, gdzie jest oceniany pod względem zgodności z kryteriami zawartymi w arkuszu oceny merytorycznej. Oceniany jest również budżet projektu, polegający na sprawdzeniu czy wszystkie przewidywane wydatki są niezbędne dla osiągnięcia zakładanych rezultatów projektu, czy zakładane koszty są racjonalne i nie zostały nienaturalnie zawyżone w porównaniu ze stawkami rynkowymi.
Niektóre z tych kryteriów stanowią kryteria kluczowe. Oznacza to, że jeśli wniosek ich nie spełni, zostanie odrzucony bez możliwości poprawy. Inne to tzw. kryteria uzupełniające. Jeśli wniosek ich nie spełnia-do wnioskodawcy zostaje wysłane pismo z listą popełnionych błędów. Błędy te należy poprawić i złożyć wniosek powtórnie. Nie wolno nanosić żadnych poprawek poza tymi, które zostały wskazane w piśmie! Pamiętaj o tym, gdyż inaczej
Twój wniosek zostanie odrzucony.
Kryteria oceny merytorycznej dzielą się na tzw. kryteria dostępu i kryteria punktowe. Niespełnienie kryteriów dostępu powoduje odrzucenie wniosku na etapie oceny merytorycznej. Natomiast za kryteria punktowe przyznawane są punkty. Na podstawie punktów przyznawanych wnioskom układana jest lista rankingowa. Wnioski będące najwyżej na takiej liście uzyskują dofinansowanie.
O przyznaniu dofinansowania przesądza w rzeczywistości spełnienie kryteriów merytorycznych. Ocena merytoryczna jest zazwyczaj punktowana. Punkty są przyznawane proporcjonalnie do spełnionych przez beneficjentów warunków określonych w arkuszu oceny merytorycznej odpowiednim dla danego działania.
Kryteria oceny oraz przypisane im ilości różnią się ze względu na rodzaj działania i specyfikę projektu. Pewne kryteria sprawdzane są jednak w przypadku większości programów, niezależnie od rodzaju projektu.
Jest to np. trwałość osiąganych wskaźników w czasie-w przypadku zakupu sprzętu lub innych środków trwałych ważne jest , by były one wykorzystywane w długim okresie czasu, a nie np. odsprzedane po zakończeniu realizacji projektu.
Doświadczenie w realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych i krajowych- posiadanie doświadczenia w realizacji podobnych projektów zwiększa szansę, że i ten projekt zostanie sprawnie zrealizowany,
Poziomu innowacyjności projektu
Zgodności z politykami horyzontalnymi.
Pozytywny wynik oceny merytorycznej jest ogłaszany, kiedy wniosek uzyska określony procent z maksymalnej możliwej do zdobycia liczby punktów. Przejście weryfikacji merytorycznej nie oznacza jednak, że projekt uzyskał dofinansowanie. Często zdarza się, że zainteresowanie danym konkursem jest bardzo duże i zgłasza się bardzo dużo chętnych. Jeżeli pozytywnie oceniona zostanie taka liczba wniosków, dla której łączny poziom dofinansowania jest wyższy niż pula środków przewidzianych na dany konkurs, konieczne jest zaostrzenie kryteriów i wybranie tylko najlepszych wniosków.
Pozytywne przejście oceny formalnej czy nawet merytorycznej nie oznacza więc, że nasz projekt uzyska dofinansowanie. Negatywny wynik nie skreśla też ostatecznie projektu- do naszej dyspozycji pozostają wszelkie dostępne prawem środki odwoławcze- protest i odwołanie.
Protest- oznacza pisemne wystąpienie Wnioskodawcy, w którym kwestionuje on ocenę zgłoszonego przez siebie wniosku o dofinansowanie dokonaną przez Komisję Konkursową lub poprawność przeprowadzenia postępowania konkursowego, skutkującą negatywną oceną projektu.
Odwołanie to pisemne wystąpienie Wnioskodawcy i dotyczy kwestii będących uprzednio przedmiotem protestu.
Ewaluacja projektu
Ewaluacja to bardzo ważny element , cyklu życia projektu. Jej celem jest zbadanie, czy przedsięwzięcie (lub program) realizowane jest zgodnie z wcześniejszymi oczekiwaniami. Dostarczyć ona także odpowiednich wniosków na przyszłość.
Ewaluacja projektu służy ocenie skuteczności podejmowanych działań oraz osiągniętych rezultatów. Proces ten musi odbyć się w oparciu o konkretne kryteria. Najczęściej przyjmuje się te, które stosuje KE. Są to: trafność, skuteczność, efektywność użyteczność oraz trwałość.
Ocena projektu pod względem trafności polega na zbadaniu, czy przedsięwzięcie realizowane jest zgodnie z potrzebami, które mają być zaspokojone, czy problemami, jakie mają zostać rozwiązane. Rozpatrując projekt pod względem skuteczności porównuje się jego faktyczne produkty, rezultaty oraz oddziaływanie z wcześniejszymi przewidywaniami.
Z kolei ocena efektywności przedsięwzięcia służy zweryfikowaniu, czy powyższe osiągnięcia są adekwatne do poniesionych nakładów. Użyteczność pozwala sprawdzić, czy wyniki projektu okazały się rzeczywiście korzystne dla jego odbiorców. Wreszcie zbadanie przedsięwzięcie pod względem jego trwałości dostarcza informacji na temat szans trwania efektów przedsięwzięcia w perspektywie średnio i długookresowej, już po zakończeniu jego finansowania.
Ze względu na moment przeprowadzenia ewaluacji wyróżnia się:
Ewaluacja ex ante – stanowi ona szacunkową ocenę dokonywaną przed rozpoczęciem projektu; polega w głównej mierze na analizie mocnych i słabych stron przedsięwzięcia, ma tym samym zapewnić, by podejmowane w projekcie działania stanowiły odpowiedź na rzeczywiste zapotrzebowania, problemy;
Ewaluacja on-going – polega na bieżącym badaniu efektów projektu; jest uzupełnieniem procesu monitoringu – dostarcza rozwiązań służących właściwemu wdrażaniu przedsięwzięcia.
Ewaluacja mid-term – dokonywana jest podczas realizacji projektu; bada jego efektywność na poszczególnych etapach wdrażania przedsięwzięcia; dostarcza informacji do ewaluacji końcowej
Ewaluacja ex-post - realizowana jest po zakończeniu projektu; stanowi źródło informacji na temat skuteczności i trwałości jego wdrażania (określa przyczyny sukcesów i porażek) oraz formułuje wnioski na przyszłość.
Ze względu na podmiot, który dokonuje oceny, wyróżnia się ewaluację wewnętrzną i zewnętrzną. Pierwsza z nich (tzw. Autoewaluacja) przeprowadzana jest przez samego beneficjenta. Jej zaletą jest to, iż pociąga za sobą niższe koszty niż ocena dokonywana przez podmiot z zewnątrz.
Należy jednak pamiętać, że przeprowadzenie samodzielnej ewaluacji wymaga odpowiedniego czasu oraz zaangażowania pracowników (musi być ona zatem uwzględniona w zakresie czynności projektowych) Trzeba tu również zwrócić uwagę na fakt, iż dokonanie ewaluacji wiąże się ze znajomością odpowiednich technik i narzędzi ewaluacyjnych.
Warto tez podkreślić, że ocenianie projektu przez osoby zaangażowane w jego realizację może jednak okazać się nie do końca obiektywne. Istnieje bowiem ryzyko, że wyniki własnych działań nie będą prawidłowo zinterpretowane. To właśnie uznawane jest za słabość autoewaluacji.
Ewaluacja zewnętrzna- przeprowadzana jest przez podmiot niezależny (ekspertów). Stanowi ona wariant droższy. Jednak z drugiej strony daje większą gwarancję na to, że wyniki zrealizowanego badania będą bardziej obiektywne, a co za tym idzie, wiarygodne.
KONTROLA PROJEKTU
Każdy z projektów realizowanych dzięki finansowemu wsparciu środków funduszy europejskich musi zostać skontrolowany przez pracowników instytucji udzielającej wsparcia. Beneficjent zobowiązany jest do poddania się kontroli zapisami umowy o dofinansowanie realizacji przedsięwzięcia projektowego.
Kontrola projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia. Zespół kontrolujący dokonuje porównania zastanego stanu z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz obowiązującymi przepisami prawa zarówno krajowego jak i wspólnotowego.
Kontrola projektu musi zostać przeprowadzona przynajmniej raz – w trakcie realizacji projektu lub bezpośrednio po jego zakończeniu. Instytucja udzielająca pomocy finansowej uprawniona jest do weryfikacji produktu i rezultatu również w trakcie okresu trwałości (dla podmiotów należących do sektora MŚP okres trwałości wynosi 3 lata, dla pozostałych podmiotów 5 lat).
Kontrola może być przeprowadzana w miejscu/miejscach realizacji projektu lub na dokumentach. Działania kontrolne mają na celu weryfikację wydatków potwierdzającą, że zakupione przy wsparciu finansowemu środków UE towary, usługi i roboty zostały dostarczone, a wskazane we wnioskach o płatność wydatki rzeczywiście poniesione. Ponadto kontrola bada czy działania realizowane w ramach przedsięwzięcia są zgodne z obowiązującym harmonogramem realizacji zadań (postęp rzeczowo-finansowy), a zadeklarowane wydatki kwalifikują się do współfinansowania.
Kontrole przeprowadzane w miejscu realizacji projektu można podzielić na planowe oraz doraźne, kontrole planowe wynikają z Rocznych Planów Kontroli, podczas gdy doraźne są prowadzone najczęściej po powzięciu informacji o niewłaściwej realizacji projektu, nieprawidłowościach lub podejrzeniu ich wystąpienia. Wątpliwości dotyczące prawidłowości realizacji działań projektowych pojawiają się najczęściej w trakcie weryfikacji okresowo składanych przez beneficjantów wniosków o płatność, które są głównym źródłem informacji na temat postępu rzeczowo-finansowego projektu.
Tworząc plan kontroli projektów, a tym samym wybierając projekty podlegające weryfikacji najczęściej brane są pod uwagę następujące kryteria: wielkość przepływów finansowych w ramach projektu, rodzaj i złożoność realizowanych przez beneficjentów działań, stosowane tryby udzielania zamówień, doświadczenie podmiotów w zakresie realizacji projektów UE, ilość i wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli, postęp rzeczowo – finansowy realizowanego przedsięwzięcia (w tym opóźnienia) oraz ilość dotychczas wykrytych nieprawidłowości.
Kontrole na dokumentach realizowane są w siedzibie Instytucji zarządzającej/Instytucji Pośredniczącej (IZ/IP). Beneficjenci dostarczają oryginały dokumentów kontrolerom, którzy dokonują ich weryfikacji . kontrole na dokumentach najczęściej dotyczą prawidłowości udzielania zamówień publicznych tj. zgodności i prawidłowości przeprowadzonych postępowań pod kątem przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
ETAPY KONTROLI
Kontrola w miejscu realizacji projektu, zgodnie z Wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich, realizowanym w siedzibie IŻ/IP, jest zaplanowanie czynności kontrolnych. Polega ona na zebraniu dokumentów i informacji o projekcie oraz powołaniu zespołu kontrolującego.
Kolejnym etapem jest przekazanie realizatorowi projektu zawiadomienia o planowanej kontroli, a następnie przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie beneficjentów/ w miejscu realizacji projektu. Po zakończeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna wraz z ewentualnymi zaleceniami.
Beneficjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania instytucji, w której złożył projekt, o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz o realizacji zaleceń pokontrolnych (lub o przyczynach niepodjęcia działań nałożonych na niego w ramach zaleceń). W sytuacji wykrycia nieprawidłowości IŻ/IP zobowiązana jest do ich zgłoszenia zgodnie z obowiązującym systemem raportowania.
Instytucje uprawnione do przeprowadzenia kontroli projektów
Warto pamiętać o tym, iż w trakcie realizacji dofinansowanych ze środków UE przedsięwzięć praz w okresie trwałości każdy z projektów może zostać skontrolowany nie tylko przez IZ/IP ale również przez inne instytucje administracji krajowej i europejskiej.
Wśród najważniejszych podmiotów uprawnionych do przeprowadzenia kontroli wskazać należy Komisję Europejską (KE), Regionalną Izbę Obrachunkową (RIO), Urząd Kontroli Skarbowej (UKS), Urząd Zamówień Publicznych (UZP), Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO), Najwyższa Izba Kontroli (NIK), Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF).
30.03.2014
EGZAMIN 07.06 godz. 13:30
SZACOWANIE KOSZTÓW
CEL – identyfikacja kosztów całkowitych oraz rozkładu kosztów projektu. Podstawa dla przygotowania budżetu projektu.
Budżet umożliwia analizę rozkładu niezbędnych środków finansowych zarówno w perspektywie zakresu projektu, jak i w perspektywie rozkładu w czasie.
BUDŻET PROJEKTU
RODZAJE KOSZTÓW
Budżet projektu to zestawienie niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia kosztów (strona kosztowa) wraz ze źródłami finansowania poszczególnych rodzajów kosztów (strona dochodowa).
Budżet projektu jest jednym z krytycznych elementów powodzenia realizacji projektu. Dobre oszacowanie kosztów związanych z realizacją przedsięwzięcia to połowa sukcesu.
W przypadku projektów korzystających ze wsparcia pomocowego Twój budżet powinien zostać oszacowany na tyle szczegółowo , aby zapewnić możliwość jego oceny przez instytucje udzielające wsparcia i na tyle ogólnie =, aby zapewnić Tobie elastyczność realizacji projektu.
BUDŻET PROJEKTU
Koszty kwalifikowane (które mogą zostać zrefundowane)
Aktualne, rzeczywiste (nie przybliżone)
Poniesione przez beneficjenta
Poniesione w trakcie trwania projektu
Zaksięgowane w księgach rachunkowych
Niezbędne dla realizacji celów projektu
Ekonomiczne uzasadnione
Przyporządkowane bezpośrednio do projektu
Koszty niekwalifikowalne to koszty, które ponosi projektodawca w związku z realizacją projektu, a które instytucja udzielająca wsparcia nie bierze pod uwagę przy szacowania poziomu dofinansowania. Do przykładowych kosztów niekwalifikowalnych należą najczęściej:
Podatki (przede wszystkim VAT – jeśli ktoś może go odzyskać to nie w ramach projektu NIE MOŻNA 2 RAZY OTRZYMAC PIENIEDZY ZA TO SAMO)
Koszty operacji finansowych
Koszty poniesione na przygotowanie projektu
Spłata rat kredytów, pożyczek
Mandaty opłaty karne i wydatki na procesy sądowe
ŹRÓDŁA INFORMACJI O WYSOKOŚCI KOSZTÓW
Aby dobrze oszacować wysokość poszczególnych kosztów, które stworzą budżet Twojego projektu możesz wykorzystać różne źródła informacji.
Dobrze oszacowany budżet pomaga Ci w spokojnej realizacji projektu umożliwia ewentualne przystosowanie się do zmiany w trakcie realizacji.
ZASADY SZACOWANIA KOSZTÓW
KROK 1 - Zrób listę wszystkich planowanych kosztów
Na podstawie przygotowanego wcześniej harmonogramu działania określ wszystkie pozycje kosztowe związane z realizacją poszczególnych zadań i działań. Sam harmonogram da Ci informacje o tym jakie zasoby ludzkie musisz wykorzystać do realizacji zadania i jaki sprzęt jest niezbędny do jego wykonania
Im lepiej określisz wszystkie koszty związane z realizację zadań tym większa szansa, że dobrze zbudżetujesz cały projekt. Wykorzystaj wszystkie dostępne Ci źródła informacji.
Krok 2 – OKREŚL RODZAJ JEDNOSTKI POSZCZEGÓLNYCH KOSZTÓW
Bardzo ważnym elementem w procesie szacowania jest określenie jednostki poszczególnych kosztów. Od tego jak ustalisz jednostkę zależy całe dalsze szacowanie. Dobrze określona jednostka pozwala Ci na większą elastyczność w realizowaniu projektu. Na przykład: jednostkę przy szacowaniu kosztu materiałów biurowych wykorzystywanych do realizacji projektu możesz ustalić albo: na sztukę i w jej oparciu szacować każdy nawet najmniejszy koszt np. zakup materiałów biurowych
12 ryz papieru
20 pudełek spinaczy
40 długopisów
Na miesiąc np. zakup materiałów biurowych (papier, spinacze, długopisy itd.) 200 zł na miesiąc.
KROK 3 – Ustal ilość jednostek danego kosztu
Aby określić wielkość planowanych kosztów po pierwsze musisz ustalić ilość potrzebnych Ci jednostek, W przypadku projektów ilość jednostek możesz oszacować biorąc pod uwagę 3 podstawowe parametry:
- czas trwania projektu (pewne koszty są uzależnione od czasu trwania zadań, działań czy wreszcie całego projektu; w oparciu o te dane możesz szacować ilość jednostek takich kosztów jak koszty personelu administracyjnego, energii, czynszu, materiałów biurowych czy amortyzacji)
- ilość beneficjentów projektu (wielkość kosztów będzie uzależniona także od ilości osób które zamierzasz objąć wsparciem w ramach projektu np. jeżeli w ramach projektu weźmie udział 15 osób to będziesz potrzebował np. 15 kompletów materiałów szkoleniowych 15 porcji obiadów 15 noclegów)
- ilość instrumentów wykorzystywanych w ramach projektu (będzie wykorzystywać jedne lub więcej instrumentów wsparcia, to pozwoli Ci także oszacować niezbędną ilość jednostek np. jeżeli szkolenie trwa 16 godzin to będzie musiał być przemnożony razy 16 godzin)
KROK 4 - Ustal koszt jednostkowy poszczególnych rodzajów kosztów
Posługując się różnymi źródłami informacji określ wysokość kosztu jednostkowego poszczególnych pozycji. Szacujesz koszty, które pojawią się w trakcie realizacji projektu, Ustal ich koszt jednostkowy w oparciu o obecne stawki, ale pamiętaj, że mogą one się zmienić, dlatego zaplanuj ewentualne wzrosty wstawek. Przyjmij odpowiedni margines bezpieczeństwa.
KROK 5 – Zsumuj poszczególne koszty
Teraz oszacuj ile musisz wydać na cały projekt. Najpierw określ całkowite koszty w ramach poszczególnych pozycji posługując się prostą formuła:
KOSZT CAŁKOWITY = ILOŚĆ JEDNOSTEK x KOSZT JEDNOSTKOWY
Następnie podsumuj wszystkie pozycje kosztowe. W ten sposób uzyskasz całkowity koszt realizacji całego projektu.
KROK 6 Ustal, które koszty są kosztami kwalifikowanymi, a które kosztami niekwalifikowalnymi
Chcąc korzystać z dofinansowania w ramach środków pomocowych musisz zidentyfikować oszacowane koszty w kategorii ich kwalifikowalności.
Posługując się wytycznymi do programu lub konkursu podziel wszystkie koszty Twojego projektu na koszty kwalifikowane, które mogą podlegać dofinansowaniu i na koszty niekwalifikowane nie podlegające dofinansowaniu.
KROK 7 Określ możliwy poziom dofinansowania
W opisie programu lub konkursu znajdziesz informację na temat maksymalnego poziomu dofinansowania w ramach środków pomocowych. W zależności od programu może to być 35% do 100% całkowitych kosztów kwalifikowanych.
Oznacza to, iż na pokrycie pewnych kosztów kwalifikowanych musisz znaleźć inne źródła finansowania niż wsparcie udzielone w ramach środków pomocowych.
KAPITAŁ LUDZKI – 100 %
POLSKA – CZECH, POLSKA – SŁOWACJA też 100%
KROK 8 – Ustal źródła finansowania pozostałych kosztów
Skoro już teraz wiesz, że część kosztów kwalifikowanych oraz wszystkie koszty niekwalifikowane musisz pokryć z innych źródeł zastanów się nad ich ewentualnym sposobem finansowania. To jest najlepszy moment na znalezienie innych wewnętrznych (własne wypracowane środki) lub zewnętrznych źródeł finansowania (przychody, kredyt itd….)
ZASADY SZACOWANIA KOSZTÓW c.d
Zbyt często zasoby pieniężne przeznaczone na realizację projektu są niedoszacowane.
Brak wystarczającego wykorzystania źródeł informacji
Zbyt optymistyczne planowanie; brak uwzględnienia ewentualnych wzrostów cen
Brak uwzględnienia w planowaniu systemu rozliczenia instytucji projektodawcy
Nieznajomość specyfiki poszczególnych instrumentów wsparcia
Zaplanowanie zbyt krótkiego czasu realizacji projektu, co powoduje brak uwzględnienia części kosztów stałych
Nieznajomość stawek rynkowych
BUDŻET
KOSZTY KWALIFIKOWALNE OBJĘTE DOFINANSOWANIEM
KOSZTY KWALIFIKOWALNE OBJĘTE FINANSOWANIEM Z INNYCH ŹRÓDEŁ (NP. ZE ŹRÓDEŁ WŁASNYCH PROJEKTODAWCY)
|
CSŁKOWITE KOSZTY KWALIFIKOWALNE PROJEKTU
KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE
|
TE PLUS WCZESNIEJ WSPOMNIANE KWALIFIKOWALNE STANOWIĄ CAŁKOWITE KOSZTY PROJEKTÓW
POLITYKI HORYZONTALNE
Polityki horyzontalne to priorytety kierunki rozwoju społecznego i gospodarczego UE. Każdy projekt, który ma być realizowany z udziałem funduszy europejskich, jest oceniany w kontekście zgodności z trzema podstawowymi politykami: zrównoważonym rozwojem, równością szans oraz społeczeństwem informacyjnym.
ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ
UE stara się dbać o to, by rozwój gospodarczy Europy nie odbywał się kosztem środowiska naturalnego, Zgodnie z założeniami zrównoważonego rozwoju, przy korzystaniu z zasobów naturalnych nie należy kierować się jedynie zaspakajaniem własnych potrzeb, ale też brać pod uwagę przyszłe pokolenia i stan otaczającego środowiska.
W Polsce pojęcie zrównoważonego rozwoju jest też często definiowane jako równowaga pomiędzy trzema obszarami życia człowieka
Sferą ekonomiczną (rozwój gospodarczy i sprawiedliwy podział korzyści z niego wynikających)
Społeczną (stały rozwój społeczny, dostęp do edukacji i służby zdrowia)
Środowiskiem naturalnym (racjonalna gospodarka zasobami środowiska, ograniczanie jego zanieczyszczenia)
Koncepcja ta wiąże ze sobą każdą ze sfer życia człowieka. Jej celem jest wypracowanie takiego modelu życia, który zapewni nam oraz naszym potomkom
Budowanie bardziej konkurencyjnej gospodarki, która będzie korzystać z zasobów w sposób racjonalny i oszczędny;
Ochrona środowiska poprzez ograniczanie emisji gazów
Tworzenie i upowszechnianie nowych przyjaznych dla środowiska technologii
Poprawianie warunków do rozwoju przedsiębiorczości, szczególnie w odniesieniu do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw
Pomaganie konsumentów w podejmowaniu świadomych wyborów
Koncepcja złożona, obejmująca wszystkie obszary działania człowieka aż po szczebel lokalny, i :
Ma na celu podniesienie jakości z życia zarówno obecnych, jak i przyszłych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania życia we wszelkich jego różnorodnych formach;
Opiera się na zasadach demokracji, rządach praca i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróżnicowania kulturowego;
Innowacyjność, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego;
Wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu.
ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ
Rozwój społeczno-gospodarczy, w którym następuje integrowanie działań mających na celu wzrost gospodarczy oraz działań społecznych, z zachowaniem równowagi przyrodniczej i trwałości podstawowych procesów przyrodniczych w celu zagwarantowania możliwości zaspokajania potrzeb poszczególnych społeczności lub obywateli, zarówno współczesnego, jak i przyszłych pokoleń.
Jak wskazują postanowienia Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską TWE 1, zrównoważony rozwój stanowi podstawowy cel realizacji wszystkich polityk UE (art. 6 TWE)
Strategiczne cele warunkujące osiągnięcie zrównoważonego rozwóju zostały określone w przyjętej przez RE w czerwcu 2001 w ………………………….
Przekazując środki finansowe w ramach funduszy, UE wymaga, aby przeznaczane były one zgodnie z zasadami, jakie przyświecają polityce zrównoważonego rozwoju. We wniosku o dofinansowanie wnioskodawca, poprzez postawienie znaku X w odpowiedniej rubryce, musi określić, czy jego projekt będzie miał charakter pozytywny, neutralny czy też negatywny w odniesieniu do zrównoważonego rozwoju.
Projekt niezgodny z politykami horyzontalnymi nie może być finansowany z unijnego budżetu, Wybór odpowiedniej opcji wymaga od wnioskodawcy również stosownego uzasadnienia. W zwięzły i jasny sposób musi on więc opisać, w jaki sposób projekt – zarówno w fazie realizacji, jak i po jej zakończeniu – pozytywnie wpłynie na środowisko lub dlaczego będzie wobec niego neutralny.
W sferze społecznej oznacza, że wzrost gospodarczy powinien prowadzić do:
Zwiększenia spójności społecznej
Zmniejszenia rozwarstwienia społecznego
Wyrównywania szans
Przeciwdziałania dyskryminacji i marginalizacji
RÓWNOŚĆ SZANS
Przedmiotem regulacji zarówno Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, jak i wydanych na jego podstawie dyrektyw, regulujących kwestię równego traktowania mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do towarów i usług oraz dostarczania towarów i usług, kwestię równego traktowania mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do zatrudnienia, kształcenia, awansu zawodowego oraz warunków pracy, kwestię równości wynagrodzeń za wykonywanie takiej samej pracy, kwestię równego traktowania kobiet i mężczyzn w zakresie ubezpieczeń społecznych, kwestię łączenia obowiązków domowych i pracy zawodowej, kwestię przeciwdziałania bezrobociu kobiet, kwestię równego traktowania osób bez względu na pochodzenie rasowe lub etniczne oraz równego traktowania w zakresie zatrudnienia, dostępu do edukacji i pracy.
Na każdym etapie wdrażania danego projektu Wnioskodawca powinien zapewnić równe traktowanie kobiet i mężczyzn, jak również nie dopuścić do dyskryminacji ze względu na inne niż płeć czynniki m. in: wiek, poglądy, pochodzenie, religia czy zdolności fizyczne. Oznacza to, że w projekcie – czy to „twardym” czy „miękkim” – nie można stosować żadnych dodatkowych kryteriów dyskryminacyjnych.
Stan docelowy oznacza tym samym możliwość wyboru przez każdego człowieka drogi życiowej bez żadnych ograniczeń, przejawiających się w stereotypowym postrzeganiu płci, przypisywaniu im określonych ról społecznych oraz funkcjonujących i powiązanych z tą perspektywą uprzedzeń (m.in. wśród pracodawców).
Realizacja polityki polega na upowszechnianiu nowoczesnych technologii informacyjnych w życiu codziennym obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej.
SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE
Oznacza działania skierowane na podwyższenie poziomu technologicznego poprzez podnoszenie umiejętności korzystania z nowoczesnych technik informacyjno-komunikacyjnych, aktualizowanie wiedzy o nowoczesnych formach zarządzania i organizacji pracy oraz podwyższanie poziomu wykształcenia społeczeństwa, Chodzi tu przede wszystkim o worzenie społeczeństwa opartego na wiedzy, w którym szczególnego rodzaju towarem jest informacja.
Przykładem projektu, który pozytywnie wpływa na tę politykę, może być szkolenie z wykorzystaniem nowoczesnych technologii czy specjalistycznych oprogramowani. Nie można jednak określić, że projekt wykazuje pozytywny wpływ na realizację polityki społeczeństwa informacyjnego, gdy jedynym elementem jest na przykład zapisanie się na szkolenie drogą internetową.
Inicjatywy ukierunkowane na rozwój społeczeństwa informacyjnego nie powinny się skupiać jedynie na upowszechnianiu technologii informacyjnych, ale również wiedzy, umiejętności i kwalifikacji w zawodach związanych z wytwarzaniem, przechowywaniem, przetwarzaniem i przekazywaniem informacji.
Jedną z cech społeczeństwa informacyjnego są również wysokie nakłady na badanie i rozwój oraz współpraca jednostek badawczo-rozwojowych z sektorem przedsiębiorstw.
ROZWÓJ LOKALNY
Podejmowane działania mają przyczynić się, między innymi, do wzmocnienia więzi wewnętrznej wspólnot lokalnych, poprawy jakości życia społeczności oraz zwiększenia zaangażowania mieszkańców i władz lokalnych w rozwoju społeczno-gospodarczym regionu poprzez realizację działań opartych na zasadzie partnerstwa.
PARTNERSTWO
Dotyczy aktywnego udziału partnerów na wszystkich etapach programowania, wdrażania, monitorowania i ewaluacji programów unijnych. Partnerstwo w realizacji projektów niej jest wymagane, jakkolwiek może być uznane przez IOK jako ważny element ich wdrażania i wymagane kryteriami dostępu (projekty niezakładające partnerstwa będą odrzucane) bądź kryteriami strategicznymi (projekty partnerski będą otrzymywały premię punktową).
Zasada dobrego zarządzania
AKRONIM – pierwsze litery projektu np. EFS
Trwałość projektu – utrzymanie rezultatów po jego zakończeniu
Ewaluacja projektu
Ewaluacja to bardzo ważny element , cyklu życia projektu. Jej celem jest zbadanie, czy przedsięwzięcie (lub program) realizowane jest zgodnie z wcześniejszymi oczekiwaniami. Dostarczyć ona także odpowiednich wniosków na przyszłość.
Ewaluacja projektu służy ocenie skuteczności podejmowanych działań oraz osiągniętych rezultatów. Proces ten musi odbyć się w oparciu o konkretne kryteria. Najczęściej przyjmuje się te, które stosuje KE. Są to: trafność, skuteczność, efektywność użyteczność oraz trwałość.
Ocena projektu pod względem trafności polega na zbadaniu, czy przedsięwzięcie realizowane jest zgodnie z potrzebami, które mają być zaspokojone, czy problemami, jakie mają zostać rozwiązane. Rozpatrując projekt pod względem skuteczności porównuje się jego faktyczne produkty, rezultaty oraz oddziaływanie z wcześniejszymi przewidywaniami.
Z kolei ocena efektywności przedsięwzięcia służy zweryfikowaniu, czy powyższe osiągnięcia są adekwatne do poniesionych nakładów. Użyteczność pozwala sprawdzić, czy wyniki projektu okazały się rzeczywiście korzystne dla jego odbiorców. Wreszcie zbadanie przedsięwzięcie pod względem jego trwałości dostarcza informacji na temat szans trwania efektów przedsięwzięcia w perspektywie średnio i długookresowej, już po zakończeniu jego finansowania.
EWALUACJA PROJEKTU
Ze względu na moment przeprowadzenia ewaluacji wyróżnia się:
Ewaluacja ex ante – stanowi ona szacunkową ocenę dokonywaną przed rozpoczęciem projektu; polega w głównej mierze na analizie mocnych i słabych stron przedsięwzięcia, ma tym samym zapewnić, by podejmowane w projekcie działania stanowiły odpowiedź na rzeczywiste zapotrzebowania, problemy;
Ewaluacja on-going – polega na bieżącym badaniu efektów projektu; jest uzupełnieniem procesu monitoringu – dostarcza rozwiązań służących właściwemu wdrażaniu przedsięwzięcia.
Ewaluacja mid-term – dokonywana jest podczas realizacji projektu; bada jego efektywność na poszczególnych etapach wdrażania przedsięwzięcia; dostarcza informacji do ewaluacji końcowej
Ewaluacja ex-post - realizowana jest po zakończeniu projektu; stanowi źródło informacji na temat skuteczności i trwałości jego wdrażania (określa przyczyny sukcesów i porażek) oraz formułuje wnioski na przyszłość.
Ze względu na podmiot, który dokonuje oceny, wyróżnia się ewaliuację wewnnętrzną i zewnętrną. Pierwsza z nich (tzw. Autoewaluacja) przeprowadzana jest przez samego beneficjenta. Jej zaletą jest to, iż pociąga za sobą niższe koszty niż ocena dokonywana przez podmiot z zewnątrz
Należy jednak pamiętać, że przeprowadzenie samodzielnej ewaluacji wymaga odpowiedniego czasu oraz zaangażowania pracowników (musi być ona zatem uwzględniona w zakresie czynności projektowych) Trzeba tu również zwrócić uwagę na fakt …………………………………………
Warto tez podkreślić, że ocenianie projektu przez osoby zaangażowane w jego realizację może jednak okazać się nie do końca obiektywne. Istnieje bowiem ryzyko, że wyniki własnych działań nie będą prawidłowo zinterpretowane. To właśnie uznawane jest za słabość autoewaluacji.
KONTROLA PROJEKTU
Każdy z projektów realizowanych dzięki finansowemu wsparciu środków funduszy europejskich musi zostać skontrolowany przez pracowników instytucji udzielającej wsparcia. Beneficjent zobowiązany jest do poddania się kontroli zapisami umowy o dofinansowanie realizacji przedsięwzięcia projektowego.
Kontrola projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji współfinansowanego przedsięwzięcia. Zespół kontrolujący dokonuje porównania zastanego stanu z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz obowiązującymi przepisami prawa zarówno krajowego jak i wspólnotowego.
Kontrola projektu musi zostać przeprowadzona przynajmniej raz – w trakcie realizacji projektu lub bezpośrednio po jego zakończeniu. Instytucja udzielająca pomocy finansowej uprawniona jest do weryfikacji produktu i rezultatu również w trakcie okresu trwałości (dla podmiotów należących do sektora MŚP okres trwałości wynosi 3 lata, dla pozostałych podmiotów 5 lat).
Kontrola może być przeprowadzana w miejscu/miejscach realizacji projektu lub na dokumentach. Działania kontrolne mają na celu weryfikację wydatków potwierdzającą, że zakupione przy wsparciu finansowemu środków UE towary, usługi i roboty zostały dostarczone, a wskazane we wnioskach o płatność wydatki rzeczywiście poniesione. Ponadto kontrola bada czy działania realizowane w ramach przedsięwzięcia są zgodne z obowiązującym harmonogramem realizacji zadań (postęp rzeczowo-finansowy), a zadeklarowane wydatki kwalifikują się do współfinansowania.
Kontrole przeprowadzane w miejscu realizacji projektu można podzielić na planowe oraz doraźne, kontrole planowe wynikają z Rocznych Planów Kontroli, podczas gdy doraźne są prowadzone najczęściej po powzięciu informacji o niewłaściwej realizacji projektu, nieprawidłowościach lub podejrzeniu ich wystąpienia. Wątpliwości dotyczące prawidłowości realizacji działań projektowych pojawiają się najczęściej w trakcie weryfikacji okresowo składanych przez beneficjantów wniosków o płatność, które są głównym źródłem informacji na temat postępu rzeczowo-finansowego projektu.
Tworząc plan kontroli projektów, a tym samym wybierając projekty podlegające weryfikacji najczęściej brane są pod uwagę następujące kryteria: wielkość przepływów finansowych w ramach projektu, rodzaj i złożoność realizowanych przez beneficjentów działań, stosowane tryby udzielania zamówień, doświadczenie podmiotów w zakresie realizacji projektów UE, ilość i wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli, postęp rzeczowo – finansowy realizowanego przedsięwzięcia (w tym opóźnienia) oraz ilość dotychczas wykrytych nieprawidłowości.
Kontrole na dokumentach realizowane są w siedzibie Instytucji zarządzającej/Instytucji Pośredniczącej (IZ/IP). Beneficjenci dostarczają oryginały dokumentów kontrolerom, którzy dokonują ich weryfikacji . kontrole na dokumentach najczęściej dotyczą prawidłowości udzielania zamówień publicznych tj. zgodności i prawidłowości przeprowadzonych postępowań pod kątem przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
ETAPY KONTROLI
Kontrola w miejscu realizacji projektu, zgodnie z Wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, składa się z kilku etapów. Pierwszym z nich, realizowanym w siedzibie IŻ/IP, jest zaplanowanie czynności kontrolnych. Polega ona na zebraniu dokumentów i informacji o projekcie oraz powołaniu zespołu kontrolującego.
Kolejnym etapem jest przekazanie realizatorowi projektu zawiadomienia o planowanej kontroli, a następnie przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie beneficjentów/ w miejscu realizacji projektu. Po zakończeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna wraz z ewentualnymi …………………………….
Benefocjent jest zobowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do pisemnego poinformowania instytucji, w której złożył projekt, o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz o realizacji zaleceń pokontrolnych (lub o przyczynach niepodjęcia działań nałożonych na niego w ramach zaleceń). W sytuacji wykrycia nieprawidłowości IŻ/IP zobowiązana jest do ich zgłoszenia zgodnie z obowiązującym systemem raportowania.
Instytucje uprawnione do przeprowadzenia kontroli projektów
Warto pamiętać o tym, iż w trakcie realizacji dofinansowanych ze środków UE przedsięwzięć praz w okresie trwałości każdy z projektów może zostać skontrolowany nie tylko przez IŻ/IP ale również przez inne instytucje………..
Wśród najważniejszych podmiotów uprawnionych do przeprowadzenia kontroli wskazać należy KE, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Kontroli Skarbowej, Urząd Zamówień Publicznych, Europejski Trybunał Obrachunkowy, NIK, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych.