. Metody inwentaryzacji
Ustawa o rachunkowości narzuca trzy metody przeprowadzenia inwentaryzacji w zależności od rodzajów posiadanego majątku. Należą do nich:
spis z natury (np. sprzętu komputerowego, mebli),
potwierdzenia sald (np. pieniędzy na koncie),
porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami – weryfikacja sald (np. zobowiązania wobec ZUS).
spis z natury
Według art. 26.1 ustawy o rachunkowości spisem z natury powinny być objęte pieniądze (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, nieruchomości zaliczone do inwestycji, środki trwałe oraz maszyny i urządzenia zakwalifikowane do środków trwałych w budowie (tj. maszyny i urządzenia wymagające montażu, bez którego nie są zdatne do używania.
Spis z natury przeprowadzają osoby zobowiązane do tego w uchwale zarządu stowarzyszenia lub fundacji (np. komisja inwentaryzacyjna).
W dużych organizacjach, gdzie zakres inwentaryzacji przekracza możliwości samej komisji, można dodatkowo powołać podległe jej zespoły spisowe, które zajmują się spisem poszczególnych składników. W skład komisji oraz zespołów spisowych nie mogą wchodzić osoby (i ich krewni) materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie, np. kasjer/skarbnik, magazynier. Powinny one jednak uczestniczyć w inwentaryzacji powierzonego im majątku lub upoważnić do tego inną osobę. Muszą bowiem udostępnić komisji majątek objęty spisem, udzielać niezbędnych informacji lub wyjaśnień, a także dopilnować, aby cały majątek został ujęty w arkuszach spisowych. Ponadto, o czym dość często w organizacjach pozarządowych się zapomina, jeszcze przed rozpoczęciem spisu komisja powinna od osób odpowiedzialnych za majątek organizacji odebrać pisemne oświadczenia o poprawnym udokumentowaniu (przychodów i rozchodów) spisywanych składników i przekazaniu tych dokumentów do działu księgowości.
Spis z natury dokumentuje się na drukach ścisłego zarachowania – specjalnych arkuszach spisowych, opieczętowanych i ponumerowanych. Sam spis polega na ustaleniu (przeliczeniu, zmierzeniu, zważeniu itp.) rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątkowych, spisaniu ich na arkuszach spisowych oraz dokonaniu wyceny. Po wpisaniu wszystkich składników majątku, w arkuszach dokonuje się adnotacji, że spis został zakończony, i podaje się numer ostatniej pozycji arkusza spisowego. Następnie każdy arkusz z osobna podpisują wszyscy członkowie komisji inwentaryzacyjnej i osoby materialnie odpowiedzialne. Jeśli przez przypadek w arkuszu (arkuszach) zostaną puste wiersze, należy je przekreślić.
W arkuszu spisowym nie ujmuje się wyników inwentaryzacji środków pieniężnych znajdujących się w kasie, do czego służy oddzielny protokół inwentaryzacyjny.
Po zakończeniu spisu arkusze spisowe muszą trafić do księgowości, gdzie następuje porównanie wyników spisu z natury z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. W przypadku wystąpienia niedoborów lub nadwyżek są one wyjaśniane przez komisje inwentaryzacyjną, która ustala przyczyny różnic i przedstawia w swoim protokole ostateczne wnioski dotyczące ich rozliczenia.
potwierdzenie sald
Inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald polega na uzgodnieniu stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Dokonuje się tego na podstawie potwierdzenia ich zgodności przez naszych kontrahentów oraz bank, w którym organizacja posiada rachunek. Tą metodą inwentaryzowane są pieniądze znajdujące się na rachunkach bankowych, inne aktywa finansowe, należności, udzielone pożyczki oraz powierzone naszym kontrahentom składniki majątku organizacji (np. użyczony sprzęt komputerowy). Jej przeprowadzeniem zajmują się wyznaczeni pracownicy księgowości (jeśli obsługę księgową zapewnia biuro rachunkowe, to ono potwierdza salda na podstawie zapisu w umowie na prowadzenie ksiąg rachunkowych). Potwierdzenie zgodności sald musi nastąpić w formie pisemnej, zawierającej podpisy uprawnionych osób, ponieważ tylko taki sposób gwarantuje otrzymanie wiarygodnej informacji.
Potwierdzenie sald środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych następuje dopiero po dostarczeniu nam przez bank dwóch egzemplarzy zawiadomienia o stanie środków na naszym koncie. Po stwierdzeniu zgodności stanu środków pieniężnych ze stanem w księgach rachunkowych jeden egzemplarz powinien zostać podpisany przez osobę upoważnioną (np. prezesa, skarbnika) i odesłany z powrotem do banku. Często na potwierdzeniach sald otrzymywanych z banków widnieje adnotacja w rodzaju: „Brak zwrotu podpisanego zawiadomienia w terminie 14 dni uważany jest przez Bank za potwierdzenie zgodności salda”. Należy zaznaczyć, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje tzw. milczącego potwierdzenia zgodności sald, a cytowany zapis wynika przeważnie z regulaminu banku, który zaakceptowaliśmy i zobowiązaliśmy się stosować, podpisując umowę na prowadzenie rachunku, ale nie jest nadrzędny nad przepisami ustawy i nie zwalnia nas od obowiązków z niej wynikających.
Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek uzyskania potwierdzenia sald na wierzycieli, czyli podmioty, które posiadają należności u swoich kontrahentów. Oczywiście, nie ma zakazu, aby dłużnicy występowali o potwierdzenie stanu swoich zobowiązań. Jednak nie możemy bezczynnie oczekiwać, aż otrzymamy od dłużnika zawiadomienie o wysokości jego długu, gdyż może to nigdy nie nastąpić. Dlatego też, jeśli na kontach rozrachunkowych stwierdzimy salda należności, to do nas należy obowiązek wysłania odpowiedniej informacji z prośbą o jej potwierdzenie. Najlepiej zrobić to listem poleconym. Informację o stanie należności sporządzamy w dwóch egzemplarzach i należy podać w niej, np. numery, daty oraz kwoty i terminy płatności faktur nieuregulowanych przez dłużnika.
Po zakończeniu inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald, osoby, które ją przeprowadziły, powinny sporządzić protokół opisujący jej przebieg i stwierdzający ewentualne różnice pomiędzy stanem sald wynikającym z ewidencji księgowej, a uzyskanym od naszych kontrahentów.
Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (weryfikacja sald)
Inwentaryzacja tą metodą przeprowadzana jest w celu potwierdzenia, czy znajdujące się u nas dokumenty potwierdzają istnienie danego salda wynikającego z ewidencji księgowej i czy jest ono prawidłowo ustalone. Podobnie jak potwierdzeniem sald, zajmują się nią pracownicy księgowości mający dostęp do pełnej dokumentacji finansowo-księgowej. W ten sposób inwentaryzuje się:
grunty i prawa zakwalifikowane do nieruchomości,
trudno dostępne środki trwałe,
należności sporne i wątpliwe,
w bankach również należności zagrożone,
należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg,
należności i zobowiązania publiczno-prawne.
Tą metodą inwentaryzuje się też inne składniki aktywów i pasywów w przypadkach, gdy przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie sald nie było możliwe z przyczyn uzasadnionych. Chodzi tu np. środki pieniężne w drodze, międzyokresowe rozliczenia przychodów i kosztów lub rozrachunki z pracownikami. Powinniśmy ją także zastosować w przypadku, gdy nasz kontrahent nie odeśle nam potwierdzenia salda. Tym sposobem zaleca się także co roku kontrolować stan środków trwałych, których spis z natury przeprowadzamy raz na 4 lata.
Przykładowa inwentaryzacja tą metodą (np. środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony) będzie polegała na porównaniu zapisów w ewidencji księgowej z dowodami OT (przyjęcie środka trwałego do użytkowania) i dokumentami, na podstawie których naliczano ich amortyzację. Inwentaryzacja przeprowadzona tą metodą musi także być udokumentowana w postaci protokołu zawierającego jej przebieg i wyniki weryfikacji.