WYKŁAD VII
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
czy można mierzyć efektywność organizacji,
co to jest elastyczność organizacji,
jakie są instrumenty kontroli organizacji,
czy zmiany w organizacji są pożądane.
Kontrolowanie
Kontrolowanie to działalność kierownictwa polegająca na weryfikacji, czy działania zmierzające do celu były zgodne z planowanymi. Kontrola ma pokazać, które zadania zostały wykonane jak zaplanowano, a które wymagają korekty.
Pierwszym etapem procesu kontroli jest ustalenie norm i metod pomiaru efektywności.
Kolejnym etapem jest pomiar efektywności. Jest to proces ustawiczny i powtarzalny. Może być on przeprowadzany ciągle lub kilka razy w roku.
Należy ustalić, czy efektywność jest zgodna z normami. Jeżeli tak,
nie wymaga się żadnego działania. Jeżeli jednak efektywność nie jest zgodna z normami, to niezbędne jest podjęcie działań korygujących, polegających na zmianie sposobu działania. Może się jednak okazać, że to normy są zbyt wysokie, wtedy zmienia się normę na niższą.
Zawsze należy doprowadzać do zgodności wyników z normami, a nie tylko ograniczać się do wykrywania niedoskonałości.
Kompleksowe zarządzenie jakością
Kontrola jest potrzebna po to, by oceniać postępy w realizacji planu. Ważne jest również wykrywanie zmian zachodzących w otoczeniu organizacji i ich wpływu na postępy w działaniu organizacji. W tym celu wprowadza się różnorodne metody nastawione na otoczenie i klienta.
Jedną z nich jest Kompleksowe zarządzenie jakością. Podstawowe założenia to:
Skupienie uwagi na klientach.
Ciągłe doskonalenie jakości.
Poprawa jakości wszystkich składowych działań organizacji.
Dokładny pomiar krytycznych zmiennych.
Przekazywanie władzy pracownikom.
Projektowanie systemów kontroli
System kontroli powinien zostać tak zaprojektowany, aby terminowo i oszczędnie zapewniać zwrotne informacje oraz aby mógł być zaakceptowany przez pracowników, gdyż przesadne kontrolowanie zbyt wielu elementów może prowadzić do napięć stosunków kierownictwa z pracownikami, a także frustrować kierownictwo.
Może także okazać się stratą czasu i pieniędzy, dlatego niezbędne jest ustalanie strategicznych punktów kontroli, a także określenie kluczowych obszarów efektywności.
Strategiczne punkty kontroli to punkty krytyczne, w których należy zbierać informacje lub trzeba je na bieżąco kontrolować. Dzięki wyznaczeniu takich punktów, można ograniczyć liczbę miejsc, w których będziemy zbierać informacje.
Kluczowe obszary efektywności to takie segmenty organizacji, które wpływają na jakość funkcjonowania całości. Najczęściej są to:
produkcja
marketing
kadry
finanse i księgowość
Kontrola finansowa
Kontrola finansowa jest dość łatwa do przeprowadzenia, ponieważ pieniądze łatwo liczyć oraz sprawdzać.
Instrumentami kontroli finansowej są:
Sprawozdania finansowe, które analizują przepływy pieniężne, dobra, czy też usługi wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Sprawozdania finansowe pozwalają na stwierdzenie, czy organizacja wywiązuje się z zobowiązań finansowych i terminowo je realizuje, tzn. czy posiada płynność. Można również określić, czy przedsiębiorstwo posiada równowagę długookresową oraz czy jest rentowne
Bilans - pokazuje stan firmy na dany dzień, np. na 31 grudnia. Bilans obejmuje zestawienie, które bierze pod uwagę aktywa bieżące, aktywa trwałe, zobowiązania bieżące i zobowiązania długookresowe.
Rachunek wyników - pokazuje przedsiębiorstwo w danym okresie i mówi o tym, ile firma zarobiła pieniędzy na działalności, którą wykonuje.
Elastyczność organizacji
Elastyczność, to umiejętność dość szybkiego dostosowania produkcji do zmieniającego się popytu. Może dotyczyć np. wzoru wyrobu lub ilości produkcji
Firma, która potrafi w miarę szybko zmienić się zgodnie z oczekiwaniami rynku jest elastyczna i ma większe szanse na przetrwanie i osiągnięcie zysku niż taka, która trudno dostosowuje się do zmiany.
Wydajność jest miarą sprawności, która ocenia stosunek nakładów do wyników. Im osiągnięta liczba jest wyższa, tym wyższa jest sprawność i lepsze wykorzystanie zasobów w wytwarzanie wyrobów.
Podnoszenie wydajności w firmie jest opłacalne, ponieważ te same zasoby mogą posłużyć do wytworzenia większej liczby dóbr i usług, za które firma może otrzymać pieniądze.
Wskaźniki, jakie stosujemy przy pomiarze wydajności, mierzą całkowitą wydajność, wydajność cząstkową oraz wydajność pracy.
Znaczenie informacji
Informacja jest niezbędna w organizacji, by móc podejmować decyzje. Im jest dokładniejsza, tym bardziej kierownictwo może na niej polegać.
Dostarczana informacja powinna mieć odpowiednie parametry:
aktualność - odpowiednia informacja musi trafić na czas do właściwej osoby,
ilość - potrzebne są tylko wybrane informacje a nie wszystkie na dany temat
istotność - informacje powinny być właściwie skierowane ze względu na zakres działań i obowiązków.
Planowe zmiany w organizacji
Planowe zmiany w organizacji, to systematyczne dążenie do przeprojektowania organizacji, aby mogła lepiej dostosować się
do zmian w otoczeniu i osiągać nowe cele.
Zmiany są niezbędne, aby zyskać przewagę konkurencyjną nad innymi uczestnikami rynku.
Niezwykle ważne jest, aby pokonać opór uczestników organizacji przed zmianą.
Zmiany można przeprowadzać na różnych polach, np. projekt organizacji, decentralizacja, modyfikacja przepływu pracy, zmiany technologiczne oraz zmiany w zasobach ludzkich.
Uczenie się organizacji
Organizacja ucząca się, to taka organizacja, która potrafi stale przystosowywać się i zmieniać. Jest to warunek funkcjonowania firm, ponieważ w stale zmieniającym się otoczeniu nie ma możliwości zaprzestania udoskonalania procesów w organizacji.
Organizacja ucząca się, to taka, w której istnieje wizja a członkowie organizacji zgadzają się z nią. Odrzucone zostają stare sposoby myślenia i działania, a zastępuje się je zupełnie nowymi.
Wszystkie procesy i działania oraz funkcje i interakcje ze środowiskiem stanowią część systemu wzajemnych powiązań. Członkowie organizacji nie boją się krytyki i kary, więc swobodnie porozumiewają się zarówno w płaszczyźnie poziomej, jak i pionowej.
Najważniejsze jest urzeczywistnienie wizji, któremu zostają podporządkowane wszelkie interesy pojedynczych osób oraz wydziałów.
Reengineering
Reengineering – radykalne przeprojektowanie organizacji. Rolą zarządzającego jest analiza, jak stworzyłby firmę gdyby miał to zrobić obecnie.
Organizacje mają tendencję do popadania w stagnację i przestają się rozwijać. Mimo, iż osoby pracujące wykonują poprawnie swoje zadania, to organizacja jako całość przestaje działać jak należy i nie zadowala klientów, ani osób związanych z jej otoczeniem.
Współpracownicy w dziale koncentrują się na najbliższym otoczeniu zamiast spoglądać na organizację w szerszym ujęciu.
Reengineering jest definiowaniem na nowo układu wzajemnych stosunków. To, co było efektywne w przeszłości, a przestało być obecnie trzeba odrzucić i spojrzeć na problem z innej strony.