Planowanie

To podstawowa funkcja zarządzania. Przygotowuje grunt pod nabywanie zasobów i skupia całą energię organizacji. Polega na decydowaniu o podjęciu działań zorientowanych na wywołanie zjawisk, które nie zaistniałyby samoistnie

Planowanie jest wszechstronnym procesem, w którym menadżerowie formułują specyficzne cele organizacji i sporządzają plany ich osiągnięcia. Proces planowania jest bardzo ważny, ponieważ cele w ten sposób ustalone ograniczają zasięg działań danej organizacji oraz jej planów.

Klasyczna nauka zarządzania, stawia planowanie na początku ciągu funkcji zarządzania, jako projekt wszystkich przewidzianych do osiągnięcia celów i koniecznych do tego środków. Z uwagi na to, że wszystkie inne funkcje zarządzania, tzn. organizowanie, motywowanie, kontrolowanie są ukierunkowane na osiągniecie planowanych celów, planowanie z konieczności wyprzedza te funkcje.
Z tej logiki klasycznego procesu zarządzania wynika, że funkcjom zarządzania usytuowanym po planowaniu nie przypisuje się żadnej samodzielnej mocy kierowniczej z punktu widzenia celów przedsiębiorstwa i środków ich realizacji. Teoretyczny ładunek kierowania przedsiębiorstwem jest umiejscowiony jedynie w planowaniu; ono tworzy ramy, w których mieszczą się wszystkie inne czynności kierownicze. Planowanie powinno być w całości i w szczegółach pomyślane jako niezawodne, w przeciwnym razie nie mogłoby pełnić swej dominującej roli w koncepcji zadań kierowniczych. 

Planowanie jest tradycyjnie przedstawiane jako narzędzie formułowania i wdrażania decyzji strategicznych. Jego rola jednak budzi kontrowersje. Dla jednych jest ono w procesie zarządzania niezbędne, dla innych stanowi przestarzały ozdobnik. Pojęcie planowania jest używane w różnych znaczeniach i przypisuje mu się różne funkcje zarówno na poziomie przedsiębiorstwa, jak i całej gospodarki narodowej. 

Wiele organizacji stosuje metodę zwaną "zarządzaniem przez cele"- ZPC (managment by objectives-MBO), która zwiększa efektywność motywacji i kontroli, sprzyja zwiększeniu zgodności planów, działań i celów menagerów

Planowanie DEF:

-Według J. Stoner i E. Freemana:„Jest to proces ustanawiania celów oraz określania odpowiednich działań umożliwiających ich osiągnięcie”

-Według Stonera i Wankela „zanim menadżerowie zabiorą się do organizowania, przewodzenia i kontrolowania, muszą sporządzić plany, które nadają organizacji cel i kierunek, podając decyzję, co należy wykonać, w jaki sposób, kiedy oraz przez kogo”.

-Według Brytyjskiego Instytutu Rachunkowości Zarządczej CIMA „Planowanie to ustanowienie celów , sformułowanie, ocena i wybór zasad, strategii, taktyki i działań wymaganych do osiągnięcia tych celów”

-Według Stephen P. Robbins i David A. DeCenzo – Planowanie obejmuje definiowanie celów organizacji , określenie ogólnej strategii ich osiągania oraz opracowanie zwartej hierarchi planów służących do integracji i koordynacji działań. Wynika stąd wniosek, że dotyczy ono celów i środków. Planowanie można następnie definiować według tego, czy ma być sformalizowane, czy nieformalne. Planowanie ma charakter ogólny i brakuje mu ciągłości. Spisuje się konkretne cele i powiadamia o nich członków organizacji. Tzn że kierownictwo określa ścieżkę, którą zamierza podążąć z miejsca, w którym obecnie się znajduje, tam, gdzie chce być.

Według Ricky W. Griffin- to wytyczanie celów organizacji i określenie sposobu ich najlepszej realizacji. Planowanie i podejmowanie decyzji pomagają utrzymać sprawność zarządzania, dostarczając wskazówek do przyszłych działań.

Według Andrzeja K. Koźmińskiego- plan to projekt przyszłego, przewidywanego funkcjonowania organizacji, ujęty w postaci zbioru przyszłych działań rozłożonych w czasie. Natomiast planowanie to proces tworzenia planu, będący jedną z głównych funkcji kierowniczych. Planować można tylko to, na co ma się wpływ, zaś przyszłe zdarzenia, pozostające poza kontrolą planującego można tylko przewidywać lub prognozować. Planowanie to ustalenie celów, ich rodzaju, pożądanego poziomu oraz czasu i miejsca ich osiągnięcia, a także dobór metod ich realizacji.

Według Nioche’a Ghertmana i Laroche’a- planowanie jest angażowaniem się w przyszłość, gdzie z góry trzeba ocenić zbiór problemów i sposobów ich rozwiązywania tak, aby pożądane wyniki osiągnąć w sposób najbardziej efektywny i pewny ujęty w sekwencję kolejnych zadań. Planowanie jest więc świadomym, opartym na jakiejś metodzie, sformalizowanym procesem podejmowania decyzji co do pożądanego przyszłego stanu przedsiębiorstwa i sposobów jego osiągania. Planowanie polega w dużej mierze na decydowaniu o podjęciu działań zwróconych na wywołanie zdarzeń (faktów, zjawisk), które by samoistnie nie zaistniały. Chociaż rzadko zdarza się dokładnie przewidzieć przyszłość przedsiębiorstwa, a czynniki zewnętrzne mogą przeszkadzać w realizacji nawet najlepiej sformułowanych planów, zdarzenia nieplanowane po prostu zostały by pozostawione losowi. A więc planowanie jest procesem, który polega na świadomym ustaleniu kierunków działania oraz podejmowaniu decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach.

Planowanie, a podejmowanie decyzji:

''Część procesu planowanie obejmująca wybór trybu działania spośród zestawu dostępnych możliwości''. Cel ten daje jasne wytyczne do działań kierowniczych. Jeżeli dane przedsiębiorstwo znajduje się poza ścisłą czołówką branży i wykazuje niewielkie możliwości poprawy, kierownicy najprawdopodobniej będą chcieli się go pozbyć. Natomiast przedsiębiorstwo zajmujące trzecia pozycję i skuteczne goniące rywali może uzyskać dodatkowy zastrzyk zasobów, by przesunąć się na drugie miejsce. W ten sposób cele i plany organizacji pomagają menedżerą zoriętować się, jak powinni rozłożyć swój czas i zasoby.

Planowanie, a proces zarządzania:

Herb Kelleher sformułował jasny zestaw celów, które artykułują jego wyobrażenie o pożądanym kształcie southwest. Stworzył sprawna organizację, która ma pomóc wcielić tę wizję w życie. Poza tym zwraca baczną uwagę na ludzi pracujący w firmie. Wyraźnie obserwuje bieżące wyniki swojego przedsiębiorstwa. Każdy z tych typów działań można zaliczyć do jednaj z czterech podstawowych funkcji kierowniczych. Ustalenie celów jest częścią planowania.

Powody planowania:

Menadżerowie planują w celu:

-Ustanowienia standardów ułatwiających kontrolę,

-wytyczenia kierunków działania,

-minimalizowana marnotrawstwa i dublowania czynności,

-ograniczenia wpływów zmian

Główne nurty:

-Planowanie może prowadzić do usztywnienia organizacji

-Nie da się opracować planu w dynamicznym środowisku

-Sformalizowane plany nie mogą zastąpić intuicji i pomysłowości

-Planowanie powoduje skupienie uwagi kierownictwa na konkurencji w dniu dzisiejszym, a nie w przetrwaniu w przyszłości

-Sformalizowane planowanie utwierdza sukces, co może prowadzić do upadku

Typy planów:

Plany strategiczne – zakreślają ogólne ramy zasadniczych decyzji działań przedsiębiorstwa.
Plan strategiczny to proces o relatywnie długim horyzoncie czasu (długotrwały), którego przedmiotem jest sprecyzowanie celów przedsiębiorstwa, ustalenie zasad (polityki) jego funkcjonowania oraz opracowanie programów potrzebnych do realizacji tych celów.

Plany operatywne (bieżące) są bardziej szczegółowe niż plany strategiczne i nie maja charakteru jakościowych ustaleń lecz postać decyzji określających konkretne ilości i wartości. Podstawową funkcję planu operatywnego jest wyznaczenie zbioru tych decyzji i działań, które muszą być podejmowane na bieżąco , aby skutecznie i terminowo realizować zamierzenia ujęte w planie strategicznym. Plan operatywny można więc traktować jako środek realizacji planu strategicznego.

Plany krótkookresowe- obejmują mniej niż jeden rok.

Plany długookresowe - wykraczają poza jeden rok.

P'lany szczegółowe - mają wyraźnie określone cele, nie pozostawiające miejsca na błędną interpretacje.

Plany kierunkowe - elastyczne plany, zawierające ogólne wytyczne.

Plan jednorazowy - wykorzystywany do zaspokojenia potrzeb wynikających ze szczególnej lub wyjątkowej sytuacji.

Plan trwale obowiązujący- ciągły i wskazujący, jak należy wykonywać czynności wielokrotne powtarzane w organizacji.

FUNKCJE CELÓW:
Cele w działalności organizacji spełniają cztery ważne funkcje:
- stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działania ludzi pracujących w organizacji. Wytyczone cele pozwalają wszystkim zrozumieć dokąd organizacja zmienia i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest tak ważne.
- skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono z kolei ułatwia ustalanie celów w przyszłości.
- cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji. Konkretnie sformułowane, o umiarkowanym stopniu trudności mogą motywować ludzi do cięższej pracy, zwłaszcza jeśli osiągnięcie tych celów będzie nagrodzone.
- cele dają skuteczny mechanizm oceny i kontroli. Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych dziś celów.

RODZAJE CELÓW:
1. Powołanie (misja) organizacji jest to sformułowanie jej podstawowego, niepowtarzalnego celu. 
2. Cele strategiczne. Cele ustalone na najwyższym szczeblu i dla najwyższego kierownictwa organizacji. Koncentrują się one na szerokich, ogólnych problemach.
3. Cele taktyczne. Cele ustalone na średnim szczeblu i dla menedżerów średniego szczebla organizacji. Koncentrują się one na sposobie operacjonalizacji działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych.
4. Cele operacyjne. Cele ustalone na niższym szczeblu i dla menedżerów niższego szczebla organizacji. Dotyczą krótkookresowych problemów związanych z celami taktycznymi.

Planowanie jest zabiegiem umysłowym, który poprzedza właściwą czynność, jest zatem działaniem zorientowanym na przyszłość. Nie jest aktem jednorazowym, lecz procesem wielostopniowym, ciągle kontynuowanym. Właściwe ukierunkowanie działań, czyli takie, które najprawdopodobniej przyniesie firmie sukces w przyszłości, zależy od dobrze sporządzonego planu działania, planu, w którym cele i sposoby ich osiągnięcia są oparte na trafnie rozpoznanym układzie przyszłych warunków i środków. Planowanie polega w dużej mierze na decydowaniu o podjęciu działań zorientowanych na wywoływanie zjawisk (zdarzeń, faktów), które by samoistnie nie zaistniały.

Bibliografia:

-„Podstawy zarządzania organizacjami” Ricky W. Griffin PWN warszawa 2002

- „Podstawy zarządzania”Stephen P. Robbins, David A, DeCenzo PWE warszawa 2002

- „Krótki kurs zarządzania”, Lester R. Bittel Warszawa-Londyn 1989

-”Podstawy teorii organizacji i zarządzania”, Marcin Bielski C.H. Beck Warszawa 2004

- „Zarządzanie firmą”, Hanna Ferens, PWE, Warszawa 1999