ISO 9001 - Zarządzanie zasobami

Wstęp

Funkcjonowanie każdego procesu wymaga zasobów. Zarówno zasobów ludzkich jak i niezbędnej infrastruktury. Dlatego właściwe zarządzanie zasobami jest istotnym elementem systemu zarządzania jakością.

W nawiasach kwadratowych podany jest odpowiedni punkt normy ISO 9001:2000, z którym należy się zapoznać przed przeczytaniem naszego omówienia. Jeżeli jeszcze nie posiadasz normy PN-EN ISO 9001:2000 to proszę ją nabyć w Polskim Komitecie Normalizacyjnym - www.pkn.pl

Model systemu zarządzania przedstawiony na poniższym rysunku zawiera element Zarządzanie zasobami.

Wejściem do "Zarządzania zasobami" są dane (głównie decyzje i środki finansowe) z procesów "Odpowiedzialność kierownictwa". Wyjściem natomiast są zasoby dostępne dla procesów "Realizacja wyrobu (lub usługi)".

O jakich zasobach jest mowa w normie ISO 9001:200 w pkt.6?

1. Zasoby ludzkie (pracownicy i kierownictwo).

2. Infrastruktura (narzędzia, maszyny i urządzenia, instalacje i budynki).

3. Środowisko pracy (warunki pracy - oświetlenie, hałas drgania itp.)

Zapewnienie zasobów [6.1]

Norma ISO 9001:2000 wymaga, aby organizacja określiła jakie zasoby są jej potrzebne do właściwego wdrożenia i utrzymania systemu oraz ciągłego doskonalenia jego skuteczności (w spełnianiu wyznaczonych celów). Drugim celem zapewnienia zasobów jest oczywiście spełnianie wymagań klienta, bo bez odpowiednich ludzi, informacji i infrastruktury nie będzie to przecież możliwe.

Zasoby ludzkie [6.2]

Postanowienia ogólne [6.2.1]

Personel w organizacji, którego praca ma wpływ na jakość (zazwyczaj to prawie wszyscy pracownicy) oferowanego wyrobu lub usługi musi być kompetentny. Kompetencje personelu określa się na podstawie wykształcenia, umiejętności oraz doświadczenia.

Kompetencje, świadomość i szkolenie [6.2.2]

Wymaganiem normy jest aby organizacja określiła niezbędne kompetencje personelu. Jeżeli obecne kompetencje są niewystarczajace to należy zapewnić niezbędne szkolenia (w różnej formie) lub inne działania (np. zatrudnienie nowych osób). Następnie należy ocenić skuteczność tych działań.

Przykładowo:

1. Najpierw określamy wymagane kompetencje dla danego stanowiska, jakie oczekujemy od idealnego pracownika (zobacz ISO 9001:2000 6.2.2.a)

• minimalny poziom wykształcenia (podstawowe, zawodowe, średnie, wyższe).

• cechy osobowe.

• doświadczenie (w danej branży lub podobnej).

• umiejętności (prawo jazdy, obsługa komputera, obsługa wózka widłowego, spawanie itp.)

• inne (np. języki obce).

Następnie porównujemy nasze oczekiwania z rzeczywistym obecnym poziomem kompetencji personelu. Dzięki temu wiemy jakie mamy potrzeby szkoleniowe i możemy zorganizować niezbędne szkolenia, kursy lub instruktaż stanowiskowy. ISO 9001:2000 6.2.2.b.

Po zrealizowaniu zaplanowanych działań oceniamy ich efektywność (jakie wyniki przyniosły te szkolenia) - najlepiej opierając swoją ocenę o mierzalne dane (np. spadek liczby reklamacji / błędów o x%, wzrost wydajności o x% itp.) - zobacz ISO 9001:2000 6.2.2.c.

Należy także informować personel o ważności ich działań i wpływu na osiąganie zaplanowanych celów dotyczących jakości (a co za tym idzie - zadowolenia klienta). Można to realizować podczas przeprowadzanych szkoleń oraz pokazywać osiągane wyniki na tablicach informacyjnych.

Norma ISO 9001:2000 wymaga także, aby prowadzić zapisy dotyczące wykształcenia, szkolenia, umiejętności i doświadczenia personelu.

Infrastruktura [6.3]

Właściwa realizacja wyrobu (lub usługi) wymaga odpowiedniej do tego infrastruktury:

• Zabudowania i niezbędne instalacje (media, instalcja elektryczna itp.)

• Narzędzia, maszyny i niezbędne oprogramowanie.

• Usługi pomocnicze (transport, łączność itp.)

Infrastruktura ta powinna zostać określona i następnie odpowiednio utrzymywana - co oznacza, że we większości przypadków powinien istnieć proces biznesowy związany z nadzorem nad infrastrukturą. Skoro jest to proces to całość zagadnień obejmujących zarządzanie procesem ma tutaj zastosowanie.

W zależności od branży, ilości nadzorowanego sprzętu i oprogramowania oraz rodzaju stosowanych maszyn stosuje się bardziej lub mniej zaawansowane metody nadzoru nad infrastrukturą - od prostego rejestru przeglądów okresowych i awarii aż po zautomatyzowane systemy nadzoru lub TPM.

Nadzór może też być zlecany innej firmie (outsourcing), jako proces zlecany na zewnątrz - co jest coraz bardziej popularną metodą ograniczenia kosztów.

Środowisko pracy [6.4]

Organizacja powinna określić i zapewnić takie warunki pracy jakie są niezbędne do zachowania zgodności wyrobu z wymaganiami (temperatura, wilgotność, poziom hałasu, poziom drgań, ochrona przed zanieczyszczeniami, ochrona przed elektrycznością statyczną itp.)

Praktycznie każdy przemysł ma swoje specyficzne wymagania, które muszą być spełnione aby było możliwe właściwe i bezpieczne realizowanie wyrobu lub usługi. Może się okazać, że specyfika danej działalności będzie wymagać opracowania i wdrożenia procesu, którego celem jest zarządzanie środowiskiem pracy (okresowe monitorowanie warunków pracy i podejmowanie odpowiednich działań korygujących lub zapobiegawczych itd.)

Drugim aspektem są kwestie BHP / ochrony środowiska, które należy także brać pod uwagę.

Podsumowanie

Zapewnienie i utrzymanie zasobów to najczęściej główny element kosztów w organizacji, dlatego warto poświęcić trochę uwagi metodom zarządzania tymi zasobami, aby uniknąć jeszcze większych kosztów. Przykładowe problemy:

• Nieefektywne szkolenia to "pieniądze wyrzucone w błoto" - a efektywność szkoleń trudno czasem ocenić, bez dobrze określonych (ilościowo) problemów jakie występowały przed szkoleniem w stosunku do problemów po szkoleniu.

• Brak lub niepoprawne przeglądy okresowe maszyn w ramach "oszczędności" - to prędzej czy później się skończy się poważna awarią i często stratami większymi niż koszty przeglądów.

W zarządzaniu zasobami kluczową role pełni kierownictwo, które powinno przeznaczać odpowiednie środki na utrzymanie infrastruktury. Dobrze wdrożony system zarządzania pozwala te koszty kontrolować, planować wydatki na remonty i przeglądy i co najważniejsze - ograniczyć ryzyko strat jednocześnie optymalizując koszty.

Autor: Zbigniew Huber

---