Nauka administracji 04.11.2010

Podejście sytuacyjne teorii organizacji

Hrabi Skarbek-który zajmował się zasadami dobrego zachowania.

Rytel-zajmował się skutecznością działania.

Tadeusz Kotarbiński- twórca prakseologii.

Jerzy Starościak-wskazywał na znaczenie teorii organizacji dla prawidłowego funkcjonowania ustroju.

Stanisław Kowalewski-napisał kilka książek poświęconych strukturom administracji oraz relacjom między przełożonymi i podwładnymi. Napisał podręcznik: ,,Nauka o administracji".

Byli to autorzy, którzy pisali swoje dzieła w ubiegłym stuleciu.

Podstawowe pojęcia i zasady dotyczące sprawnego działania.

Naukę o sprawnym działaniu nazywamy prakseologią. Tadeusz Kotarbiński zdefiniował większość z tych pojęć oraz określił podstawowe cechy i zasady działania sprawnego. Był pierwszym Rektorem nowo utworzonego UŁ. Zmarł w 1981roku. Jest znany jako autor dzieła:,,Traktat o dobrej robocie".

Pojęcia:

Organizacja-może występować w różnych znaczeniach. Tadeusz Kotarbiński wyodrębniał znaczenie rzeczowe i atrybutowe. W znaczeniu rzeczowym organizacja to jakiś przedmiot, rzecz,wyodrębniona z otoczenia w sensie formalno-prawnym( WPIA UŁ). Wtedy używamy pojęcia organizacja w znaczeniu rzeczowym.

Kotarbiński częściej używał słowa organizacja w znaczeniu atrybutowym. Nazwa bierze się od słowa atrybut. Atrybut to cecha. Organizacja w znaczeniu atrybutowym wg Kotarbińskiego jest to całość złożona z części, która tym się odzacza, że owe części współprzyczyniają się do powodzenia całości. Mogą się współprzyczyniać lepiej lub gorzej. Jakaś organizacja będzie oceniana lepiej niż gorzej. W tym znaczeniu organizacją może być niemal wszystko. Oragzanizacją może być przedmiot nieożywiony, bo komputer składa się z części np.

Czasem używamy słowa organizacja w zupełnie innym znaczeniu. Np. dobra organizacja zebrania.

Instytucja-rodzaj organizacji. Składa się z ludzi oraz narzędzi, środków materialnych, których oni używają i która realizuje powtarzające się cele. Organizacja posiada tzw człon kierowniczy. Nie każda organizacja jest instytucją. Cechą zasadniczą, która wyróżnia instytucję jest powtarzalność realizacji celów.Organizacje składające się z ludzi, które realizują cel jednorazowy, nie będą instytucjami. Np. instytucją jest szpital, urząd gimny, ministerstwo.

Każda instytucja musi spełniać minimum 3 warunki:

1.Musi istnieć wspólny cel zaakceptowany przez członków tej isntytucji.

2.Musi istnieć współdziałanie ze względu na ten cel.

3.Musi istnieć komunikowanie się, porozumiewanie się ze względu na współdziałanie.

Trwałe instytucje ludzkie

W każdej instytucji możemy wyodrębnić tzw rdzeń i krąg wewnętrzny i zewnętrzny. Rdzeń instytucji stanowi jej personel, czyli osoby zatrudnione w instytucji z reguły pobierające wynagrodzenie za pracę w tej instytucji. Krąg wewnętrzny nie zawsze występuje. Krąg wewnętrzny to zmienna, zmieniająca się w czasie grupa ludzi, którzy uczestniczą a przynajmniej nie przeszkadzają w realizacji celów instytucji. Krąg zewnętrzny to otoczenie instytucji.

Przykład

Szkoła podstawowa-dyrektor, wicedyrektor, nauczyciele itd to rdzeń instytucji. Krąg wewnętrzny stanowią uczniowie. Krąg zewnętrzny stanowią rodzice tych uczniów, osoby które współdziałają ze szkołą.

Z reguły można postrzegać organizację w sposób systemowy. Każda organizacja stanowi część jakiejś większej organizacji, część jakiegoś większego systemu. W prawach tej organizacji można wyodrębnić jakieś twórcze podsystemu. Można wyodrębnić systemy wejścia i wyjścia.

Działanie-zachowanie świadome lub podświadome, czyli tzw dowolne, zmierzające do określonego celu. Dowolne to oznacza zgodne z wolą. Zachowanie rozumiemy szeroko.Zachowanie to działanie, ale również zaniechanie, brak działania. Zachowanie do działanie aktywne jak i bierne o ile można im przypisać cechę dowolności. Działanie ma różne postacie, występuje w różnych formach. Do form działania zaliczamy pracę, walkę, zabawę, uczenie się.

Praca-. Spośród form działania nauka prakseologi poświęca najwięcej pracy. Kotarbiński stworzył również bardzo szeroką definicję pracy. Powiedział, że praca to wszelki splot czynów ludzkich, mających charakter pokonywania trudności dla uczynienia za dość, czyimś istotnym potrzebom.

Cel działania-jakiś pożądany stan rzeczy, który wyznacza kierunek i strukturę działania. Bez celu nie ma organizacji. Są różne typologie celów. Można wyodrębnić cel końcowy i cele pośrednie. Z tego daje się wyodrębnić łańcuch celów. Kolejność realizacji celów pośrednich, prowadzących do celu końcowego nie może być przypadkowa. Kolejność musi być ustalona.

Cel1>Cel 2>Cel 3>Cel4>Cel5 itd

Cele pośrednie są określane mianem środków działania. Zwykliśmy przez środki działania rozumieć zasoby materialne. Tutaj tak rozumiane środki to zasoby. Zasoby ludzkie, zasoby materialne, ich dobór oraz dobór środków działania określamy jako sposób działania. W nauce prakseologii chodzi o to, żeby znajdować najbardziej sprawny sposób działania. To poszukiwanie, znajdowanie najlepszych, najbardziej sprawnych sposobów działania.

Hierarchia celów ze względu na przedział, w którym rozpatrujemy działanie. Wyróżniamy cele całej organizacji, cele partykularne oraz cele jednostkowe pojedynczych osób. Cele nie zawsze są ze sobą zgodne. Czasem doprowadza to do ruiny organizacji.

Typologia ze względu na znaczenie celu, wartość cenność celu działającego.

Wyróżnia się cel główny i cele uboczne. Niejednokrotnie w toku działania działający dąży do zrealizowania więcej niż jednego celu. Kiedy mamy kilka celów współrzędnych należy te cele shierarchizować. Cele zrealizowane stają się skutkami działania. Możemy powiedzieć o skutkach głónych i ubocznych. Niekiedy także występują skutki, które nie były objęte celem ani nawet świadomością działąjącego. Skutki to pewne niespodzianki dla działającego. Mogą być pozytywne i negatywne.

Wynik użyteczny- są to wszystkie skutki działania oceniane pozytywnie.

Koszty działania-kosztem działania są wszystkie skutki działania oceniane negatywnie. Są to wszelkie nakłady, oceniane negatywnie. Niektóre z elementów kosztu są niezbędne do osiągnięcia celu. Pozostałe to straty. Te z kolei możemy podzielić na nieuniknione, takich których uniknąć nie było można i na marnotrawstwo.

Wynik użyteczny, koszty działania w prakseologii są rozumiane szeroko. W prakseologii wynik użyteczny, koszty wyliczamy nie tylko w pieniądzu. Np. koszty moralne są uwzględniane w prakseologii.

Cechy(walory) działania sprawnego:

Te rozważania mają nam pomóc udzielić odpowiedzi na to czy działanie jest sprawne czy też nie. Po czym poznajemy ze jedno działanie jest sprawne a drugie nie. Kotarbiński wymienił dwie grupy cech, walorów działania sprawnego.

1.Walory podstawowe. Do cech podstawowych zaliczył:korzystność, skuteczność, ekonomiczność. Skuteczność uznał za cechę najważniejszą. Działanie skuteczne to takie, które prowadzi do osiągnięcia celu. Ze względu na rodzaj celu można wyodrębnić działania skuteczne albo nieskuteczne(nie ma stanu pośredniego, albo skuteczne albo nieskuteczne, albo sie cel osiąga albo nie) oraz działania mniej lub bardziej skuteczne. Większość celów które stawiamy przed organizacją to cele, przy których zachodzi skuteczność stopniowalna. Jest wiele celów, które trudno osiągnąć w 100%, ale można je osiągnąć w mniejszym bądź większym stopniu. Większość celó które realizuje administracja publiczna jest stopniowana. Np.ustawa o przeciwdziałaniu narkomanii itd całkowicie zjawiska zweryfikować się nie da.

Działania, które prowadzą do celu są skuteczne lub nieskuteczne, jeśli skuteczność jest niestopniowalna. Możemy mniej lub bardziej skutecznych działaniach w przypadku skuteczności stopniowalnej.Z punktu widzenia skuteczności można wyodrębnić działania obojętne. To działania, które nie mają znaczenia dla osiągnięcia celu.

Działania przeciwskuteczne-działania, które utrudniają osiągnięcie celu. Oddalają od osiągnięcia celu.

Żeby zrealizować cel działania muszą być dostatecznie intensywne. Nakład pracy, zagęszczenie działania przestrzeni i w czasie musi być duże. Niekiedy można osiągnąć cel nie działając. Ze względu na stopień intensywności działania istnieje próg skuteczności. Jest to stopień intensywności działania, poniżej którego działanie staje się nieskuteczne.

Korzystność-korzystność to różnica między wynikiem użytecznym a kosztami działania.

W-wynik użyteczny

K-koszty działania

W>K działanie korystne

W=K działanie obojętne

W<K działanie niekorzystne

Tadeusz Kotarbiński wskazywał na związki pomiędzy skutecznością i korzystnością. Oceniając działanie z punktu widzenia dwóch cech, skuteczności i korzystności jednocześnie można wyróżnić następujące typy działań:

1.Działania skuteczne, korzystne.

2.Działania nieskuteczne, niekorzystne.

3.Działanie jest skuteczne, ale niekorzystne. Cel osiągneliśmy ale bardzo dużym kosztem przewyższającym korzyści z osiągnięcia celu. Pyrrusowe zwycięstwo-zwycięstwo na miarę klęski.

4.Działanie nieskuteczne ale korzystne. W toku działania wystąpiły korzyści które przewyższają osiągnięcie celu.

5.Działania skuteczne, doraźnie niekorzystne o korzyściach odroczonych.

Ekonomiczność-inaczej łączymy wynik użyteczny i koszty. Ekonomiczność to iloraz wynik użyteczny: koszty działania. Jeśli iloraz jest większy niż 1 to są koszty ekonomiczne, jeśli jest równy 1 to działania są obojętne, jeśli jest mniejszy niż 1 to działanie jest nieekonomiczne. Takie ujęcie doprowadza nas do większej ekonomizacji działań. Co możemy zrobić aby zwiększyć ekonomiczność działania?Możemy zwiększyć wynik użyteczny przy stałych kosztach. Ten wariant nazywa się wariantem wydajnościowym. Wynik możee być stały, ale koszty minimalizujemy. To jest wariant oszczędnościowy. Trzeci wariant to zwiększamy wynik, i zmniejszamy koszt. Jest to forma niealternatywna.

2.Cechy, walory dodatkowe.