INFORMACJE NIEJAWNE to informacje, które wymagają ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem, stanowiące tajemnicę państwową lub służbową niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania, także w trakcie ich opracowania. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową podlegają ochronie w sposób określony ustawą przez okres :

• 5 lat od daty wytworzenia - oznaczone klauzulą „poufne”,

• 2 lat od daty wytworzenia - oznaczone klauzulą „zastrzeżone”.

W wypadku informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową osoba uprawniona do przyznania im klauzuli tajności może :

określić krótszy okres ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową,

po dokonaniu przeglądu materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, przedłużyć okres ochrony tych informacji na kolejne okresy nie dłuższe niż 5 lat - dla oznaczonych klauzulą „poufne” i 2 lata - dla oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, nie dłużej jednak niż na okres do 20 lat od daty wytworzenia tych informacji.

TAJEMNICĄ PAŃSTWOWĄ - jest informacja określona w wykazie rodzajów informacji, stanowiącym załącznik nr1, której nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej dotyczących porządku publicznego, obronności, bezpieczeństwa, stosunków międzynarodowych lub gospodarczych państwa . Informacje stanowiące tajemnicę państwową są chronione przez okres 50 lat od daty ich wytworzenia.

Klauzulą „ściśle tajne” oznacza się informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę państwową zgodnie z wykazem stanowiącym załącznik nr 1 do Ustawy (część I)

Klauzulą „tajne” oznacza się informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę państwową zgodnie z wykazem stanowiącym załącznik nr 1 do Ustawy (część II).

TAJEMNICĄ SŁUŻBOWĄ - jest informacja niejawna nie będąca tajemnicą państwową, uzyskana w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej.

Klauzulą „poufne” oznacza się informacje niejawne, których nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli.

Klauzulą „zastrzeżone” oznacza się informacje niejawne, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.

SŁUŻBAMI OCHRONY PAŃSTWA - są : Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Służba Kontrwywiadu Wojskowego

RĘKOJMIA ZACHOWANIA TAJEMNICY - oznacza spełnienie ustawowych wymogów dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem.

DOKUMENTEM - jest każda utrwalona informacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacja niejawna utrwalona na informatycznych nośnikach danych;

MATERIAŁEM - jest dokument, jak też chroniony jako informacja niejawna przedmiot lub dowolna jego część, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub broń wyprodukowana albo będąca w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia.

NOŚNIK NIEJAWNY - dyskietkę, CD-ROM, dysk magnetyczny lub inny nośnik zapisu informacji w postaci cyfrowej i analogowej, zawierający informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności.

ZBIÓR DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH - logiczne uporządkowaną grupę dokumentów niejawnych wraz ze spisem tych dokumentów.

PRZESYŁKA - materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów.

STREFA BEZPIECZEŃSTWA - wydzielony obszar, obiekt, część obiektu, usytuowany w strefie administracyjnej, poddany szczególnej kontroli wejść, wyjść oraz kontroli przebywania

STREFA ADMINISTRACYJNA - wydzielony obszar, obiekt, fragment obiektu wokół strefy bezpieczeństwa, w którym zapewniona jest kontrola osób oraz pojazdów

JEDNOSTKĄ ORGANIZACYJNĄ - jest podmiot wymieniony w ustawie (art.1, ust.2):

organy władzy publicznej (Sejm, Senat oraz Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej, organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, sądów i trybunałów, organów kontroli państwowej i ochrony prawa),

Siły Zbrojne Rzeczypospolitej Polskiej i ich jednostki organizacyjne, zwane dalej „Siłami Zbrojnymi”, a także inne jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowane,

Narodowy Bank Polski i banki państwowe,

państwowe osoby prawne i inne niż wymienione wyżej państwowe jednostki organizacyjne,

przedsiębiorcy, jednostki naukowe lub badawczo-rozwojowe, zamierzające ubiegać się, ubiegające się o zawarcie lub wykonujące umowy związane z dostępem do informacji niejawnych albo wykonujące na podstawie przepisów prawa zadania związane z dostępem do informacji niejawnych.

JEDNOSTKĄ NAUKOWĄ - jest jednostka naukowa w rozumieniu przepisów o zasadach finansowania nauki.

SYSTEMEM TELEINFORMATYCZNYM - jest system, który tworzą urządzenia, narzędzia, metody postępowania i procedury stosowane przez wyspecjalizowanych pracowników, w sposób zapewniający wytwarzanie, przechowywanie, przetwarzanie lub przekazywanie informacji.

SIECIĄ TELEINFORMATYCZNĄ - jest organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych.

AKREDYTACJĄ BEZPIECZEŃSTWA TELEINFORMATYCZNEGO - jest dopuszczenie systemu lub sieci teleinformatycznej do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych, na zasadach określonych w ustawie.

DOKUMENTACJĄ BEZPIECZEŃSTWA SYSTEMU LUB SIECI INFORMATYCZNEJ - są Szczególne wymagania Bezpieczeństwa oraz Procedury Bezpiecznej Eksploatacji danego systemu lub sieci teleinformatycznej, sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w ustawie.

KANCELARIA TAJNA stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony. Komórka ta jest odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie uprawnionym osobom dokumentów zawierających informacje niejawne.

POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE ZWYKŁE - dotyczące osób ubiegających się o stanowiska i prace związane z dostępem do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową,

POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE POSZERZONE - obejmujące osoby ubiegające się o stanowiska i prace związane z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne”,

POSTĘPOWANIA SPRAWDZAJĄCE SPECJALNE - odnoszące się do osób ubiegających się o stanowiska i prace związane z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”.

KANCELARIA - komórka organizacyjna zajmująca się rejestrowaniem w dzienniku podawczym i korespondencyjnym oraz rozdzielaniem pism wpływających i ekspedycją pism wychodzących.

SPRAWA - zdarzenie, stan rzeczy, wyrażone w podaniu, piśmie, dokumencie, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych.

AKTA - wszelkiego rodzaju dokumentacja: pismo, sprawozdanie, meldunek sytuacyjny, raport, korespondencja itp. w formie pisanej, technicznej, audiowizualnej, elektronicznej, stanowiącą utrwalony na nośnikach informacji wynik działalności jednostki Policji lub komórki organizacyjnej.

AKTA SPRAWY - cała dokumentacja w danej sprawie.

DOKUMENT - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (wyrok, orzeczenie) itp.

ZAŁĄCZNIK - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim.

KORESPONDENCJA - pismo wpływające do jednostki Policji lub komórki organizacyjnej oraz wysyłane przez jednostkę Policji lub komórkę organizacyjną.

DZIENNIK PODAWCZY - zestawienie spraw wpływających do jednostki Policji lub komórki organizacyjnej.

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY - zestawienie spraw wpływających do jednostki Policji lub komórki organizacyjnej i z niej wysyłanych.

ZNAK SPRAWY - zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej oraz kolejność rejestracji w dzienniku korespondencyjnym.

PUNKT ZATRZYMANIA - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej rozpatrywaniem.

OSOBĄ MOŻLIWĄ DO ZIDENTYFIKOWANIA jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne.

Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

ZBIÓR DANYCH - rozumie się przez to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów

PRZETWARZANIE DANYCH - to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie , utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

SYSTEM INFORMATYCZNY - rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych,

ADMINISTRATOR DANYCH - rozumie się przez to organ, jednostkę organizacyjną, podmiot lub osobę, decydującą o celach

i środkach przetwarzania danych osobowych.

ZGODZIE OSOBY KTÓREJ DANE DOTYCZĄ - rozumie się przez to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści.

---